BPMN, qui signifie Modélisation et notation des processus métiers, est un langage de modélisation largement adopté et standardisé pour représenter les processus métiers. BPMN a été initialement développé par l’Initiative de gestion des processus métiers (BPMI) et est actuellement entretenu par le groupe Object Management (OMG). En 2005, ces deux entités se sont fusionnées, entraînant des mises à jour ultérieures de la norme BPMN. La dernière version, connue sous le nom de BPMN 2.0, a été présentée en 2011 dans le but d’établir une spécification unifiée pour la création de diagrammes de modélisation et de notation des processus métiers. Cette dernière itération a introduit des niveaux supplémentaires de détail, notamment des fonctionnalités telles que les événements interrompant et non interrompant, ainsi que des représentations plus complètes des sous-processus.
Vision BPMN
Un diagramme de processus métier est une représentation visuelle simple composée d’une collection d’éléments graphiques qui illustre un processus métier. La vision globale derrière BPMN 2.0 est d’établir une spécification unifiée couvrant la notation, le métamodèle et l’échange. En outre, BPMN 2.0 étend son champ d’application pour inclure les orchestrations et la chorégraphie au sein des modèles de processus.
Professionnels impliqués dans la mise en œuvre des processus :
- Experts techniques supervisant l’exécution des processus.
- Analystes métiers dédiés à l’amélioration et à la conception des processus.
- Gestionnaires chargés du suivi et du contrôle des processus.
L’évolution de BPMN
BPMN, abréviation de Modélisation et notation des processus métiers, tire ses origines de l’association de diverses notations de modélisation métier. Sa première publication a été réalisée sous l’égide de l’Initiative de gestion des processus métiers (BPMI) en 2004. Suite à une fusion en 2005, BPMI s’est associé au groupe Object Management (OMG), qui a pris en charge l’entretien et le développement de BPMN.
En février 2006, OMG a publié le document de spécification BPMN, marquant un moment clé dans la standardisation de BPMN. Par la suite, BPMN a connu une évolution supplémentaire, conduisant au développement de la version 2.0 en 2010. La spécification définitive de BPMN 2.0 a été mise à disposition en décembre 2013.
La dernière version, BPMN 2.0.2, a obtenu une reconnaissance officielle comme norme de l’édition 2013 par l’Organisation internationale de normalisation (ISO), plus précisément sous la référence ISO/IEC 19510.
Pourquoi BPMN ?
BPMN est choisi par les organisations car il offre une méthode standardisée, accessible et visuelle pour modéliser, documenter, optimiser et gérer les processus métiers. Il favorise la collaboration, l’efficacité et l’excellence des processus, contribuant ainsi à l’atteinte des objectifs des entreprises et à leur compétitivité.
Il existe plusieurs raisons convaincantes pour lesquelles les organisations choisissent BPMN :
- Standardisation: BPMN est une notation standardisée de l’industrie qui fournit un langage commun pour modéliser et communiquer les processus métiers. Ses symboles et sa notation standardisées facilitent la compréhension et la collaboration entre différents intervenants, y compris les analystes métiers, les développeurs et la direction, sur la documentation des processus.
- Clarté et visualisation: Les diagrammes BPMN offrent une représentation claire et visuelle des processus métiers. Ils utilisent des symboles intuitifs et des diagrammes de flux qui facilitent la compréhension de la séquence des activités, des décisions et des interactions au sein d’un processus. Cette clarté aide à identifier les goulets d’étranglement, les inefficacités et les opportunités d’amélioration.
- Accessibilité: Les diagrammes BPMN sont conçus pour être accessibles à une large gamme d’intervenants, y compris les utilisateurs non techniques. Cette accessibilité favorise une meilleure collaboration et communication entre les équipes métiers et informatiques, ainsi qu’entre les différentes directions au sein d’une organisation.
- Documentation et documentation: BPMN permet aux organisations de documenter de manière systématique leurs processus existants et les améliorations proposées. Cette documentation contribue à préserver les connaissances institutionnelles, à garantir la conformité et à faciliter les audits de processus.
- Optimisation des processus: BPMN ne se limite pas à la documentation des processus existants ; il soutient également les efforts d’optimisation et de réingénierie des processus. En modélisant les processus, les organisations peuvent identifier des domaines à rationaliser, automatiser ou améliorer en termes d’efficacité.
- Alignement avec les systèmes informatiques: BPMN peut être intégré de manière transparente aux systèmes informatiques et aux outils logiciels. Cet alignement permet aux organisations de mettre en œuvre des flux de travail automatisés basés sur des modèles BPMN, garantissant que les processus sont exécutés de manière cohérente et efficace.
- Évolutivité: BPMN est évolutif et peut être utilisé pour modéliser des processus de complexité variable, allant des workflows simples aux processus métiers très complexes. Il répond aux besoins des petites entreprises comme des grandes entreprises.
- Collaboration transversale: BPMN favorise la collaboration interfonctionnelle en offrant un cadre commun pour discuter et améliorer les processus. Il réunit des personnes provenant de différents départements afin d’analyser, concevoir et optimiser collectivement les processus.
- Conformité et gouvernance: BPMN soutient les efforts de conformité et de gouvernance en permettant aux organisations de documenter et de faire respecter les normes de processus, les exigences réglementaires et les meilleures pratiques.
- Amélioration continue: En utilisant BPMN, les organisations peuvent surveiller continuellement et améliorer leurs processus au fil du temps. Elles peuvent analyser les données de performance, identifier les domaines d’amélioration et affiner progressivement leurs processus pour répondre aux besoins commerciaux changeants.
Les quatre éléments principaux de BPMN
- Objets de flux: Les objets de flux sont les blocs de construction fondamentaux d’un diagramme BPMN. Ils représentent les différentes activités et actions qui se produisent au sein d’un processus métier. Les principaux types d’objets de flux incluent :
- Tâches: Les tâches représentent le travail ou les activités qui doivent être effectuées dans le cadre du processus. Elles peuvent être classées davantage en tâches utilisateur (effectuées par des humains) et tâches de service (effectuées par des systèmes automatisés).
- Passerelles: Les passerelles sont des points de décision au sein du processus qui contrôlent le flux d’activités. Elles déterminent quel chemin suivre en fonction de conditions ou d’événements spécifiques. Les types courants de passerelles incluent les passerelles exclusives, inclusives, parallèles et basées sur des événements.
- Événements: Les événements représentent des occurrences qui déclenchent ou interrompent le flux du processus. Ils peuvent être classés en différents types, tels que les événements de démarrage (déclenchent le processus), les événements intermédiaires (se produisent pendant le processus) et les événements de fin (terminent le processus).
- Sous-processus: Les sous-processus sont utilisés pour encapsuler une série d’activités liées au sein d’un seul objet de flux. Ils permettent une modélisation de processus modulaire et hiérarchique.
- Objets de connexion: Les objets de connexion définissent la manière dont les objets de flux sont liés et comment le processus circule d’une activité à une autre. Les principaux objets de connexion sont :
- Flux de séquence: Le flux de séquence représente l’ordre dans lequel les activités sont exécutées. Il est représenté par des flèches reliant les objets de flux et peut comporter des conditions ou des contraintes.
- Flux de message: Le flux de message représente l’échange de messages entre différentes parties d’un processus ou entre des processus dans un environnement collaboratif.
- Association: Les associations sont utilisées pour relier des artefacts (annotations, objets de données, etc.) aux objets de flux, fournissant des informations ou un contexte supplémentaires.
- Lignes de nage: Les lignes de nage sont utilisées pour regrouper et catégoriser les activités au sein d’un processus. Elles aident à définir les rôles ou responsabilités des différents participants ou départements impliqués dans le processus. Il existe deux types principaux de lignes de nage :
- Bassin: Un bassin représente un participant de haut niveau dans le processus, souvent une entité ou une organisation externe.
- Ligne: Une voie représente un rôle, un département ou une entité spécifique au sein d’un pool et contient les objets de flux associés à ce rôle.
- Artifacts: Les artefacts sont des éléments supplémentaires qui fournissent des informations, un contexte ou des annotations au diagramme BPMN. Ils incluent :
- Objets de données: Les objets de données représentent les données ou informations utilisées au sein du processus. Ils peuvent être des magasins de données (où les données sont stockées), des entrées de données, des sorties de données ou des objets de données (représentant le flux de données).
- Annotations: Les annotations sont utilisées pour ajouter des notes explicatives, des commentaires ou des descriptions au diagramme, apportant clarté et contexte au modèle de processus.
Ces quatre éléments principaux — les objets de flux, les objets de connexion, les voies et les artefacts — travaillent ensemble pour créer des diagrammes BPMN complets et visuellement expressifs destinés à modéliser, analyser et améliorer les processus métier.
Étapes pour réaliser la modélisation des processus métiers
- Définir le périmètre et les objectifs:
- Définissez le périmètre du processus que vous souhaitez modéliser. Exprimez clairement les objectifs et les buts de cette modélisation. Comprenez pourquoi vous modélisez ce processus particulier et ce que vous espérez accomplir.
- Réunir les parties prenantes:
- Impliquez les parties prenantes pertinentes, notamment les responsables de processus, les experts du domaine, les employés et toute personne ayant un rôle ou un intérêt dans le processus. Leur contribution est essentielle pour une modélisation précise.
- Définir les limites du processus:
- Délimitez clairement les points de départ et d’arrivée du processus. Comprenez ce qui déclenche le processus et quels sont les résultats souhaités.
- Identifier les activités et les étapes:
- Décomposez le processus en ses activités et étapes individuelles. Documentez les tâches effectuées, qui les réalise et dans quel ordre.
- Utiliser une notation de modélisation:
- Choisissez une notation ou un cadre de modélisation, tel que BPMN (Business Process Model and Notation), pour représenter visuellement le processus. Utilisez des symboles, des formes et des diagrammes pour illustrer le déroulement des activités, des décisions et des interactions.
- Créer un diagramme de flux de processus:
- Construisez un diagramme de flux de processus de haut niveau qui donne un aperçu du processus. Utilisez des symboles tels que des rectangles (tâches), des losanges (points de décision) et des flèches (flux) pour représenter les activités et leur séquence.
- Détailler les sous-processus et les décisions:
- Approfondissez le processus en modélisant des sous-processus au sein du flux principal du processus. Identifiez les points de décision, les conditions et la logique de branchement.
- Inclure le flux de données:
- Montrez comment les données ou l’information circulent dans le processus. Identifiez les sources de données, les entrées, les sorties et les points de stockage au sein du processus.
- Définir les rôles et responsabilités:
- Attribuez des rôles ou des responsabilités à chaque activité ou étape. Précisez qui est responsable de l’exécution de chaque tâche et qui est impliqué dans la prise de décision.
- Capturer les entrées et sorties:
- Documentez les entrées nécessaires pour chaque activité et les sorties produites. Précisez le format et le contenu de ces entrées et sorties.
- Analyser et optimiser:
- Analysez le processus modélisé pour identifier les goulets d’étranglement, les redondances et les inefficacités. Recherchez des opportunités pour rationaliser le processus, réduire les coûts et améliorer les performances.
- Tester des scénarios:
- Créez et testez différents scénarios pour comprendre comment le processus se comporte dans diverses conditions. Cela aide à détecter les éventuels problèmes et à valider le modèle.
- Documenter les règles métier:
- Documentez toutes les règles métiers, politiques ou directives qui régissent le processus. Assurez-vous que ces règles sont intégrées au modèle.
- Itérer et affiner:
- La modélisation des processus métiers est souvent un processus itératif. Recueillez les retours des parties prenantes et apportez les ajustements nécessaires au modèle pour refléter les changements et les améliorations.
- Mettre en œuvre et surveiller:
- Une fois le modèle finalisé, utilisez-le comme base pour la mise en œuvre du processus. Surveillez continuellement le processus pour vous assurer qu’il correspond au modèle et atteint les objectifs définis.
- Documenter le modèle:
- Fournissez une documentation complète du modèle de processus, incluant des diagrammes, des descriptions et toute documentation pertinente.
- Former les parties prenantes:
- Formez les employés et les parties prenantes sur le processus nouvellement modélisé afin d’assurer une transition fluide et une compréhension claire de leurs rôles.
- Maintenir et mettre à jour:
- Revisez régulièrement et mettez à jour le modèle de processus pour le maintenir en phase avec les besoins et exigences commerciales en évolution.
Souvenez-vous que la modélisation des processus métier est une activité dynamique et continue qui contribue à l’amélioration des processus et à l’agilité organisationnelle. Il est essentiel de faire participer les parties prenantes concernées tout au long du processus et de perfectionner continuellement le modèle à mesure que les conditions commerciales évoluent.
Exemples de BPMN
Initiation de la demande de congé Pour lancer le processus de demande de congé, un employé de l’entreprise doit formellement demander un congé. Dans notre représentation visuelle, nous utilisons le symbole d’événement de départ, placé dans la zone « Employé », indiquant le début du processus. Une flèche continue relie l’événement de départ au symbole de tâche, illustrant le déroulement du processus et indiquant que la première responsabilité de l’employé est de remplir un formulaire de demande de congé. Une fois rempli, ce formulaire est ensuite soumis à son manager pour examen et approbation.
Évaluation par la direction À la soumission, le rôle de gestionnaire prend le relais dans le processus. La tâche « Soumettre la demande de congé pour approbation » est liée à une autre tâche, « Évaluer la demande de congé », située dans la zone « Gestionnaire ». Ici, le gestionnaire évalue la demande et prend une décision d’approbation ou de rejet de la demande de congé. Pour tenir compte de ces résultats divergents, nous introduisons un symbole de passerelle dans le diagramme. Si la demande est rejetée, le gestionnaire informe alors l’employé, et le processus de demande se termine immédiatement. Cette tâche « Informer l’employé que la demande est rejetée » est reliée à un symbole d’événement de fin. À l’inverse, si la demande est approuvée, le gestionnaire en informe l’employé, et le processus passe à la zone « RH » pour un traitement ultérieur.
Congé de l’employé et finalisation du processus La dernière étape du processus porte sur l’employé effectivement prenant son congé approuvé. Nous relions le symbole d’événement de fin à la tâche finale « Prendre le congé », signifiant la conclusion de l’ensemble du processus.
BPMN – Un exemple plus large
Découvrez la société True Aqua Water Distillée, un fournisseur en plein essor d’eau distillée dans notre ville. Leur produit s’adresse aussi bien aux entreprises qu’aux particuliers. À présent, avec un objectif ambitieux de porter leur part de marché de 5 % à 10 % dans les 12 à 18 prochains mois, la société True Aqua Water Distillée est engagée dans une mission visant à améliorer l’efficacité opérationnelle et à renforcer la satisfaction client.
En tant qu’analyste métier chargé de cette mission, vous vous penchez sur la tâche en cours. Après des échanges avec la société True Aqua Water Distillée, vous avez recueilli des informations précieuses sur leur processus de commande d’eau distillée. Approfondissons les détails.
La visualisation ci-dessous présente le diagramme de processus métier qui résume le processus de livraison d’eau distillée chez True Aqua Water Distillée.
Selon le diagramme, les clients disposent de deux canaux pour passer leurs commandes : ils peuvent soit appeler le numéro d’assistance, soit envoyer un courriel. Actuellement, 90 % des commandes sont reçues par téléphone, tandis que les 10 % restants sont envoyés par courriel. Lorsqu’une commande arrive, un assistant service client prend en charge le processus. Leur première tâche consiste à vérifier si le client est déjà existant ou s’il s’agit d’un nouveau client. Si le client est un nouveau venu, l’assistant déclenche le processus en créant un compte client.
Les livraisons d’eau distillée sont prévues tous les mercredis matin. En conséquence, l’assistant service client compile les commandes et les transmet au service Logistique pour une coordination fluide des livraisons. Au sein du service Logistique, le gestionnaire prend les commandes, supervise l’affectation des commandes aux travailleurs, la planification et l’impression des documents nécessaires. Les travailleurs, munis de leurs instructions, gèrent ensuite les appels des clients et exécutent les livraisons d’eau selon le planning.
Conseils et astuces pour la modélisation des processus métiers
Voici quelques conseils et astuces pour travailler avec BPMN (Modélisation et notation des processus métiers) :
- Commencez par le simple: En commençant avec BPMN, commencez par des processus simples pour maîtriser les bases de la notation. À mesure que vous gagnez en compétence, vous pourrez aborder des processus plus complexes.
- Utilisez les nappes de manière judicieuse: Les nappes sont idéales pour illustrer les rôles et responsabilités, mais n’embrouillez pas vos diagrammes avec trop de nappes. Gardez-les clairs et centrés.
- Conventions de nommage cohérentes: Utilisez des noms cohérents et clairs pour vos tâches, passerelles et événements. Cela rend vos diagrammes plus compréhensibles et plus faciles à maintenir.
- Gardez-le modulaire: Divisez les processus complexes en sous-processus plus petits. Cela améliore la lisibilité et vous permet de réutiliser les sous-processus dans d’autres diagrammes.
- Utilisez les sous-processus: Utilisez des sous-processus intégrés lorsque certaines parties de votre processus nécessitent des détails supplémentaires. Cela maintient votre diagramme principal dégagé.
- Annotations: Utilisez les annotations pour fournir des informations supplémentaires ou des explications dans vos diagrammes BPMN. Cela aide à clarifier le sens des symboles ou des connexions.
- Pensez aux flux de séquence: Soyez précis avec les flux de séquence (flèches). Assurez-vous qu’ils représentent le flux logique du processus et qu’ils ne sont pas ambigus.
- Passerelles avec descriptions: Ajoutez des descriptions aux passerelles (losanges) pour expliquer les conditions ou critères qui déterminent la direction du flux. Cela ajoute de la clarté à vos points de décision.
- Passerelles parallèles: Comprenez la différence entre les passerelles parallèles (passerelles AND) et les passerelles exclusives (passerelles XOR). Utilisez-les correctement pour représenter la logique du processus.
- Bouclage: Utilisez des constructions de boucle lorsque une tâche ou un sous-processus doit être répétée. BPMN fournit des indicateurs de boucle pour le signaler.
- Gestion des exceptions: Montrez clairement comment votre processus gère les exceptions et les erreurs. Utilisez des événements limites ou des événements d’erreur pour indiquer où et comment les exceptions sont capturées.
- Validation: Utilisez des outils de modélisation BPMN qui proposent des fonctionnalités de validation pour vérifier la correction de vos diagrammes et leur conformité aux normes BPMN.
- Tests: Créez des scénarios de test pour valider vos diagrammes BPMN. Testez diverses voies et conditions pour vous assurer que le processus se comporte comme prévu.
- Collaboration: Utilisez les pools et les lacs pour montrer la collaboration entre différentes entités ou départements au sein d’un processus. Cela est particulièrement utile pour les processus complexes impliquant plusieurs parties prenantes.
- Contrôle de version: Mettez en place un contrôle de version pour vos diagrammes BPMN. Au fur et à mesure que les processus évoluent, il est essentiel de suivre les modifications et de conserver un historique des versions du processus.
- Documentation: Documentez vos diagrammes BPMN avec des textes ou documents complémentaires qui fournissent un contexte, des règles métier ou des informations supplémentaires.
- Formation: Formez vos membres d’équipe et vos parties prenantes à la notation BPMN et aux meilleures pratiques afin d’assurer une compréhension et une utilisation cohérentes.
- Retours: Encouragez les retours des parties prenantes pour affiner vos diagrammes BPMN. C’est un travail collaboratif, et les contributions des personnes impliquées peuvent conduire à de meilleurs modèles de processus.
- Restez à jour: Restez informé des dernières normes et mises à jour BPMN pour vous assurer que vos diagrammes sont conformes et profitent des nouvelles fonctionnalités.
- Pratique: Plus vous pratiquez la modélisation BPMN, plus vous vous améliorez. Pensez à travailler sur des projets types ou des processus réels pour affiner vos compétences.
Souvenez-vous que BPMN est un outil puissant pour la modélisation et la communication des processus. L’essentiel est de l’utiliser efficacement pour transmettre la logique du processus, améliorer la compréhension du processus et faciliter les efforts d’amélioration continue au sein de votre organisation.
Résumé
La modélisation des processus métiers (BPM) constitue une pratique fondamentale pour les organisations cherchant à améliorer leur efficacité, leur agilité et leur prise de décision. En représentant visuellement leurs processus à l’aide de diagrammes BPMN, les organisations peuvent acquérir une compréhension globale de leurs opérations, identifier les points de congestion, rationaliser les flux de travail et optimiser l’allocation des ressources. Le BPM facilite une communication efficace entre les parties prenantes, aligne les processus sur les objectifs stratégiques et soutient les efforts d’amélioration continue.
Alors que les entreprises évoluent et s’adaptent aux environnements changeants, le BPM constitue un outil dynamique pour modéliser, analyser et optimiser les processus afin de rester compétitives et centrées sur le client. Grâce à une modélisation rigoureuse des processus, les organisations peuvent non seulement améliorer l’efficacité opérationnelle, mais aussi favoriser l’innovation, réduire les coûts et offrir une valeur exceptionnelle aux clients.
Dans un paysage en constante évolution, la modélisation des processus métier reste indispensable, offrant les moyens de transformer des processus commerciaux complexes en insights clairs et exploitables, ouvrant la voie au succès et à une croissance durable.