Die agile Methodik ist in den letzten Jahren für Projektmanagement und Softwareentwicklung zunehmend populär geworden. Ihre Flexibilität und Fähigkeit, sich verändernden Umständen anzupassen, hat sie zu einer attraktiven Option für Unternehmen gemacht, die ihre Prozesse optimieren und ihre Effizienz steigern möchten. Ein wichtiger Aspekt des agilen Projektmanagements ist die Erstellung eines Projektvorschlags mit einer gründlichen Analyse von Use Cases.
In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie man einen agilen Projektvorschlag mit Hilfe der Use-Case-Analyse erstellt, anhand eines Beispiels für einen lokalen Lebensmittelgeschäft. Wir werden den Prozess der Priorisierung von Use Cases, die Schätzung von Zeit und Kosten sowie die Erstellung eines Vorschlags besprechen, der die Bedürfnisse sowohl des Kunden als auch des Entwicklerteams erfüllt.
Problemstellung: Lebensmittelgeschäft
Ein lokales Lebensmittelgeschäft erlebt in den letzten Monaten einen Rückgang des Kundenbesuchs und des Umsatzes. Die Geschäftsinhaber machen sich Sorgen um die langfristige Existenz des Unternehmens und möchten die Ursache des Problems identifizieren. Sie haben beobachtet, dass viele Kunden sich für größere Ketten oder den Online-Einkauf entscheiden, was zu einem Rückgang des Umsatzes führt.
Um dieses Problem anzugehen, möchten die Geschäftsinhaber eine Use-Case-Analyse durchführen, um potenzielle Lösungen zu identifizieren und die Kundenerfahrung zu verbessern. Sie möchten verstehen, wie Kunden derzeit mit dem Geschäft interagieren, einschließlich des Kassenprozesses, der Bestandsverwaltung und des gesamten Kundenservice. Außerdem möchten sie mögliche Verbesserungen dieser Prozesse erkunden, wie zum Beispiel die Einführung neuer Technologien, die Neugestaltung des Ladenlayouts und das Angebot neuer Produkte oder Dienstleistungen.
Die Geschäftsinhaber verfügen über ein begrenztes Budget für die Umsetzung von Veränderungen, daher möchten sie Lösungen priorisieren, die den größten Einfluss auf die Kundenzufriedenheit und den Umsatzanstieg haben. Sie sind zudem daran interessiert, zu verstehen, wie ihre Konkurrenten ähnliche Herausforderungen bewältigen und wie sie ihr Geschäft auf dem Markt differenzieren können.
Als Use-Case-Analyst haben Sie die Aufgabe, Daten über den aktuellen Zustand des Lebensmittelgeschäfts zu sammeln, wichtige Stakeholder zu identifizieren und eine Reihe von Use Cases zu entwickeln, die die Herausforderungen des Geschäfts ansprechen. Sie müssen eng mit den Geschäftsinhabern und anderen Stakeholdern zusammenarbeiten, um deren Bedürfnisse und Präferenzen zu verstehen und potenzielle Einschränkungen zu identifizieren, die die Umsetzbarkeit der vorgeschlagenen Lösungen beeinflussen könnten. Letztendlich ist Ihr Ziel, eine Reihe von umsetzbaren Empfehlungen zu entwickeln, die dem Geschäft helfen, die Kundenzufriedenheit zu steigern und den Umsatz zu erhöhen.
Schritte und Richtlinien zur Identifizierung von Kandidaten-Use Cases
Die Erstellung einer Liste von Kandidaten-Use Cases ist ein wichtiger Schritt im Use-Case-Analyseprozess. Hier sind einige Schritte und Richtlinien dafür:
- Informationen sammeln:Beginnen Sie damit, Informationen über den aktuellen Zustand des Systems, dessen Ziele, Zielsetzungen, Stakeholder und Nutzeranforderungen zu sammeln. Dies kann durch Interviews mit Stakeholdern, die Überprüfung von Dokumentationen und die Analyse bestehender Daten erfolgen.
- Aktoren identifizieren:Identifizieren Sie die Aktoren oder Nutzer, die mit dem System interagieren, einschließlich Kunden, Mitarbeitern, Lieferanten und anderen Stakeholdern.
- Use Cases definieren:Definieren Sie einen Use Case als eine spezifische Aktion oder Aufgabe, die ein Nutzer ausführt, um ein Ziel zu erreichen. Ein Use Case sollte unabhängig sein und ein klares Ziel haben, das innerhalb einer angemessenen Zeit erreicht werden kann.
- Use Cases brainstormen:Durchführen Sie Brainstorming mit Stakeholdern, um alle möglichen Use Cases für das System zu identifizieren. Verwenden Sie Tools wie Mind Maps, Whiteboards oder Post-its, um Use Cases zu organisieren und zu priorisieren.
- Use Cases kategorisieren:Kategorisieren Sie die Use Cases in funktionale Gruppen oder Kategorien, wie zum Beispiel Produkt suchen, Bestellung aufgeben oder Rücksendungen bearbeiten.
- Use Cases bewerten:Bewerten Sie jeden Use Case anhand seiner Umsetzbarkeit, Komplexität und Auswirkung auf das System. Priorisieren Sie Use Cases, die umsetzbar sind, einen hohen Einfluss auf das System haben und innerhalb einer angemessenen Frist umgesetzt werden können.
- Use Cases verfeinern:Verfeinern Sie die Use Cases, indem Sie Details hinzufügen, wie alternative Szenarien, Voraussetzungen, Nachbedingungen und Ausnahmen.
- Use Cases validieren:Validieren Sie die Use Cases, indem Sie sie mit den Stakeholdern besprechen und überprüfen, ob sie ihre Bedürfnisse und Anforderungen genau widerspiegeln.
Richtlinien:
- Use Cases sollten sich auf die Perspektive des Nutzers und dessen Ziele konzentrieren, nicht auf technische Details oder Systemfunktionen.
- Verwenden Sie aktive Sprache, um die Handlungen und Ziele des Nutzers zu beschreiben, anstatt passive Sprache oder Systemterminologie.
- Verwenden Sie einfache und präzise Sprache, um die Use Cases zu beschreiben, und vermeiden Sie fachsprachliche Begriffe oder komplexe Ausdrücke.
- Priorisieren Sie Anwendungsfälle basierend auf ihrem Einfluss auf das System und ihrer Umsetzbarkeit innerhalb der Projektbeschränkungen.
- Überprüfen und validieren Sie Anwendungsfälle mit den Stakeholdern, um sicherzustellen, dass sie deren Bedürfnisse und Anforderungen genau widerspiegeln.
Liste der Kandidaten-Anwendungsfälle für den lokalen Lebensmittelgeschäft
Hier ist eine Liste von Kandidaten-Anwendungsfällen für den lokalen Lebensmittelgeschäft:
- Produkte suchen:Ein Kunde sucht nach einem bestimmten Produkt oder einer Produktkategorie, entweder im Geschäft oder online.
- Produkte durchstöbern:Ein Kunde durchstöbert die Produktauswahl des Geschäfts, entweder im Geschäft oder online, und fügt Artikel in seinen Warenkorb hinzu.
- Kasse:Ein Kunde vollendet den Kassenprozess, einschließlich der Bezahlung seiner Artikel, des Verpackens seiner Lebensmittel und des Verlassens des Geschäfts.
- Lieferung nach Hause:Ein Kunde bestellt Lebensmittel online und lässt sie nach Hause liefern.
- Abholung im Geschäft:Ein Kunde bestellt Lebensmittel online und holt sie im Geschäft ab.
- Treueprogramm:Ein Kunde meldet sich im Treueprogramm des Geschäfts an, um Rabatte, Belohnungen oder andere Vorteile zu erhalten.
- Produktempfehlungen:Die Website oder App des Geschäfts bietet Produktempfehlungen basierend auf der Browsing-Geschichte des Kunden, seiner Kaufgeschichte oder anderen Präferenzen.
- Geschäftsanordnung:Das Geschäft überarbeitet seine Anordnung, um sie intuitiver und leichter zu navigieren zu machen.
- Bestandsverwaltung:Das Geschäft setzt ein effizienteres Bestandsverwaltungssystem um, um sicherzustellen, dass Produkte stets auf Lager sind.
- Kundenservice:Das Geschäft bietet einen besseren Kundenservice, einschließlich schnellerer Kassenzeiten, kompetenterer Mitarbeiter und einfacherer Möglichkeiten zur Feedback-Abgabe.
- Sonderveranstaltungen:Das Geschäft veranstaltet Sonderveranstaltungen, wie zum Beispiel Verkostungen, Kochvorführungen oder Produktpräsentationen, um Kunden anzuziehen und die Interaktion zu steigern.
- Kiosk für Online-Bestellungen:Das Geschäft stellt Selbstbedienungskioske bereit, über die Kunden Lebensmittel bestellen und Lieferung oder Abholung planen können.
- Personalisierter Einkaufsservice:Das Geschäft bietet einen personalisierten Einkaufsservice an, bei dem ein Mitarbeiter Artikel für den Kunden auswählt und für Abholung oder Lieferung vorbereitet.
- Mobile-App: Der Laden entwickelt eine Mobile-App, die Kunden ermöglicht, Produkte anzusehen, Bestellungen aufzugeben, Lieferungen zu verfolgen und Sonderangebote zu erhalten.
- Differenzierte Produktauswahl: Der Laden führt neue, einzigartige oder regional bezogene Produkte ein, um sich von Wettbewerbern abzuheben.
Hinweis: Dies ist keine erschöpfende Liste, sondern vielmehr ein Ausgangspunkt für weitere Analyse und Feinabstimmung.
Richtlinien zur Priorisierung von Kandidatennutzungsfällen
Die Priorisierung der Liste der Kandidatennutzungsfälle ist ein wichtiger Schritt im Nutzungsfall-Analyseprozess. Hier sind einige Richtlinien zur Priorisierung von Nutzungsfallen:
- Auswirkung: Bewerten Sie jeden Nutzungsfall anhand seines potenziellen Einflusses auf das System und seine Stakeholder. Berücksichtigen Sie die Vorteile, die der Nutzungsfall bringen würde, wie beispielsweise steigende Einnahmen, Kundenzufriedenheit oder operative Effizienz.
- Umsetzbarkeit: Bewerten Sie jeden Nutzungsfall anhand seiner Umsetzbarkeit unter Berücksichtigung der Projektbeschränkungen, einschließlich Zeit, Budget und Ressourcen. Berücksichtigen Sie die Komplexität des Nutzungsfalls, die Verfügbarkeit der erforderlichen Technologie und das Fachwissen des Entwicklungsteams.
- Risiko: Bewerten Sie jeden Nutzungsfall anhand seiner potenziellen Risiken, einschließlich technischer, geschäftlicher und organisatorischer Risiken. Berücksichtigen Sie die Wahrscheinlichkeit des Eintretens der Risiken und den potenziellen Einfluss der Risiken auf das Projekt.
- Dringlichkeit: Bewerten Sie jeden Nutzungsfall anhand seiner Dringlichkeit, einschließlich des Projektzeitplans und der Bedürfnisse der Stakeholder. Berücksichtigen Sie die Fristen des Projekts, die Anforderungen der Stakeholder und die möglichen Konsequenzen einer Verzögerung der Umsetzung des Nutzungsfalls.
- Kosten-Nutzen-Analyse: Führen Sie für jeden Nutzungsfall eine Kosten-Nutzen-Analyse durch, indem Sie die Implementierungskosten mit den Vorteilen des Nutzungsfalls abwägen. Berücksichtigen Sie die finanziellen Kosten, Zeitkosten und Ressourcenkosten der Umsetzung des Nutzungsfalls sowie die potenziellen Vorteile, wie beispielsweise steigende Einnahmen oder Kundenzufriedenheit.
- Eingaben von Stakeholdern: Konsultieren Sie die Stakeholder, um ihre Meinung zur Priorisierung von Nutzungsfallen einzuholen. Berücksichtigen Sie ihre Perspektiven, Bedürfnisse und Prioritäten, und nutzen Sie ihre Rückmeldungen, um den Priorisierungsprozess zu leiten.
Aufgrund der Ergebnisse des Priorisierungsprozesses können Sie dann die wichtigsten und umsetzbaren Nutzungsfallen auswählen, die zuerst im Fokus stehen sollen. Es ist wichtig zu beachten, dass der Priorisierungsprozess ein kontinuierlicher sein sollte, da neue Informationen und Änderungen am Projekt eine Neubewertung und Anpassung der Prioritäten erforderlich machen können.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie die Kandidatennutzungsfälle für einen lokalen Lebensmittelgeschäft in fünf Kategorien priorisiert werden könnten:
| Kategorie | Nutzungsfall | Grund |
|---|---|---|
| 1 | Produkte suchen | Wesentlich für die Kundeneinkaufserfahrung und den Umsatz |
| 1 | Produkte durchstöbern | Wesentlich für die Kundeneinkaufserfahrung und den Umsatz |
| 1 | Kasse | Wesentlich für die Einkaufserfahrung des Kunden und den Umsatz |
| 2 | Lieferservice nach Hause | Verbessert die Kundenerfahrung und steigert den Umsatz |
| 2 | Abholung im Geschäft | Verbessert die Kundenerfahrung und steigert den Umsatz |
| 2 | Treueprogramm | Steigert die Kundenbindung und -engagement |
| 2 | Produktempfehlungen | Verbessert die Kundenerfahrung und steigert den Umsatz |
| 2 | Bestandsverwaltung | Steigert die betriebliche Effizienz und senkt die Kosten |
| 2 | Kundenservice | Verbessert die Kundenerfahrung und Zufriedenheit |
| 3 | Sonderveranstaltungen | Kann das Geschäft abheben und die Kundenbindung steigern |
| 3 | Online-Bestellkioske | Kann die Bequemlichkeit verbessern und den Umsatz steigern |
| 3 | Persönlicher Einkaufsservice | Kann die Kundenerfahrung und -bindung verbessern |
| 3 | Mobile-App | Kann die Bequemlichkeit verbessern und die Engagement steigern |
| 3 | Differenzierte Produktauswahl | Kann den Laden von der Konkurrenz abheben und das Engagement steigern |
| 4 | N/A | N/A |
| 5 | N/A | N/A |
Es ist wichtig zu beachten, dass die Priorisierung der Use Cases von dem spezifischen Kontext des Lebensmittelgeschäfts sowie seinen Zielen, Einschränkungen und Stakeholdern abhängt. Dies ist lediglich ein Beispiel, und die tatsächliche Priorisierung kann variieren.
Hier ist eine Legende für die Kategorien in der Tabelle:
- Kategorie 1: Muss-Haben-Use Cases – Use Cases, die für das Funktionieren des Lebensmittelgeschäfts unerlässlich sind. Sie sind die zentralen Bestandteile der Kunden-Einkaufserfahrung und notwendig für die Erzeugung von Umsatz.
- Kategorie 2:Wichtige Use Cases – Use Cases, die wichtig sind, um die Kunden-Erfahrung zu verbessern und die Effizienz des Ladens zu steigern. Sie haben wahrscheinlich einen erheblichen Einfluss auf Umsatz, Kundenzufriedenheit und betriebliche Effizienz.
- Kategorie 3:Schön-zu-haben-Use Cases – Use Cases, die für den Erfolg des Ladens wünschenswert sind, aber nicht für sein Funktionieren unerlässlich sind. Sie können den Laden von der Konkurrenz abheben und das Kundenengagement steigern, haben aber möglicherweise keinen unmittelbaren Einfluss auf Umsatz oder Effizienz.
- Kategorie 4:Niedrige-Priorität-Use Cases – Use Cases mit geringer Priorität, die derzeit möglicherweise keine Priorität haben.
- Kategorie 5:Nicht empfohlene Use Cases – Use Cases, die nicht für den Erfolg des Ladens empfohlen werden.
Wie man einen agilen Vorschlag schreibt
Agiler Vorschlag für lokales Lebensmittelgeschäft
Projektzusammenfassung: Wir schlagen ein agiles Entwicklungsprojekt vor, um die Kunden-Erfahrung im lokalen Lebensmittelgeschäft zu verbessern. Das Projekt wird die Umsetzung mehrerer Use Cases beinhalten, um den Einkauf für Kunden zu vereinfachen, die Kundenbindung zu erhöhen und den Laden von der Konkurrenz abzuheben.
Teamzusammensetzung: Unser Team wird aus fünf Mitgliedern bestehen: einem Projektverantwortlichen, einem Teilzeit-Scrum-Master und drei Entwicklern. Das Team wird in zweiwöchigen Sprints arbeiten, um schrittweise Verbesserungen am Store umzusetzen.
Projektzeitplan: Das Projekt wird in vier Monaten abgeschlossen werden, unterteilt in vier Sprints. Jeder Sprint wird zwei Wochen lang dauern, und das Team wird am Ende jedes Sprints eine Reihe prioritisierter Anwendungsfälle liefern. Der Zeitplan für das Projekt sieht wie folgt aus:
- Sprint 1 (Woche 1–2): Produkt suchen, Produkte durchstöbern und Kasse
- Sprint 2 (Woche 3–4): Lieferung nach Hause, Abholung im Laden und Treueprogramm
- Sprint 3 (Woche 5–6): Produktempfehlungen, Ladenlayout und Bestandsverwaltung
- Sprint 4 (Woche 7–8): Kundenservice, Sonderveranstaltungen und Online-Bestellkiosk
Lieferbare Ergebnisse: Am Ende jedes Sprints wird das Team eine Reihe funktionsfähiger Anwendungsfälle liefern. Die Lieferbare Ergebnisse für jeden Sprint sind wie folgt:
- Sprint 1: Die Kunden werden in der Lage sein, Produkte zu suchen, die Auswahl des Ladens zu durchstöbern und den Zahlungsvorgang abzuschließen, einschließlich der Bezahlung ihrer Artikel, des Einpackens ihrer Lebensmittel und des Verlassens des Ladens.
- Sprint 2: Die Kunden werden in der Lage sein, Lebensmittel online zu bestellen und sie nach Hause liefern zu lassen, Lebensmittel online zu bestellen und sie im Laden abzuholen, sowie sich im Treueprogramm des Ladens zu registrieren, um Rabatte, Belohnungen oder andere Vorteile zu erhalten.
- Sprint 3: Die Kunden werden Produktempfehlungen basierend auf ihrer Surfgeschichte, Einkaufsgeschichte oder anderen Präferenzen erhalten, das Ladenlayout wird neu gestaltet, um es intuitiver und leichter navigierbar zu machen, und der Laden wird ein effizienteres Bestandsverwaltungssystem implementieren, um sicherzustellen, dass Produkte stets auf Lager sind.
- Sprint 4: Der Laden wird einen besseren Kundenservice bieten, einschließlich kürzerer Kassenzeiten, kompetenterer Mitarbeiter und einfacherer Möglichkeiten zur Feedback-Abgabe, der Laden wird Sonderveranstaltungen veranstalten, um Kunden anzuziehen und die Interaktion zu steigern, und der Laden wird Selbstbedienungskioske bereitstellen, an denen Kunden Lebensmittel bestellen und Lieferung oder Abholung planen können.
Budget: Die Gesamtkosten des Projekts werden bei 100.000 USD (geschätzter Gesamtbetrag) liegen. Dazu gehören die Kosten für die Gehälter des Teams, Softwarelizenzen sowie jegliche Hardware oder Infrastruktur, die zur Unterstützung des Projekts erforderlich ist.
| Anwendungsfall | Priorität | Geschätzte Zeit (Wochen) | Geschätzte Kosten (USD) |
|---|---|---|---|
| Produkt suchen | Hoch | 2 | $5,000 |
| Produkte durchstöbern | Hoch | 2 | $5,000 |
| Kasse | Hoch | 3 | $7,500 |
| Lieferung zu Hause | Hoch | 4 | $10,000 |
| Abholung im Geschäft | Hoch | 4 | $10,000 |
| Treueprogramm | Mittel | 2 | $5,000 |
| Produktempfehlungen | Mittel | 3 | $7,500 |
| Geschäftsanordnung | Mittel | 5 | $12,500 |
| Bestandsverwaltung | Mittel | 6 | $15,000 |
| Kundenservice | Niedrig | 2 | $5,000 |
| Sonderveranstaltungen | Niedrig | 3 | $7,500 |
| Online-Bestellkiosk | Niedrig | 5 | $12,500 |
| Persönlicher Einkaufsservice | Niedrig | 6 | $15,000 |
| Mobile App | Niedrig | 8 | $20,000 |
| Differenzierte Produktauswahl | Niedrig | 2 | $5,000 |
*Hinweis: Es gab Änderungen der Use-Case-Prioritäten in der Tabelle, während das Projekt fortschritt.
Zum Beispiel stellte ich nach der Überprüfung des Agile-Vorschlags für das Problem des Lebensmittelgeschäfts fest, dass die geschätzten Kosten für jedes Use Case nicht die Gesamtsumme des Budgets von 100.000 US-Dollar erreichen. Die Gesamtgeschätzten Kosten für alle Use Cases betragen 89.500 US-Dollar, was weniger als das budgetierte Betrag ist. Dies könnte auf mehrere Faktoren zurückzuführen sein, wie zum Beispiel die Nichtberücksichtigung aller möglichen Kosten oder die Unterschätzung einiger Ausgaben. Es ist wichtig, die Kostenabschätzungen erneut zu überprüfen und entsprechend anzupassen, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb des Budgets bleibt.
Anwendbarkeit des vorgeschlagenen Ansatzes auf Benutzerstories
Der Artikel schlägt einen agilen Ansatz zur Erstellung eines Projektvorschlags unter Verwendung des Use-Case-Ansatzes vor. Die gleichen Prinzipien und Leitlinien können jedoch auch auf den Benutzerstory-Ansatz angewendet werden.
Der Benutzerstory-Ansatz ist eine Technik, die im agilen Softwareentwicklung eingesetzt wird, um Benutzeranforderungen zu erfassen und sie in kleine, handhabbare Teile zu zerlegen. Benutzerstories beschreiben die Interaktion eines Benutzers mit dem System und das gewünschte Ergebnis auf einfache, präzise Weise.
Genau wie beim Use-Case-Ansatz beinhaltet auch der Benutzerstory-Ansatz die Identifizierung und Priorisierung der wichtigsten Funktionen oder Merkmale, die das System liefern sollte. Die gleichen Schritte können angewendet werden, um die Benutzerstories anhand ihres geschäftlichen Wertes, des Risikos und der technischen Umsetzbarkeit zu priorisieren. Das Team kann die benötigte Zeit und Ressourcen für jede Benutzerstory schätzen und anschließend die insgesamt geschätzten Kosten für das Projekt ermitteln.
Zusätzlich kann die im Artikel vorgestellte agile Vorschlagsvorlage auch für den Benutzerstory-Ansatz angepasst werden. Der Vorschlag kann die Ziele des Projekts, die zu liefernden Funktionen und Merkmale, die geschätzte Zeit und Kosten sowie den agilen Umsetzungsplan des Teams darstellen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass, obwohl der Artikel sich auf den Use-Case-Ansatz konzentriert hat, die gleichen Prinzipien und Leitlinien auch auf den Benutzerstory-Ansatz angewendet werden können, um einen effektiven agilen Projektvorschlag zu erstellen.
Fazit
Die Erstellung eines agilen Projektvorschlags mit Use-Case-Analyse kann Unternehmen erhebliche Vorteile bringen, wie das Beispiel eines lokalen Lebensmittelgeschäfts zeigt. Durch die Priorisierung von Use Cases und die Berücksichtigung geschätzter Zeit und Kosten können Unternehmen einen Vorschlag erstellen, der sowohl effizient als auch effektiv ist. Zudem ermöglicht der agile Ansatz Flexibilität und Anpassungsfähigkeit während der gesamten Projektentwicklung. Es ist wichtig, die Prioritäten kontinuierlich zu überprüfen und anzupassen, während das Projekt fortschreitet, und dabei die Bedürfnisse und Ziele des Kunden im Blick zu behalten. Insgesamt können Unternehmen durch die Einhaltung dieser Leitlinien einen erfolgreichen Projektvorschlag erstellen, der auf ihre spezifischen Bedürfnisse und Ziele abgestimmt ist.