5 Phasen des Projektmanagements [PMBOK-Version]

Was sind die fünf Phasen des Projektmanagements?

Der Projektmanagementprozess wird normalerweise in Phasen nach seinem Lebenszyklus unterteilt, beginnend von der Projektinitiierung bis zur Projektabschlussphase. Jede Phase hat ihre eigenen Ziele, Aktivitäten und Ergebnisse, was es einfacher macht, das Projekt und die allgemeine Qualität der Ergebnisse zu kontrollieren.

Laut dem PMBOKLeitfaden (Project Management Body of Knowledge) des Project Management Institute (PMI) hat ein Projektmanagement-Lebenszyklus 5 unterschiedliche Phasen:

1. Projektinitiierung
2. Projektplanung
3. Projektumsetzung
4. Projektüberwachung
5. Projektabschluss

In diesem Projektmanagement-Leitfaden werden wir uns diesen fünf Phasen genauer widmen.

Phase 1: Projektinitiierung

Die Projektinitiierungsphase ist die erste Phase eines Projektlebenszyklus. Hier werden abstrakte Ideen in sinnvolle Projektziele umgesetzt.

Während der Projektinitiierungsphase müssen Sie einen Geschäftsfall erstellen und das Projekt definieren, was die Definition der Projektanforderungen und die Erstellung einer Projektcharta.

Was ist eine Projektcharta? Die Projektcharta dokumentiert die Projektbeschränkungen, Ziele, Budget, Projektzeitplan (auf hoher Ebene) usw. Beachten Sie, dass die Projektcharta keine technischen Details enthält, die während der Projektplanungsphase gesammelt und dokumentiert werden.

Sobald die Projektziele und der Umfang identifiziert sind, identifizieren Sie die am Projekt beteiligten Stakeholder. Ein Stakeholder ist jemand, der ein Interesse am Projekt hat und das Projekt (z. B. den Projektentwicklungsprozess) oder das Projektresultat (z. B. das zu entwickelnde System) beeinflussen oder von dem Projekt betroffen sein kann. Typische Stakeholder sind Sponsoren, Kunden, Vorstandsmitglieder, Entwickler, Lieferanten oder Partner. Dokumentieren Sie die Rolle des Stakeholders, die Art des Interesses/Einflusses und die Kommunikationsanforderungen.

Phase 2: Projektplanung

Die Projektplanungsphase umfasst eine detaillierte Übersicht über die Projektziele und Anforderungen. Typischerweise entfällt fast die Hälfte der gesamten Projektlaufzeit darauf.

Während der Planungsphase werden die Projektlieferungen und Anforderungen definiert und der Projektzeitplan erstellt.

Es beinhaltet die Erstellung einer Reihe von Plänen, um Zeit, Kosten, Qualität, Änderungen, Risiken und verwandte Themen zu steuern. Sie helfen Ihnen auch, Mitarbeiter und externe Lieferanten zu kontrollieren, um sicherzustellen, dass das Projekt termingerecht und innerhalb des Budgets und des Zeitplans geliefert wird.

Hier sind die grundlegenden Prozesse der Projektplanung:

• Scope-Planung – Definieren Sie die Grenzen des Projekts, indem Sie den Umfang des Projekts festlegen, was entscheidend ist, um die Erstellung der Arbeitsaufteilungsstruktur zu erleichtern.
• Arbeitsaufteilungsstruktur – Zerlegen Sie ein Projekt in Aufgaben und Unter-Aufgaben, um es besser handhabbar zu machen.
• Projektzeitplan– Planung der Aktivitäten und detaillierte Darstellung ihrer Abhängigkeiten
• Ressourcenplanung – ermitteln, wer welche Arbeit zu welcher Zeit erledigen wird und ob besondere Fähigkeiten erforderlich sind, um die Projektarbeiten zu erfüllen
• Budgetplanung – legen Sie die budgetierten Kosten fest, die bei Abschluss des Projekts anfallen werden
• Beschaffungsplanung – Fokus auf Lieferanten außerhalb Ihres Unternehmens und Unterbeauftragung
• Risikomanagement – identifizieren Sie mögliche Risiken und erarbeiten Sie optionale Notfallpläne und/oder Minderungsstrategien
• Qualitätsplanung – Beurteilung der Qualitätskriterien, die für das Projekt verwendet werden sollen
• Kommunikationsplanung – Gestaltung der Kommunikationsstrategie mit allen Projektbeteiligten

Phase 3: Projektumsetzung

Die Projektumsetzungsphase ist der Zeitraum, in dem das Projektteam die eigentliche Arbeit erledigt, um die Projektziele in Lieferungen umzusetzen.

Es ist wichtig, dass das Projekt eine effektive Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten aufrechterhält und sicherstellt, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Phase 4: Projektüberwachung und -steuerung

Die Überwachung und Steuerung eines Projekts laufen gleichzeitig mit der Projektumsetzung, um sicherzustellen, dass die Ziele und Lieferungen erreicht werden.

In dieser Phase muss der Projektmanager sicherstellen, dass der ursprüngliche Plan ordnungsgemäß umgesetzt wird, indem er die kritischen Erfolgsfaktoren (CSF) und Schlüsselkennzahlen (KPI) festlegt.

Was sind kritische Erfolgsfaktoren? Was sind Schlüsselkennzahlen?

Kritische Erfolgsfaktoren sind die Bedingungen, Fähigkeiten, Ereignisse und Umstände, die zum Projekterfolg beitragen. Der Zweck der Identifizierung kritischer Erfolgsfaktoren besteht darin, sicherzustellen, dass die definierten Erfolgskriterien des Projekts erfüllt werden können.

Eine Schlüsselkennzahl (KPI) ist ein messbarer Wert, der zeigt, wie effektiv das Team die festgelegten Projektziele erreicht. Projektteams verwenden KPIs, um den Erfolg bei der Erreichung von Zielen zu bewerten.

Phase 5: Projektabschluss

Als letzte Phase des Projektmanagements bezieht sich der Projektabschluss auf die Aktivitäten, die nach der endgültigen Abgabe des Projekts durchgeführt werden, was typischerweise eine Diskussion der gelernten Erfahrungen während des Projekts, die Beendigung von Verträgen usw. einschließt.

Gelernte Erfahrungen dokumentieren die gelernten Erkenntnisse aufgrund sowohl positiver als auch negativer Erfahrungen, die zu unerwünschten Ergebnissen führen. Das Lernen aus Erfahrungen ist ein Prozess, um Erfahrungen in Wissen zu verwandeln, um zukünftige Entscheidungsfindung und Problemlösung zu unterstützen. Es hilft, die Projektleistung zu verbessern, Fehler zu vermeiden, die sich wiederholen könnten, und gute Praktiken aufrechtzuerhalten.

Schließlich wird ein detaillierter Bericht erstellt, der die verschiedenen Aspekte des Projekts abdeckt. Der Bericht zusammen mit anderen notwendigen Daten wird an einem Ort gespeichert, um zukünftigen Zugriff zu ermöglichen.

Gibt es eine Projektmanagement-Software, die hilft?

Natürlich! Visual Paradigm ist eine führende Projektmanagement-Software, die von Regierungen, Unternehmen und Agenturen genutzt wird und Millionen von Projektteams ermöglicht, Projekte planen und durchführen sowie effektiver zusammenarbeiten.

Visual Paradigm verfügt über mehrere Projektmanagement-Tools. Schauen wir uns einige davon unten an.

• Just-in-Time PMBOK-Prozesskarte: Eine Matrix der PMBOK-Prozesse. Jeder Prozess beinhaltet eine Reihe von Schritten, und jeder Schritt besteht aus Aktionselement(en), die Sie ausführen müssen, um die Aktivität abzuschließen.
  
• Projektmanagement-Tool das Sie durch die Aktivitäten eines Projekt-Lebenszyklus führt. Jede Aktivität erfordert, dass Sie bestimmte Aktionen ausführen, die neben anderen auch das Ausfüllen von Formularen (z. B. Erstellen eines Projekt-Charter) und die Erstellung von Diagrammen (z. B. Erstellen eines PERT-Diagramms) umfassen. Die eingegebenen Informationen werden zusammengefasst, um die Projektunterlagen/Lieferables zu bilden.
  
• Diagramm-Tools für das Projektmanagement: Eine umfangreiche Auswahl an Projektmanagement-Diagramm-Tools wird unterstützt, um Ihnen bei der Erstellung von Projekt-Chartern, Projektplänen und mehr zu helfen. Dazu gehörenPERT-Diagramm, Arbeitspaketstruktur, Fischgräten-Diagramm, Organigramm, Roadmap und Umsetzungsplan, GANTT-Diagramm, Radardiagramm, usw.
  

Was kann ich sonst noch mit Visual Paradigm machen?

Wie kann ich Visual Paradigm herunterladen?

Visual Paradigm wird mit einer 30-tägigen Testphase geliefert. Sie können unsere Download-Seite besuchen, um Visual Paradigm herunterzuladen.