5 Tahap Manajemen Proyek [Versi PMBOK]

Apa saja lima tahap manajemen proyek?

Proses manajemen proyek biasanya dibagi menjadi tahapan berdasarkan siklus hidupnya, dimulai daridari Inisiasi Proyek hingga Penutupan Proyek. Setiap tahap memiliki tujuan, kegiatan, dan hasil yang berbeda, sehingga memudahkan pengendalian proyek dan kualitas hasil secara umum.

Menurut PMBOKPanduan (Badan Pengetahuan Manajemen Proyek) oleh Institute Manajemen Proyek (PMI), siklus hidup manajemen proyek memiliki5 tahap yang berbeda:

1. Inisiasi Proyek
2. Perencanaan Proyek
3. Pelaksanaan Proyek
4. Pemantauan Proyek
5. Penutupan Proyek

Dalam panduan manajemen proyek ini, kita akan mempelajari lebih dekat kelima tahap tersebut.

Tahap 1: Inisiasi Proyek

Tahap inisiasi proyek adalah tahap pertama dari siklus hidup proyek. Di tahap ini ide-ide abstrak diubah menjadi tujuan proyek yang bermakna.

Selama tahap inisiasi proyek, Anda perlu mengembangkan kasus bisnis dan mendefinisikan proyek, yang melibatkan mendefinisikan kebutuhan proyek dan membuatpiagam proyek.

Apa itu piagam proyek? Piagam proyek mencatat batasan proyek, tujuan, anggaran, jadwal proyek (tingkat tinggi), dll. Perhatikan bahwa piagam proyek tidak mencakup detail teknis, yang akan dikumpulkan dan didokumentasikan selama tahap perencanaan proyek.

Setelah tujuan dan cakupan proyek ditentukan, identifikasi para pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek. Pemangku kepentingan adalah seseorang yang memiliki kepentingan dalam proyek, dan dia/dia/dia dapat memengaruhi proyek (misalnya proses pengembangan proyek) atau hasil proyek (misalnya sistem yang akan dikembangkan), atau terdampak oleh proyek. Pemangku kepentingan umum meliputi pendukung, pelanggan, anggota dewan, pengembang, pemasok, atau mitra. Dokumentasikan peran pemangku kepentingan, jenis kepentingan/pengaruh, dan kebutuhan komunikasi.

Tahap 2: Perencanaan Proyek

Tahap perencanaan proyek terdiri dari gambaran mendalam tentang tujuan dan kebutuhan proyek. Secara umum, tahap ini mencakup hampir separuh dari seluruh durasi proyek.

Selama tahap perencanaan, hasil dan kebutuhan proyek ditentukan serta jadwal proyek dibuat.

Ini melibatkan pembuatan serangkaian rencana untuk membantu mengelola waktu, biaya, kualitas, perubahan, risiko, dan masalah terkait. Rencana-rencana ini juga akan membantu Anda mengendalikan staf dan vendor eksternal untuk memastikan Anda menyelesaikan proyek tepat waktu, sesuai anggaran, dan sesuai jadwal.

Berikut adalah proses-proses dasar perencanaan proyek:

• Perencanaan cakupan – Menentukan batas proyek dengan menentukan cakupan proyek, yang sangat penting untuk memfasilitasi pembuatan struktur kerja.
• Struktur pembagian pekerjaan – Memecah proyek menjadi tugas dan sub-tugas agar lebih mudah dikelola.
• Jadwal proyek– Penjadwalan aktivitas dan menguraikan ketergantungan antar aktivitas
• Perencanaan sumber daya – mengidentifikasi siapa yang akan melakukan pekerjaan apa, kapan, dan apakah keterampilan khusus diperlukan untuk menyelesaikan tugas proyek
• Perencanaan anggaran – menentukan biaya anggaran yang akan dikeluarkan pada akhir proyek
• Perencanaan pengadaan – berfokus pada pemasok di luar perusahaan Anda dan subkontrak
• Manajemen risiko – mengidentifikasi risiko yang mungkin terjadi dan menyusun rencana cadangan opsional dan/atau strategi mitigasi
• Perencanaan kualitas – menilai kriteria kualitas yang akan digunakan untuk proyek
• Perencanaan komunikasi – merancang strategi komunikasi dengan semua pemangku kepentingan proyek

Fase 3: Pelaksanaan Proyek

Fase pelaksanaan proyek adalah saat tim proyek melakukan pekerjaan nyata untuk mengubah tujuan proyek menjadi hasil akhir.

Sangat penting bagi proyek untuk menjaga kolaborasi yang efektif antara pemangku kepentingan proyek dan memastikan semua pihak tetap sejalan.

Fase 4: Pemantauan dan Pengendalian Proyek

Pemantauan dan pengendalian proyek dilakukan secara bersamaan dengan pelaksanaan proyek untuk memastikan tujuan dan hasil akhir tercapai.

Pada fase ini, manajer proyek harus memastikan rencana awal dilaksanakan dengan benar dengan menetapkan Faktor Kunci Keberhasilan (CSF) dan Indikator Kinerja Utama (KPI).

Lalu apa itu Faktor Kunci Keberhasilan? Apa itu Indikator Kinerja Utama?

Faktor Kunci Keberhasilan adalah kondisi, kemampuan, peristiwa, dan situasi yang berkontribusi terhadap keberhasilan proyek. Tujuan dari mengidentifikasi faktor kunci keberhasilan adalah memastikan kriteria keberhasilan proyek yang ditetapkan dapat tercapai.

Indikator kinerja utama (KPI) adalah nilai yang dapat diukur yang menunjukkan seberapa efektif tim mencapai tujuan proyek yang ditetapkan. Tim proyek menggunakan KPI untuk mengevaluasi keberhasilan dalam mencapai target.

Fase 5: Penutupan Proyek

Sebagai fase terakhir dalam proses manajemen proyek, penutupan proyek mengacu pada kegiatan yang dilakukan setelah pengiriman akhir proyek, yang biasanya mencakup diskusi tentang pelajaran yang dipelajari selama proyek, penghentian kontrak, dll.

Pelajaran yang dipelajari mencatat pelajaran yang dipelajari berdasarkan pengalaman positif maupun negatif yang menghasilkan hasil yang tidak diinginkan. Pembelajaran pelajaran adalah proses mengubah pengalaman menjadi pengetahuan untuk membantu pengambilan keputusan dan pemecahan masalah di masa depan. Ini membantu meningkatkan kinerja proyek, mencegah terulangnya kesalahan, dan mempertahankan praktik baik.

Akhirnya, sebuah laporan rinci ditulis yang mencakup berbagai aspek proyek. Laporan tersebut, bersama dengan data penting lainnya, disimpan di suatu tempat untuk akses di masa depan.

Apakah ada perangkat lunak manajemen proyek yang bisa membantu?

Tentu saja! Visual Paradigm adalah perangkat lunak manajemen proyek terkemuka, digunakan oleh pemerintah, perusahaan, dan lembaga, memungkinkan jutaan tim proyek untuk merencanakan dan melaksanakan proyek serta bekerja sama secara lebih efektif.

Visual Paradigm menawarkan beberapa alat manajemen proyek. Mari kita bahas beberapa di antaranya di bawah ini.

• Peta Proses PMBOK Just-in-Time: Matriks proses PMBOK. Setiap proses melibatkan serangkaian langkah, dan setiap langkah terdiri dari item tindakan yang perlu Anda lakukan untuk menyelesaikan aktivitas tersebut.
  
• Alat manajemen proyek yang memandu Anda melalui aktivitas-aktivitas dalam siklus hidup proyek. Setiap aktivitas mengharuskan Anda melakukan tindakan tertentu, yang mencakup tetapi tidak terbatas pada pengisian formulir (misalnya membuat Charter Proyek) dan pembuatan diagram (misalnya membuat Diagram PERT). Informasi yang dimasukkan dikumpulkan untuk membentuk dokumen proyek/deliverables.
  
• Alat diagram untuk manajemen proyek: Seperangkat alat diagram manajemen proyek yang kaya didukung untuk membantu Anda dalam pembuatan charter proyek, rencana proyek, dan lainnya. Ini termasuk Diagram PERT, Struktur Pemecahan Kerja, Diagram Ikan, Diagram Organisasi, Peta Jalan & Rencana Implementasi, Diagram GANTT, Diagram Radar, dll.
  

Apa lagi yang bisa saya lakukan dengan Visual Paradigm?

Bagaimana cara saya mengunduh Visual Paradigm?

Visual Paradigm dilengkapi periode uji coba 30 hari. Anda dapat mengunjungi halaman halaman unduhan untuk mengunduh Visual Paradigm.