Haben Sie sich jemals gefragt, wie Unternehmen es schaffen, wie gut geölte Maschinen zu funktionieren, selbst wenn sie ständigen Veränderungen und Herausforderungen ausgesetzt sind? Die Antwort liegt in ihren Geschäftsprozessen. Geschäftsprozesse sind eine Reihe von Aufgaben und Tätigkeiten, die Unternehmen durchführen, um ihre Ziele und Zwecke zu erreichen. Sie sind die Grundlage jedes Unternehmens und können den Erfolg eines Unternehmens entscheidend beeinflussen.
Aber wie stellen Unternehmen sicher, dass ihre Prozesse effizient, wirksam und anpassungsfähig sind? Genau hier kommt die Geschäftsprozessanalyse ins Spiel.
In diesem Artikel werden wir erklären, was die Geschäftsprozessanalyse ist, warum sie wichtig ist und wie sie durchgeführt wird. Egal, ob Sie Unternehmer, Manager oder einfach nur jemand sind, der neugierig darauf ist, wie Unternehmen funktionieren, dieser Artikel wird Ihnen ein besseres Verständnis des entscheidenden Prozesses vermitteln, der dafür sorgt, dass Unternehmen reibungslos laufen. Also, legen wir los!
Was ist die Geschäftsprozessanalyse (BPA)?
Die Geschäftsprozessanalyse (BPA) dreht sich alles darum, tief in einen Geschäftsprozess einzusteigen, um herauszufinden, wie er funktioniert und wie er noch besser funktionieren kann. Es ist wie das Ausweiden einer Frösche, nur dass es hier nicht um Frösche, sondern um Prozesse geht. Die BPA beinhaltet die Betrachtung aller Bestandteile eines Prozesses – der Eingaben, Ausgaben, zentralen Tätigkeiten und der Ressourcen, die benötigt werden, um die Aufgabe zu erfüllen.
Stellen Sie sich die BPA wie eine Lupe vor, die Ihnen hilft, Fehler und Stolpersteine in einem Prozess zu erkennen, die Sie zurückhalten könnten. Dadurch können Sie genau identifizieren, was nicht funktioniert, und einen Plan zur Behebung erstellen. Ohne BPA könnte Ihr Team wertvolle Zeit und Energie darauf verwenden, die falschen Probleme zu lösen, oder noch schlimmer, von einer Software zur anderen zu wechseln, ohne die zugrundeliegenden Probleme zu beheben. Es ist also wirklich eine große Sache!
Geschäftsprozessanalyse (BPA) im Vergleich zu Geschäftsanalyse (BA): Was ist der Unterschied?
Es ist leicht, die Geschäftsprozessanalyse (BPA) mit ihrem vertrauteren Verwandten, der Geschäftsanalyse (BA), zu verwechseln. Aber auch wenn sie sich ähnlich anhören, sind sie tatsächlich ganz verschiedene Dinge.
Was ist also der Hauptunterschied zwischen beiden? Die BPA dreht sich alles um die Analyse Ihrer Geschäftsprozesse – die Reihe von Schritten, die Sie unternehmen, um Dinge zu erledigen. Die BA hingegen betrachtet das große Ganze Ihres Unternehmens als Ganzes.
Zum Beispiel, wenn Sie den Prozess zur Verfolgung der Finanzen optimieren möchten, benötigen Sie eine BPA. Ein Geschäftsanalyst würde genau prüfen, wie Ihr Team Budgets, Beschaffung und Einnahmen verfolgt, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Wenn Sie jedoch mehr daran interessiert sind, herauszufinden, wie Sie die Gesamtprofitabilität Ihres Unternehmens steigern können, benötigen Sie eine umfassende Geschäftsanalyse, um Ihre Finanzen von oben bis unten zu überprüfen.
Kurz gesagt, die BPA ist wie das Vergrößern der Details, während die BA eher wie ein Schritt zurück ist, um das große Ganze zu sehen.
Wann sollten Sie die Geschäftsprozessanalyse einsetzen?
Nun, da Sie wissen, was BPA ist, fragen Sie sich vielleicht, wann Sie sie einsetzen sollten. Die gute Nachricht ist, dass es viele Situationen gibt, in denen die BPA dazu beitragen kann, Ihre Geschäftsprozesse zu verbessern.
Hier sind einige Beispiele:
- Wenn Sie bemerken, dass ein Rückgang der Produktivität oder ein hoher Mitarbeiterwechselin bestimmten Bereichen Ihres Unternehmens. Das sind in der Regel Warnsignale dafür, dass möglicherweise ein Problem mit Ihren Prozessen besteht, das behoben werden muss.
- Wenn Sie ein neues Produkt oder eine neue Teamstruktur einführenund sicherstellen möchten, dass es langfristig nachhaltig ist. Eine BPA kann Ihnen helfen, herauszufinden, ob Ihre Prozesse den Veränderungen gewachsen sind.
- Wenn Sie eine Zunahme an Kundenbeschwerden bemerken. Das könnte ein Zeichen dafür sein, dass Ihre Prozesse die Bedürfnisse der Kunden nicht erfüllen, und eine BPA kann Ihnen helfen, herauszufinden, was schief läuft.
- Wenn die Beteiligten unsicher sind, wie ein Prozess durchgeführt werden soll. Eine BPA kann helfen, Bereiche der Verwirrung zu identifizieren und den Prozess für alle Beteiligten zu optimieren.
- Wenn Sie darüber nachdenken, einen Prozess zu automatisieren. Eine BPA kann Ihnen helfen, optimieren Sie den Prozess, bevor Sie ihn automatisieren, was Ihnen langfristig Zeit und Kopfschmerzen erspart.
- Wenn Sie möchteneinen Prozess ersetzen durch eine neue Version oder umfassende Änderungen vorzunehmen. Eine BPA kann Ihnen helfen, festzustellen, was verbessert werden muss, und eine reibungslose Umstellung auf den neuen Prozess sicherzustellen.
Vorteile der Geschäftsprozessanalyse
Die Geschäftsprozessanalyse kann für jedes Unternehmen ein entscheidender Faktor sein. Durch sorgfältige Analyse Ihrer Prozesse können Sie Lücken identifizieren, Ressourcen abstecken, Redundanzen reduzieren und einen besseren Prozessablauf schaffen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile der BPA:
Erstens helfen BPAs dabei, fehlende Verbindungen in Ihren wichtigsten Abläufen zu identifizieren. Indem Sie verstehen, wo Ihre Prozesse hinterherhinken, können Sie Verbesserungen vornehmen, die sich direkt auf Ihre Ergebnisse auswirken. Zweitens helfen BPAs Ihnen, die verfügbaren Ressourcen für jeden Prozess zu verstehen. Dies kann Ihnen helfen, zu entscheiden, wann Sie neue Projekte ablehnen müssen, und sicherstellen, dass Sie über die Kapazität und Verfügbarkeit für zusätzliche Arbeit verfügen.
BPAs helfen Ihnen außerdem, neue Prozesse zu entwickeln, die sich an Ihrer aktuellen Kultur und Ihrem Umfeld orientieren. Angesichts ständiger Veränderungen in der Umwelt und der Kultur müssen Sie möglicherweise völlig neue Prozesse schaffen, die der neuen Realität entsprechen.
Darüber hinaus können BPAs dazu beitragen, Redundanzen, Ineffizienzen und Engpässe zu reduzieren, was Zeit und Geld sparen kann. Indem Sie Verbesserungspotenziale identifizieren, können Sie Ihre Prozesse optimieren und doppelte Arbeit reduzieren oder ganz vermeiden. Zudem können verbesserte Prozesse die Akzeptanz durch Mitarbeiter erhöhen und effizientere Arbeitsabläufe schaffen.
Schließlich können BPAs Ihnen helfen, einen besseren Prozessablauf zu schaffen, der sich an den Veränderungen in Ihrer Organisation orientiert. Durch die Erstellung eines verbesserten Prozessmodells können Sie routinemäßige Änderungen und Aktualisierungen in Echtzeit vornehmen und sicherstellen, dass Ihre Prozesse stets optimiert sind.
Die 5 Schritte der Geschäftsprozessanalyse
Ein verbreiteter Ansatz in der Geschäftsprozessanalyse umfasst fünf Schritte.
Schritt 1: Überprüfen Sie, wie Ihre Prozesse mit Ihren größeren Zielen übereinstimmen
Ihre Prozesse sollten der Mission und Vision Ihres Unternehmens entsprechen. Daher ist der erste Schritt der BPA, zu prüfen, wie Ihre Prozesse in das größere Bild Ihrer Organisation passen. Sie müssen sicherstellen, dass jeder Prozess dazu beiträgt, die langfristigen Ziele Ihres Unternehmens zu erreichen.
Schritt 2: Sammeln Sie Daten zu den aktuellen Prozessen
Bevor Sie Ihre Prozesse analysieren, müssen Sie Informationen darüber sammeln, wie sie funktionieren. Die beste Methode hierfür ist das Interview mit Schlüsselakteuren, die Erstellung von Umfragen und die Überprüfung von KPIs und Kennzahlen. Dieser Schritt kann etwas Zeit in Anspruch nehmen, ist aber unerlässlich, um ein umfassendes Verständnis des Prozesses zu erlangen, bevor Sie Änderungen vornehmen.
Schritt 3: Analyse des aktuellen Prozesses
Erstellen Sie mithilfe der Geschäftsprozessdarstellung eine visuelle Darstellung Ihrer Prozesse und Arbeitsabläufe. Dadurch können Sie Muster oder Lücken in Ihrem Prozessablauf erkennen.
Schritt 4: Identifizieren von Verbesserungsmöglichkeiten
Während der Analysephase werden Sie Redundanzen und Lücken finden, die angegangen werden müssen. Dies sind ideale Bereiche für Verbesserungen. Wenn Sie beispielsweise bemerken, dass Entwickler zu viel Zeit für die Planung eines Sprint-Backlogs aufwenden, können Sie die Ursache für die Verzögerung untersuchen und neue Technologieoptionen finden, die eine bessere Kommunikation fördern.
Schritt 5: Umsetzung der Änderungen
Nachdem Sie Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert haben, ist der letzte Schritt, Maßnahmen zu ergreifen und Änderungen umzusetzen, die Ihre Prozesse verbessern. Die Geschäftsprozessverbesserung (BPI) ist der Schritt, in dem Sie alle während der BPA gesammelten Informationen nutzen, um Ihre Prozesse anzupassen und zu verändern, wobei der Fokus auf der Steigerung der Rentabilität liegt. Die BPA ist Ihr Entdeckungsleitfaden, der Ihnen die Details Ihrer Geschäftsprozesse zeigt, und die BPI ist der Aktionsplan, der es Ihnen ermöglicht, diese Prozesse zu optimieren oder neue zu schaffen.
Tools und Techniken der Geschäftsprozessanalyse
Es ist großartig, den fünfstufigen Ansatz der Geschäftsprozessanalyse zu kennen, aber ebenso wichtig ist es, konkrete Techniken zu besitzen, um Ihre Geschäftsprozesse und deren Leistungsindikatoren zu verstehen. Hier sind einige häufig verwendete Techniken für die Geschäftsprozessanalyse:
- Prozessmodellierungs- und -darstellungswerkzeuge: Diese Werkzeuge sind für die BPA von entscheidender Bedeutung. Geschäftsprozessmodellierung und -notation (BPMN)-Diagramme werden häufig verwendet, um Arbeitsabläufe zu visualisieren und Geschäftsprozesse besser zu verstehen. Sie helfen dabei, Engpässe zu identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Zudem können diese visuellen Hilfsmittel zur Schulung von Mitarbeitern genutzt werden und verdeutlichen, wie Prozessverbesserungen mit Ihren Geschäftszielen übereinstimmen.
- Stammursachenanalyse: Diese Technik hilft Ihnen, die zugrundeliegende Ursache eines Problems zu identifizieren und sicherzustellen, dass sie mit den übergeordneten Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmt.
- SWOT-Analyse: SWOT ist ein Akronym für Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen. Diese Analyse liefert wertvolle Einblicke in die Stärken und Schwächen Ihrer Prozesse sowie die Chancen und Bedrohungen, denen sie gegenüberstehen.
- Gap-Analyse: Gap-Analysen zeigen Ihnen die Unterschiede zwischen Ihren aktuellen Prozessen und Ihren gewünschten Ergebnissen auf. Durch die Identifizierung dieser Lücken können Sie daran arbeiten, sie zu schließen und Ihre Gesamtleistung zu verbessern.
Geschäftsprozessanalyse und Visual Paradigm
Visual Paradigm ist ein hervorragendes Werkzeug, um Sie bei den verschiedenen Phasen der Geschäftsprozessanalyse zu unterstützen. Lassen Sie uns einige Funktionen erkunden, die Ihnen bei der Geschäftsprozessanalyse helfen können.
Geschäftsprozessmodellierung
Visual Paradigm ist ein preisgekröntes Produkt, das für seine visuellen Modellierungsfähigkeiten bekannt ist. Es unterstützt viele Modelliersprachen, darunter die Geschäftsprozessmodellierung und -notation (BPMN). Mit dem BPMN-Tool von Visual Paradigm können Sie problemlos professionelle Geschäftsprozessmodelle erstellen, das eine hervorragende Modellierungsfähigkeit bietet. Sie können Ihr Modell strukturieren, in mehrere Diagramme aufteilen, Modellartefakte wiederverwenden und professionelle Berichte für Ihre Diagramme generieren.
Erfahren Sie mehr: Tool für Geschäftsprozessmodellierung und -notation
Geschäftsprozessreengineering-Canvas
Der Geschäftsprozessreengineering-Canvas ist eine Prozesskarte, die Sie durch den gesamten Prozess der Geschäftsprozessverbesserung führt und die Geschäftsprozessanalyse sowie die Umsetzung geplanter Änderungen abdeckt. Jeder Punkt auf dem Canvas besteht aus einer Reihe von durchzuführenden Schritten sowie den zur Abschluss der Schritte erforderlichen Ergebnissen. Diese Funktion bietet Ihnen nicht nur eine Anleitung zur Geschäftsprozessanalyse, sondern auch eine Datenbank, um die für die verschiedenen Phasen des Analyseprozesses erforderlichen Artefakte zu verwalten.
Erfahren Sie mehr: Geschäftsprozessreengineering-Canvas
Leitfaden für den Projektmanagement-Lebenszyklus
Sobald Sie einen Umsetzungsplan erstellt haben, können Sie die Projektmanagement-Tools und -Fähigkeiten von Visual Paradigm nutzen, um sicherzustellen, dass die Änderungen effizient und effektiv umgesetzt werden. Der Leitfaden für den Projektmanagement-Lebenszyklus bietet eine visuelle Karte der Maßnahmen im Projektmanagement und führt Sie durch den gesamten Projektmanagement-Prozess.
Erfahren Sie mehr: Leitfaden für den Projektmanagement-Lebenszyklus
Prozesskarte für Just-in-Time-Projektmanagement
Mit diesem Tool erhalten Sie eine sofort einsetzbare Vorlage für den Projektmanagement-Prozess, die Arbeitsaufträge enthält, die Ihr Team durch einen agilen, schrittweisen Prozess zur Lieferung von Projektmanagement-Ergebnissen führen. Jeder Arbeitsauftrag enthält detaillierte, schrittweise Anleitungen und Beispiele, die es Ihrem Team ermöglichen, flexibel zusammenzuarbeiten, entweder sequenziell oder parallel, um die Arbeit abzuschließen.
Erfahren Sie mehr: Prozesskarte für Just-in-Time-Projektmanagement