Menilai Kelayakan: Strategi Mendapatkan Persetujuan Pengguna untuk Proyek Agile Berikutnya dengan Templat Dokumen

Contoh Studi Kelayakan

berikut ini adalah contoh bagaimana templat tersebut dapat digunakan untuk proyek nyata:

1. Tanggal dan Waktu Rapat: 31 Maret 2023, 10:00 pagi
2. Peserta Rapat: John Smith (Klien), Jane Doe (Perusahaan Konsultan TI)
3. Tujuan Rapat: Mendiskusikan kelayakan proyek pengembangan Agile untuk situs e-commerce baru.
4. Gambaran Proyek:
   • Tujuan proyek ini adalah untuk membuat situs e-commerce baru untuk bisnis klien yang menjual pakaian dan aksesori secara online.
   • Bisnis ini membutuhkan situs web baru untuk menggantikan situs yang ada, yang sudah usang dan tidak ramah pengguna.
5. Lingkup Proyek:
   • Proyek ini akan melibatkan perancangan dan pengembangan situs web baru dengan antarmuka modern dan ramah pengguna yang akan menarik lebih banyak pelanggan ke bisnis klien.
   • Situs web ini akan mencakup fitur-fitur seperti halaman produk, keranjang belanja, proses checkout, dan sistem manajemen akun pelanggan.
6. Pihak yang Berkepentingan:
   • Klien, John Smith, adalah pihak yang berkepentingan utama dan akan bertanggung jawab memberikan umpan balik serta menyetujui produk akhir.
   • Perusahaan konsultan TI, Jane Doe, akan bertanggung jawab merancang dan mengembangkan situs web tersebut.
7. Kasus Penggunaan / Cerita Pengguna:
   • Kasus penggunaan akan mencakup skenario seperti menelusuri produk, menambahkan barang ke keranjang, dan menyelesaikan proses checkout.
8. Timeline Proyek:
   • Proyek ini akan selesai dalam tiga tahap: desain, pengembangan, dan pengujian.
   • Tahap desain akan memakan waktu sekitar dua minggu, tahap pengembangan akan memakan waktu empat minggu, dan tahap pengujian akan memakan waktu dua minggu.
9. Risiko Proyek:
   • Risiko utama proyek ini meliputi keterlambatan akibat masalah tak terduga, seperti kesulitan teknis atau perubahan persyaratan.
   • Untuk mengurangi risiko ini, perusahaan konsultan TI akan memberikan pembaruan kemajuan secara rutin dan segera mengomunikasikan setiap masalah atau perubahan kepada klien.
10. Langkah Selanjutnya:

• Langkah-langkah selanjutnya untuk proyek ini adalah menyelesaikan persyaratan dan mendapatkan persetujuan dari klien untuk melanjutkan proyek.
• Perusahaan konsultan TI akan menyediakan proposal rinci yang menjelaskan lingkup, timeline, dan biaya proyek berdasarkan persyaratan yang dibahas dalam rapat.

Apa Langkah Selanjutnya? Setelah Rapat Pertama

Berikut adalah contoh template:

1. Tuntaskan Persyaratan:

• Kumpulkan semua informasi yang relevan mengenai persyaratan proyek.
• Tentukan dan prioritisasi persyaratan menggunakan pendekatan Agile.
• Dokumentasikan persyaratan dalam format yang jelas dan ringkas.

Berikut adalah penjelasan mengenai masing-masing tiga langkah untuk menyelesaikan persyaratan proyek:

• Kumpulkan semua informasi yang relevan mengenai persyaratan proyek:Untuk mengumpulkan semua informasi yang relevan mengenai persyaratan proyek, Anda perlu terlibat dengan klien dan pihak terkait lainnya untuk memahami kebutuhan dan tujuan proyek. Ini bisa melibatkan melakukan wawancara, survei, kelompok fokus, atau lokakarya untuk mengungkap persyaratan. Anda juga harus meninjau dokumen yang sudah ada, seperti rencana bisnis klien, riset pasar, atau artefak proyek sebelumnya, untuk memahami lebih dalam konteks dan tujuan proyek.
• Tentukan dan prioritisasi persyaratan menggunakan pendekatan Agile:Setelah Anda mengumpulkan semua informasi yang relevan mengenai persyaratan proyek, langkah berikutnya adalah menentukan dan memprioritaskan persyaratan menggunakan pendekatan Agile. Ini berarti memecah persyaratan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola, seperti cerita pengguna atau epik, dan mengorganisasikannya ke dalam daftar prioritas. Pendekatan Agile menekankan kolaborasi, sehingga penting untuk melibatkan klien dan pihak terkait lainnya dalam proses ini agar persyaratan dapat ditangkap dan diprioritaskan secara akurat.
• Dokumentasikan persyaratan dalam format yang jelas dan ringkas:Akhirnya, sangat penting untuk mendokumentasikan persyaratan dalam format yang jelas dan ringkas agar dapat dengan mudah dipahami oleh tim pengembangan dan pihak terkait lainnya. Ini bisa melibatkan pembuatan daftar produk yang mencakup cerita pengguna, kriteria penerimaan, dan informasi relevan lainnya. Penting untuk memastikan bahwa persyaratan dapat dilacak, sehingga tim pengembangan dapat dengan mudah menghubungkannya kembali ke tujuan bisnis proyek. Anda juga dapat menggunakan alat visual, seperti bagan alir atau wireframe, untuk membantu menggambarkan persyaratan dan memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman bersama mengenai cakupan proyek.

Contoh

Berikut adalah contoh bagaimana Anda dapat menerapkan masing-masing tiga langkah untuk menyelesaikan persyaratan proyek website e-commerce:

Kumpulkan semua informasi yang relevan mengenai persyaratan proyek:

Untuk proyek website e-commerce, Anda mungkin mengadakan lokakarya bersama klien dan pihak terkait lainnya untuk memahami lebih lanjut kebutuhan dan tujuan proyek. Selama lokakarya, Anda mungkin mengajukan pertanyaan seperti:

• Apa tujuan utama dari website baru ini?
• Jenis produk apa saja yang akan dijual di website?
• Siapa target pelanggan untuk website ini?
• Fitur dan fungsi apa yang paling penting bagi klien dan pelanggan?

Anda juga mungkin meninjau dokumen yang sudah ada, seperti rencana bisnis klien atau riset pasar, untuk memahami lebih dalam konteks dan tujuan proyek.

Tentukan dan prioritisasi persyaratan menggunakan pendekatan Agile:Berdasarkan informasi yang dikumpulkan selama lokakarya dan tinjauan dokumen yang sudah ada, Anda mungkin menentukan dan memprioritaskan persyaratan untuk proyek website e-commerce. Anda mungkin memecah persyaratan menjadi cerita pengguna, seperti:

• Sebagai pelanggan, saya ingin bisa menelusuri produk berdasarkan kategori agar saya bisa dengan mudah menemukan yang saya cari.
• Sebagai pelanggan, saya ingin bisa melihat detail produk, termasuk harga, deskripsi, dan ulasan, agar saya bisa membuat keputusan pembelian yang terinformasi.
• Sebagai pelanggan, saya ingin bisa menambahkan barang ke keranjang dan menghapus barang dari keranjang, agar saya bisa dengan mudah mengelola pesanan saya.
• Sebagai pelanggan, saya ingin bisa melakukan checkout dengan aman dan mudah, dengan pilihan pembayaran dan pengiriman, agar saya bisa menyelesaikan pembelian dengan cepat.

Kemudian Anda akan mengorganisasi cerita pengguna ini ke dalam daftar prioritas berdasarkan faktor-faktor seperti nilai bisnis, risiko, dan usaha yang dibutuhkan.

Dokumentasikan persyaratan dalam format yang jelas dan ringkas:Akhirnya, Anda mungkin mendokumentasikan persyaratan untuk proyek website e-commerce dalam format yang jelas dan ringkas agar dapat dengan mudah dipahami oleh tim pengembangan dan pihak terkait lainnya. Anda mungkin membuat daftar produk yang mencakup setiap cerita pengguna, beserta kriteria penerimaan yang menjelaskan persyaratan khusus untuk setiap cerita. Anda juga mungkin menggunakan alat visual, seperti wireframe atau mockup, untuk menggambarkan persyaratan dan memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman bersama mengenai cakupan proyek. Selain itu, Anda mungkin mempertimbangkan penggunaan alat seperti Jira atau Trello untuk melacak kemajuan proyek dan mengelola daftar produk.

 

2. Dapatkan persetujuan dari Klien:

• Siapkan proposal rinci yang menjelaskan cakupan, jadwal waktu, dan biaya proyek.
• Sertakan rincian hasil kerja, tonggak pencapaian, dan jadwal pembayaran.
• Ulas proposal bersama klien dan dapatkan persetujuan mereka.

Contoh

Siapkan proposal rinci yang menjelaskan lingkup, jadwal, dan biaya proyek:Setelah kebutuhan proyek ditentukan, langkah berikutnya adalah menyusun proposal rinci yang menjelaskan lingkup, jadwal, dan biaya proyek. Proposal harus memberikan gambaran komprehensif tentang proyek, termasuk tujuan bisnis, persyaratan, dan hasil yang diharapkan. Proposal juga harus mencakup rincian lingkup pekerjaan, jadwal, dan milestone untuk setiap tahap proyek, serta penjelasan jelas mengenai hasil yang akan dihasilkan. Selain itu, proposal harus mencakup perkiraan biaya rinci yang membagi biaya untuk setiap komponen proyek, seperti pengembangan, desain, dan pengujian.

Sertakan rincian hasil kerja, milestone, dan jadwal pembayaran:Sangat penting untuk menyertakan rincian hasil kerja, milestone, dan jadwal pembayaran dalam proposal agar semua pihak sepaham mengenai apa yang akan dikirimkan dan kapan. Hasil kerja harus didefinisikan secara jelas dan dijadwalkan dalam timeline yang menunjukkan kapan setiap hasil kerja akan selesai. Milestone juga harus didefinisikan secara jelas, menyoroti titik-titik kunci dalam timeline proyek ketika hasil kerja tertentu diharapkan selesai. Akhirnya, jadwal pembayaran harus disertakan dalam proposal, menjelaskan kapan dan berapa banyak klien akan dikenakan tagihan untuk setiap milestone.

Ulas proposal bersama klien dan dapatkan persetujuan mereka:Setelah proposal disiapkan, penting untuk mengulasnya bersama klien dan mendapatkan persetujuan mereka sebelum melanjutkan proyek. Proses ulasan ini harus melibatkan diskusi mendalam mengenai proposal, termasuk lingkup pekerjaan, jadwal, hasil kerja, dan perkiraan biaya. Klien harus diberi kesempatan untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan masukan terhadap proposal sebelum memberikan persetujuan. Penting juga untuk memastikan klien memahami kewajiban mereka dalam proposal, seperti memberikan umpan balik dan persetujuan tepat waktu, serta melakukan pembayaran sesuai jadwal yang telah disepakati. Setelah proposal disetujui, proposal tersebut dapat digunakan sebagai dasar perencanaan proyek, dan pekerjaan dapat dimulai.

 

Cara Menyusun Proposal Proyek Agile yang Rinci

Berikut adalah contoh bagaimana Anda dapat mendokumentasikan proses mendapatkan persetujuan dari klien:

1. Siapkan proposal rinci yang menjelaskan lingkup, jadwal, dan biaya proyek:

Contoh Dokumen Proposal:

Proposal Proyek untuk [Nama Klien] Judul Proyek: [Nama Proyek] Manajer Proyek: [Nama Anda]

Pendahuluan: Tujuan dari proposal ini adalah untuk menjelaskan lingkup, jadwal, dan biaya proyek [Nama Proyek]. Proposal ini didasarkan pada persyaratan yang dikumpulkan selama konsultasi awal dengan [Nama Klien] dan dimaksudkan untuk memberikan pemahaman yang jelas mengenai proyek dan hasil yang akan dihasilkan.

Lingkup Pekerjaan: Lingkup pekerjaan untuk proyek [Nama Proyek] adalah sebagai berikut:

• [Daftar persyaratan proyek]

Jadwal: Jadwal untuk proyek [Nama Proyek] adalah sebagai berikut:

• Fase 1: [Tanggal Mulai] hingga [Tanggal Akhir]
  • [Daftar hasil kerja dan milestone]
• Fase 2: [Tanggal Mulai] hingga [Tanggal Akhir]
  • [Daftar hasil kerja dan milestone]
• Fase 3: [Tanggal Mulai] hingga [Tanggal Akhir]
  • [Daftar hasil kerja dan milestone]

Perkiraan Biaya: Perkiraan biaya untuk proyek [Nama Proyek] adalah sebagai berikut:

• Pengembangan: [Rincian biaya]
• Desain: [Rincian biaya]
• Pengujian: [Rincian biaya]
• Total Biaya: [Total biaya proyek]

2. Sertakan rincian hasil kerja, milestone, dan jadwal pembayaran:

Contoh Dokumen Hasil Kerja dan Milestone:

Hasil dan Tahapan untuk Fase 1 [Nama Proyek]: [Tanggal Mulai] hingga [Tanggal Akhir]

• Hasil 1: [Deskripsi hasil]
• Hasil 2: [Deskripsi hasil]
• Hasil 3: [Deskripsi hasil]
• Tahapan 1: [Deskripsi tahapan]
• Tahapan 2: [Deskripsi tahapan]
• Tahapan 3: [Deskripsi tahapan]

Fase 2: [Tanggal Mulai] hingga [Tanggal Akhir]

• Hasil 4: [Deskripsi hasil]
• Hasil 5: [Deskripsi hasil]
• Hasil 6: [Deskripsi hasil]
• Tahapan 4: [Deskripsi tahapan]
• Tahapan 5: [Deskripsi tahapan]
• Tahapan 6: [Deskripsi tahapan]

Fase 3: [Tanggal Mulai] hingga [Tanggal Akhir]

• Hasil 7: [Deskripsi hasil]
• Hasil 8: [Deskripsi hasil]
• Hasil 9: [Deskripsi hasil]
• Tahapan 7: [Deskripsi tahapan]
• Tahapan 8: [Deskripsi tahapan]
• Tahapan 9: [Deskripsi tahapan]

Contoh Dokumen Jadwal Pembayaran:

Jadwal Pembayaran untuk [Nama Proyek]

• Tahapan 1: [Jumlah Pembayaran] jatuh tempo pada [Tanggal]
• Tahapan 2: [Jumlah Pembayaran] jatuh tempo pada [Tanggal]
• Tahapan 3: [Jumlah Pembayaran] jatuh tempo pada [Tanggal]
• Tahapan 4: [Jumlah Pembayaran] jatuh tempo pada [Tanggal]
• Tahapan 5: [Jumlah Pembayaran] jatuh tempo pada [Tanggal]
• Tahapan 6: [Jumlah Pembayaran] jatuh tempo pada [Tanggal]
• Tahapan 7: [Jumlah Pembayaran] jatuh tempo pada [Tanggal]
• Milestone 8: [Jumlah Pembayaran] jatuh tempo pada [Tanggal]
• Milestone 9: [Jumlah Pembayaran] jatuh tempo pada [Tanggal]

3. Ulas proposal bersama klien dan dapatkan persetujuan mereka:

Contoh Dokumen Nota Rapat:

Nota Rapat untuk [Nama Klien] – [Tanggal]

• Peserta: [Daftar peserta]
• Diskusi: [Ringkasan diskusi proposal]
• Item Tindak Lanjut: [Daftar item tindak lanjut]

4. Dapatkan tanda tangan klien pada dokumen proposal:

Contoh Dokumen Persetujuan:

Dokumen Persetujuan untuk [Nama Proyek]

• Nama Klien: [Nama Klien]
• Manajer Proyek: [Nama Anda]
• Tanggal Proposal: [Tanggal]
• Ringkasan Proposal: [Ringkasan proposal]
• Tanggal Persetujuan: [Tanggal]
• Tanda Tangan Klien: [Tanda tangan klien]

Setelah klien menandatangani dokumen persetujuan, dokumen tersebut harus disimpan dalam arsip untuk referensi di masa depan.

5. Atur rapat peluncuran proyek:

Contoh Dokumen Agenda Rapat:

Agenda Rapat Peluncuran Proyek – [Nama Proyek]

• Tanggal: [Tanggal]
• Waktu: [Waktu]
• Lokasi: [Lokasi]

Agenda:

• Perkenalan
• Gambaran Umum Proyek
• Lingkup Pekerjaan
• Hasil dan Milestone
• Timeline
• Peran dan Tanggung Jawab
• Rencana Komunikasi
• Alat Manajemen Proyek
• Langkah Selanjutnya

Selama rapat kick-off, Anda harus meninjau proposal dan hasil kerja dengan klien, membahas timeline proyek dan rencana komunikasi, serta menetapkan peran dan tanggung jawab kepada anggota tim. Anda juga harus membahas alat manajemen proyek yang akan digunakan untuk melacak kemajuan dan mengelola proyek.

6. Mulai proyek:

Setelah rapat kick-off selesai dan semua pihak sepakat mengenai rencana proyek, pekerjaan proyek dapat dimulai. Sepanjang proyek berlangsung, penting untuk menjaga komunikasi terbuka dengan klien dan memberikan pembaruan rutin mengenai kemajuan serta perubahan pada rencana proyek. Ini akan membantu memastikan bahwa proyek tetap sesuai jalur dan memenuhi harapan klien.

Contoh – Proposal Proyek Rinci

berikut ini contoh proposal rinci untuk proyek pengembangan Agile:

Proposal untuk Proyek Pengembangan Agile

Nama Proyek: Proyek Pengembangan Toko Online Manajer Proyek: John Smith Tanggal Proposal: 1 Januari 2023

Ringkasan: Proyek yang diusulkan melibatkan pengembangan toko online untuk perusahaan ritel. Situs web akan memungkinkan pelanggan menelusuri produk, melakukan pembelian, dan melacak pesanan. Pengembangan akan mengikuti metodologi Agile dan mencakup sprint, rapat stand-up harian, serta pengiriman berkelanjutan.

Lingkup Pekerjaan:

• Kembangkan wireframe situs web dan desain antarmuka pengguna
• Buat toko online yang fungsional yang memungkinkan pelanggan menelusuri produk, menambahkan barang ke keranjang, dan menyelesaikan pembelian
• Implementasikan gateway pembayaran untuk transaksi yang aman
• Buat sistem manajemen akun bagi pelanggan untuk membuat dan mengelola akun mereka
• Kembangkan sistem pelacakan pesanan untuk memberikan pembaruan kepada pelanggan mengenai pesanan mereka
• Integrasikan kemampuan berbagi media sosial agar pelanggan dapat membagikan produk dengan teman-teman mereka
• Uji situs web untuk fungsi dan kenyamanan penggunaan

Hasil Akhir dan Tahapan Utama:

• Wireframe situs web dan desain antarmuka pengguna – Minggu 1
• Toko online fungsional dengan gateway pembayaran – Minggu 3
• Sistem manajemen akun – Minggu 5
• Sistem pelacakan pesanan – Minggu 7
• Kemampuan berbagi media sosial – Minggu 9
• Uji coba akhir dan peluncuran – Minggu 10

Timeline: Proyek diharapkan selesai dalam waktu 10 minggu, dimulai pada 15 Januari 2023 dan berakhir pada 19 Maret 2023.

Peran dan Tanggung Jawab:

• John Smith – Manajer Proyek
• Jane Doe – Pengembang Utama
• Bob Johnson – Pengembang
• Sarah Lee – Desainer
• Sam Jones – Jaminan Kualitas

Rencana Komunikasi:

• Rapat stand-up harian untuk meninjau kemajuan dan mengidentifikasi hambatan apa pun
• Laporan status proyek mingguan akan dibagikan dengan klien
• Rapat tinjauan proyek bulanan untuk menilai kemajuan dan melakukan penyesuaian yang diperlukan

Alat Manajemen Proyek:

• Jira untuk melacak tugas dan sprint
• Slack untuk komunikasi tim dan berbagi file
• GitHub untuk kontrol versi dan manajemen kode

Biaya: Biaya perkiraan untuk proyek ini adalah 100.000 dolar AS, dengan pembayaran jatuh tempo setiap dua minggu.

Jadwal Pembayaran:

• 25% jatuh tempo saat dimulainya proyek (15 Januari 2023)
• 25% jatuh tempo setelah penyelesaian toko online (5 Februari 2023)
• 25% jatuh tempo setelah penyelesaian sistem manajemen akun dan pelacakan pesanan (26 Februari 2023)
• 25% jatuh tempo setelah pengujian akhir dan peluncuran (19 Maret 2023)

Ulasan dan Persetujuan: Rencana proyek yang diusulkan dan biaya perkiraan telah ditinjau dan disetujui oleh klien. Dengan menandatangani di bawah ini, klien setuju terhadap lingkup proyek, jadwal waktu, dan jadwal pembayaran yang diuraikan dalam proposal ini.

 

Tanda Tangan Klien: ________________________ Tanggal: ________________________

Langkah Selanjutnya:

• Rapat peluncuran proyek akan diadakan pada 15 Januari 2023
• John Smith akan mendistribusikan agenda rapat dan mengkonfirmasi kehadiran bersama anggota tim dan klien
• Pekerjaan pengembangan akan dimulai pada 16 Januari 2023

Selama rapat peluncuran proyek, manajer proyek akan meninjau proposal bersama klien, membahas rencana dan jadwal proyek, serta menetapkan peran dan tanggung jawab kepada anggota tim. Rapat ini juga menjadi kesempatan untuk membangun saluran komunikasi terbuka dan membahas risiko atau hambatan potensial yang mungkin muncul selama proyek.

Setelah rapat selesai, pekerjaan pengembangan dapat dimulai sesuai dengan rencana dan jadwal proyek. Sepanjang proyek, manajer proyek dan tim pengembangan akan memberikan pembaruan kemajuan secara rutin dan memastikan proyek tetap berjalan sesuai rencana untuk memenuhi harapan klien.

 

Ringkasan

Mendapatkan persetujuan pengguna merupakan langkah penting menuju keberhasilan proyek karena tanpa persetujuan tersebut, proyek mungkin tidak dapat melanjutkan langkah selanjutnya. Namun, meminta persetujuan sebelum melakukan studi kelayakan dapat berisiko, karena dapat menghasilkan ekspektasi yang tidak realistis, penundaan proyek, bahkan kegagalan proyek.

Melakukan studi kelayakan sebelum meminta persetujuan penting karena membantu mengidentifikasi hambatan dan tantangan potensial yang dapat memengaruhi keberhasilan proyek. Ini mencakup menilai persyaratan teknis, sumber daya yang tersedia, risiko dan keterbatasan potensial, serta memperkirakan biaya dan jadwal proyek. Dengan melakukan studi kelayakan, manajer proyek dapat memperoleh pemahaman yang lebih jelas mengenai lingkup dan persyaratan proyek, serta mengembangkan strategi untuk mengurangi risiko dan memastikan keberhasilan proyek.

Proses kelayakan untuk proyek Agile melibatkan sejumlah langkah penting, termasuk inisiasi proyek, studi kelayakan, pengumpulan persyaratan, estimasi biaya, perencanaan jadwal, dan manajemen risiko. Dengan mengikuti praktik terbaik ini, manajer proyek dapat mengidentifikasi hambatan dan tantangan potensial, serta mengembangkan strategi untuk mengurangi risiko dan memastikan keberhasilan proyek.

Untuk meningkatkan kemungkinan mendapatkan persetujuan pengguna, manajer proyek dapat menerapkan beberapa strategi, termasuk secara jelas mendefinisikan lingkup dan jadwal proyek, menguraikan hasil kerja dan tonggak penting, serta membangun saluran komunikasi terbuka. Dengan mengikuti strategi-strategi ini, manajer proyek dapat menunjukkan nilai proyek kepada klien dan membangun kepercayaan serta keyakinan terhadap tim proyek.

Secara keseluruhan, proses kelayakan sangat penting bagi keberhasilan proyek Agile, karena membantu memastikan bahwa proyek tersebut layak dan dapat dicapai dalam kerangka Agile. Dengan melakukan studi kelayakan yang komprehensif dan mengikuti praktik terbaik dalam mendapatkan persetujuan pengguna, manajer proyek dapat meningkatkan kemungkinan mencapai keberhasilan proyek dan memberikan nilai kepada klien.