Processoptimierung freigeben: Die Bedeutung der Analyse von Ist-Zustand und Soll-Zustand

Unternehmen und Organisationen suchen ständig nach Wegen, ihre Abläufe zu verbessern, sei es durch erhöhte Effizienz, Kostenreduzierung oder bessere Kundenerfahrung. Eine Möglichkeit, diese Ziele zu erreichen, besteht darin, eine Analyse des Ist-Zustands und des Soll-Zustands durchzuführen. Diese Art der Analyse ist ein leistungsfähiges Werkzeug, das Organisationen ermöglicht, ihre aktuellen Prozesse zu identifizieren und abzubilden sowie zukünftige Prozesse zu definieren und zu planen, die ihnen helfen, ihre gewünschten Ziele zu erreichen.

Was ist eine Analyse des Ist-Zustands und des Soll-Zustands?

Die Analyse des Ist-Zustands und des Soll-Zustands ist ein Prozess, der die Abbildung des aktuellen Zustands eines Geschäftsprozesses, die Identifizierung seiner Stärken und Schwächen sowie die Gestaltung eines zukünftigen Zustands umfasst, der diese Schwächen behebt und den Prozess für bessere Ergebnisse optimiert. Diese Art der Analyse wird häufig in Initiativen zur Verbesserung von Geschäftsprozessen eingesetzt, beispielsweise bei Lean Six Sigma und agilen Methoden.

• Der Ist-ZustandDer Ist-Zustand eines Prozesses ist der aktuelle Zustand des Prozesses, der dokumentiert und analysiert wird, um zu verstehen, wie er funktioniert, und um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Dazu gehören die Identifizierung von Ineffizienzen, Engpässen, Verschwendung und anderen Problemen, die verhindern, dass der Prozess optimal funktioniert.
• Der Soll-Zustand, andererseits, ist der gewünschte Zustand des Prozesses, den die Organisation erreichen möchte. Er ist darauf ausgelegt, die in der Ist-Zustands-Analyse identifizierten Probleme zu beheben und den Prozess für eine verbesserte Leistung zu optimieren. Der Soll-Zustand umfasst in der Regel Prozessänderungen, neue Technologien und andere Verbesserungen, die notwendig sind, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Warum ist die Analyse des Ist-Zustands und des Soll-Zustands wichtig?

Die Analyse des Ist-Zustands und des Soll-Zustands ist ein unverzichtbares Werkzeug für Prozessverbesserungsinitiativen, da sie ein klares Verständnis des aktuellen Zustands eines Prozesses vermittelt und Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert. Durch die Abbildung des Ist-Zustands eines Prozesses können Organisationen Ineffizienzen und Engpässe identifizieren, die verhindern, dass der Prozess optimal funktioniert. Diese Informationen können dann genutzt werden, um einen zukünftigen Zustand zu gestalten, der diese Probleme behebt und den Prozess für eine bessere Leistung optimiert.

Die Analyse des Ist-Zustands und des Soll-Zustands hilft Organisationen auch dabei, eine Roadmap für die Prozessverbesserung zu entwickeln. Durch die Abbildung des Ist-Zustands und des Soll-Zustands können Organisationen die Schritte identifizieren, die zur Erreichung der gewünschten Ergebnisse erforderlich sind. Diese Roadmap unterstützt die Umsetzung von Prozessverbesserungen und stellt sicher, dass sie strukturiert und logisch durchgeführt werden.

Ein weiterer Vorteil der Analyse des Ist-Zustands und des Soll-Zustands ist, dass sie dazu beiträgt, Stakeholder und Teams um ein gemeinsames Ziel zu vereinen. Durch die Abbildung des zukünftigen Zustands können Organisationen ihre Vision für den Prozess klar vermitteln, und Stakeholder können Anregungen und Rückmeldungen geben, um sicherzustellen, dass der zukünftige Zustand erreichbar und mit den organisatorischen Zielen vereinbar ist.

Durchführung einer Analyse des Ist-Zustands und des Soll-Zustands

Die Durchführung einer Analyse des Ist-Zustands und des Soll-Zustands erfordert einen strukturierten Ansatz, der mehrere Schritte umfasst. Hier sind die Schritte, die bei einer erfolgreichen Analyse befolgt werden sollten:

1. Identifizieren Sie den zu analysierenden Prozess:Der erste Schritt besteht darin, den Prozess zu identifizieren, der analysiert werden soll. Es ist wichtig, einen Prozess auszuwählen, der einen erheblichen Einfluss auf die Organisation hat und mit den Zielen der Organisation übereinstimmt.
2. Abbildung des Ist-Zustands: Sobald der Prozess identifiziert wurde, ist der nächste Schritt die Abbildung des Ist-Zustands des Prozesses. Dazu gehört die Dokumentation, wie der Prozess funktioniert, einschließlich aller Eingaben, Aktivitäten und Ausgaben. Diese Informationen können durch Gespräche mit Prozessverantwortlichen, Beobachtung des Prozesses und Datenerhebung gesammelt werden.
3. Analyse des Ist-Zustands: Sobald der Ist-Zustand abgebildet wurde, ist der nächste Schritt, ihn zu analysieren, um Ineffizienzen, Engpässe und andere Probleme zu identifizieren, die verhindern, dass der Prozess optimal funktioniert. Diese Analyse kann mit Prozessabbildungswerkzeugen wie Flussdiagrammen und Wertstromkarten sowie mit Datenanalysemethoden wie statistischer Prozesskontrolle durchgeführt werden.
4. Definition des Soll-Zustands: Auf der Grundlage der Analyse des Ist-Zustands ist der nächste Schritt die Definition des Soll-Zustands des Prozesses. Dazu gehört die Gestaltung eines Prozesses, der die in der Ist-Zustands-Analyse identifizierten Probleme behebt und den Prozess für eine bessere Leistung optimiert. Der Soll-Zustand sollte mit den Zielen der Organisation übereinstimmen und innerhalb einer angemessenen Frist erreichbar sein.
5. Entwicklung einer Roadmap: Sobald der Soll-Zustand definiert wurde, ist der nächste Schritt, eine Roadmap für die Umsetzung der erforderlichen Änderungen zur Erreichung des Soll-Zustands zu erstellen. Die Roadmap sollte die Schritte zur Umsetzung der Änderungen, die benötigten Ressourcen und den Zeitplan für die Umsetzung enthalten.
6. Umsetzung der Änderungen: Der letzte Schritt besteht darin, die zur Erreichung des Soll-Zustands erforderlichen Änderungen umzusetzen. Dazu gehört die Umsetzung der Roadmap, einschließlich der Schulung von Mitarbeitern, der Einführung neuer Technologien und der Überwachung des Prozesses, um sicherzustellen, dass die Änderungen wirksam sind.

Durch die Einhaltung dieser Schritte können Organisationen eine erfolgreiche Analyse des Ist-Zustands und des Soll-Zustands durchführen und erhebliche Verbesserungen in ihren Prozessen erzielen. Es ist wichtig zu beachten, dass es sich um einen iterativen Prozess handelt, bei dem Organisationen gegebenenfalls einige Schritte wiederholen müssen, um den Prozess weiter zu verfeinern.

Beispiel

Problem:Ein Unternehmen, das Produkte herstellt und an Einzelhändler vertreibt, erlebt eine hohe Rate an Rücksendungen und Beschwerden der Kunden aufgrund falscher oder beschädigter Produkte, die an die Kunden versandt werden. Dies hat zu einem Umsatzverlust und Schaden an dem Ruf des Unternehmens geführt. Das Unternehmen möchte die Rücksendungs- und Beschwerderate senken und die Kundenzufriedenheit verbessern.

Lösung:Das Unternehmen kann eine Analyse des aktuellen Zustands und des zukünftigen Zustands durchführen, um die Ursache des Problems zu identifizieren und einen zukünftigen Zustand zu entwerfen, der die Probleme behebt. Die Schritte für die Analyse könnten wie folgt lauten:

Analyse des aktuellen Zustands

Der aktuelle Zustand des Auftragsabwicklungsprozesses zeichnet sich durch eine hohe Rate an Kundenrücksendungen und Beschwerden aus, die auf falsche oder beschädigte Produkte zurückzuführen sind, die versandt werden. Der Prozess beginnt, wenn ein Kunde über die Website des Unternehmens eine Bestellung aufgibt. Die Bestellung wird anschließend von der Auftragsabwicklungsabteilung des Unternehmens bearbeitet, die für das Auslagern der Produkte aus dem Lager, die Verpackung und den Versand an den Kunden verantwortlich ist.

Derzeit fehlen jedoch angemessene Qualitätskontrollen und geeignete Verpackungsmaterialien. Dadurch werden viele Produkte versandt, ohne dass sie auf ihre Qualität überprüft wurden, und werden unzureichend verpackt, was zu Beschädigungen oder falschen Artikeln führt, die an die Kunden geliefert werden. Dies hat eine hohe Rate an Kundenrücksendungen und Beschwerden verursacht, was wiederum zu einem Umsatzverlust und Schaden am Ruf des Unternehmens geführt hat.

Um diese Probleme zu beheben, hat das Unternehmen beschlossen, eine Analyse des aktuellen und zukünftigen Zustands des Auftragsabwicklungsprozesses durchzuführen. Ziel der Analyse ist es, die Ursachen der Probleme zu identifizieren und einen Plan zur Verbesserung des Prozesses zu entwickeln, die Rücksendungs- und Beschwerderate zu senken und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Hier ist ein Beispiel für ein ausgefülltes Template auf Basis einer Analyse des aktuellen und zukünftigen Zustands:

Schritt 1:Identifizieren Sie den Prozess zur Analyse Prozessname:

Auftragsabwicklung Ziel der Analyse:

• • Senkung der Rate an Kundenrücksendungen und Beschwerden aufgrund falscher oder beschädigter Produkte, die an Kunden versandt werden.

Schritt 2:Karten Sie den aktuellen Zustand Eingabe:

Kundenbestellung Aktivität:

• • Produkte aus dem Lager auslagern,
  • Die Produkte verpacken und
  • Die Produkte versenden

Ausgabe:

• • Versandte Produkte eingesetzte Werkzeuge: Prozessflussdiagramm

Schritt 3:Analyse des aktuellen Zustands identifizierte Probleme:

• Hohe Rate an falschen und beschädigten Produkten, die versandt werden,
• was zu Kundenrücksendungen und Beschwerden führt.

Ursachen:

• • Fehlende Qualitätskontrollen und unzureichende Verpackungsmaterialien.

Prozessleistungsindikatoren:

• • Rate an Kundenrücksendungen und Beschwerden,
  • Bearbeitungszeit der Bestellungen und
  • Kosten pro Bestellung.

Schritt 4:Definieren Sie die zukünftige Zustands vorgeschlagenen Änderungen:

• Qualitätskontrollen in jeder Phase des Bestellabwicklungsprozesses einführen,
• Verpackungsmaterialien verbessern und zusätzliche Schulungen für Mitarbeiter bereitstellen.

Erwartete Verbesserungen:

• • Rücklauf- und Beschwerderate der Kunden um 50 % senken,
  • die Bearbeitungszeit für Bestellungen um 20 % verbessern und
  • die Kosten pro Bestellung um 10 % senken. Ausrichtung an den organisatorischen

Ziele:

• • die Kundenzufriedenheit verbessern,
  • den Umsatz steigern und
  • das Unternehmensimage verbessern.

Hier ist eine Tabelle, die den aktuellen Zustand, den Zielzustand und die Lücke für den Bestellabwicklungsprozess zusammenfasst:

Aspekt	Aktueller Zustand	Zielzustand	Lücke
Qualitätskontrolle	Keine Qualitätskontrollen	Qualitätskontrollen für alle Produkte	Große Lücke
Verpackungsmaterialien	Unzureichende Verpackungsmaterialien	Ausreichende Verpackungsmaterialien	Große Lücke
Kundenfeedback	Kein Kundenfeedback-Mechanismus	Kundenfeedback-Mechanismus etabliert	Große Lücke
Leistungsindikatoren	Keine Leistungsindikatoren	Leistungsindikatoren etabliert	Großes Defizit

 

Schritt 5:Entwickeln Sie einen Umsetzungsplan: Umsetzungsschritte:

• Identifizieren Sie Kontrollpunkte der Qualitätssicherung,
• beschaffen und implementieren Sie neue Verpackungsmaterialien,
• durchführen Sie Schulungen für Mitarbeiter und überwachen Sie die Prozessleistung.

Benötigte Ressourcen:

• • Qualitätskontrollwerkzeuge und -ausrüstung,
  • neue Verpackungsmaterialien und Ressourcen für die Mitarbeiterausbildung.
  • Zeitplan für die Umsetzung:

6 Monate.

• • Ausbildungsbedarf:
  • Ausbildung zu Qualitätskontrollverfahren und
  • neuen Verpackungsmaterialien.

Schritt 6:Umsetzung der Änderungen Durchgeführte Maßnahmen:

• Qualitätskontrollen implementiert,
• Verpackungsmaterialien verbessert,
• Mitarbeiterschulungen durchgeführt und
• die Prozessleistung überwacht.

Erreichte Ergebnisse:

• • Reduzierung der Rücksendungs- und Beschwerderate um 60 %,
  • Verbesserung der Auftragsbearbeitungszeit um 25 % und
  • Reduzierung der Kosten pro Auftrag um 15 %.
  • Erkenntnisse:
  • Bedeutung der kontinuierlichen Überwachung und Verbesserung,
  • der Wert der Einbeziehung von Mitarbeitern in die Analyse- und Umsetzungsphase.

Durch die Verwendung dieses Templates kann die Organisation den Analyseprozess von Zustand der Gegenwart/Zukunft dokumentieren, den Fortschritt verfolgen und sicherstellen, dass die Analyse mit den organisatorischen Zielen übereinstimmt.

Zusammenfassen der Analyse in einen Maßnahmenplan

Fazit

Die Analyse des Ist-Zustands und des Soll-Zustands ist ein leistungsfähiges Werkzeug, das Organisationen ermöglicht, Ineffizienzen und Engpässe in ihren Prozessen zu identifizieren und einen zukünftigen Zustand zu gestalten, der den Prozess für eine verbesserte Leistung optimiert. Diese Analyse ist ein wesentlicher Bestandteil von Prozessverbesserungsinitiativen und hilft Organisationen, eine Roadmap für Verbesserungen zu entwickeln und die Stakeholder um ein gemeinsames Ziel zu bündeln.

Um eine erfolgreiche Analyse des Ist-Zustands und des Soll-Zustands durchzuführen, ist es unerlässlich, ein klares Verständnis des bestehenden Prozesses, seiner Stärken und Schwächen sowie des gewünschten Ergebnisses zu haben. Dazu ist ein strukturierter und systematischer Ansatz erforderlich, der Prozesskartierung, Datenerhebung, Analyse und Stakeholder-Beteiligung umfasst. Durch die Einhaltung dieses Ansatzes können Organisationen erhebliche Verbesserungen in ihren Prozessen erzielen und ihre gewünschten Ziele erreichen.