Ocena realności: Strategie uzyskania zgody użytkownika na kolejny projekt Agile za pomocą szablonów dokumentów

Przykład badania realności

oto przykład, jak szablon może zostać wykorzystany w rzeczywistym projekcie:

1. Data i godzina spotkania: 31 marca 2023, 10:00
2. Uczestnicy spotkania: John Smith (Klient), Jane Doe (Firma konsultingowa IT)
3. Cel spotkania: omówienie realności projektu z wykorzystaniem metodyki Agile dla nowej strony e-commerce.
4. Przegląd projektu:
   • Celem projektu jest stworzenie nowej strony e-commerce dla działalności klienta, która sprzedaje odzież i akcesoria online.
   • Firma potrzebuje nowej strony internetowej zastępującej obecną, która jest przestarzała i ma nieprzyjazny interfejs.
5. Zakres projektu:
   • Projekt będzie obejmował projektowanie i tworzenie nowej strony internetowej z nowoczesnym, przyjaznym dla użytkownika interfejsem, który przyciągnie więcej klientów do działalności klienta.
   • Strona internetowa będzie zawierać funkcje takie jak strony produktów, koszyk zakupowy, proces zakupu oraz system zarządzania kontami klientów.
6. Stakeholderzy:
   • Klient, John Smith, jest głównym stakeholderem i będzie odpowiedzialny za udzielanie opinii oraz zatwierdzanie końcowego produktu.
   • Firma konsultingowa IT, Jane Doe, będzie odpowiedzialna za projektowanie i tworzenie strony internetowej.
7. Przypadek użycia / historia użytkownika:
   • Przypadki użycia obejmą scenariusze takie jak przeglądanie produktów, dodawanie przedmiotów do koszyka oraz zakończenie procesu zakupu.
8. Harmonogram projektu:
   • Projekt zostanie zakończony w trzech fazach: projektowanie, realizacja i testowanie.
   • Faza projektowania zajmie około dwóch tygodni, faza realizacji zajmie cztery tygodnie, a faza testowania zajmie dwa tygodnie.
9. Ryzyka projektu:
   • Główne ryzyka projektu obejmują opóźnienia spowodowane nieprzewidzianymi problemami, takimi jak trudności techniczne lub zmiany wymagań.
   • Aby zmniejszyć te ryzyka, firma konsultingowa IT będzie dostarczać regularne aktualizacje postępów i natychmiast informować klienta o wszelkich problemach lub zmianach.
10. Następne kroki:

• Następnymi krokami projektu będzie sfinalizowanie wymagań oraz uzyskanie zgody klienta na kontynuację projektu.
• Firma konsultingowa IT dostarczy szczegółowy projekt zawierający zakres, harmonogram i koszt projektu na podstawie omówionych wymagań.

Co dalej? Po pierwszym spotkaniu

Oto szablon:

1. Sfinalizuj wymagania:

• Zbierz wszystkie istotne informacje dotyczące wymagań projektu.
• Zdefiniuj i priorytetyzuj wymagania przy użyciu podejścia Agile.
• Zdokumentuj wymagania w jasnym i zwięzłym formacie.

Oto szczegółowe wyjaśnienie każdej z trzech kroków w celu ukończenia wymagań projektu:

• Zbierz całą istotną informację dotyczącą wymagań projektu:Aby zebrac całą istotną informację dotyczącą wymagań projektu, musisz skontaktować się z klientem i innymi zaangażowanymi stronami, aby poznać ich potrzeby i cele w ramach projektu. Może to obejmować przeprowadzanie rozmów, ankiet, grup dyskusyjnych lub warsztatów w celu wydobycia wymagań. Powinieneś również przejrzeć istniejące dokumenty, takie jak plan biznesowy klienta, badania rynkowe lub poprzednie artefakty projektu, aby lepiej zrozumieć kontekst i cele projektu.
• Zdefiniuj i priorytetyzuj wymagania przy użyciu podejścia Agile:Po zebraniu całej istotnej informacji dotyczącej wymagań projektu, następnym krokiem jest zdefiniowanie i priorytetyzacja wymagań przy użyciu podejścia Agile. Oznacza to podział wymagań na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania elementy, takie jak historie użytkownika lub epiki, oraz ich uporządkowanie w priorytetowej kolejności w backlocie. Podejście Agile podkreśla współpracę, dlatego ważne jest zaangażowanie klienta i innych stron zaangażowanych w ten proces, aby upewnić się, że wymagania zostały poprawnie zapisane i odpowiednio priorytetyzowane.
• Zdokumentuj wymagania w jasnym i zwięzłym formacie:Na końcu, istotne jest dokumentowanie wymagań w jasnym i zwięzłym formacie, który będzie łatwo zrozumiały dla zespołu programistycznego i innych stron zaangażowanych. Może to obejmować tworzenie backloku produktu zawierającego historie użytkownika, kryteria akceptacji oraz inne istotne informacje. Ważne jest zapewnienie śledzenia wymagań, aby zespół programistyczny mógł łatwo powiązać je z celami biznesowymi projektu. Możesz również rozważyć użycie narzędzi wizualnych, takich jak schematy przepływów lub szkice, aby ułatwić zrozumienie wymagań i zapewnić wspólną wiedzę o zakresie projektu.

Przykład

Oto przykład, jak możesz zastosować każdą z trzech kroków, aby ukończyć wymagania projektu strony internetowej e-commerce:

Zbierz całą istotną informację dotyczącą wymagań projektu:

W przypadku projektu strony internetowej e-commerce możesz przeprowadzić warsztat z klientem i innymi zaangażowanymi stronami, aby lepiej poznać ich potrzeby i cele w ramach projektu. Podczas warsztatu możesz zadać pytania takie jak:

• Jaki jest główny cel nowej strony internetowej?
• Jakie rodzaje produktów będą sprzedawane na stronie?
• Kto są klientami docelowymi strony?
• Które funkcje i możliwości są najważniejsze dla klienta i klientów?

Możesz również przejrzeć istniejące dokumenty, takie jak plan biznesowy klienta lub badania rynkowe, aby lepiej zrozumieć kontekst i cele projektu.

Zdefiniuj i priorytetyzuj wymagania przy użyciu podejścia Agile:Na podstawie informacji zebranych podczas warsztatu oraz przeglądu istniejących dokumentów, możesz zdefiniować i priorytetyzować wymagania dla projektu strony internetowej e-commerce. Możesz podzielić wymagania na historie użytkownika, takie jak:

• Jako klient, chcę móc przeglądać produkty według kategorii, aby łatwo znaleźć to, czego szukam.
• Jako klient, chcę móc przeglądać szczegółowe informacje o produkcie, w tym ceny, opisy i opinie, aby móc podjąć świadome decyzje zakupowe.
• Jako klient, chcę móc dodawać przedmioty do koszyka i usuwać je z koszyka, aby łatwo zarządzać moim zamówieniem.
• Jako klient, chcę móc dokonać zakupu bezpiecznie i łatwo, z opcjami płatności i dostawy, aby szybko zakończyć zakup.

Następnie uporządkuj te historie użytkownika w priorytetowej kolejności w backlocie, biorąc pod uwagę czynniki takie jak wartość biznesowa, ryzyko i wymagane wysiłki.

Zdokumentuj wymagania w jasnym i zwięzłym formacie:Na końcu, możesz zdokumentować wymagania dla projektu strony internetowej e-commerce w jasnym i zwięzłym formacie, który będzie łatwo zrozumiały dla zespołu programistycznego i innych stron zaangażowanych. Możesz stworzyć backlog produktu zawierający każdą historię użytkownika wraz z kryteriami akceptacji opisującymi konkretne wymagania dla każdej historii. Możesz również użyć narzędzi wizualnych, takich jak szkice lub mockup, aby ilustrować wymagania i zapewnić wspólną wiedzę o zakresie projektu. Dodatkowo możesz rozważyć użycie narzędzi takich jak Jira lub Trello do śledzenia postępów projektu i zarządzania backlokiem produktu.

 

2. Uzyskaj zgodę klienta:

• Przygotuj szczegółowy projekt zawierający zakres, harmonogram i koszt projektu.
• Zawrzyj szczegółowy podział dostarczalnych elementów, punktów kontrolnych i harmonogramu płatności.
• Zreviewuj propozycję z klientem i uzyskaj ich zgodę.

Przykład

Przygotuj szczegółową propozycję zawierającą zakres, harmonogram i koszt projektu:Po zakończeniu ustalenia wymagań projektu następnym krokiem jest przygotowanie szczegółowej propozycji zawierającej zakres, harmonogram i koszt projektu. Propozycja powinna zawierać kompleksowy przegląd projektu, w tym cele biznesowe, wymagania i oczekiwane wyniki. Powinna również zawierać szczegółowy podział zakresu prac, harmonogramów i celów dla każdej fazy projektu, a także jasne opisy dostarczanych wyników. Dodatkowo propozycja powinna zawierać szczegółową szacunkową wycenę kosztów, rozłożoną na poszczególne elementy projektu, takie jak rozwój, projektowanie i testowanie.

Zawieraj szczegółowy podział wyników, celów i harmonogramu płatności:Ważne jest uwzględnienie szczegółowego podziału wyników, celów i harmonogramu płatności w propozycji, aby zapewnić, że wszyscy są na tej samej stronie co do tego, co zostanie dostarczone i kiedy. Wyniki powinny być jasno zdefiniowane i przedstawione w harmonogramie, który wskazuje, kiedy każdy wynik zostanie ukończony. Cele powinny również być jasno zdefiniowane, wyróżniając kluczowe punkty w harmonogramie projektu, w których oczekuje się ukończenia określonych wyników. Na końcu harmonogram płatności powinien być zawarty w propozycji, wskazując, kiedy i w jakiej wysokości klient zostanie rozliczony za każdy cel.

Zreviewuj propozycję z klientem i uzyskaj ich zgodę:Po przygotowaniu propozycji, ważne jest, aby przed kontynuowaniem projektu omówić ją z klientem i uzyskać ich zgodę. Proces ten powinien obejmować szczegółową dyskusję nad propozycją, w tym zakres prac, harmonogramy, wyniki i szacunkową wycenę kosztów. Klient powinien mieć możliwość zadania pytań i podania opinii na temat propozycji przed wyrażeniem zgody. Ważne jest również, aby klient rozumiał swoje obowiązki wynikające z propozycji, takie jak udzielanie szybkich odpowiedzi i zatwierdzeń, oraz dokonywanie płatności zgodnie z ustalonym harmonogramem. Po zatwierdzeniu propozycji może ona posłużyć jako podstawa planu projektu, a prace nad projektem mogą się rozpocząć.

 

Jak przygotować szczegółową propozycję projektu Agile

Oto przykład, jak możesz z dokumentować proces uzyskania zgody od klienta:

1. Przygotuj szczegółową propozycję zawierającą zakres, harmonogram i koszt projektu:

Przykładowy dokument propozycji:

Propozycja projektu dla [Imię klienta] Tytuł projektu: [Tytuł projektu] Menadżer projektu: [Twoje imię]

Wprowadzenie: Celem tej propozycji jest przedstawienie zakresu, harmonogramu i kosztów projektu [Tytuł projektu]. Ta propozycja opiera się na wymaganiach zebranych podczas pierwszej konsultacji z [Imię klienta] i ma na celu zapewnienie jasnego zrozumienia projektu i jego wyników.

Zakres prac: Zakres prac dla projektu [Tytuł projektu] jest następujący:

• [Lista wymagań projektu]

Harmonogram: Harmonogram projektu [Tytuł projektu] jest następujący:

• Faza 1: [Data rozpoczęcia] do [Data zakończenia]
  • [Lista wyników i celów]
• Faza 2: [Data rozpoczęcia] do [Data zakończenia]
  • [Lista wyników i celów]
• Faza 3: [Data rozpoczęcia] do [Data zakończenia]
  • [Lista wyników i celów]

Szacunek kosztów: Szacunek kosztów projektu [Tytuł projektu] jest następujący:

• Rozwój: [Rozkład kosztów]
• Projektowanie: [Rozkład kosztów]
• Testowanie: [Rozkład kosztów]
• Całkowity koszt: [Całkowity koszt projektu]

2. Zawieraj szczegółowy podział wyników, celów i harmonogramu płatności:

Przykładowy dokument wyników i celów:

Dostarczalne i里程碑 dla Fazy 1 projektu [Project Name]: [Start Date] do [End Date]

• Dostarczalny 1: [Opis dostarczalnego]
• Dostarczalny 2: [Opis dostarczalnego]
• Dostarczalny 3: [Opis dostarczalnego]
• Milestone 1: [Opis milestone]
• Milestone 2: [Opis milestone]
• Milestone 3: [Opis milestone]

Faza 2: [Start Date] do [End Date]

• Dostarczalny 4: [Opis dostarczalnego]
• Dostarczalny 5: [Opis dostarczalnego]
• Dostarczalny 6: [Opis dostarczalnego]
• Milestone 4: [Opis milestone]
• Milestone 5: [Opis milestone]
• Milestone 6: [Opis milestone]

Faza 3: [Start Date] do [End Date]

• Dostarczalny 7: [Opis dostarczalnego]
• Dostarczalny 8: [Opis dostarczalnego]
• Dostarczalny 9: [Opis dostarczalnego]
• Milestone 7: [Opis milestone]
• Milestone 8: [Opis milestone]
• Milestone 9: [Opis milestone]

Przykładowy dokument harmonogramu płatności:

Harmonogram płatności dla [Project Name]

• Milestone 1: [Kwota płatności] do zapłaty w dniu [Date]
• Milestone 2: [Kwota płatności] do zapłaty w dniu [Date]
• Milestone 3: [Kwota płatności] do zapłaty w dniu [Date]
• Milestone 4: [Kwota płatności] do zapłaty w dniu [Date]
• Milestone 5: [Kwota płatności] do zapłaty w dniu [Date]
• Milestone 6: [Kwota płatności] do zapłaty w dniu [Date]
• Milestone 7: [Kwota płatności] do zapłaty w dniu [Date]
• Milestone 8: [Kwota płatności] do zapłaty w dniu [Data]
• Milestone 9: [Kwota płatności] do zapłaty w dniu [Data]

3. Zreviewuj propozycję z klientem i uzyskaj jego zgodę:

Przykładowy dokument protokołu spotkania:

Protokół spotkania dla [Imię klienta] – [Data]

• Uczestnicy: [Lista uczestników]
• Omówienie: [Podsumowanie dyskusji na temat propozycji]
• Zadania: [Lista zadań]

4. Uzyskaj podpis klienta na dokumencie propozycji:

Przykładowy dokument zatwierdzenia:

Dokument zatwierdzenia dla [Nazwa projektu]

• Imię klienta: [Imię klienta]
• Menadżer projektu: [Twoje imię]
• Data propozycji: [Data]
• Podsumowanie propozycji: [Podsumowanie propozycji]
• Data zatwierdzenia: [Data]
• Podpis klienta: [Podpis klienta]

Po podpisaniu dokumentu zatwierdzenia przez klienta powinien on zostać zachowany w archiwum do celów referencyjnych w przyszłości.

5. Zorganizuj spotkanie uruchomieniowe projektu:

Przykładowy dokument agenda spotkania:

Agenda spotkania uruchomieniowego projektu – [Nazwa projektu]

• Data: [Data]
• Czas: [Czas]
• Miejsce: [Miejsce]

Agenda:

• Wprowadzenie
• Przegląd projektu
• Zakres prac
• Dostarczalne elementy i milestone’y
• Harmonogram
• Role i odpowiedzialności
• Plan komunikacji
• Narzędzia zarządzania projektami
• Kolejne kroki

W trakcie spotkania wstępnego powinieneś omówić z klientem propozycję i dostarczone wyniki, omówić harmonogram projektu i plan komunikacji, a także przydzielić role i odpowiedzialności członkom zespołu. Powinieneś również omówić narzędzia zarządzania projektem, które będą używane do śledzenia postępów i zarządzania projektem.

6. Rozpocznij projekt:

Po zakończeniu spotkania wstępnego i uzgodnieniu planu projektu przez wszystkie strony, można rozpocząć pracę nad projektem. W trakcie projektu bardzo ważne jest utrzymywanie otwartej komunikacji z klientem oraz regularne informowanie o postępach i wszelkich zmianach w planie projektu. Dzięki temu zapewni się, że projekt będzie się realizować zgodnie z planem i spełni oczekiwania klienta.

Przykład – szczegółowa propozycja projektu

oto przykład szczegółowej propozycji projektu z wykorzystaniem metodyki Agile:

Propozycja projektu z wykorzystaniem metodyki Agile

Nazwa projektu: Projekt rozwoju sklepu internetowego Menadżer projektu: John Smith Data propozycji: 1 stycznia 2023

Podsumowanie: Proponowany projekt obejmuje opracowanie sklepu internetowego dla firmy detalicznej. Strona internetowa pozwoli klientom przeglądać produkty, dokonywać zakupów i śledzić zamówienia. Rozwój projektu będzie realizowany metodą Agile i obejmie sprinty, codzienne spotkania stand-up oraz ciągłe wdrażanie.

Zakres prac:

• Opracowanie szkiców strony internetowej i projektów interfejsu użytkownika
• Stworzenie funkcjonalnego sklepu internetowego, który pozwoli klientom przeglądać produkty, dodawać je do koszyka i dokonywać zakupów
• Zaimplementowanie bramki płatności do bezpiecznych transakcji
• Stworzenie systemu zarządzania kontami dla klientów, aby mogli tworzyć i zarządzać swoimi kontami
• Opracowanie systemu śledzenia zamówień, aby klienci mogli otrzymywać aktualizacje dotyczące swoich zamówień
• Zintegrowanie funkcji udostępniania na mediach społecznościowych, aby klienci mogli dzielić się produktami z przyjaciółmi
• Przeprowadzenie testów strony internetowej pod kątem funkcjonalności i użyteczności

Wyniki i kluczowe punkty kontrolne:

• Szkice strony internetowej i projekty interfejsu użytkownika – Tydzień 1
• Funkcjonalny sklep internetowy z bramką płatności – Tydzień 3
• System zarządzania kontami – Tydzień 5
• System śledzenia zamówień – Tydzień 7
• Funkcje udostępniania na mediach społecznościowych – Tydzień 9
• Ostateczne testy i wdrożenie – Tydzień 10

Harmonogram: Projekt ma zostać ukończony w ciągu 10 tygodni, od 15 stycznia 2023 do 19 marca 2023.

Role i odpowiedzialności:

• John Smith – Menadżer projektu
• Jane Doe – Kierownik开发era
• Bob Johnson – Developer
• Sarah Lee – Projektant
• Sam Jones – Kontrola jakości

Plan komunikacji:

• Codzienne spotkania stand-up w celu przeglądu postępów i identyfikacji potencjalnych przeszkód
• Tygodniowe raporty postępu projektu mają być udostępnione klientowi
• Miesięczne spotkania przeglądu projektu w celu oceny postępów i wprowadzenia ewentualnych korekt

Narzędzia zarządzania projektami:

• Jira do śledzenia zadań i sprintów
• Slack do komunikacji zespołu i udostępniania plików
• GitHub do kontroli wersji i zarządzania kodem

Koszt: Szacowany koszt projektu wynosi 100 000 USD, płatność jest wymagana co dwa tygodnie.

Harmonogram płatności:

• 25% do zapłaty przy rozpoczęciu projektu (15 stycznia 2023 r.)
• 25% do zapłaty po zakończeniu sklepu internetowego (5 lutego 2023 r.)
• 25% do zapłaty po zakończeniu systemów zarządzania kontami i śledzenia zamówień (26 lutego 2023 r.)
• 25% do zapłaty po finalnym testowaniu i wdrożeniu (19 marca 2023 r.)

Recenzja i zatwierdzenie: Zaproponowany plan projektu i szacunkowy koszt zostały przejrzane i zatwierdzone przez klienta. Podpisując poniżej, klient potwierdza zgodę na zakres projektu, harmonogram i harmonogram płatności przedstawione w niniejszej propozycji.

 

Podpis klienta: ________________________ Data: ________________________

Następne kroki:

• Spotkanie uruchomieniowe projektu odbędzie się 15 stycznia 2023 r.
• John Smith ma rozprowadzić agenda spotkania i potwierdzić uczestnictwo z członkami zespołu i klientem
• Prace programistyczne rozpoczną się 16 stycznia 2023 r.

Podczas spotkania uruchomieniowego projektu menedżer projektu omówi propozycję z klientem, omówi plan i harmonogram projektu oraz przydzieli role i odpowiedzialności członkom zespołu. Spotkanie będzie również okazją do ustalenia otwartych kanałów komunikacji oraz omówienia potencjalnych ryzyk lub przeszkód, które mogą się pojawić podczas projektu.

Po zakończeniu spotkania prace programistyczne mogą rozpocząć się zgodnie z planem i harmonogramem projektu. Podczas całego projektu menedżer projektu i zespół programistyczny będą dostarczać regularne aktualizacje postępów i zapewniać, że projekt będzie się realizować zgodnie z oczekiwaniami klienta.

 

Podsumowanie

Uzyskanie zgody użytkownika jest kluczowym krokiem w kierunku sukcesu projektu, ponieważ bez niej projekt może nie być w stanie się rozwinąć. Jednak poszukiwanie zgody przed przeprowadzeniem badania wykonalności może być ryzykowne, ponieważ może prowadzić do nerealistycznych oczekiwań, opóźnień projektu lub nawet jego niepowodzenia.

Przeprowadzenie badania wykonalności przed uzyskaniem zgody jest ważne, ponieważ pomaga zidentyfikować potencjalne przeszkody i wyzwania, które mogą wpłynąć na sukces projektu. Obejmuje to ocenę wymagań technicznych, dostępnych zasobów, potencjalnych ryzyk i ograniczeń, a także szacowanie kosztów i harmonogramu projektu. Przeprowadzając badanie wykonalności, menedżerowie projektu mogą uzyskać jasniejsze zrozumienie zakresu i wymagań projektu oraz opracować strategie zmniejszania ryzyk i zapewnienia sukcesu projektu.

Proces wykonalności dla projektu Agile obejmuje kilka ważnych kroków, w tym inicjowanie projektu, badanie wykonalności, zbieranie wymagań, szacowanie kosztów, planowanie harmonogramu i zarządzanie ryzykiem. Śledząc te najlepsze praktyki, menedżerowie projektu mogą zidentyfikować potencjalne przeszkody i wyzwania oraz opracować strategie zmniejszania ryzyk i zapewnienia sukcesu projektu.

Aby zwiększyć szansę uzyskania aprobaty użytkownika, menedżer projektu może zastosować kilka strategii, w tym jasne zdefiniowanie zakresu i harmonogramu projektu, przedstawienie wyników i kluczowych punktów kontrolnych oraz ustanowienie otwartych kanałów komunikacji. Poprzez stosowanie tych strategii menedżerzy projektu mogą pokazać wartość projektu klientowi i zbudować zaufanie i pewność wobec zespołu projektowego.

Ogólnie rzecz biorąc, proces wykonalności jest kluczowy dla sukcesu projektów Agile, ponieważ pomaga zapewnić, że projekt jest realistyczny i osiągalny w ramach frameworku Agile. Przeprowadzając szczegółową analizę wykonalności i stosując najlepsze praktyki w zakresie uzyskiwania aprobaty użytkownika, menedżerowie projektu mogą zwiększyć szansę na osiągnięcie sukcesu projektu i dostarczenie wartości klientowi.