प्रोजेक्ट प्रबंधन के 5 चरण [PMBOK संस्करण]

क्या हैं वे प्रोजेक्ट प्रबंधन के पांच चरण?

प्रोजेक्ट प्रबंधन प्रक्रिया आमतौर पर इसके जीवन चक्र के अनुसार चरणों में बांटी जाती है, जिसकी शुरुआत प्रोजेक्ट शुरुआत से शुरू होकर प्रोजेक्ट समाप्ति पर समाप्त होती है. प्रत्येक चरण के अपने लक्ष्य, गतिविधियाँ और डिलीवरेबल्स होते हैं, जिससे प्रोजेक्ट को नियंत्रित करना और सामान्य रूप से आउटपुट की गुणवत्ता को बेहतर बनाना आसान होता है।

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट इंस्टीट्यूट (PMI) द्वारा बनाए गए PMBOKगाइड (प्रोजेक्ट मैनेजमेंट बॉडी ऑफ कॉन्वेज) द्वारा, प्रोजेक्ट मैनेजमेंट लाइफ साइकिल में 5 अलग-अलग चरण होते हैं:

1. प्रोजेक्ट शुरुआत
2. प्रोजेक्ट योजना
3. प्रोजेक्ट क्रियान्वयन
4. प्रोजेक्ट मॉनिटरिंग
5. प्रोजेक्ट समाप्ति

इस प्रोजेक्ट प्रबंधन गाइड में, हम इन पांच चरणों का विस्तार से अध्ययन करेंगे।

चरण 1: प्रोजेक्ट शुरुआत

प्रोजेक्ट शुरुआत चरण प्रोजेक्ट जीवन चक्र का पहला चरण है। यह वह स्थान है जहाँ अमूर्त विचारों को सार्थक प्रोजेक्ट लक्ष्यों में बदला जाता है।

प्रोजेक्ट शुरुआत चरण के दौरान, आपको एक व्यावसायिक मामला विकसित करने और प्रोजेक्ट को परिभाषित करने की आवश्यकता होती है, जिसमें प्रोजेक्ट की आवश्यकताओं को परिभाषित करना और एक बनाना शामिल हैप्रोजेक्ट चार्टर.

प्रोजेक्ट चार्टर क्या है? अच्छा, प्रोजेक्ट चार्टर प्रोजेक्ट की सीमाएं, लक्ष्य, बजट, प्रोजेक्ट समयरेखा (उच्च स्तर पर), आदि को दस्तावेज़ करता है। ध्यान दें कि प्रोजेक्ट चार्टर में कोई तकनीकी विवरण नहीं होते हैं, जो प्रोजेक्ट योजना चरण के दौरान एकत्र किए जाएंगे और दस्तावेज़ किए जाएंगे।

जब प्रोजेक्ट लक्ष्य और सीमा को पहचान लिया जाता है, तो प्रोजेक्ट में शामिल स्टेकहोल्डर्स को पहचानें। एक स्टेकहोल्डर वह व्यक्ति है जिसके प्रोजेक्ट में रुचि होती है, और वह प्रोजेक्ट (जैसे प्रोजेक्ट विकास प्रक्रिया) या प्रोजेक्ट के परिणाम (जैसे विकसित किए जाने वाला सिस्टम) को प्रभावित कर सकता है, या प्रोजेक्ट के प्रभावित हो सकता है। प्रमुख स्टेकहोल्डर स्पॉन्सर्स, ग्राहक, बोर्ड सदस्य, डेवलपर्स, आपूर्तिकर्ता या साझेदार होते हैं। स्टेकहोल्डर की भूमिका, रुचि/प्रभाव के प्रकार और संचार आवश्यकताओं को दस्तावेज़ करें।

चरण 2: प्रोजेक्ट योजना

प्रोजेक्ट योजना चरण प्रोजेक्ट के लक्ष्यों और आवश्यकताओं के गहन अवलोकन पर आधारित होता है। आमतौर पर, यह पूरे प्रोजेक्ट समयावधि के लगभग आधे हिस्से को ध्यान में रखता है।

योजना चरण के दौरान, प्रोजेक्ट डिलीवरेबल्स और आवश्यकताओं को परिभाषित किया जाता है और प्रोजेक्ट शेड्यूल बनाया जाता है।

इसमें समय, लागत, गुणवत्ता, बदलाव, जोखिम और संबंधित मुद्दों को प्रबंधित करने में मदद करने वाली योजनाओं के सेट को बनाना शामिल है। यह आपको कर्मचारियों और बाहरी विक्रेताओं को नियंत्रित करने में भी मदद करेगा ताकि आप प्रोजेक्ट को समय पर और बजट और शेड्यूल के भीतर डिलीवर कर सकें।

यहाँ प्रोजेक्ट योजना की मूल गतिविधियाँ हैं:

• स्कोप योजना – परियोजना की सीमा को परिभाषित करें जिसमें परियोजना के स्कोप को निर्दिष्ट किया जाता है, जो कार्य विभाजन संरचना बनाने में सहायता करने के लिए आवश्यक है।
• कार्य विभाजन संरचना – परियोजना को कार्यों और उप-कार्यों में विभाजित करें ताकि इसे अधिक प्रबंधनीय बनाया जा सके।
• परियोजना योजना– गतिविधियों की योजना बनाना और उनके निर्भरता का विवरण देना
• संसाधन योजना – यह पहचानें कि कौन कार्य करेगा, कब और क्या विशेष कौशल की आवश्यकता होगी परियोजना के कार्य पूरे करने के लिए
• बजट योजना – परियोजना पूरी होने पर उठाए जाने वाले बजट की लागत को निर्दिष्ट करें
• आपूर्ति योजना – अपनी कंपनी के बाहर के विक्रेताओं और उप-आपूर्ति पर ध्यान केंद्रित करें
• जोखिम प्रबंधन – संभावित जोखिमों की पहचान करें और वैकल्पिक आपातकालीन योजनाओं और/या निवारण रणनीतियों को तैयार करें
• गुणवत्ता योजना – परियोजना के लिए उपयोग किए जाने वाले गुणवत्ता मानदंडों का आकलन करना
• संचार योजना – सभी परियोजना हितधारकों के साथ संचार रणनीति को डिज़ाइन करना

चरण 3: परियोजना कार्यान्वयन

परियोजना कार्यान्वयन चरण वह चरण है जहां परियोजना टीम परियोजना लक्ष्यों को डिलीवरेबल में बदलने के लिए वास्तविक कार्य करती है।

परियोजना के लिए परियोजना हितधारकों के बीच प्रभावी सहयोग बनाए रखना और यह सुनिश्चित करना कि सभी एक ही पृष्ठभूमि पर रहें, बहुत महत्वपूर्ण है।

चरण 4: परियोजना निगरानी और नियंत्रण

परियोजना के निगरानी और नियंत्रण को परियोजना कार्यान्वयन के साथ समानांतर चलाया जाता है ताकि लक्ष्यों और डिलीवरेबल को पूरा किया जा सके।

इस चरण में परियोजना प्रबंधक को यह सुनिश्चित करना होगा कि मूल योजना को सही तरीके से लागू किया जाए, क्रिटिकल सफलता कारकों (CSF) और मुख्य प्रदर्शन सूचकांक (KPI) के माध्यम से।

तो क्रिटिकल सफलता कारक क्या हैं? मुख्य प्रदर्शन सूचकांक क्या हैं?

क्रिटिकल सफलता कारक वे शर्तें, क्षमताएं, घटनाएं और परिस्थितियां हैं जो परियोजना सफलता में योगदान देती हैं। क्रिटिकल सफलता कारकों की पहचान का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि परियोजना सफलता मानदंड जो परिभाषित किए गए हैं, को पूरा किया जा सके।

मुख्य प्रदर्शन सूचकांक (KPI) एक मापने योग्य मूल्य है जो टीम के परियोजना लक्ष्यों को प्राप्त करने में कितनी प्रभावी रूप से काम कर रही है, इसका प्रदर्शन करता है। परियोजना टीम KPI का उपयोग लक्ष्यों तक पहुंचने में सफलता का आकलन करने के लिए उपयोग करती है।

चरण 5: परियोजना समापन

परियोजना प्रबंधन प्रक्रिया के अंतिम चरण के रूप में, परियोजना समापन परियोजना के अंतिम डिलीवरी के बाद किए जाने वाले कार्यों को संदर्भित करता है, जिसमें आमतौर पर परियोजना के दौरान सीखे गए पाठों पर चर्चा, अनुबंधों के समापन आदि शामिल होते हैं।

सीखे गए पाठ परियोजना के धनात्मक अनुभवों और अप्रत्याशित परिणामों के कारण उत्पन्न नकारात्मक अनुभवों पर आधारित सीखे गए पाठों को दर्ज करते हैं। सीखने की प्रक्रिया अनुभवों को ज्ञान में बदलने के लिए है ताकि भविष्य के निर्णय लेने और समस्या समाधान में सहायता मिल सके। यह परियोजना प्रदर्शन में सुधार करने, गलतियों को दोहराने से बचने और अच्छी प्रथाओं को बनाए रखने में मदद करता है।

अंत में, प्रोजेक्ट के विभिन्न पहलुओं को कवर करने वाली एक विस्तृत रिपोर्ट लिखी जाती है। रिपोर्ट और अन्य आवश्यक डेटा को भविष्य में पहुंच के लिए कहीं संग्रहीत किया जाता है।

क्या कोई प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ्टवेयर मदद करता है?

जी हां! विजुअल पैराडाइग्म एक प्रमुख प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ्टवेयर है, जिसका उपयोग सरकार, कॉर्पोरेट और एजेंसियों द्वारा किया जाता है, जो लाखों प्रोजेक्ट टीमों को योजना बनाने और प्रोजेक्ट को आयोजित करने और अधिक कुशलता से सहयोग करने में सक्षम बनाता है।

विजुअल पैराडाइग्म में कई प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण हैं। आइए नीचे उनमें से कुछ के बारे में जानते हैं।

• टाइम पर PMBOK प्रक्रिया नक्शा: PMBOK प्रक्रियाओं का एक मैट्रिक्स। प्रत्येक प्रक्रिया एक सेट चरणों को शामिल करती है, और प्रत्येक चरण में आपको कार्य को पूरा करने के लिए करने वाले कार्य वस्तु (एक्शन आइटम) शामिल होते हैं।
  
• प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरणजो आपको प्रोजेक्ट जीवन चक्र की गतिविधियों के माध्यम से गाइड करता है। प्रत्येक गतिविधि के लिए आपको कुछ कार्य करने की आवश्यकता होती है, जिसमें फॉर्म भरना (उदाहरण के लिए, प्रोजेक्ट चार्टर बनाना) और आरेख बनाना (उदाहरण के लिए, PERT चार्ट बनाना) शामिल है। दर्ज की गई जानकारी को संगठित करके प्रोजेक्ट दस्तावेज़/डिलीवरेबल्स बनाए जाते हैं।
  
• प्रोजेक्ट प्रबंधन के लिए आरेख उपकरण: प्रोजेक्ट चार्टर, प्रोजेक्ट योजनाओं और अधिक के निर्माण में आपकी सहायता करने के लिए एक समृद्ध सेट प्रोजेक्ट प्रबंधन आरेख उपकरण समर्थित हैं। इसमें शामिल है PERT चार्ट, कार्य विभाजन संरचना, मछली की हड्डी आरेख, संगठन आरेख, रोडमैप और कार्यान्वयन योजना, GANTT चार्ट, रडार चार्ट, आदि।
  

विजुअल पैराडाइग्म के साथ मैं और क्या कर सकता हूं?

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