Evaluar la viabilidad: Estrategias para obtener la aprobación del usuario para su próximo proyecto ágil con plantillas de documentos

Ejemplo de estudio de viabilidad

aquí hay un ejemplo de cómo se podría utilizar la plantilla para un proyecto real:

1. Fecha y hora de la reunión: 31 de marzo de 2023, 10:00 a.m.
2. Asistentes a la reunión: John Smith (cliente), Jane Doe (empresa de consultoría en TI)
3. Objetivo de la reunión: Discutir la viabilidad de un proyecto de desarrollo ágil para un nuevo sitio web de comercio electrónico.
4. Descripción general del proyecto:
   • El objetivo del proyecto es crear un nuevo sitio web de comercio electrónico para el negocio del cliente, que vende ropa y accesorios en línea.
   • El negocio necesita un nuevo sitio web para reemplazar el actual, que está desactualizado y no es amigable para el usuario.
5. Alcance del proyecto:
   • El proyecto incluirá el diseño y desarrollo de un nuevo sitio web con una interfaz moderna y amigable que atraiga a más clientes al negocio del cliente.
   • El sitio web incluirá funciones como páginas de productos, carrito de compras, proceso de pago y un sistema de gestión de cuentas de clientes.
6. Partes interesadas:
   • El cliente, John Smith, es la parte interesada principal y será responsable de proporcionar comentarios y aprobar el producto final.
   • La empresa de consultoría en TI, Jane Doe, será responsable del diseño y desarrollo del sitio web.
7. Casos de uso / historia de usuario:
   • Los casos de uso incluirán escenarios como navegar por productos, agregar artículos al carrito y completar el proceso de pago.
8. Cronograma del proyecto:
   • El proyecto se completará en tres fases: diseño, desarrollo y pruebas.
   • La fase de diseño tomará aproximadamente dos semanas, la fase de desarrollo tomará cuatro semanas y la fase de pruebas tomará dos semanas.
9. Riesgos del proyecto:
   • Los principales riesgos del proyecto incluyen retrasos debido a problemas imprevistos, como dificultades técnicas o cambios en los requisitos.
   • Para mitigar estos riesgos, la empresa de consultoría en TI proporcionará actualizaciones periódicas sobre el avance y comunicará cualquier problema o cambio al cliente de inmediato.
10. Próximos pasos:

• Los próximos pasos para el proyecto serán finalizar los requisitos y obtener la aprobación del cliente para proceder con el proyecto.
• La empresa de consultoría en TI proporcionará una propuesta detallada que describa el alcance, el cronograma y el costo del proyecto basado en los requisitos discutidos en la reunión.

¿Qué sigue? Después de la primera reunión

Aquí hay una plantilla:

1. Finalizar los requisitos:

• Recolectar toda la información relevante sobre los requisitos del proyecto.
• Defina y priorice los requisitos utilizando el enfoque ágil.
• Documente los requisitos en un formato claro y conciso.

A continuación se ofrece una elaboración de cada uno de los tres pasos para finalizar los requisitos del proyecto:

• Reúna toda la información relevante sobre los requisitos del proyecto:Para reunir toda la información relevante sobre los requisitos del proyecto, deberá interactuar con el cliente y otras partes interesadas para conocer sus necesidades y objetivos respecto al proyecto. Esto podría incluir realizar entrevistas, encuestas, grupos focales o talleres para obtener los requisitos. También debe revisar cualquier documentación existente, como el plan de negocio del cliente, investigaciones de mercado o artefactos de proyectos anteriores, para comprender mejor el contexto y los objetivos del proyecto.
• Defina y priorice los requisitos utilizando el enfoque ágil:Una vez que haya reunido toda la información relevante sobre los requisitos del proyecto, el siguiente paso consiste en definir y priorizar los requisitos utilizando un enfoque ágil. Esto significa dividir los requisitos en piezas más pequeñas y manejables, como historias de usuario o epics, y organizarlos en una lista de prioridades. El enfoque ágil enfatiza la colaboración, por lo que es importante involucrar al cliente y otras partes interesadas en este proceso para asegurar que los requisitos se capturen y prioricen con precisión.
• Documente los requisitos en un formato claro y conciso:Finalmente, es esencial documentar los requisitos en un formato claro y conciso que pueda ser fácilmente comprendido por el equipo de desarrollo y otras partes interesadas. Esto podría incluir crear una lista de productos que contenga historias de usuario, criterios de aceptación y cualquier otra información relevante. Es importante garantizar que los requisitos sean rastreables, para que el equipo de desarrollo pueda vincularlos fácilmente con los objetivos comerciales del proyecto. También podría ser útil utilizar herramientas visuales, como diagramas de flujo o prototipos, para ilustrar los requisitos y asegurar que todos tengan una comprensión compartida del alcance del proyecto.

Ejemplo

A continuación se presenta un ejemplo de cómo podría aplicar cada uno de los tres pasos para finalizar los requisitos del proyecto de un sitio web de comercio electrónico:

Reúna toda la información relevante sobre los requisitos del proyecto:

Para el proyecto de sitio web de comercio electrónico, podría realizar un taller con el cliente y otras partes interesadas para conocer mejor sus necesidades y objetivos respecto al proyecto. Durante el taller, podría hacer preguntas como:

• ¿Cuáles son los objetivos principales del nuevo sitio web?
• ¿Qué tipos de productos se venderán en el sitio web?
• ¿Quiénes son los clientes objetivo del sitio web?
• ¿Qué características y funcionalidades son más importantes para el cliente y los clientes?

También podría revisar cualquier documentación existente, como el plan de negocio del cliente o investigaciones de mercado, para comprender mejor el contexto y los objetivos del proyecto.

Defina y priorice los requisitos utilizando el enfoque ágil:Basándose en la información recopilada durante el taller y su revisión de la documentación existente, podría definir y priorizar los requisitos para el proyecto de sitio web de comercio electrónico. Podría dividir los requisitos en historias de usuario, como:

• Como cliente, quiero poder navegar por productos por categoría para encontrar fácilmente lo que busco.
• Como cliente, quiero poder ver los detalles del producto, incluyendo precios, descripciones y reseñas, para poder tomar una decisión de compra informada.
• Como cliente, quiero poder agregar artículos a mi carrito y eliminar artículos de mi carrito, para poder gestionar fácilmente mi pedido.
• Como cliente, quiero poder realizar la compra de forma segura y sencilla, con opciones de pago y entrega, para poder completar mi compra rápidamente.

A continuación, organizaría estas historias de usuario en una lista de prioridades, basándose en factores como el valor comercial, el riesgo y el esfuerzo requerido.

Documente los requisitos en un formato claro y conciso:Finalmente, podría documentar los requisitos para el proyecto de sitio web de comercio electrónico en un formato claro y conciso que pueda ser fácilmente comprendido por el equipo de desarrollo y otras partes interesadas. Podría crear una lista de productos que incluya cada historia de usuario, junto con criterios de aceptación que describan los requisitos específicos de cada historia. También podría utilizar herramientas visuales, como prototipos o maquetas, para ilustrar los requisitos y asegurar que todos tengan una comprensión compartida del alcance del proyecto. Además, podría considerar utilizar una herramienta como Jira o Trello para rastrear el progreso del proyecto y gestionar la lista de productos.

 

2. Obtenga la aprobación del cliente:

• Prepare una propuesta detallada que describa el alcance, el cronograma y el costo del proyecto.
• Incluya un desglose de los entregables, hitos y calendario de pagos.
• Revise la propuesta con el cliente y obtenga su aprobación.

Ejemplo

Prepare una propuesta detallada que describa el alcance, el cronograma y el costo del proyecto:Una vez que se hayan finalizado los requisitos del proyecto, el siguiente paso es preparar una propuesta detallada que describa el alcance, el cronograma y el costo del proyecto. La propuesta debe proporcionar una visión general completa del proyecto, incluyendo los objetivos comerciales, los requisitos y los resultados esperados. También debe incluir un desglose detallado del alcance del trabajo, los cronogramas y los hitos para cada fase del proyecto, así como una descripción clara de los entregables que se producirán. Además, la propuesta debe incluir una estimación detallada de costos que desglose los gastos de cada componente del proyecto, como desarrollo, diseño y pruebas.

Incluya un desglose de los entregables, hitos y calendario de pagos:Es importante incluir un desglose de los entregables, hitos y calendario de pagos en la propuesta para asegurarse de que todos estén alineados sobre qué se entregará y cuándo. Los entregables deben definirse claramente y representarse en un cronograma que indique cuándo se completará cada uno. Los hitos también deben definirse claramente, destacando puntos clave en el cronograma del proyecto cuando se espera que se completen ciertos entregables. Finalmente, el calendario de pagos debe incluirse en la propuesta, indicando cuándo y cuánto se facturará al cliente por cada hito.

Revise la propuesta con el cliente y obtenga su aprobación:Una vez que se haya preparado la propuesta, es importante revisarla con el cliente y obtener su aprobación antes de avanzar con el proyecto. Este proceso de revisión debe incluir una discusión detallada sobre la propuesta, incluyendo el alcance del trabajo, los cronogramas, los entregables y la estimación de costos. Al cliente debe dársele la oportunidad de hacer preguntas y proporcionar comentarios sobre la propuesta antes de dar su aprobación. También es importante asegurarse de que el cliente entienda sus obligaciones según la propuesta, como proporcionar retroalimentación y aprobaciones oportunas, y realizar pagos según el calendario acordado. Una vez que la propuesta haya sido aprobada, puede utilizarse como base para el plan del proyecto, y se puede comenzar el trabajo.

 

Cómo preparar una propuesta detallada de proyecto ágil

Aquí tiene un ejemplo de cómo podría documentar el proceso de obtener la aprobación del cliente:

1. Prepare una propuesta detallada que describa el alcance, el cronograma y el costo del proyecto:

Documento de propuesta de ejemplo:

Propuesta de proyecto para [Nombre del cliente] Título del proyecto: [Nombre del proyecto] Gerente del proyecto: [Su nombre]

Introducción: El propósito de esta propuesta es describir el alcance, el cronograma y el costo del proyecto [Nombre del proyecto]. Esta propuesta se basa en los requisitos recopilados durante la consulta inicial con [Nombre del cliente] y tiene como objetivo proporcionar una comprensión clara del proyecto y sus entregables.

Alcance del trabajo: El alcance del trabajo para el proyecto [Nombre del proyecto] es el siguiente:

• [Lista de requisitos del proyecto]

Cronograma: El cronograma para el proyecto [Nombre del proyecto] es el siguiente:

• Fase 1: [Fecha de inicio] a [Fecha de finalización]
  • [Lista de entregables y hitos]
• Fase 2: [Fecha de inicio] a [Fecha de finalización]
  • [Lista de entregables y hitos]
• Fase 3: [Fecha de inicio] a [Fecha de finalización]
  • [Lista de entregables y hitos]

Estimación de costos: La estimación de costos para el proyecto [Nombre del proyecto] es la siguiente:

• Desarrollo: [Desglose de costos]
• Diseño: [Desglose de costos]
• Pruebas: [Desglose de costos]
• Costo total: [Costo total del proyecto]

2. Incluya un desglose de los entregables, hitos y calendario de pagos:

Documento de ejemplo de entregables y hitos:

Entregables y hitos para la Fase 1 del [Nombre del Proyecto]: [Fecha de inicio] a [Fecha de finalización]

• Entregable 1: [Descripción del entregable]
• Entregable 2: [Descripción del entregable]
• Entregable 3: [Descripción del entregable]
• Hito 1: [Descripción del hito]
• Hito 2: [Descripción del hito]
• Hito 3: [Descripción del hito]

Fase 2: [Fecha de inicio] a [Fecha de finalización]

• Entregable 4: [Descripción del entregable]
• Entregable 5: [Descripción del entregable]
• Entregable 6: [Descripción del entregable]
• Hito 4: [Descripción del hito]
• Hito 5: [Descripción del hito]
• Hito 6: [Descripción del hito]

Fase 3: [Fecha de inicio] a [Fecha de finalización]

• Entregable 7: [Descripción del entregable]
• Entregable 8: [Descripción del entregable]
• Entregable 9: [Descripción del entregable]
• Hito 7: [Descripción del hito]
• Hito 8: [Descripción del hito]
• Hito 9: [Descripción del hito]

Documento de ejemplo de calendario de pagos:

Calendario de pagos para [Nombre del Proyecto]

• Hito 1: [Monto del pago] vencimiento el [Fecha]
• Hito 2: [Monto del pago] vencimiento el [Fecha]
• Hito 3: [Monto del pago] vencimiento el [Fecha]
• Hito 4: [Monto del pago] vencimiento el [Fecha]
• Hito 5: [Monto del pago] vencimiento el [Fecha]
• Hito 6: [Monto del pago] vencimiento el [Fecha]
• Hito 7: [Monto del pago] vencimiento el [Fecha]
• Milestone 8: [Monto del pago] vence el [Fecha]
• Milestone 9: [Monto del pago] vence el [Fecha]

3. Revise la propuesta con el cliente y obtenga su aprobación:

Documento de actas de reunión de ejemplo:

Actas de reunión para [Nombre del cliente] – [Fecha]

• Asistentes: [Lista de asistentes]
• Discusión: [Resumen de la discusión sobre la propuesta]
• Tareas: [Lista de tareas]

4. Obtenga la firma del cliente en el documento de propuesta:

Documento de aprobación de ejemplo:

Documento de aprobación para [Nombre del proyecto]

• Nombre del cliente: [Nombre del cliente]
• Gerente de proyecto: [Su nombre]
• Fecha de la propuesta: [Fecha]
• Resumen de la propuesta: [Resumen de la propuesta]
• Fecha de aprobación: [Fecha]
• Firma del cliente: [Firma del cliente]

Una vez que el cliente haya firmado el documento de aprobación, debe guardarse en archivo para futuras referencias.

5. Organice una reunión de lanzamiento del proyecto:

Documento de agenda de reunión de ejemplo:

Agenda de la reunión de lanzamiento del proyecto – [Nombre del proyecto]

• Fecha: [Fecha]
• Hora: [Hora]
• Lugar: [Lugar]

Agenda:

• Presentaciones
• Descripción general del proyecto
• Alcance del trabajo
• Entregables y hitos
• Cronograma
• Roles y responsabilidades
• Plan de comunicación
• Herramientas de gestión de proyectos
• Próximos pasos

Durante la reunión de lanzamiento, debe revisar la propuesta y los entregables con el cliente, discutir la cronología del proyecto y el plan de comunicación, y asignar roles y responsabilidades a los miembros del equipo. También debe discutir las herramientas de gestión de proyectos que se utilizarán para rastrear el progreso y gestionar el proyecto.

6. Comience el proyecto:

Una vez que se haya completado la reunión de lanzamiento y todas las partes estén de acuerdo con el plan del proyecto, se puede comenzar el trabajo en el proyecto. Durante todo el proyecto, es importante mantener una comunicación abierta con el cliente y proporcionar actualizaciones regulares sobre el progreso y cualquier cambio en el plan del proyecto. Esto ayudará a garantizar que el proyecto se mantenga en curso y cumpla con las expectativas del cliente.

Ejemplo – Propuesta detallada del proyecto

Aquí tiene un ejemplo de una propuesta detallada para un proyecto de desarrollo ágil:

Propuesta para un proyecto de desarrollo ágil

Nombre del proyecto: Proyecto de desarrollo de tienda en línea. Gerente del proyecto: John Smith. Fecha de propuesta: 1 de enero de 2023

Resumen: El proyecto propuesto implica el desarrollo de una tienda en línea para una empresa minorista. El sitio web permitirá a los clientes navegar por los productos, realizar compras y rastrear sus pedidos. El desarrollo seguirá la metodología ágil e incluirá sprints, reuniones diarias de alineación y entrega continua.

Alcance de trabajo:

• Desarrollar prototipos de sitios web y diseños de interfaz de usuario
• Crear una tienda en línea funcional que permita a los clientes navegar por los productos, agregar artículos a su carrito y completar las compras
• Implementar una pasarela de pagos para transacciones seguras
• Crear un sistema de gestión de cuentas para que los clientes puedan crear y gestionar sus cuentas
• Desarrollar un sistema de seguimiento de pedidos para proporcionar a los clientes actualizaciones sobre sus pedidos
• Integrar capacidades de compartir en redes sociales para permitir a los clientes compartir productos con sus amigos
• Probar el sitio web en cuanto a funcionalidad y usabilidad

Entregables y hitos:

• Prototipos del sitio web y diseños de interfaz de usuario – Semana 1
• Tienda en línea funcional con pasarela de pagos – Semana 3
• Sistema de gestión de cuentas – Semana 5
• Sistema de seguimiento de pedidos – Semana 7
• Capacidades de compartir en redes sociales – Semana 9
• Pruebas finales y despliegue – Semana 10

Cronograma: Se espera que el proyecto se complete en 10 semanas, comenzando el 15 de enero de 2023 y finalizando el 19 de marzo de 2023.

Roles y responsabilidades:

• John Smith – Gerente del proyecto
• Jane Doe – Desarrollador Principal
• Bob Johnson – Desarrollador
• Sarah Lee – Diseñadora
• Sam Jones – Garantía de Calidad

Plan de Comunicación:

• Reuniones diarias de revisión para revisar el progreso e identificar cualquier obstáculo
• Informes semanales de estado del proyecto que se compartirán con el cliente
• Reuniones mensuales de revisión del proyecto para evaluar el progreso y realizar los ajustes necesarios

Herramientas de Gestión de Proyectos:

• Jira para el seguimiento de tareas y sprints
• Slack para la comunicación del equipo y el intercambio de archivos
• GitHub para el control de versiones y gestión de código

Costo: El costo estimado para el proyecto es de 100.000 dólares, con pagos cada dos semanas.

Calendario de Pagos:

• 25% vencible al inicio del proyecto (15 de enero de 2023)
• 25% vencible al completar la tienda en línea (5 de febrero de 2023)
• 25% vencible al completar los sistemas de gestión de cuentas y seguimiento de pedidos (26 de febrero de 2023)
• 25% vencible al finalizar las pruebas y la implementación (19 de marzo de 2023)

Revisión y Aprobación: El plan de proyecto propuesto y el costo estimado han sido revisados y aprobados por el cliente. Al firmar a continuación, el cliente acepta el alcance del proyecto, el cronograma y el calendario de pagos descritos en esta propuesta.

 

Firma del Cliente: ________________________ Fecha: ________________________

Próximos Pasos:

• Reunión de lanzamiento del proyecto que se llevará a cabo el 15 de enero de 2023
• John Smith distribuirá el orden del día de la reunión y confirmará la asistencia con los miembros del equipo y el cliente
• El trabajo de desarrollo comenzará el 16 de enero de 2023

Durante la reunión de lanzamiento del proyecto, el gerente del proyecto revisará la propuesta con el cliente, discutirá el plan y el cronograma del proyecto, y asignará roles y responsabilidades a los miembros del equipo. La reunión también será una oportunidad para establecer canales de comunicación abiertos y discutir cualquier riesgo o obstáculo potencial que pueda surgir durante el proyecto.

Una vez finalizada la reunión, el trabajo de desarrollo puede comenzar de acuerdo con el plan y el cronograma del proyecto. Durante todo el proyecto, el gerente del proyecto y el equipo de desarrollo proporcionarán actualizaciones periódicas sobre el progreso y garantizarán que el proyecto avance según lo esperado por el cliente.

 

Resumen

Obtener la aprobación del usuario es un paso crucial hacia el éxito del proyecto, ya que sin ella, el proyecto podría no poder avanzar. Sin embargo, buscar la aprobación antes de realizar un estudio de viabilidad puede ser riesgoso, ya que podría generar expectativas irreales, retrasos en el proyecto o incluso el fracaso del proyecto.

Realizar un estudio de viabilidad antes de buscar la aprobación es importante porque ayuda a identificar posibles obstáculos y desafíos que podrían afectar el éxito del proyecto. Esto incluye evaluar los requisitos técnicos, los recursos disponibles, los riesgos y limitaciones potenciales, y estimar el costo y el cronograma del proyecto. Al realizar un estudio de viabilidad, los gerentes de proyecto pueden obtener una comprensión más clara del alcance y los requisitos del proyecto, y desarrollar estrategias para mitigar riesgos y garantizar el éxito del proyecto.

El proceso de viabilidad para un proyecto ágil implica una serie de pasos importantes, incluyendo la iniciación del proyecto, el estudio de viabilidad, la recopilación de requisitos, la estimación de costos, la planificación del cronograma y la gestión de riesgos. Al seguir estas mejores prácticas, los gerentes de proyecto pueden identificar posibles obstáculos y desafíos, y desarrollar estrategias para mitigar riesgos y garantizar el éxito del proyecto.

Para aumentar la probabilidad de obtener la aprobación del usuario, el gerente de proyectos puede emplear varias estrategias, incluyendo definir claramente el alcance del proyecto y el cronograma, establecer los entregables y los hitos, y crear canales de comunicación abiertos. Al seguir estas estrategias, los gerentes de proyectos pueden demostrar el valor del proyecto al cliente y establecer confianza y seguridad en el equipo del proyecto.

En general, el proceso de viabilidad es fundamental para el éxito de los proyectos ágiles, ya que ayuda a garantizar que el proyecto sea viable y alcanzable dentro de un marco ágil. Al realizar un estudio de viabilidad exhaustivo y seguir las mejores prácticas para obtener la aprobación del usuario, los gerentes de proyectos pueden aumentar la probabilidad de lograr el éxito del proyecto y entregar valor al cliente.