BPMN, yang merupakan singkatan dari Business Process Model dan Notation, adalah bahasa pemodelan yang umum digunakan dan distandarisasi untuk merepresentasikan proses bisnis. BPMN awalnya dikembangkan oleh Business Process Management Initiative (BPMI) dan saat ini dikelola oleh Object Management Group (OMG). Pada tahun 2005, kedua entitas ini bergabung, yang menghasilkan pembaruan berikutnya pada standar BPMN. Versi terbaru, yang dikenal sebagai BPMN 2.0, diperkenalkan pada tahun 2011 dengan tujuan menetapkan spesifikasi terpadu untuk membuat diagram Business Process Model dan Notation. Iterasi terbaru ini memperkenalkan tingkat detail tambahan, termasuk fitur seperti peristiwa yang mengganggu dan tidak mengganggu, serta representasi sub-proses yang lebih komprehensif.
Visi BPMN
Diagram Proses Bisnis adalah representasi visual yang langsung yang terdiri dari kumpulan elemen grafis yang menggambarkan proses bisnis. Visi utama di balik BPMN 2.0 adalah menetapkan spesifikasi terpadu yang mencakup notasi, metamodel, dan pertukaran. Selain itu, BPMN 2.0 memperluas cakupannya untuk mencakup orkestrasi dan koreografi dalam model proses.
Profesional yang Terlibat dalam Implementasi Proses:
- Ahli teknis yang mengawasi pelaksanaan proses.
- Analis bisnis yang berdedikasi pada peningkatan dan desain proses.
- Manajer yang bertugas memantau dan mengendalikan proses.
Evolution BPMN
BPMN, singkatan dari Business Process Model dan Notation, memiliki akar pada penggabungan berbagai notasi pemodelan bisnis. Publikasi awalnya dilakukan di bawah naungan Business Process Management Initiative (BPMI) pada tahun 2004. Setelah merger pada tahun 2005, BPMI bergabung dengan Object Management Group (OMG), yang kemudian mengambil alih pemeliharaan dan pengembangan BPMN.
Pada bulan Februari 2006, OMG merilis dokumen Spesifikasi BPMN, menandai momen penting dalam standarisasi BPMN. Selanjutnya, BPMN mengalami evolusi lebih lanjut, mengarah pada pengembangan Versi 2.0 pada tahun 2010. Spesifikasi akhir untuk BPMN 2.0 dirilis pada bulan Desember 2013.
Iterasi terbaru, BPMN 2.0.2, telah mendapatkan pengakuan resmi sebagai standar edisi 2013 oleh Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO), khususnya di bawah ISO/IEC 19510.
Mengapa BPMN?
BPMN dipilih oleh organisasi karena menawarkan cara yang distandarisasi, mudah diakses, dan visual untuk memodelkan, mendokumentasikan, mengoptimalkan, dan mengelola proses bisnis. Ini mendorong kolaborasi, efisiensi, dan keunggulan proses, yang pada akhirnya membantu bisnis mencapai tujuan dan tetap kompetitif.
Ada beberapa alasan kuat mengapa organisasi memilih BPMN:
- Standarisasi: BPMN adalah notasi standar industri yang menyediakan bahasa umum untuk pemodelan dan komunikasi proses bisnis. Simbol dan notasi yang distandarisasi membuat lebih mudah bagi berbagai pemangku kepentingan, termasuk analis bisnis, pengembang, dan manajemen, untuk memahami dan berkolaborasi dalam dokumentasi proses.
- Kesederhanaan dan Visualisasi: Diagram BPMN menawarkan representasi yang jelas dan visual dari proses bisnis. Mereka menggunakan simbol dan bagan alir yang intuitif sehingga memudahkan pemahaman urutan aktivitas, keputusan, dan interaksi dalam suatu proses. Kejelasan ini membantu mengidentifikasi hambatan, ketidakefisienan, dan peluang perbaikan.
- Aksesibilitas: Diagram BPMN dirancang agar dapat diakses oleh berbagai pemangku kepentingan, termasuk pengguna non-teknis. Aksesibilitas ini mendorong kolaborasi dan komunikasi yang lebih baik antara tim bisnis dan IT, serta departemen lain dalam organisasi.
- Dokumentasi dan Dokumentasi: BPMN memungkinkan organisasi mendokumentasikan proses yang ada dan perbaikan yang diusulkan secara sistematis. Dokumentasi ini membantu melestarikan pengetahuan institusional, memastikan kepatuhan, dan memfasilitasi audit proses.
- Optimasi Proses: BPMN bukan hanya tentang mendokumentasikan proses yang ada; ia juga mendukung upaya optimasi dan rekayasa ulang proses. Dengan memodelkan proses, organisasi dapat mengidentifikasi area yang perlu disederhanakan, otomatisasi, dan peningkatan efisiensi.
- Kesesuaian dengan Sistem IT: BPMN dapat diintegrasikan secara mulus dengan sistem IT dan alat perangkat lunak. Keselarasan ini memungkinkan organisasi menerapkan alur kerja otomatis berdasarkan model BPMN, memastikan bahwa proses dilaksanakan secara konsisten dan efisien.
- Skalabilitas: BPMN bersifat skalabel dan dapat digunakan untuk memodelkan proses dengan kompleksitas berbeda, mulai dari alur kerja sederhana hingga proses bisnis yang sangat rumit. Ia memenuhi kebutuhan baik bisnis kecil maupun perusahaan besar.
- Kolaborasi lintas fungsi: BPMN mendorong kolaborasi lintas fungsi dengan menyediakan kerangka kerja bersama untuk membahas dan meningkatkan proses. Ini menggabungkan individu dari berbagai departemen untuk secara bersama-sama menganalisis, merancang, dan mengoptimalkan proses.
- Kepatuhan dan Tata Kelola: BPMN mendukung upaya kepatuhan dan tata kelola dengan memungkinkan organisasi untuk mendokumentasikan dan menerapkan standar proses, persyaratan peraturan, serta praktik terbaik.
- Peningkatan Berkelanjutan: Dengan menggunakan BPMN, organisasi dapat terus memantau dan meningkatkan proses mereka seiring waktu. Mereka dapat menganalisis data kinerja, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, dan secara bertahap menyempurnakan proses mereka untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang berubah.
Empat Elemen Utama BPMN
- Objek Aliran: Objek aliran adalah blok bangunan utama dari diagram BPMN. Mereka mewakili berbagai aktivitas dan tindakan yang terjadi dalam proses bisnis. Jenis utama objek aliran meliputi:
- Tugas: Tugas mewakili pekerjaan atau aktivitas yang perlu dilakukan sebagai bagian dari proses. Mereka dapat diklasifikasikan lebih lanjut menjadi tugas pengguna (dilakukan oleh manusia) dan tugas layanan (dilakukan oleh sistem otomatis).
- Gerbang: Gerbang adalah titik keputusan dalam proses yang mengendalikan aliran aktivitas. Mereka menentukan jalur mana yang harus diambil berdasarkan kondisi atau peristiwa tertentu. Jenis gerbang yang umum meliputi gerbang eksklusif, inklusif, paralel, dan berbasis peristiwa.
- Peristiwa: Peristiwa mewakili kejadian yang memicu atau mengganggu aliran proses. Mereka dapat diklasifikasikan ke dalam berbagai jenis, seperti peristiwa awal (memulai proses), peristiwa tengah (terjadi selama proses), dan peristiwa akhir (mengakhiri proses).
- Sub-Proses: Sub-proses digunakan untuk menggabungkan serangkaian aktivitas terkait dalam satu objek aliran. Mereka memungkinkan pemodelan proses yang modular dan hierarkis.
- Objek Penghubung: Objek penghubung mendefinisikan bagaimana objek aliran dihubungkan dan bagaimana proses mengalir dari satu aktivitas ke aktivitas lain. Objek penghubung utama meliputi:
- Aliran Urutan: Aliran urutan mewakili urutan pelaksanaan aktivitas. Dinyatakan dengan panah yang menghubungkan objek aliran dan dapat memiliki kondisi atau batasan.
- Aliran Pesan: Aliran pesan mewakili pertukaran pesan antara bagian-bagian berbeda dari suatu proses atau antara proses dalam lingkungan kolaboratif.
- Asosiasi: Asosiasi digunakan untuk menghubungkan artefak (anotasi, objek data, dll.) ke objek aliran, memberikan informasi atau konteks tambahan.
- Layar Renang: Latar renang digunakan untuk mengelompokkan dan mengkategorikan aktivitas dalam suatu proses. Mereka membantu menentukan peran atau tanggung jawab dari peserta atau departemen yang terlibat dalam proses. Terdapat dua jenis utama latar renang:
- Kolam: Kolam mewakili peserta tingkat tinggi dalam proses, sering kali entitas atau organisasi eksternal.
- Layar: Lintasan mewakili peran, departemen, atau entitas tertentu dalam sebuah pool dan berisi objek aliran yang terkait dengan peran tersebut.
- Arsip: Arsip adalah elemen tambahan yang memberikan informasi, konteks, atau anotasi pada diagram BPMN. Mereka mencakup:
- Objek Data: Objek data mewakili data atau informasi yang digunakan dalam proses. Mereka dapat berupa penyimpanan data (tempat penyimpanan data), input data, output data, atau objek data (mewakili aliran data).
- Anotasi: Anotasi digunakan untuk menambahkan catatan penjelasan, komentar, atau deskripsi pada diagram, memberikan kejelasan dan konteks pada model proses.
Empat elemen utama ini—objek aliran, objek penghubung, lintasan, dan arsip—bekerja sama untuk menciptakan diagram BPMN yang komprehensif dan ekspresif secara visual untuk memodelkan, menganalisis, dan meningkatkan proses bisnis.
Langkah-Langkah untuk Melakukan Pemodelan Proses Bisnis
- Tentukan Lingkup dan Tujuan:
- Tentukan lingkup proses yang ingin Anda model. Jelaskan secara jelas tujuan dan sasaran dari upaya pemodelan ini. Pahami mengapa Anda memodelkan proses tertentu ini dan apa yang ingin Anda capai.
- Kumpulkan Pihak Terkait:
- Libatkan pihak terkait yang relevan, termasuk pemilik proses, ahli bidang, karyawan, dan siapa saja yang memiliki peran atau minat dalam proses ini. Masukan mereka sangat penting untuk pemodelan yang akurat.
- Tentukan Batas Proses:
- Tentukan secara jelas titik awal dan akhir dari proses. Pahami apa yang memicu proses dan apa hasil yang diinginkan.
- Identifikasi Kegiatan dan Langkah-Langkah:
- Uraikan proses menjadi kegiatan dan langkah-langkah individu. Dokumentasikan tugas-tugas yang dilakukan, siapa yang melakukannya, dan dalam urutan apa.
- Gunakan Notasi Pemodelan:
- Pilih notasi atau kerangka pemodelan, seperti BPMN (Business Process Model and Notation), untuk merepresentasikan proses secara visual. Gunakan simbol, bentuk, dan diagram untuk menggambarkan aliran aktivitas, keputusan, dan interaksi.
- Buat Diagram Alur Proses:
- Buat diagram alur proses tingkat tinggi yang memberikan gambaran umum tentang proses. Gunakan simbol seperti persegi panjang (tugas), belah ketupat (titik keputusan), dan panah (aliran) untuk mewakili aktivitas dan urutannya.
- Rinci Sub-Proses dan Keputusan:
- Telusuri lebih dalam proses dengan memodelkan sub-proses dalam alur proses utama. Identifikasi titik keputusan, kondisi, dan logika cabang.
- Sertakan Aliran Data:
- Tunjukkan bagaimana data atau informasi mengalir melalui proses. Identifikasi sumber data, input, output, dan titik penyimpanan dalam proses.
- Tentukan Peran dan Tanggung Jawab:
- Tetapkan peran atau tanggung jawab untuk setiap aktivitas atau langkah. Jelaskan siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan setiap tugas dan siapa yang terlibat dalam pengambilan keputusan.
- Tangkap Masukan dan Keluaran:
- Dokumentasikan input yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas dan output yang dihasilkan. Tentukan format dan isi dari input dan output tersebut.
- Analisis dan Optimalisasi:
- Analisis proses yang telah dimodelkan untuk mengidentifikasi hambatan, redundansi, dan ketidakefisienan. Cari peluang untuk menyederhanakan proses, mengurangi biaya, dan meningkatkan kinerja.
- Uji Skenario:
- Buat dan uji berbagai skenario untuk memahami bagaimana proses berperilaku dalam kondisi yang berbeda. Ini membantu mengungkap masalah potensial dan memvalidasi model.
- Dokumentasikan Aturan Bisnis:
- Dokumentasikan aturan bisnis, kebijakan, atau pedoman yang mengatur proses. Pastikan aturan-aturan ini terintegrasi ke dalam model.
- Iterasi dan Sempurnakan:
- Pemodelan proses bisnis sering kali merupakan proses iteratif. Kumpulkan masukan dari pemangku kepentingan dan lakukan penyesuaian yang diperlukan pada model untuk mencerminkan perubahan dan peningkatan.
- Implementasi dan Pantau:
- Setelah model selesai, gunakan sebagai dasar untuk implementasi proses. Pantau proses secara terus-menerus untuk memastikan proses tersebut sesuai dengan model dan memenuhi tujuan yang ditetapkan.
- Dokumentasikan Model:
- Sediakan dokumentasi komprehensif tentang model proses, termasuk diagram, deskripsi, dan dokumentasi relevan lainnya.
- Latih Pemangku Kepentingan:
- Latih karyawan dan pemangku kepentingan tentang proses yang baru dimodelkan untuk memastikan transisi yang lancar dan pemahaman terhadap peran mereka.
- Jaga dan Perbarui:
- Secara berkala tinjau dan perbarui model proses agar tetap selaras dengan kebutuhan dan persyaratan bisnis yang terus berubah.
Ingatlah bahwa pemodelan proses bisnis merupakan kegiatan yang dinamis dan berkelanjutan yang berkontribusi terhadap peningkatan proses dan kelenturan organisasi. Sangat penting untuk melibatkan pemangku kepentingan yang relevan sepanjang proses dan terus-menerus menyempurnakan model seiring berkembangnya kondisi bisnis.
Contoh BPMN
Memulai Permintaan Cuti Untuk memulai proses pengajuan cuti, seorang karyawan di dalam perusahaan harus secara resmi mengajukan waktu libur. Dalam representasi visual kami, kami menggunakan simbol peristiwa awal, yang ditempatkan di jalur ‘Karyawan’, menandakan dimulainya proses. Panah tak terputus menghubungkan peristiwa awal ke simbol tugas, menggambarkan alur proses dan menunjukkan bahwa tanggung jawab awal karyawan adalah mengisi formulir pengajuan cuti. Setelah selesai, formulir ini kemudian diajukan kepada manajer untuk ditinjau dan disetujui.
Evaluasi Manajerial Setelah pengajuan, peran manajerial mendapatkan prioritas dalam proses. Tugas ‘Kirim Permohonan Cuti untuk Persetujuan’ dihubungkan ke tugas lain, ‘Evaluasi Permohonan Cuti’, di dalam jalur ‘Manajer’. Di sini, manajer meninjau permohonan dan membuat keputusan untuk menyetujui atau menolak permintaan cuti. Untuk mengakomodasi hasil yang berbeda ini, kami memperkenalkan simbol gerbang dalam diagram. Jika permohonan ditolak, manajer melanjutkan dengan memberi tahu karyawan, dan proses pengajuan segera berakhir. Tugas ‘Beritahu Karyawan Permintaan Ditolak’ dihubungkan ke simbol peristiwa akhir. Sebaliknya, jika permohonan disetujui, manajer menyampaikan hal tersebut kepada karyawan, dan proses melanjut ke jalur ‘HR’ untuk penanganan lebih lanjut.
Cuti Karyawan dan Penyelesaian Proses Tahap akhir proses berfokus pada karyawan benar-benar mengambil cuti yang telah disetujui. Kami menghubungkan simbol peristiwa akhir ke tugas penutup, ‘Ambil Cuti’, yang menandakan pencapaian puncak dari seluruh proses.
BPMN – Contoh yang Lebih Besar
Kenali Perusahaan True Aqua Air Mineral, pemasok air mineral yang sedang berkembang di kota kita. Produk mereka melayani baik bisnis maupun rumah tangga. Sekarang, dengan tujuan ambisius untuk meningkatkan pangsa pasar mereka dari 5% menjadi 10% dalam waktu 12-18 bulan ke depan, Perusahaan True Aqua Air Mineral sedang berkomitmen untuk meningkatkan efisiensi operasional dan menaikkan kepuasan pelanggan.
Sebagai analis bisnis yang dipercaya dengan misi ini, Anda sedang mendalami tugas yang sedang dihadapi. Setelah melakukan diskusi dengan Perusahaan True Aqua Air Mineral, Anda telah mengumpulkan wawasan berharga mengenai proses pemesanan air mineral mereka. Mari kita bahas lebih lanjut detailnya.
Visual di bawah ini menampilkan Diagram Proses Bisnis yang menggambarkan proses pengiriman air mineral di Perusahaan True Aqua Air Mineral.
Berdasarkan diagram tersebut, pelanggan memiliki dua saluran untuk melakukan pemesanan: mereka dapat menghubungi nomor hotline pemesanan atau mengirim email. Saat ini, sekitar 90% pesanan diterima melalui panggilan telepon, dengan sisanya 10% dikirim melalui email. Ketika pesanan masuk, asisten layanan pelanggan mengambil alih. Tugas pertama mereka adalah memverifikasi apakah pelanggan merupakan klien lama atau baru. Jika pelanggan merupakan pengguna baru perusahaan, asisten memulai proses dengan membuat akun pelanggan.
Pengiriman air mineral dijadwalkan setiap pagi hari Rabu. Akibatnya, asisten layanan pelanggan mengumpulkan pesanan dan mengirimkannya ke Departemen Logistik untuk koordinasi pengiriman yang lancar. Di dalam Departemen Logistik, manajer mengambil alih kendali, mengawasi alokasi pesanan kepada pekerja, penjadwalan, dan pencetakan dokumen yang diperlukan. Para pekerja, yang dilengkapi dengan instruksi, kemudian mengelola panggilan pelanggan dan melaksanakan pengiriman air sesuai jadwal.
Kiat dan Trik untuk Pemodelan Proses Bisnis
Berikut ini beberapa kiat dan trik untuk bekerja dengan BPMN (Pemodelan dan Notasi Proses Bisnis):
- Mulai Sederhana: Saat memulai dengan BPMN, mulailah dengan proses yang sederhana untuk memahami dasar-dasar notasi. Ketika Anda menjadi lebih terampil, Anda dapat menghadapi proses yang lebih kompleks.
- Gunakan Jalur Renang Secara Bijak: Jalur renang sangat berguna untuk menggambarkan peran dan tanggung jawab, tetapi jangan membuat diagram Anda terlalu rumit dengan terlalu banyak jalur. Pertahankan agar tetap jelas dan fokus.
- Konsistensi Konvensi Penamaan: Gunakan nama yang konsisten dan jelas untuk tugas, gerbang, dan peristiwa Anda. Ini membuat diagram Anda lebih mudah dipahami dan dikelola.
- Jaga Ketermodulan: Bagi proses yang kompleks menjadi subproses yang lebih kecil. Ini meningkatkan keterbacaan dan memungkinkan Anda mengulang penggunaan subproses dalam diagram lain.
- Manfaatkan Subproses: Gunakan subproses tertanam ketika suatu bagian proses memerlukan detail tambahan. Ini menjaga diagram utama tetap rapi.
- Anotasi: Gunakan anotasi untuk memberikan informasi tambahan atau penjelasan dalam diagram BPMN Anda. Ini membantu menjelaskan makna simbol atau koneksi.
- Pertimbangkan Alur Urutan: Jadilah tepat dalam alur urutan (panah). Pastikan alur tersebut merepresentasikan alur logis dari proses dan tidak ambigu.
- Gerbang dengan Deskripsi: Tambahkan deskripsi pada gerbang (berbentuk belah ketupat) untuk menjelaskan kondisi atau kriteria yang menentukan arah alur. Ini menambah kejelasan pada titik keputusan Anda.
- Gerbang Paralel: Pahami perbedaan antara gerbang paralel (gerbang AND) dan gerbang eksklusif (gerbang XOR). Gunakan keduanya secara tepat untuk merepresentasikan logika proses.
- Pengulangan: Gunakan konstruksi pengulangan ketika suatu tugas atau subproses perlu diulang. BPMN menyediakan tanda pengulangan untuk menunjukkan hal ini.
- Penanganan Eksepsi: Gambarkan secara jelas bagaimana proses Anda menangani eksepsi dan kesalahan. Gunakan peristiwa batas atau peristiwa kesalahan untuk menunjukkan di mana dan bagaimana eksepsi ditangkap.
- Validasi: Gunakan alat pemodelan BPMN yang menyediakan fitur validasi untuk memeriksa diagram Anda terhadap kebenaran dan kepatuhan terhadap standar BPMN.
- Pengujian: Buat skenario pengujian untuk memvalidasi diagram BPMN Anda. Uji berbagai jalur dan kondisi untuk memastikan proses berjalan sesuai yang diharapkan.
- Kolaborasi: Gunakan kolam dan jalur untuk menunjukkan kolaborasi antara entitas atau departemen yang berbeda dalam suatu proses. Ini sangat berguna untuk proses kompleks yang melibatkan banyak pemangku kepentingan.
- Kontrol Versi: Terapkan kontrol versi untuk diagram BPMN Anda. Seiring proses berkembang, sangat penting untuk melacak perubahan dan mempertahankan sejarah versi proses.
- Dokumentasi: Dokumentasikan diagram BPMN Anda dengan teks atau dokumen pendukung yang memberikan konteks, aturan bisnis, atau informasi tambahan.
- Pelatihan: Latih anggota tim dan pemangku kepentingan Anda dalam notasi BPMN dan praktik terbaik untuk memastikan pemahaman dan penggunaan yang konsisten.
- Umpan Balik: Dorong umpan balik dari pemangku kepentingan untuk menyempurnakan diagram BPMN Anda. Ini merupakan upaya kolaboratif, dan masukan dari pihak yang terlibat dapat menghasilkan model proses yang lebih baik.
- Tetap Perbarui: Tetap mengikuti standar dan pembaruan BPMN terbaru untuk memastikan diagram Anda sesuai dan memanfaatkan fitur-fitur baru.
- Berlatih: Semakin sering Anda berlatih pemodelan BPMN, semakin baik Anda menjadi. Pertimbangkan untuk mengerjakan proyek contoh atau proses dunia nyata untuk menyempurnakan keterampilan Anda.
Ingatlah bahwa BPMN adalah alat yang kuat untuk pemodelan dan komunikasi proses. Kuncinya adalah menggunakannya secara efektif untuk menyampaikan logika proses, meningkatkan pemahaman proses, dan memfasilitasi upaya perbaikan proses di dalam organisasi Anda.
Ringkasan
Pemodelan Proses Bisnis (BPM) merupakan praktik dasar bagi organisasi yang mencari efisiensi, daya tanggap, dan pengambilan keputusan yang lebih baik. Dengan merepresentasikan proses mereka secara visual melalui diagram BPMN, organisasi dapat memperoleh pemahaman menyeluruh terhadap operasional mereka, mengidentifikasi hambatan, menyederhanakan alur kerja, dan mengoptimalkan alokasi sumber daya. BPM memfasilitasi komunikasi yang efektif antar pemangku kepentingan, menyelaraskan proses dengan tujuan strategis, dan mendukung upaya perbaikan berkelanjutan.
Saat bisnis berkembang dan beradaptasi terhadap lingkungan yang terus berubah, BPM berfungsi sebagai alat dinamis untuk memodelkan, menganalisis, dan mengoptimalkan proses agar tetap kompetitif dan berfokus pada pelanggan. Melalui pemodelan proses yang bijaksana, organisasi tidak hanya dapat meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga mendorong inovasi, mengurangi biaya, dan memberikan nilai luar biasa kepada pelanggan.
Di tengah lingkungan yang terus berubah, Pemodelan Proses Bisnis tetap tidak tergantikan, menawarkan cara untuk mengubah proses bisnis yang kompleks menjadi wawasan yang jelas dan dapat diambil tindakan, yang membuka jalan menuju kesuksesan dan pertumbuhan yang berkelanjutan.