Вы когда-нибудь задумывались, как компании удаётся функционировать как хорошо смазанные машины, даже сталкиваясь с постоянными изменениями и вызовами? Ответ кроется в их бизнес-процессах. Бизнес-процессы — это серия задач и действий, которые компании выполняют для достижения своих целей и задач. Они являются основой любой организации и могут определить успех или неудачу компании.
Но как компании обеспечивают эффективность, результативность и адаптивность своих процессов? Именно здесь и вступает в действие анализ бизнес-процессов.
В этой статье мы объясним, что такое анализ бизнес-процессов, почему он важен и как его проводят. Независимо от того, являетесь ли вы владельцем бизнеса, менеджером или просто человеком, интересующимся тем, как работает бизнес, эта статья поможет вам лучше понять ключевой процесс, который обеспечивает бесперебойную работу компаний. Итак, приступим!
Что такое анализ бизнес-процессов (BPA)?
Анализ бизнес-процессов (BPA) заключается в глубоком изучении бизнес-процесса, чтобы понять, как он работает, и как его можно улучшить. Это как вскрытие лягушки, только вместо лягушек речь идёт о процессах. BPA включает в себя анализ всех элементов, составляющих процесс — входных данных, выходных данных, ключевых действий и ресурсов, необходимых для выполнения работы.
Представьте BPA как увеличительное стекло, которое помогает вам обнаружить недостатки и узкие места в процессе, которые могут тормозить ваш прогресс. В результате вы сможете точно определить, что не работает, и разработать план по его исправлению. Без BPA ваша команда может тратить время и энергию на решение неправильных проблем, или, что ещё хуже, менять программное обеспечение, не устраняя при этом лежащих в основе проблем. Так что это действительно важный шаг!
Анализ бизнес-процессов (BPA) против бизнес-анализа (BA): в чём разница?
Легко спутать анализ бизнес-процессов (BPA) с более знакомым родственником — бизнес-анализом (BA). Но несмотря на схожесть названий, на самом деле это разные вещи.
Итак, в чём главная разница между ними? BPA — это анализ ваших бизнес-процессов — серии шагов, которые вы предпринимаете для выполнения задач. В то время как BA рассматривает общую картину вашего бизнеса в целом.
Например, если вы хотите оптимизировать процесс отслеживания финансовой деятельности, вам понадобится BPA. Бизнес-аналитик тщательно изучит, как ваша команда отслеживает бюджеты, закупки и доходы, чтобы выявить области для улучшения. Однако, если вас больше интересует, как повысить общую рентабельность бизнеса, вам понадобится полный бизнес-анализ, охватывающий все аспекты финансовой деятельности.
Короче говоря, BPA — это как приближение к деталям, а BA — как отступление, чтобы увидеть общую картину.
Когда следует использовать анализ бизнес-процессов?
Теперь, когда вы знаете, что такое BPA, вы, возможно, задаётесь вопросом, когда его следует использовать. Хорошая новость в том, что существует множество ситуаций, в которых BPA может помочь улучшить ваши бизнес-процессы.
Вот несколько примеров:
- Когда вы замечаете снижение производительности или высокий уровень текучести кадровв определённых областях вашего бизнеса. Это обычно красные флаги, указывающие на возможные проблемы в процессах, требующие исправления.
- Когда вы запускаете новый продукт или структуру командыи хотите убедиться, что он будет устойчивым в долгосрочной перспективе. BPA поможет вам определить, готовы ли ваши процессы к этим изменениям.
- Когда вы получаете рост жалоб клиентов. Это может быть признаком того, что ваши процессы не соответствуют потребностям клиентов, и BPA поможет выявить, в чём проблема.
- Когда заинтересованные стороны неясны в том, как выполнять процесс. BPA может помочь выявить области неясности и упростить процесс для всех участников.
- Когда вы думаете об автоматизации процесса. BPA может помочь вам оптимизируйте процесс, прежде чем автоматизировать его, что сэкономит вам время и нервы в долгосрочной перспективе.
- Когда вы хотитезаменить процесс новой версией или внести существенные изменения. Анализ бизнес-процессов может помочь вам определить, что нужно улучшить, и обеспечить плавный переход к новому процессу.
Преимущества анализа бизнес-процессов
Анализ бизнес-процессов может стать решающим фактором для любой организации. Тщательно изучив свои процессы, вы сможете выявить пробелы, определить ресурсы, сократить избыточность и создать более эффективный поток процессов. Вот некоторые ключевые преимущества анализа бизнес-процессов:
Во-первых, анализ бизнес-процессов помогает выявить недостающие звенья в ваших наиболее важных операциях. Понимая, где процессы не справляются с задачами, вы можете внести улучшения, которые напрямую влияют на вашу прибыль. Во-вторых, анализ бизнес-процессов помогает вам понять, какие ресурсы у вас есть для каждого процесса. Это может помочь вам решить, когда отказаться от новых проектов, и убедиться, что у вас есть достаточная мощность и доступность для дополнительной работы.
Анализ бизнес-процессов также помогает вам создавать новые процессы, соответствующие вашей текущей культуре и обстановке. Учитывая постоянные изменения в окружающей среде и культуре, вам может потребоваться создать полностью новые процессы, соответствующие новой реальности.
Более того, анализ бизнес-процессов может помочь вам сократить избыточность, неэффективность и узкие места, что позволит сэкономить время и деньги. Выявив области для улучшения, вы сможете оптимизировать свои процессы и сократить или устранить дублирующую работу. Кроме того, наличие улучшенных процессов может повысить готовность сотрудников к их внедрению и создать более эффективные рабочие процессы.
Наконец, анализ бизнес-процессов может помочь вам создать более эффективный поток процессов, который будет соответствовать изменениям в вашей организации. Создав более совершенную модель процессов, вы сможете вносить обычные изменения и обновления в режиме реального времени, обеспечивая постоянную оптимизацию процессов.
Пять этапов анализа бизнес-процессов
Распространенный подход в анализе бизнес-процессов включает пять этапов.
Шаг 1: Оцените, как ваши процессы соответствуют вашим более крупным целям
Ваши процессы должны поддерживать миссию и видение вашей компании. Следовательно, первый шаг анализа бизнес-процессов — это изучить, как ваши процессы вписываются в общую картину вашей организации. Вам необходимо убедиться, что каждый процесс способствует достижению долгосрочных целей вашей компании.
Шаг 2: Соберите данные о текущих процессах
Прежде чем анализировать свои процессы, вам нужно собрать информацию о том, как они работают. Лучший способ сделать это — провести интервью с ключевыми заинтересованными сторонами, создать опросы и проанализировать KPI и метрики. Этот этап может занять некоторое время, но он необходим для получения всестороннего понимания процесса до внесения любых изменений.
Шаг 3: Проанализируйте текущий процесс
С помощью моделирования бизнес-процессов создайте визуальную схему ваших процессов и рабочих потоков. Это поможет вам выявить какие-либо паттерны или пробелы в вашем процессе.
Шаг 4: Определите возможности для улучшения
В ходе анализа вы обнаружите избыточность и пробелы, которые необходимо устранить. Это ключевые области для улучшения. Например, если вы заметите, что разработчики тратят слишком много времени на планирование бэклога спринта, вы можете выяснить причину задержки и найти новые технологические решения, способствующие лучшему взаимодействию.
Шаг 5: Внедрите изменения
После выявления областей для улучшения последним шагом является принятие мер и внедрение изменений, улучшающих ваши процессы. Улучшение бизнес-процессов (BPI) — это этап, на котором вы используете всю собранную информацию в ходе анализа бизнес-процессов (BPA), чтобы адаптировать и изменить процессы с акцентом на повышение прибыльности. BPA — это ваш путеводитель по исследованию бизнес-процессов, а BPI — план действий, который позволяет оптимизировать эти процессы или создать новые.
Инструменты и методы анализа бизнес-процессов
Здорово знать пятиэтапный подход к анализу бизнес-процессов, но не менее важно иметь конкретные методы для понимания ваших бизнес-процессов и их показателей эффективности. Вот некоторые широко используемые методы анализа бизнес-процессов:
- Инструменты моделирования и картографирования процессов: Эти инструменты имеют решающее значение для анализа бизнес-процессов. Диаграммы моделирования и нотации бизнес-процессов (BPMN) широко используются для визуализации рабочих процессов и понимания бизнес-операций. Они помогают выявлять узкие места и предлагают способы улучшения процессов. Кроме того, эти визуальные средства можно использовать для обучения сотрудников и демонстрации того, как улучшения процессов соответствуют вашим бизнес-целям.
- Анализ корневых причин: Этот метод помогает вам выявить истинную причину проблемы и убедиться, что она соответствует более широким целям вашей компании.
- SWOT-анализ: SWOT — это акроним, обозначающий сильные стороны, слабые стороны, возможности и угрозы. Этот анализ предоставляет ценные сведения о сильных и слабых сторонах ваших процессов, а также о возможностях и угрозах, с которыми они сталкиваются.
- Анализ разрыва: Анализ разрыва показывает различия между вашими текущими процессами и желаемыми результатами. Выявив эти разрывы, вы можете работать над их устранением и улучшением общей эффективности.
Анализ бизнес-процессов и Visual Paradigm
Visual Paradigm — это отличный инструмент, который поможет вам на разных этапах анализа бизнес-процессов. Давайте рассмотрим некоторые из функций, которые могут помочь вам в анализе бизнес-процессов.
Моделирование бизнес-процессов
Visual Paradigm — это награждаемый продукт, известный своими возможностями визуального моделирования. Он поддерживает множество языков моделирования, включая Business Process Model and Notation (BPMN). С помощью инструмента BPMN Visual Paradigm вы можете легко создавать профессиональные модели бизнес-процессов, обладающие отличными возможностями моделирования. Вы можете структурировать свою модель, разбивать ее на несколько диаграмм, повторно использовать элементы модели и генерировать профессиональные отчеты для ваших диаграмм.
Узнать больше: Инструмент моделирования бизнес-процессов и нотации
Панель реинжиниринга бизнес-процессов
Панель реинжиниринга бизнес-процессов — это схема процесса, которая сопровождает вас на всем протяжении процесса улучшения бизнес-процессов, охватывая анализ бизнес-процессов и реализацию запланированных изменений. Каждый элемент на панели состоит из серии действий, которые необходимо выполнить, а также результатов, необходимых для завершения этих действий. Эта функция не только предоставляет вам руководство по анализу бизнес-процессов, но и служит хранилищем для управления артефактами, необходимыми на разных этапах анализа.
Узнать больше: Панель реинжиниринга бизнес-процессов
Гид по жизненному циклу управления проектами
Как только вы разработаете план реализации, вы можете использовать инструменты и навыки управления проектами Visual Paradigm, чтобы обеспечить эффективную и эффективную реализацию изменений. Гид по жизненному циклу управления проектами предоставляет визуальную карту действий, связанных с управлением проектами, сопровождая вас на всем протяжении процесса управления проектами.
Узнать больше: Гид по жизненному циклу управления проектами
Схема процесса управления проектами в режиме реального времени
С помощью этого инструмента вы получаете готовый к использованию шаблон процесса управления проектами, включающий задания, разработанные для сопровождения вашей команды в рамках гибкого, поэтапного процесса предоставления результатов управления проектами. Каждое задание включает подробные пошаговые инструкции и образцы, которые позволяют вашей команде гибко работать вместе, последовательно или параллельно, для завершения работы.
Узнать больше: Схема процесса управления проектами в режиме реального времени