5 giai đoạn của quản lý dự án [Phiên bản PMBOK]

Các giai đoạn nào lànăm giai đoạn của quản lý dự án?

Quy trình quản lý dự án thường được chia thành các giai đoạn theo chu kỳ sống của nó, bắt đầu từtừ Khởi động dự án và kết thúc bằng Giai đoạn đóng dự án. Mỗi giai đoạn có mục tiêu, hoạt động và sản phẩm đầu ra riêng, giúp việc kiểm soát dự án và chất lượng đầu ra nói chung trở nên dễ dàng hơn.

TheoPMBOKHướng dẫn (Thể hệ kiến thức quản lý dự án) của Viện Quản lý Dự án (PMI), chu kỳ sống quản lý dự án có5 giai đoạn riêng biệt:

1. Khởi động dự án
2. Lập kế hoạch dự án
3. Thực hiện dự án
4. Giám sát dự án
5. Đóng dự án

Trong hướng dẫn quản lý dự án này, chúng tôi sẽ xem xét kỹ hơn năm giai đoạn này.

Giai đoạn 1: Khởi động dự án

Giai đoạn khởi động dự án là giai đoạn đầu tiên trong chu kỳ sống của một dự án. Đây là nơi các ý tưởng trừu tượng được chuyển đổi thành các mục tiêu dự án có ý nghĩa.

Trong giai đoạn khởi động dự án, bạn cần xây dựng một trường hợp kinh doanh và xác định dự án, bao gồm việc xác định các yêu cầu của dự án và tạo ra mộtgiấy ủy quyền dự án.

Giấy ủy quyền dự án là gì? Tóm lại, giấy ủy quyền dự án ghi lại các giới hạn của dự án, mục tiêu, ngân sách, thời gian dự án (cấp độ cao), v.v. Lưu ý rằng giấy ủy quyền dự án không chứa bất kỳ chi tiết kỹ thuật nào, những chi tiết này sẽ được thu thập và ghi lại trong giai đoạn lập kế hoạch dự án.

Sau khi xác định được mục tiêu và phạm vi dự án, hãy xác định các bên liên quan tham gia vào dự án. Một bên liên quan là người có lợi ích trong dự án, và họ có thể ảnh hưởng đến dự án (ví dụ: quá trình phát triển dự án) hoặc kết quả của dự án (ví dụ: hệ thống cần phát triển), hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án. Các bên liên quan điển hình bao gồm người tài trợ, khách hàng, thành viên ban giám đốc, nhà phát triển, nhà cung cấp hoặc đối tác. Ghi lại vai trò của bên liên quan, loại lợi ích/ảnh hưởng và các yêu cầu về giao tiếp.

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch dự án

Giai đoạn lập kế hoạch dự án bao gồm cái nhìn sâu sắc về mục tiêu và yêu cầu của dự án. Thông thường, giai đoạn này chiếm gần một nửa thời gian tổng thể của toàn bộ dự án.

Trong giai đoạn lập kế hoạch, các sản phẩm đầu ra và yêu cầu của dự án được xác định và lịch trình dự án được xây dựng.

Nó bao gồm việc tạo ra một bộ kế hoạch nhằm hỗ trợ quản lý thời gian, chi phí, chất lượng, thay đổi, rủi ro và các vấn đề liên quan. Chúng cũng sẽ giúp bạn kiểm soát nhân viên và các nhà cung cấp bên ngoài để đảm bảo bạn hoàn thành dự án đúng thời hạn, trong ngân sách và theo lịch trình.

Dưới đây là các quy trình cơ bản của lập kế hoạch dự án:

• Lập kế hoạch phạm vi – Xác định ranh giới của dự án bằng cách nêu rõ phạm vi của dự án, điều này rất cần thiết để hỗ trợ việc xây dựng cấu trúc phân công công việc.
• Cấu trúc phân công công việc – Chia nhỏ một dự án thành các nhiệm vụ và công việc con để làm cho nó dễ quản lý hơn.
• Lịch trình dự án– Lên lịch các hoạt động và chi tiết hóa các mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng
• Lập kế hoạch nguồn lực – xác định ai sẽ thực hiện công việc gì, vào thời điểm nào và liệu có kỹ năng đặc biệt nào cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ của dự án
• Lập kế hoạch ngân sách – xác định chi phí dự kiến sẽ phát sinh khi hoàn thành dự án
• Lập kế hoạch mua sắm – tập trung vào các nhà cung cấp bên ngoài công ty bạn và việc thuê ngoài
• Quản lý rủi ro – xác định các rủi ro tiềm tàng và xây dựng các kế hoạch dự phòng và/hoặc các chiến lược giảm thiểu
• Lập kế hoạch chất lượng – đánh giá các tiêu chí chất lượng sẽ được sử dụng cho dự án
• Lập kế hoạch giao tiếp – thiết kế chiến lược giao tiếp với tất cả các bên liên quan đến dự án

Giai đoạn 3: Thực hiện dự án

Giai đoạn thực hiện dự án là nơi đội dự án thực hiện công việc thực tế để biến các mục tiêu dự án thành sản phẩm đầu ra.

Rất quan trọng đối với dự án duy trì sự hợp tác hiệu quả giữa các bên liên quan và đảm bảo rằng mọi người đều cùng hướng đi.

Giai đoạn 4: Giám sát và kiểm soát dự án

Việc giám sát và kiểm soát dự án diễn ra đồng thời với giai đoạn thực hiện dự án để đảm bảo các mục tiêu và sản phẩm đầu ra được đạt được.

Trong giai đoạn này, người quản lý dự án cần đảm bảo rằng kế hoạch ban đầu được thực hiện đúng cách bằng cách xác lập các Yếu tố then chốt thành công (CSF) và Chỉ số hiệu suất chính (KPI).

Vậy các Yếu tố then chốt thành công là gì? Các Chỉ số hiệu suất chính là gì?

Các Yếu tố then chốt thành công là những điều kiện, năng lực, sự kiện và hoàn cảnh góp phần vào thành công của dự án. Mục đích của việc xác định các yếu tố then chốt thành công là đảm bảo rằng các tiêu chí thành công của dự án được đáp ứng.

Chỉ số hiệu suất chính (KPI) là một giá trị có thể đo lường, thể hiện mức độ hiệu quả mà đội nhóm đạt được trong việc thực hiện các mục tiêu dự án đã định. Các đội dự án sử dụng KPI để đánh giá mức độ thành công trong việc đạt được mục tiêu.

Giai đoạn 5: Kết thúc dự án

Là giai đoạn cuối cùng trong quy trình quản lý dự án, Giai đoạn kết thúc dự án đề cập đến các hoạt động cần thực hiện sau khi giao nộp dự án cuối cùng, thường bao gồm việc thảo luận về những bài học kinh nghiệm trong suốt quá trình dự án, chấm dứt hợp đồng, v.v.

Tài liệu Bài học kinh nghiệm ghi lại những bài học rút ra dựa trên cả những trải nghiệm tích cực và những trải nghiệm tiêu cực dẫn đến kết quả không mong muốn. Học hỏi từ bài học là một quá trình chuyển đổi trải nghiệm thành kiến thức để hỗ trợ ra quyết định và giải quyết vấn đề trong tương lai. Nó giúp cải thiện hiệu suất dự án, tránh lặp lại sai lầm và duy trì các phương pháp tốt.

Cuối cùng, một báo cáo chi tiết được viết, bao gồm các khía cạnh khác nhau của dự án. Báo cáo này, cùng với các dữ liệu cần thiết khác, được lưu trữ ở một nơi nào đó để truy cập trong tương lai.

Phần mềm quản lý dự án nào có thể hỗ trợ?

Chắc chắn rồi! Visual Paradigm là phần mềm quản lý dự án hàng đầu, được sử dụng bởi chính phủ, doanh nghiệp và các cơ quan, giúp hàng triệu đội dự án lên kế hoạch và thực hiện các dự án cũng như hợp tác hiệu quả hơn.

Visual Paradigm cung cấp nhiều công cụ quản lý dự án. Hãy cùng xem qua một số công cụ dưới đây.

• Sơ đồ quy trình PMBOK theo thời gian thực: Một ma trận các quy trình PMBOK. Mỗi quy trình bao gồm một tập hợp các bước, và mỗi bước bao gồm các nhiệm vụ bạn cần thực hiện để hoàn thành hoạt động.
  
• Công cụ quản lý dự án giúp bạn đi qua các hoạt động trong vòng đời dự án. Mỗi hoạt động yêu cầu bạn thực hiện một số hành động nhất định, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc điền mẫu (ví dụ: tạo Sơ thảo Dự án) và tạo sơ đồ (ví dụ: tạo sơ đồ PERT). Thông tin được nhập sẽ được tổng hợp để tạo thành tài liệu/deliverables của dự án.
  
• Công cụ sơ đồ cho quản lý dự án: Một bộ công cụ sơ đồ quản lý dự án phong phú được hỗ trợ để giúp bạn tạo sơ thảo dự án, kế hoạch dự án và nhiều hơn nữa. Bao gồmSơ đồ PERT, Cấu trúc phân rã công việc, Sơ đồ xương cá, Sơ đồ tổ chức, Bản đồ hành trình & Kế hoạch triển khai, Sơ đồ GANTT, Sơ đồ radar, v.v.
  

Tôi còn có thể làm gì khác với Visual Paradigm?

Làm thế nào để tải xuống Visual Paradigm?

Visual Paradigm đi kèm với thời gian dùng thử 30 ngày. Bạn có thể truy cập trang trang tải xuống để tải xuống Visual Paradigm.