Pernahkah Anda bertanya-tanya bagaimana bisnis bisa berjalan seperti mesin yang terpelihara dengan baik, bahkan ketika menghadapi perubahan dan tantangan yang terus-menerus? Jawabannya terletak pada proses bisnis mereka. Proses bisnis adalah serangkaian tugas dan aktivitas yang diikuti bisnis untuk mencapai tujuan dan sasaran mereka. Mereka merupakan tulang punggung setiap organisasi dan dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan sebuah perusahaan.
Tetapi bagaimana bisnis memastikan proses mereka efisien, efektif, dan dapat beradaptasi? Di sinilah analisis proses bisnis masuk.
Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu analisis proses bisnis, mengapa penting, dan bagaimana melakukannya. Baik Anda seorang pemilik bisnis, manajer, atau hanya seseorang yang penasaran tentang cara kerja bisnis, artikel ini akan memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang proses penting yang menjaga kelancaran operasional bisnis. Mari kita mulai!
Apa itu analisis proses bisnis (BPA)?
Analisis Proses Bisnis (BPA) adalah tentang melakukan penyelidikan mendalam terhadap proses bisnis untuk memahami bagaimana proses tersebut berjalan dan bagaimana membuatnya bekerja lebih baik. Ini seperti melakukan diseksi katak, tetapi bukan katak yang kita bicarakan, melainkan proses. BPA melibatkan pengamatan terhadap semua komponen yang membentuk suatu proses—masukan, keluaran, aktivitas utama, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
Bayangkan BPA seperti kaca pembesar yang membantu Anda mengidentifikasi kelemahan dan hambatan dalam suatu proses yang mungkin menghambat kemajuan Anda. Dengan melakukan ini, Anda dapat mengidentifikasi apa yang tidak berjalan dengan baik dan menyusun rencana untuk memperbaikinya. Tanpa BPA, tim Anda mungkin membuang waktu dan energi untuk menyelesaikan masalah yang salah, atau bahkan lebih buruk lagi, beralih dari satu perangkat lunak ke perangkat lunak lain tanpa memperbaiki masalah dasar. Jadi, ini benar-benar hal yang penting!
Analisis proses bisnis (BPA) vs. analisis bisnis (BA): Apa perbedaannya?
Sangat mudah untuk membingungkan analisis proses bisnis (BPA) dengan saudaranya yang lebih dikenal, analisis bisnis (BA). Namun meskipun kedengarannya mirip, keduanya sebenarnya berbeda.
Jadi, apa perbedaan utama antara keduanya? BPA adalah tentang menganalisis proses bisnis Anda—serangkaian langkah yang Anda ambil untuk menyelesaikan pekerjaan. Di sisi lain, BA melihat gambaran besar dari seluruh bisnis Anda.
Sebagai contoh, jika Anda ingin menyederhanakan proses pelacakan keuangan, Anda memerlukan BPA. Seorang analis bisnis akan memeriksa secara cermat bagaimana tim Anda melacak anggaran, pembelian, dan pendapatan untuk mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki. Namun, jika Anda lebih tertarik untuk mengetahui cara meningkatkan profitabilitas keseluruhan bisnis Anda, Anda memerlukan analisis bisnis menyeluruh untuk meninjau keuangan Anda dari atas ke bawah.
Singkatnya, BPA seperti memperbesar detail, sementara BA lebih seperti melangkah mundur untuk melihat gambaran besar.
Kapan Anda sebaiknya menggunakan analisis proses bisnis?
Sekarang Anda tahu apa itu BPA, Anda mungkin bertanya-tanya kapan sebaiknya menggunakannya. Kabar baiknya adalah, ada banyak situasi di mana BPA dapat membantu memperbaiki proses bisnis Anda.
Berikut beberapa contohnya:
- Ketika Anda memperhatikanpenurunan produktivitas atautingkat rotasi karyawan yang tinggidi beberapa bagian bisnis Anda. Ini biasanya merupakan tanda peringatan bahwa mungkin ada masalah dalam proses Anda yang perlu diperbaiki.
- Ketika Andameluncurkan produk baru atau struktur tim barudan ingin memastikan bahwa hal tersebut berkelanjutan dalam jangka panjang. BPA dapat membantu Anda mengetahui apakah proses Anda siap menghadapi perubahan tersebut.
- Ketika Andamengalami peningkatan keluhan pelanggan. Ini bisa menjadi tanda bahwa proses Anda tidak memenuhi kebutuhan pelanggan, dan BPA dapat membantu Anda mengidentifikasi apa yang salah.
- Ketika pemangku kepentingantidak jelas tentang cara melaksanakan suatu proses. BPA dapat membantu mengidentifikasi area yang membingungkan dan menyederhanakan proses bagi semua pihak yang terlibat.
- Ketika Anda mempertimbangkan otomatisasi suatu proses. BPA dapat membantu Andaoptimalkan proses sebelum Anda mengotomatisasinya, yang akan menghemat waktu dan mengurangi masalah dalam jangka panjang.
- Ketika Anda ingin mengganti suatu proses dengan versi baru atau melakukan perubahan besar. Analisis proses bisnis dapat membantu Anda mengidentifikasi apa yang perlu diperbaiki dan memastikan transisi yang lancar ke proses baru.
Manfaat analisis proses bisnis
Analisis proses bisnis dapat menjadi perubahan besar bagi setiap organisasi. Dengan memeriksa proses Anda secara cermat, Anda dapat mengidentifikasi celah, merancang sumber daya, mengurangi duplikasi, dan menciptakan alur proses yang lebih baik. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari BPA:
Pertama, BPA membantu mengidentifikasi keterputusan dalam operasi paling penting Anda. Dengan memahami di mana proses Anda kurang memadai, Anda dapat melakukan perbaikan yang secara langsung memengaruhi laba Anda. Kedua, BPA membantu Anda memahami sumber daya yang tersedia untuk setiap proses. Ini dapat membantu Anda menentukan kapan harus menolak proyek baru dan memastikan bahwa Anda memiliki kapasitas dan ketersediaan untuk pekerjaan tambahan.
BPA juga membantu Anda menciptakan proses baru yang selaras dengan budaya dan iklim saat ini. Dengan perubahan lingkungan dan budaya yang terus terjadi, Anda mungkin perlu menciptakan proses baru yang sesuai dengan realitas baru ini.
Lebih lanjut, BPA dapat membantu Anda mengurangi duplikasi, ketidakefisienan, dan hambatan, yang dapat menghemat waktu dan uang. Dengan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki, Anda dapat menyederhanakan proses Anda dan mengurangi atau menghilangkan pekerjaan yang berulang. Selain itu, memiliki proses yang lebih baik dapat meningkatkan adopsi karyawan dan menciptakan alur kerja yang lebih efisien.
Akhirnya, BPA dapat membantu Anda menciptakan alur proses yang lebih baik yang sesuai dengan perubahan dalam organisasi Anda. Dengan menciptakan model proses yang lebih baik, Anda dapat melakukan perubahan dan pembaruan rutin secara real-time, memastikan bahwa proses Anda selalu dioptimalkan.
Lima langkah analisis proses bisnis
Pendekatan umum dalam analisis proses bisnis melibatkan lima langkah.
Langkah 1: Tinjau bagaimana proses Anda selaras dengan tujuan besar Anda
Proses Anda harus mendukung misi dan visi perusahaan Anda. Oleh karena itu, langkah pertama BPA adalah memeriksa bagaimana proses Anda sesuai dengan gambaran besar organisasi Anda. Anda perlu memastikan bahwa setiap proses berkontribusi terhadap pencapaian tujuan jangka panjang perusahaan Anda.
Langkah 2: Kumpulkan data tentang proses saat ini
Sebelum menganalisis proses Anda, Anda perlu mengumpulkan informasi tentang bagaimana proses tersebut berjalan. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan mewawancarai pemangku kepentingan utama, membuat survei, dan meninjau KPI serta metrik. Langkah ini mungkin memakan waktu, tetapi sangat penting untuk mendapatkan pemahaman menyeluruh tentang proses sebelum melakukan perubahan apa pun.
Langkah 3: Analisis proses saat ini
Dengan menggunakan pemetaan proses bisnis, buat tata letak visual dari proses dan alur kerja Anda. Ini membantu Anda mengidentifikasi pola atau celah dalam alur proses Anda.
Langkah 4: Identifikasi peluang perbaikan
Selama langkah analisis, Anda akan menemukan duplikasi dan celah yang perlu ditangani. Ini adalah area utama untuk perbaikan. Misalnya, jika Anda menyadari bahwa para pengembang menghabiskan terlalu banyak waktu untuk merencanakan backlog sprint, Anda dapat menyelidiki penyebab keterlambatan dan menemukan opsi teknologi baru yang mendukung komunikasi yang lebih baik.
Langkah 5: Implementasikan perubahan
Setelah mengidentifikasi area perbaikan, langkah terakhir adalah bertindak dan menerapkan perubahan yang memperbaiki proses Anda. Peningkatan proses bisnis (BPI) adalah tempat Anda menggunakan semua informasi yang dikumpulkan selama BPA untuk menyesuaikan dan melakukan perubahan pada proses Anda dengan fokus pada peningkatan profitabilitas. BPA adalah panduan penemuan Anda, yang menunjukkan segala aspek proses bisnis Anda, dan BPI adalah rencana aksi yang memungkinkan Anda mengoptimalkan proses-proses tersebut atau menciptakan yang baru.
Alat dan Teknik Analisis Proses Bisnis
Sangat bagus untuk mengetahui pendekatan lima langkah dalam analisis proses bisnis, tetapi sama pentingnya memiliki teknik konkret untuk memahami proses bisnis Anda dan metrik kinerjanya. Berikut adalah beberapa teknik yang umum digunakan dalam analisis proses bisnis:
- Alat pemodelan dan pemetaan proses: Alat-alat ini sangat penting bagi BPA. Diagram Business Process Model and Notation (BPMN) umum digunakan untuk memvisualisasikan alur kerja dan memahami operasi bisnis. Mereka membantu mengidentifikasi hambatan dan menyarankan cara untuk memperbaiki proses. Selain itu, alat bantu visual ini dapat digunakan untuk melatih karyawan dan menunjukkan bagaimana perbaikan proses selaras dengan tujuan bisnis Anda.
- Analisis akar masalah: Teknik ini membantu Anda mengidentifikasi akar penyebab suatu masalah dan memastikan bahwa hal tersebut selaras dengan tujuan lebih luas perusahaan Anda.
- Analisis SWOT: SWOT adalah singkatan dari Kekuatan, Kelemahan, Peluang, dan Ancaman. Analisis ini memberikan wawasan berharga mengenai kekuatan dan kelemahan proses Anda, serta peluang dan ancaman yang dihadapinya.
- Analisis kesenjangan: Analisis kesenjangan menunjukkan perbedaan antara proses Anda saat ini dan hasil yang diinginkan. Dengan mengidentifikasi kesenjangan ini, Anda dapat bekerja untuk menutupnya dan meningkatkan kinerja keseluruhan Anda.
Analisis Proses Bisnis dan Visual Paradigm
Visual Paradigm adalah alat hebat yang membantu Anda dalam berbagai tahap analisis proses bisnis. Mari kita jelajahi beberapa fitur yang dapat membantu Anda dalam analisis proses bisnis.
Pemodelan Proses Bisnis
Visual Paradigm adalah produk yang memenangkan penghargaan dan dikenal karena kemampuan pemodelan visualnya. Produk ini mendukung berbagai bahasa pemodelan, termasuk Business Process Model and Notation (BPMN). Anda dapat dengan mudah membuat model proses bisnis profesional menggunakan alat BPMN Visual Paradigm, yang menawarkan kemampuan pemodelan yang sangat baik. Anda dapat mengatur model Anda, membaginya menjadi beberapa diagram, merekayasa kembali artefak model, serta menghasilkan laporan profesional untuk diagram Anda.
Pelajari lebih lanjut: Alat Business Process Model and Notation
Kanvas Rekayasa Proses Bisnis
Kanvas Rekayasa Proses Bisnis adalah peta proses yang memandu Anda melalui seluruh proses peningkatan proses bisnis, mencakup analisis proses bisnis dan pelaksanaan perubahan yang direncanakan. Setiap item pada kanvas terdiri dari serangkaian langkah yang harus dilakukan, serta hasil akhir yang dibutuhkan untuk menyelesaikan langkah-langkah tersebut. Fitur ini tidak hanya memberi Anda panduan untuk analisis proses bisnis, tetapi juga menyediakan repositori untuk mengelola artefak yang dibutuhkan oleh berbagai tahap proses analisis.
Pelajari lebih lanjut: Kanvas Rekayasa Proses Bisnis
Panduan Langkah demi Langkah Siklus Kehidupan Manajemen Proyek
Setelah Anda menentukan rencana pelaksanaan, Anda dapat menggunakan alat dan keterampilan manajemen proyek Visual Paradigm untuk memastikan perubahan dilaksanakan secara efisien dan efektif. Panduan Langkah demi Langkah Siklus Kehidupan Manajemen Proyek menyediakan peta visual dari item tindakan yang terlibat dalam manajemen proyek, memandu Anda melalui seluruh proses manajemen proyek.
Pelajari lebih lanjut: Panduan Langkah demi Langkah Siklus Kehidupan Manajemen Proyek
Peta Proses Manajemen Proyek Just-in-Time
Dengan alat ini, Anda mendapatkan template proses manajemen proyek siap pakai yang dilengkapi item kerja yang dirancang untuk memandu tim Anda melalui proses agil dan bertahap dalam menghasilkan hasil manajemen proyek. Setiap item kerja mencakup petunjuk rinci secara langkah demi langkah dan contoh, yang memungkinkan tim Anda bekerja secara fleksibel, baik secara berurutan maupun secara paralel, untuk menyelesaikan pekerjaan.
Pelajari lebih lanjut: Peta Proses Manajemen Proyek Just-in-Time