BPMN, что означает моделирование бизнес-процессов и нотация, является широко используемым и стандартизированным языком моделирования для представления бизнес-процессов. BPMN был первоначально разработан Инициативой по управлению бизнес-процессами (BPMI) и в настоящее время поддерживается Группой по управлению объектами (OMG). В 2005 году эти две организации объединились, что привело к последующим обновлениям стандарта BPMN. Последняя версия, известная как BPMN 2.0, была представлена в 2011 году с целью создания единого стандарта для создания диаграмм моделирования бизнес-процессов и нотации. Этот последний выпуск ввел дополнительные уровни детализации, включая такие функции, как прерывающие и непрерывающие события, а также более полное представление подпроцессов.
Видение BPMN
Диаграмма бизнес-процесса — это простое визуальное представление, состоящее из совокупности графических элементов, иллюстрирующих бизнес-процесс. Общая цель BPMN 2.0 — создать единый стандарт, охватывающий нотацию, метамодель и обмен данными. Более того, BPMN 2.0 расширяет свою область применения, включая оркестрацию и хореографию в рамках моделей процессов.
Специалисты, участвующие в реализации процессов:
- Технические специалисты, контролирующие выполнение процессов.
- Бизнес-аналитики, занимающиеся улучшением и проектированием процессов.
- Менеджеры, ответственные за мониторинг и контроль процессов.
Эволюция BPMN
BPMN, что означает моделирование бизнес-процессов и нотация, имеет свои корни в объединении различных методов моделирования бизнеса. Первоначальное издание было опубликовано под эгидой Инициативы по управлению бизнес-процессами (BPMI) еще в 2004 году. После слияния в 2005 году BPMI объединилась с Группой по управлению объектами (OMG), которая взяла на себя поддержку и развитие BPMN.
В феврале 2006 года OMG опубликовала документ по спецификации BPMN, что стало поворотным моментом в стандартизации BPMN. Впоследствии BPMN продолжил развиваться, что привело к созданию версии 2.0 в 2010 году. Окончательная спецификация BPMN 2.0 была доступна в декабре 2013 года.
Последняя версия, BPMN 2.0.2, получила официальное признание как стандарт 2013 года от Международной организации по стандартизации (ISO), в частности, в рамках ISO/IEC 19510.
Почему BPMN?
Организации выбирают BPMN, потому что он предлагает стандартизированный, доступный и визуальный способ моделирования, документирования, оптимизации и управления бизнес-процессами. Он способствует сотрудничеству, эффективности и превосходству в процессах, в конечном итоге помогая бизнесу достигать своих целей и оставаться конкурентоспособным.
Существует несколько убедительных причин, по которым организации выбирают BPMN:
- Стандартизация: BPMN — это отраслевой стандарт, который предоставляет общую основу для моделирования и общения о бизнес-процессах. Его стандартизированные символы и нотация облегчают понимание и совместную работу различных заинтересованных сторон, включая бизнес-аналитиков, разработчиков и руководителей, над документацией процессов.
- Ясность и визуализация: Диаграммы BPMN предоставляют четкое и визуальное представление бизнес-процессов. Они используют интуитивно понятные символы и диаграммы потоков, которые облегчают понимание последовательности действий, решений и взаимодействий внутри процесса. Эта ясность помогает выявлять узкие места, неэффективности и возможности для улучшения.
- Доступность: Диаграммы BPMN разработаны с учетом доступности для широкого круга заинтересованных сторон, включая нетехнических пользователей. Эта доступность способствует более эффективному сотрудничеству и коммуникации между бизнес- и ИТ-командами, а также другими отделами организации.
- Документирование и документирование: BPMN позволяет организациям систематически документировать свои существующие процессы и предложенные улучшения. Такая документация помогает сохранять корпоративные знания, обеспечивать соответствие требованиям и облегчать аудит процессов.
- Оптимизация процессов: BPMN — это не только документирование существующих процессов; он также поддерживает усилия по оптимизации и реинжинирингу процессов. Моделируя процессы, организации могут выявлять области для упрощения, автоматизации и повышения эффективности.
- Согласованность с ИТ-системами: BPMN может бесшовно интегрироваться с ИТ-системами и программными инструментами. Такая интеграция позволяет организациям внедрять автоматизированные рабочие процессы на основе моделей BPMN, обеспечивая последовательное и эффективное выполнение процессов.
- Масштабируемость: BPMN масштабируем, и его можно использовать для моделирования процессов различной сложности — от простых рабочих процессов до сложных бизнес-процессов. Он соответствует потребностям как малых компаний, так и крупных предприятий.
- Межфункциональное сотрудничество: BPMN способствует межфункциональному сотрудничеству, предоставляя общую основу для обсуждения и улучшения процессов. Он объединяет людей из разных отделов для совместного анализа, проектирования и оптимизации процессов.
- Соблюдение норм и управление: BPMN способствует соблюдению норм и управлению, позволяя организациям документировать и обеспечивать соблюдение стандартов процессов, требований регулирования и лучших практик.
- Непрерывное улучшение: Используя BPMN, организации могут непрерывно контролировать и улучшать свои процессы с течением времени. Они могут анализировать данные о производительности, выявлять области для улучшения и поэтапно совершенствовать свои процессы для соответствия меняющимся бизнес-потребностям.
Четыре основных элемента BPMN
- Объекты потока: Объекты потока являются основными строительными блоками диаграммы BPMN. Они представляют различные действия и операции, происходящие в рамках бизнес-процесса. Основные типы объектов потока включают:
- Задачи: Задачи представляют работу или действия, которые необходимо выполнить в рамках процесса. Они могут быть дополнительно классифицированы как задачи пользователей (выполняются людьми) и служебные задачи (выполняются автоматизированными системами).
- Шлюзы: Шлюзы — это точки принятия решений в процессе, которые управляют потоком действий. Они определяют, какой путь следует выбрать, на основе конкретных условий или событий. Распространенные типы шлюзов включают исключающие, включающие, параллельные и событийно-зависимые шлюзы.
- События: События представляют собой события, которые запускают или прерывают поток процесса. Они могут быть классифицированы по различным типам, например, события начала (запуск процесса), промежуточные события (происходят в ходе процесса) и события окончания (завершение процесса).
- Подпроцессы: Подпроцессы используются для инкапсуляции серии связанных действий в одном объекте потока. Они позволяют моделировать процессы модульно и иерархически.
- Объекты соединения: Объекты соединения определяют, как объекты потока связаны между собой, и как процесс перемещается от одного действия к другому. Основные объекты соединения включают:
- Последовательный поток: Последовательный поток представляет порядок выполнения действий. Он изображается стрелками, соединяющими объекты потока, и может иметь условия или ограничения.
- Поток сообщений: Поток сообщений представляет обмен сообщениями между различными частями процесса или между процессами в совместной среде.
- Связь: Связи используются для связи артефактов (комментариев, объектов данных и т.д.) с объектами потока, обеспечивая дополнительную информацию или контекст.
- Бассейны: Бассейны используются для группировки и категоризации действий в рамках процесса. Они помогают определить роли или ответственность различных участников или отделов, участвующих в процессе. Существует два основных типа бассейнов:
- Бассейн: Бассейн представляет участника высокого уровня в процессе, как правило, внешнюю сущность или организацию.
- Бассейн: Линия представляет конкретную роль, отдел или сущность в пределах пула и содержит объекты потока, связанные с этой ролью.
- Артефакты: Артефакты — это дополнительные элементы, которые предоставляют информацию, контекст или примечания к диаграмме BPMN. К ним относятся:
- Объекты данных: Объекты данных представляют данные или информацию, используемые в процессе. Они могут быть хранилищами данных (где хранятся данные), входными данными, выходными данными или объектами данных (представляющими поток данных).
- Примечания: Примечания используются для добавления пояснительных заметок, комментариев или описаний к диаграмме, обеспечивая ясность и контекст модели процесса.
Эти четыре основных элемента — объекты потока, соединяющие объекты, линии и артефакты — работают вместе, чтобы создавать всесторонние и визуально выразительные диаграммы BPMN для моделирования, анализа и улучшения бизнес-процессов.
Шаги по выполнению моделирования бизнес-процессов
- Определите масштаб и цели:
- Определите масштаб процесса, который вы хотите смоделировать. Четко сформулируйте цели и задачи моделирования. Поймите, почему вы моделируете именно этот процесс и чего вы хотите достичь.
- Соберите заинтересованные стороны:
- Привлеките соответствующих заинтересованных сторон, включая владельцев процессов, экспертов в области, сотрудников и всех, кто участвует или заинтересован в процессе. Их вклад необходим для точного моделирования.
- Определите границы процесса:
- Четко определите начальную и конечную точки процесса. Поймите, что запускает процесс и какие желаемые результаты ожидаются.
- Определите действия и этапы:
- Разбейте процесс на отдельные действия и этапы. Зафиксируйте, какие задачи выполняются, кто их выполняет и в каком порядке.
- Используйте нотацию моделирования:
- Выберите нотацию или рамочную модель, например BPMN (модель и нотация бизнес-процессов), для визуального представления процесса. Используйте символы, формы и диаграммы для иллюстрации потока действий, решений и взаимодействий.
- Создайте диаграмму потока процесса:
- Создайте диаграмму высокого уровня потока процесса, которая дает обзор процесса. Используйте символы, такие как прямоугольники (задачи), ромбы (точки принятия решений) и стрелки (поток), чтобы представить действия и их последовательность.
- Детализируйте подпроцессы и решения:
- Погрузитесь глубже в процесс, моделируя подпроцессы внутри основного потока процесса. Определите точки принятия решений, условия и логику ветвления.
- Включите поток данных:
- Покажите, как данные или информация проходят через процесс. Определите источники данных, входы, выходы и точки хранения внутри процесса.
- Определите роли и ответственность:
- Назначьте роли или ответственность за каждую деятельность или этап. Уточните, кто отвечает за выполнение каждой задачи, и кто участвует в принятии решений.
- Захватите входы и выходы:
- Документируйте входные данные, необходимые для каждой деятельности, и выходные данные, которые создаются. Укажите формат и содержание этих входных и выходных данных.
- Проанализируйте и оптимизируйте:
- Проанализируйте смоделированный процесс, чтобы выявить узкие места, избыточность и неэффективность. Ищите возможности для упрощения процесса, снижения затрат и улучшения производительности.
- Тестирование сценариев:
- Создайте и протестируйте различные сценарии, чтобы понять, как процесс ведет себя при различных условиях. Это помогает выявить потенциальные проблемы и проверить модель.
- Документируйте бизнес-правила:
- Документируйте любые бизнес-правила, политики или руководящие принципы, регулирующие процесс. Убедитесь, что эти правила интегрированы в модель.
- Итерируйте и уточняйте:
- Моделирование бизнес-процессов часто является итеративным процессом. Соберите обратную связь от заинтересованных сторон и внесите необходимые изменения в модель, чтобы отразить изменения и улучшения.
- Реализуйте и контролируйте:
- Как только модель будет завершена, используйте ее в качестве основы для реализации процесса. Непрерывно контролируйте процесс, чтобы убедиться, что он соответствует модели и достигает поставленных целей.
- Документируйте модель:
- Предоставьте всестороннюю документацию по модели процесса, включая диаграммы, описания и любую связанную документацию.
- Обучите заинтересованные стороны:
- Обучите сотрудников и заинтересованные стороны новой моделированной процедуре, чтобы обеспечить плавный переход и понимание их ролей.
- Поддерживать и обновлять:
- Регулярно пересматривайте и обновляйте модель процесса, чтобы она соответствовала меняющимся потребностям и требованиям бизнеса.
Помните, что моделирование бизнес-процессов — это динамическая и непрерывная деятельность, способствующая улучшению процессов и гибкости организации. Крайне важно вовлекать заинтересованные стороны на всех этапах процесса и постоянно совершенствовать модель по мере изменения условий бизнеса.
Примеры BPMN
Инициирование заявки на отпуск. Чтобы начать процесс подачи заявки на отпуск, сотрудник компании должен официально запросить отпуск. В нашем визуальном представлении мы используем символ начального события, расположенный в «Ленте сотрудника», что обозначает начало процесса. Непрерывная стрелка соединяет начальное событие с символом задачи, иллюстрируя ход процесса и указывая, что первоначальной обязанностью сотрудника является заполнение заявления на отпуск. После завершения эта форма направляется руководителю на проверку и утверждение.
Оценка руководством. После подачи заявки роль руководителя становится приоритетной в процессе. Задача «Подать заявку на утверждение» связана с другой задачей «Оценить заявку на отпуск» в ленте «Руководитель». Здесь руководитель оценивает заявку, принимая решение об утверждении или отказе в отпуске. Чтобы учесть эти различные исходы, в диаграмме вводится символ шлюза. Если заявка отклонена, руководитель информирует сотрудника, и процесс подачи заявки немедленно завершается. Задача «Уведомить сотрудника о том, что заявка отклонена» соединена с символом конечного события. Напротив, если заявка утверждена, руководитель информирует сотрудника, и процесс переходит в ленту «HR» для дальнейшей обработки.
Отпуск сотрудника и завершение процесса. Последний этап процесса сосредоточен на фактическом использовании утвержденного отпуска сотрудником. Мы соединяем символ конечного события с завершающей задачей «Взять отпуск», что обозначает завершение всего процесса.
BPMN — более крупный пример
Познакомьтесь с компанией True Aqua, поставщиком очищенной воды в нашем городе. Их продукция предназначена как для бизнеса, так и для домохозяйств. Теперь, с амбициозной целью повысить долю рынка с 5% до 10% в течение следующих 12–18 месяцев, компания True Aqua стремится повысить операционную эффективность и улучшить удовлетворенность клиентов.
Как бизнес-аналитик, ответственный за эту миссию, вы погружаетесь в текущую задачу. После обсуждений с компанией True Aqua вы собрали ценные сведения о процессе заказа очищенной воды. Давайте подробно рассмотрим детали.
Визуальное представление ниже демонстрирует диаграмму бизнес-процесса, охватывающую процесс доставки очищенной воды в компании True Aqua.
Согласно диаграмме, клиенты могут размещать заказы двумя каналами: набирая номер горячей линии или отправляя электронное письмо. В настоящее время значительная часть заказов — 90% — поступает по телефону, а остальные 10% — через электронную почту. При поступлении заказа ответственность берет на себя сотрудник службы поддержки клиентов. Его первая задача — проверить, является ли клиент существующим или новым клиентом. Если клиент новый, сотрудник инициирует процесс, создавая учетную запись клиента.
Доставка очищенной воды запланирована каждое среду утром. В результате сотрудник службы поддержки клиентов собирает заказы и передает их в отдел логистики для бесперебойной координации доставки. В отделе логистики менеджер берет на себя руководство, контролируя распределение заказов среди сотрудников, планирование и печать необходимых документов. Сотрудники, вооруженные инструкциями, затем обрабатывают звонки клиентов и выполняют доставку воды в соответствии с графиком.
Советы и хитрости по моделированию бизнес-процессов
Вот несколько советов и хитростей по работе с BPMN (моделирование и нотация бизнес-процессов):
- Начните просто: При начале работы с BPMN начните с простых процессов, чтобы освоить основы нотации. По мере повышения квалификации вы сможете работать с более сложными процессами.
- Рационально используйте ленты: Ленты отлично подходят для отображения ролей и ответственности, но не усложняйте диаграммы чрезмерным количеством лент. Держите их четкими и сфокусированными.
- Согласованные правила именования: Используйте последовательные и понятные названия для задач, шлюзов и событий. Это делает ваши диаграммы более понятными и поддерживаемыми.
- Сохраняйте модульность: Разделяйте сложные процессы на более мелкие подпроцессы. Это улучшает читаемость и позволяет повторно использовать подпроцессы в других диаграммах.
- Используйте подпроцессы: Используйте встроенные подпроцессы, когда какой-либо раздел процесса требует дополнительной детализации. Это помогает сохранить основную диаграмму в порядке.
- Аннотации: Используйте аннотации для предоставления дополнительной информации или пояснений в диаграммах BPMN. Это помогает прояснить значение символов или связей.
- Учитывайте последовательные потоки: Будьте точны при построении последовательных потоков (стрелок). Убедитесь, что они отражают логический ход процесса и не вызывают неоднозначности.
- Шлюзы с описаниями: Добавьте описания к шлюзам (ромбам), чтобы объяснить условия или критерии, определяющие направление потока. Это повышает ясность ваших точек принятия решений.
- Параллельные шлюзы: Поймите разницу между параллельными шлюзами (шлюзами И) и исключающими шлюзами (шлюзами ИЛИ). Используйте их соответствующим образом для отображения логики процесса.
- Циклы: Используйте конструкции циклов, когда задача или подпроцесс должна быть повторена. BPMN предоставляет маркеры циклов для обозначения этого.
- Обработка исключений: Четко покажите, как ваш процесс обрабатывает исключения и ошибки. Используйте граничные события или события ошибок, чтобы показать, где и как обрабатываются исключения.
- Валидация: Используйте инструменты моделирования BPMN, которые предлагают функции валидации, чтобы проверить правильность ваших диаграмм и соответствие стандартам BPMN.
- Тестирование: Создавайте сценарии тестирования для проверки ваших диаграмм BPMN. Тестируйте различные пути и условия, чтобы убедиться, что процесс работает так, как задумано.
- Сотрудничество: Используйте пулы и полосы для отображения сотрудничества между различными субъектами или отделами в рамках процесса. Это особенно полезно для сложных процессов, включающих нескольких заинтересованных сторон.
- Управление версиями: Реализуйте управление версиями для ваших диаграмм BPMN. По мере развития процессов крайне важно отслеживать изменения и сохранять историю версий процессов.
- Документирование: Документируйте ваши диаграммы BPMN сопутствующим текстом или документами, содержащими контекст, бизнес-правила или дополнительную информацию.
- Обучение: Обучайте членов команды и заинтересованные стороны нотации BPMN и лучшим практикам, чтобы обеспечить единообразное понимание и использование.
- Обратная связь: Поощряйте обратную связь от заинтересованных сторон для улучшения ваших диаграмм BPMN. Это совместная работа, и вклад вовлеченных лиц может привести к более качественным моделям процессов.
- Оставайтесь в курсе: Следите за последними стандартами и обновлениями BPMN, чтобы ваши диаграммы соответствовали требованиям и использовали новые функции.
- Практика: Чем больше вы практикуетесь в моделировании BPMN, тем лучше вы становитесь. Рассмотрите возможность работы над образцовыми проектами или реальными процессами для оттачивания своих навыков.
Помните, что BPMN — это мощный инструмент для моделирования процессов и коммуникации. Ключевым является эффективное использование его для передачи логики процесса, улучшения понимания процессов и содействия улучшению процессов в вашей организации.
Краткое содержание
Моделирование бизнес-процессов (BPM) является фундаментальной практикой для организаций, стремящихся к эффективности, гибкости и улучшению процесса принятия решений. Визуализируя свои процессы с помощью диаграмм BPMN, организации могут получить всестороннее понимание своей деятельности, выявить узкие места, оптимизировать рабочие процессы и эффективно распределять ресурсы. BPM способствует эффективной коммуникации между заинтересованными сторонами, согласует процессы со стратегическими целями и поддерживает непрерывные усилия по улучшению.
По мере того как предприятия развиваются и адаптируются к меняющейся среде, BPM выступает в качестве динамического инструмента для моделирования, анализа и оптимизации процессов, чтобы оставаться конкурентоспособными и ориентированными на клиента. Благодаря тщательному моделированию процессов организации могут не только повысить операционную эффективность, но и способствовать инновациям, сократить затраты и обеспечить исключительную ценность для клиентов.
В постоянно меняющейся среде моделирование бизнес-процессов остается незаменимым, обеспечивая возможность преобразования сложных бизнес-процессов в четкие, действенные выводы, которые прокладывают путь к успеху и устойчивому росту.