Un guide pour obtenir le soutien de vos projets d’architecture : Gestion des parties prenantes
Une architecture d’entreprise réussie exige le soutien d’un large éventail de parties prenantes, notamment les dirigeants commerciaux, les professionnels de l’informatique et les utilisateurs finaux. La capacité à gérer efficacement ces parties prenantes est essentielle au succès de tout projet d’architecture. Dans cet article, nous explorerons la gestion des parties prenantes dans le cadre du cadre d’architecture The Open Group (TOGAF) ADM, et fournirons un guide pour les praticiens de l’architecture afin d’obtenir le soutien de leurs projets.
Comprendre la gestion des parties prenantes dans le cadre TOGAF ADM
La gestion des parties prenantes est le processus d’identification, de compréhension et d’engagement des individus et des groupes qui ont un intérêt direct dans le succès d’un projet d’architecture. Dans le cadre TOGAF ADM, la gestion des parties prenantes est un élément clé de la méthode de développement d’architecture (ADM), qui est un processus étape par étape pour concevoir et mettre en œuvre une architecture d’entreprise.
Le processus de gestion des parties prenantes dans le cadre TOGAF ADM implique plusieurs étapes clés, notamment :
- Identifier les parties prenantes :La première étape de la gestion des parties prenantes consiste à identifier tous les individus et groupes qui ont un intérêt dans le projet d’architecture. Cela peut inclure les dirigeants commerciaux, les professionnels de l’informatique, les utilisateurs finaux et d’autres parties prenantes qui pourraient être touchées par le projet.
- Comprendre les besoins et exigences des parties prenantes :Une fois que les parties prenantes ont été identifiées, la prochaine étape consiste à comprendre leurs besoins et exigences. Cela implique de s’engager avec les parties prenantes afin de recueillir des informations sur leurs objectifs, leurs buts et leurs préoccupations liés au projet d’architecture.
- Élaborer un plan d’engagement des parties prenantes :Sur la base des informations recueillies auprès des parties prenantes, un plan d’engagement des parties prenantes est établi. Ce plan décrit la manière dont le praticien de l’architecture s’engagera avec chaque partie prenante, y compris les canaux de communication et la fréquence des échanges.
- Engager les parties prenantes :La prochaine étape consiste à engager les parties prenantes conformément au plan d’engagement. Cela peut inclure des réunions régulières, des présentations ou d’autres formes de communication afin de tenir les parties prenantes informées et impliquées dans le projet.
- Surveiller et ajuster l’engagement des parties prenantes : Tout au long du projet, le plan d’engagement des parties prenantes est surveillé et ajusté selon les besoins. Cela garantit que les parties prenantes restent engagées et favorables au projet d’architecture.
Meilleures pratiques pour la gestion des parties prenantes dans le cadre TOGAF ADM
Pour gérer efficacement les parties prenantes dans le cadre TOGAF ADM, les praticiens de l’architecture devraient suivre ces meilleures pratiques :
- Commencer tôt :La gestion des parties prenantes doit commencer dès le début du projet d’architecture. Cela garantit que les parties prenantes sont impliquées et informées dès le départ, ce qui peut aider à renforcer le soutien au projet.
- Communiquer clairement et fréquemment :Une communication claire et fréquente est essentielle à la gestion des parties prenantes. Les praticiens de l’architecture doivent s’assurer que les parties prenantes sont régulièrement informées de l’évolution du projet et de sa conformité aux objectifs et buts de l’organisation.
- Adapter l’engagement à la partie prenante :Les différentes parties prenantes peuvent avoir des besoins et des exigences différentes en matière d’engagement. Les praticiens de l’architecture doivent adapter leur engagement à chaque partie prenante afin de garantir qu’elles restent engagées et favorables au projet.
- Écouter les retours :Les parties prenantes peuvent avoir des préoccupations ou des objections concernant le projet d’architecture. Les praticiens de l’architecture doivent écouter les retours et traiter toutes les préoccupations afin de renforcer la confiance et le soutien au projet.
- Être transparent :La gestion des parties prenantes doit être transparente, avec les parties prenantes ayant accès à toutes les informations pertinentes liées au projet. Cela contribue à renforcer la confiance et le soutien au projet.
Un guide étape par étape pour mettre en œuvre le processus de gestion des parties prenantes
Voici un guide étape par étape pour chacune des 5 étapes clés de la gestion des parties prenantes dans le cadre TOGAF ADM :
- Identifier les parties prenantes : a. Identifiez toutes les personnes et groupes ayant un intérêt dans le projet d’architecture. Cela inclut les dirigeants commerciaux, les professionnels de l’informatique, les utilisateurs finaux et autres parties prenantes pouvant être touchées par le projet. b. Recueillez des informations sur chaque partie prenante, notamment son rôle, ses responsabilités et son niveau d’influence au sein de l’organisation. c. Créez un registre ou une matrice des parties prenantes pour documenter les informations recueillies sur chacune.
- Comprendre les besoins et exigences des parties prenantes : a. Interagissez avec les parties prenantes pour recueillir des informations sur leurs objectifs, leurs buts et leurs préoccupations liés au projet d’architecture. b. Effectuez des entretiens, des groupes de discussion, des sondages ou d’autres méthodes pour recueillir des informations. c. Analysez les informations recueillies afin d’identifier des thèmes communs ou des domaines de préoccupation.
- Élaborer un plan d’implication des parties prenantes : a. Sur la base des informations recueillies auprès des parties prenantes, établissez un plan d’implication des parties prenantes. b. Le plan d’implication doit inclure les canaux de communication et la fréquence d’implication pour chaque partie prenante. c. Le plan d’implication doit également tenir compte du niveau d’implication requis pour chaque partie prenante, comme des mises à jour de haut niveau ou des discussions détaillées.
- Interagir avec les parties prenantes : a. Suivez le plan d’implication pour interagir avec les parties prenantes tout au long du projet. b. Communiquez clairement et fréquemment, et adaptez la communication aux besoins de chaque partie prenante. c. Soyez réactif aux retours et aux préoccupations des parties prenantes.
- Surveiller et ajuster l’implication des parties prenantes : a. Surveillez continuellement l’implication des parties prenantes pour garantir qu’elles restent engagées et favorables au projet. b. Ajustez le plan d’implication selon les besoins, en fonction des retours des parties prenantes ou des changements dans le projet. c. Gardez une documentation précise des activités d’implication des parties prenantes.
De nombreux modèles et outils de gestion des parties prenantes sont disponibles, tels que des modèles d’analyse des parties prenantes, des plans d’implication des parties prenantes et des modèles de communication avec les parties prenantes. Ces outils peuvent être utiles pour documenter et suivre les activités d’implication des parties prenantes tout au long du projet. Toutefois, il est important d’adapter ces modèles aux besoins spécifiques du projet et des parties prenantes concernées.
Exemple : modèle d’analyse des parties prenantes
Ce modèle peut être personnalisé en fonction des besoins spécifiques du projet et des parties prenantes concernées. Le modèle peut être utilisé pour documenter les informations relatives aux parties prenantes et identifier les risques et préoccupations potentielles. Il peut également aider à élaborer des stratégies d’implication adaptées aux besoins de chaque partie prenante.
Voici un exemple de modèle d’analyse des parties prenantes :
| Nom de la partie prenante | Rôle/Responsabilité | Niveau d’influence | Besoins/Intérêts | Risques/Potentiels préoccupations | Stratégie d’implication |
|---|---|---|---|---|---|
| John Smith | Parrain commercial | Élevé | Augmenter la rentabilité | Retards du projet affectant les objectifs financiers | Mises à jour mensuelles du projet et réunions trimestrielles du comité de pilotage |
| Jane Doe | Responsable informatique | Moyen | Assurer l’intégration du système | Risques liés à la sécurité liés à la nouvelle technologie | Mises à jour hebdomadaires de l’état d’avancement et discussions ponctuelles selon les besoins |
| Mark Johnson | Représentant des utilisateurs finaux | Faible | Facilité d’utilisation | Manque de formation et de soutien pour le nouveau système | Tests utilisateurs et groupes de discussion tout au long du projet |
Exemple : plans d’implication des parties prenantes
Exemple : modèles de communication avec les parties prenantes
Ce modèle de communication avec les parties prenantes peut être adapté selon les besoins spécifiques du projet et des parties prenantes impliquées. Il fournit un bref aperçu de l’avancement du projet et du calendrier, et encourage les parties prenantes à fournir des retours ou à poser des questions. Il peut aider à garantir que les parties prenantes restent informées et impliquées tout au long du projet.
Voici un exemple de modèle de communication avec les parties prenantes :
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Objet : Mise à jour du projet – Trimestre 1 2022
Cher [Nom de la partie prenante],
Je voulais prendre un moment pour vous informer de l’avancement de notre [Nom du projet]. Nous avons réussi à terminer le premier trimestre du projet et nous voulions partager avec vous certains de nos accomplissements.
[Inclure un bref résumé de l’avancement du projet, par exemple des jalons atteints, des tests réussis ou d’autres accomplissements pertinents].
Nous souhaitons également profiter de cette occasion pour vous rappeler le calendrier du projet et notre date de fin prévue [Inclure le calendrier et la date de fin prévue].
Comme toujours, nous accueillons avec plaisir tout retour ou préoccupation de votre part. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou des commentaires.
Merci pour votre soutien continu à notre projet.
Cordialement, [Votre nom]
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Exemple concret : communication avec les parties prenantes
Ce modèle de communication avec les parties prenantes fournit un bref aperçu de l’avancement du projet de migration vers le cloud, incluant les jalons accomplis et la date de fin prévue. Il encourage les parties prenantes à fournir des retours ou à poser des questions, et contribue à garantir que les parties prenantes restent informées et impliquées tout au long du projet.
Objet : Mise à jour du projet – Trimestre 1 2022
Cher John,
Je voulais prendre un instant pour vous informer de l’avancement de notre projet de migration vers le cloud. Nous avons réussi à terminer le premier trimestre du projet et nous souhaitons vous partager certains de nos accomplissements.
Nous avons terminé la phase d’évaluation du projet, incluant une analyse détaillée de notre infrastructure informatique et de nos applications existantes. Nous avons également identifié le fournisseur de services cloud le plus adapté et avons commencé le processus de migration de certaines de nos applications moins critiques vers le cloud.
Notre date de fin prévue pour le projet est décembre 2022, et nous sommes actuellement sur la bonne voie pour respecter cette échéance.
Comme toujours, nous accueillons avec plaisir tout retour ou préoccupation de votre part. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou des commentaires.
Merci pour votre soutien continu à notre projet.
Cordialement,
Jane, responsable du projet informatique
Résumé
Une gestion efficace des parties prenantes est essentielle au succès de tout projet d’architecture d’entreprise. Dans le cadre du TOGAF ADM, la gestion des parties prenantes est un élément clé de la méthode de développement d’architecture, et consiste à identifier les parties prenantes, à comprendre leurs besoins et exigences, à élaborer un plan d’engagement des parties prenantes, et à interagir avec elles tout au long du projet. En suivant les meilleures pratiques en matière de gestion des parties prenantes, les praticiens de l’architecture peuvent susciter un soutien et réussir leurs projets d’architecture.