5 этапов управления проектами [версия PMBOK]

Что такое пять этапов управления проектами?

Процесс управления проектами обычно разбивается на этапы в соответствии с его жизненным циклом, начиная сот инициации проекта и заканчивая закрытием проекта. Каждый этап имеет свои цели, задачи и результаты, что облегчает контроль над проектом и общее качество результатов.

Согласно PMBOKРуководству (телу знаний в области управления проектами) Института управления проектами (PMI), жизненный цикл управления проектами включает5 различных этапов:

1. Инициация проекта
2. Планирование проекта
3. Исполнение проекта
4. Мониторинг проекта
5. Закрытие проекта

В этом руководстве по управлению проектами мы подробно рассмотрим эти пять этапов.

Этап 1: Инициация проекта

Этап инициации проекта — это первый этап жизненного цикла проекта. Именно на этом этапе абстрактные идеи преобразуются в значимые цели проекта.

Во время этапа инициации проекта необходимо разработать бизнес-обоснование и определить проект, что включает в себя определение требований к проекту и созданиехарактеристики проекта.

Что такое характеристика проекта? Характеристика проекта фиксирует ограничения проекта, цели, бюджет, временные рамки проекта (на высоком уровне) и т.д. Обратите внимание, что характеристика проекта не содержит никаких технических деталей, которые будут собраны и зафиксированы на этапе планирования проекта.

Как только цели и объем проекта определены, необходимо выявить заинтересованные стороны, участвующие в проекте. Заинтересованная сторона — это лицо, которое заинтересовано в проекте, может повлиять на проект (например, процесс разработки проекта) или на результат проекта (например, разрабатываемую систему), или может быть затронуто проектом. Типичными заинтересованными сторонами являются спонсоры, клиенты, члены совета директоров, разработчики, поставщики или партнеры. Зафиксируйте роль заинтересованной стороны, тип интереса/влияния и требования к коммуникации.

Этап 2: Планирование проекта

Этап планирования проекта включает подробный обзор целей и требований проекта. Обычно он занимает почти половину всего срока проекта.

Во время этапа планирования определяются результаты проекта и его требования, а также создается график проекта.

Он включает создание набора планов для управления временем, стоимостью, качеством, изменениями, рисками и связанными вопросами. Они также помогут вам контролировать персонал и внешних поставщиков, чтобы обеспечить своевремную и бюджетную реализацию проекта.

Вот основные процессы планирования проекта:

• Планирование охвата – Определите границы проекта, указав его охват, что необходимо для облегчения создания структуры работ.
• Структура работ – Разбейте проект на задачи и подзадачи, чтобы сделать его более управляемым.
• График проекта– Планирование деятельности и детализация их зависимостей
• Планирование ресурсов – определите, кто будет выполнять какую работу, в какое время и требуются ли какие-либо специальные навыки для выполнения задач проекта
• Планирование бюджета – укажите бюджетные расходы, которые будут понесены к завершению проекта
• Планирование закупок – сосредоточьтесь на поставщиках за пределами вашей компании и субподрядных работах
• Управление рисками – выявите возможные риски и разработайте альтернативные планы на случай чрезвычайных ситуаций и/или стратегии смягчения последствий
• Планирование качества – оценка критериев качества, которые будут использоваться для проекта
• Планирование коммуникаций – разработка стратегии коммуникации со всеми заинтересованными сторонами проекта

Этап 3: Выполнение проекта

Этап выполнения проекта — это тот этап, на котором команда проекта выполняет фактическую работу по преобразованию целей проекта в результаты.

Важно, чтобы проект поддерживал эффективное взаимодействие между заинтересованными сторонами и обеспечивал, чтобы все находились в едином ключе.

Этап 4: Мониторинг и контроль проекта

Мониторинг и контроль проекта осуществляются одновременно с выполнением проекта, чтобы обеспечить достижение целей и результатов.

На этом этапе менеджер проекта должен обеспечить правильное выполнение первоначального плана путем установления критических факторов успеха (КФУ) и ключевых показателей эффективности (КПЭ).

Итак, что такое критические факторы успеха? Что такое ключевые показатели эффективности?

Критические факторы успеха — это условия, возможности, события и обстоятельства, способствующие успеху проекта. Цель выявления критических факторов успеха — обеспечить выполнение определенных критериев успеха проекта.

Ключевой показатель эффективности (КПЭ) — это измеримое значение, которое демонстрирует, насколько эффективно команда достигает поставленных целей проекта. Команды проекта используют КПЭ для оценки успеха в достижении целей.

Этап 5: Завершение проекта

Как последний этап процесса управления проектом, завершение проекта означает мероприятия, которые необходимо выполнить после окончательной сдачи проекта, которые обычно включают обсуждение извлеченных уроков на протяжении всего проекта, расторжение контрактов и т.д.

Извлеченные уроки документируют уроки, извлеченные как из положительного опыта, так и из отрицательного опыта, приведшего к нежелательным результатам. Процесс извлечения уроков представляет собой способ преобразования опыта в знания для помощи в будущих решениях и решении проблем. Он помогает улучшить эффективность проекта, избежать повторения ошибок и сохранить хорошие практики.

Наконец, составляется подробный отчет, охватывающий различные аспекты проекта. Отчет, а также другие необходимые данные хранятся в определенном месте для последующего доступа.

Какой-либо программный продукт для управления проектами помогает?

Конечно! Visual Paradigm — ведущий программный продукт для управления проектами, используемый правительственными учреждениями, корпорациями и агентствами, позволяющий миллионам команд по управлению проектами планировать и реализовывать проекты, а также эффективно сотрудничать.

Visual Paradigm предлагает несколько инструментов управления проектами. Давайте рассмотрим некоторые из них ниже.

• Схема процессов PMBOK по принципу «вовремя»: Матрица процессов PMBOK. Каждый процесс включает набор шагов, и каждый шаг состоит из задач, которые необходимо выполнить для завершения деятельности.
  
• Инструмент управления проектами который сопровождает вас на всех этапах жизненного цикла проекта. Каждая деятельность требует выполнения определенных действий, включая, но не ограничиваясь, заполнение форм (например, создание проектного мандата) и создание диаграмм (например, создание диаграммы ПЕРТ). Введённые данные объединяются для формирования проектных документов/результатов.
  
• Инструменты диаграмм для управления проектами: Поддерживаются обширные наборы инструментов диаграмм для управления проектами, которые помогают вам создавать проектные мандаты, планы проектов и многое другое. Это включает в себяДиаграмма ПЕРТ, Структура разбивки работ, Диаграмма «рыбьей кости», Организационная диаграмма, План маршрута и план реализации, Диаграмма Ганта, Радарная диаграмма, и т.д.
  

Что ещё я могу сделать с Visual Paradigm?

Как мне скачать Visual Paradigm?

Visual Paradigm поставляется с 30-дневным периодом пробного использования. Вы можете посетить нашу страницу загрузки чтобы скачать Visual Paradigm.