5 fases de la gestión de proyectos [versión PMBOK]

¿Qué son los cinco etapas de la gestión de proyectos?

El proceso de gestión de proyectos generalmente se divide en fases según su ciclo de vida, comenzandodesde la iniciación del proyecto y terminando en el cierre del proyecto. Cada fase tiene sus propios objetivos, actividades y entregables, lo que facilita el control del proyecto y la calidad general de los resultados.

Según el PMBOKGuía (Cuerpo de conocimiento en gestión de proyectos) del Instituto de Gestión de Proyectos (PMI), un ciclo de vida de gestión de proyectos tiene5 fases distintas:

1. Iniciación del proyecto
2. Planificación del proyecto
3. Ejecución del proyecto
4. Monitoreo del proyecto
5. Cierre del proyecto

En esta guía de gestión de proyectos, examinaremos más de cerca estas cinco fases.

Fase 1: Iniciación del proyecto

La fase de iniciación del proyecto es la primera fase del ciclo de vida de un proyecto. Es donde las ideas abstractas se convierten en objetivos de proyecto significativos.

Durante la fase de iniciación del proyecto, debe desarrollar un caso de negocio y definir el proyecto, lo que implica definir los requisitos del proyecto y crear undocumento de autorización del proyecto.

¿Qué es un documento de autorización del proyecto? Bueno, el documento de autorización del proyecto documenta las limitaciones del proyecto, sus objetivos, presupuesto, cronograma del proyecto (de alto nivel), etc. Tenga en cuenta que el documento de autorización del proyecto no contiene detalles técnicos, que se recopilarán y documentarán durante la fase de planificación del proyecto.

Una vez que se hayan identificado los objetivos y el alcance del proyecto, identifique a los interesados involucrados en el proyecto. Un interesado es alguien que tiene interés en el proyecto, y que puede influir en el proyecto (por ejemplo, el proceso de desarrollo del proyecto) o en el resultado del proyecto (por ejemplo, el sistema que se va a desarrollar), o verse afectado por el proyecto. Los interesados típicos son patrocinadores, clientes, miembros del consejo, desarrolladores, proveedores o socios. Documente el rol del interesado, el tipo de interés/influencia y los requisitos de comunicación.

Fase 2: Planificación del proyecto

La fase de planificación del proyecto consiste en una revisión detallada de los objetivos y requisitos del proyecto. Normalmente, representa casi la mitad del tiempo total del proyecto.

Durante la fase de planificación, se definen los entregables y requisitos del proyecto y se crea el cronograma del proyecto.

Implica crear un conjunto de planes para ayudar a gestionar el tiempo, el costo, la calidad, el cambio, el riesgo y cuestiones relacionadas. También le ayudarán a controlar al personal y a los proveedores externos para asegurarse de entregar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto y el cronograma.

A continuación se presentan los procesos básicos de planificación del proyecto:

• Planificación del alcance – Definir el límite del proyecto especificando el alcance del proyecto, lo cual es esencial para facilitar la creación de la estructura de desglose del trabajo.
• Estructura de desglose del trabajo – Desglosar un proyecto en tareas y sub-tareas para hacerlo más manejable.
• Cronograma del proyecto– Programación de actividades y detallado de sus dependencias
• Planificación de recursos – identificar quién realizará qué trabajo, en qué momento y si se requieren habilidades especiales para cumplir las tareas del proyecto
• Planificación del presupuesto – especificar el costo presupuestado que se incurrirá al finalizar el proyecto
• Planificación de compras – centrarse en proveedores externos a su empresa y en el subcontratación
• Gestión de riesgos – identificar los posibles riesgos y elaborar planes de contingencia opcionales y/o estrategias de mitigación
• Planificación de calidad – evaluar los criterios de calidad que se utilizarán para el proyecto
• Planificación de comunicación – diseñar la estrategia de comunicación con todos los interesados del proyecto

Fase 3: Ejecución del proyecto

La fase de ejecución del proyecto es donde el equipo del proyecto realiza el trabajo real para convertir los objetivos del proyecto en entregables.

Es importante que el proyecto mantenga una colaboración efectiva entre los interesados del proyecto y asegure que todos estén alineados.

Fase 4: Monitoreo y control del proyecto

El monitoreo y control de un proyecto se llevan a cabo simultáneamente con la ejecución del proyecto para asegurar que se cumplan los objetivos y entregables.

En esta fase, el gerente del proyecto debe asegurarse de que el plan original se implemente adecuadamente mediante la establecimiento de los Factores Clave de Éxito (CSF) y los Indicadores Clave de Desempeño (KPI).

Entonces, ¿qué son los Factores Clave de Éxito? ¿Qué son los Indicadores Clave de Desempeño?

Los Factores Clave de Éxito son las condiciones, capacidades, eventos y circunstancias que contribuyen al éxito del proyecto. El propósito de identificar los factores clave de éxito es asegurarse de que los criterios de éxito del proyecto definidos puedan cumplirse.

Un indicador clave de desempeño (KPI) es un valor medible que demuestra con qué eficacia el equipo está alcanzando los objetivos del proyecto definidos. Los equipos del proyecto utilizan los KPI para evaluar el éxito al alcanzar los objetivos.

Fase 5: Cierre del proyecto

Como la fase final del proceso de gestión de proyectos, el cierre del proyecto se refiere a las actividades que se deben realizar después de la entrega final del proyecto, que normalmente incluyen una discusión sobre las lecciones aprendidas durante el proyecto, la terminación de contratos, etc.

Las lecciones aprendidas documentan las lecciones aprendidas basadas tanto en las experiencias positivas como en las experiencias negativas que generan resultados indeseables. El aprendizaje de lecciones es un proceso para convertir experiencias en conocimiento que ayude a la toma de decisiones futuras y a la resolución de problemas. Ayuda a mejorar el desempeño del proyecto, evitar que se repitan errores y mantener buenas prácticas.

Finalmente, se redacta un informe detallado que abarca los diferentes aspectos del proyecto. El informe, junto con otros datos necesarios, se almacena en algún lugar para su acceso futuro.

¿Hay algún software de gestión de proyectos que ayude?

¡Claro! Visual Paradigm es un software líder de gestión de proyectos, utilizado por gobiernos, empresas y agencias, que permite a millones de equipos de proyectos planificar y llevar a cabo proyectos y colaborar de manera más eficaz.

Visual Paradigm ofrece varias herramientas de gestión de proyectos. Veamos algunas de ellas a continuación.

• Mapa de procesos PMBOK Just-in-Time: Una matriz de procesos PMBOK. Cada proceso implica un conjunto de pasos, y cada paso consiste en un o varios elementos de acción que debe realizar para completar la actividad.
  
• Herramienta de gestión de proyectos que te guía a través de las actividades del ciclo de vida de un proyecto. Cada actividad requiere que realices ciertas acciones, que incluyen, pero no se limitan a, llenar formularios (por ejemplo, crear un Acta de Proyecto) y crear diagramas (por ejemplo, crear un Diagrama PERT). La información ingresada se integra para formar los documentos/deliverables del proyecto.
  
• Herramientas de diagramas para gestión de proyectos: Se ofrecen una amplia gama de herramientas de diagramas para gestión de proyectos que te ayudan en la creación de actas de proyecto, planes de proyecto y más. Esto incluyeDiagrama PERT, Estructura de desglose del trabajo, Diagrama de Ishikawa, Diagrama de organización, Mapa estratégico y plan de implementación, Diagrama de Gantt, Diagrama de radar, entre otros.
  

¿Qué más puedo hacer con Visual Paradigm?

¿Cómo descargo Visual Paradigm?

Visual Paradigm incluye un período de prueba de 30 días. Puede visitar nuestra página de descarga para descargar Visual Paradigm.