Metodologi Agile telah mendapatkan popularitas yang signifikan dalam beberapa tahun terakhir karena kemampuannya untuk menghadirkan produk secara cepat dan beradaptasi terhadap persyaratan yang berubah. Namun, tidak semua proyek layak dilakukan, dan sangat penting untuk membuat keputusan yang terinformasi mengenai apakah proyek harus dilanjutkan atau tidak. Daftar Periksa Go/No-Go yang dikombinasikan dengan pendekatan penilaian berbobot dapat memberikan kerangka kerja untuk mengevaluasi kelayakan proyek Agile. Dalam artikel ini, kami akan membahas pentingnya daftar periksa Go/No-Go dan bagaimana pendekatan penilaian berbobot dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang terinformasi.
Mengapa Daftar Periksa Go/No-Go untuk Proyek Agile
Studi kelayakan merupakan komponen penting dalam proses pengembangan proyek Agile. Studi ini dilakukan untuk mengevaluasi kelayakan proyek yang diusulkan dan menentukan apakah proyek tersebut layak dari segi cakupan, anggaran, dan jadwal. Salah satu komponen kritis dalam studi kelayakan adalah daftar periksa Go/No-Go, yang digunakan untuk menentukan apakah proyek harus dimulai, dihentikan sementara, atau dihentikan sepenuhnya. Dalam artikel ini, kami akan membahas proses sebelum dan sesudah penggunaan daftar periksa Go/No-Go dalam studi kelayakan proyek Agile.
Sebelum Studi Kelayakan
Sebelum memulai studi kelayakan, sangat penting untuk memiliki pemahaman yang jelas mengenai tujuan proyek, cakupan, dan kebutuhan pemangku kepentingan. Studi kelayakan proyek biasanya melibatkan penilaian kelayakan teknis, finansial, operasional, dan pasar dari proyek. Sangat penting untuk memiliki rencana rinci untuk studi kelayakan dan melibatkan semua pemangku kepentingan yang relevan dalam proses tersebut.
Daftar Periksa Go/No-Go merupakan alat penting yang digunakan selama studi kelayakan. Daftar ini merinci kriteria yang harus dipenuhi agar proyek dapat dilanjutkan. Kriteria umumnya mencakup kelayakan teknis, kelayakan finansial, permintaan pasar, dan ketersediaan sumber daya. Daftar Periksa Go/No-Go membantu memastikan bahwa semua faktor penting dipertimbangkan, dan potensi keberhasilan proyek dievaluasi sebelum melanjutkan.
Setelah Studi Kelayakan
Setelah studi kelayakan selesai, daftar periksa Go/No-Go digunakan untuk menentukan apakah proyek harus dimulai, dihentikan sementara, atau dihentikan sepenuhnya. Jika proyek memenuhi semua kriteria yang tercantum dalam daftar periksa, proyek dianggap layak, dan proyek dapat dilanjutkan. Jika proyek gagal memenuhi salah satu kriteria, mungkin perlu untuk menghentikan sementara atau menghentikan proyek hingga masalah terselesaikan.
Daftar Periksa Go/No-Go merupakan alat berharga untuk memastikan bahwa kelayakan proyek dievaluasi secara menyeluruh sebelum melanjutkan. Alat ini membantu mengidentifikasi risiko dan masalah potensial yang dapat memengaruhi keberhasilan proyek. Dengan menggunakan daftar periksa ini, pemangku kepentingan dapat membuat keputusan yang terinformasi mengenai apakah proyek harus dilanjutkan.
Manfaat Menggunakan Daftar Periksa Go/No-Go
Ada beberapa manfaat dalam menggunakan daftar periksa Go/No-Go dalam studi kelayakan proyek Agile. Manfaat tersebut meliputi:
- Kriteria yang Jelas: Daftar periksa menyediakan kriteria yang jelas yang harus dipenuhi agar proyek dapat dilanjutkan. Ini memastikan bahwa semua pemangku kepentingan memiliki pemahaman yang jelas mengenai tujuan proyek dan kriteria keberhasilan.
- Manajemen Risiko: Daftar periksa membantu mengidentifikasi risiko dan masalah potensial yang dapat memengaruhi keberhasilan proyek. Ini memungkinkan pemangku kepentingan untuk mengambil langkah-langkah yang tepat untuk mengurangi risiko sebelum memulai proyek.
- Keputusan yang Terinformasi: Daftar periksa membantu pemangku kepentingan membuat keputusan yang terinformasi mengenai apakah proyek harus dilanjutkan. Dengan mengevaluasi kelayakan proyek berdasarkan kriteria yang jelas, pemangku kepentingan dapat membuat keputusan yang lebih terinformasi mengenai potensi keberhasilan proyek.
Contoh
Berikut ini beberapa contoh item yang mungkin termasuk dalam daftar periksa Go/No-Go untuk studi kelayakan proyek Agile:
- Kelayakan Teknis:
- Apakah teknologi yang dibutuhkan untuk mengembangkan proyek tersedia?
- Apakah proyek dapat dikembangkan dalam batasan teknis yang diberikan?
- Apakah tim pengembangan memiliki keterampilan dan keahlian yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek?
- Kelayakan Finansial:
- Apakah proyek layak secara finansial?
- Apakah anggaran perkiraan sesuai dengan tujuan dan sasaran proyek?
- Apakah ada kemungkinan biaya melampaui anggaran yang dapat memengaruhi kelayakan proyek?
- Permintaan Pasar:
- Apakah ada permintaan terhadap proyek di pasar?
- Apakah ada proyek serupa yang sudah tersedia di pasar?
- Apakah proyek selaras dengan tren dan permintaan pasar saat ini?
- Ketersediaan Sumber Daya:
- Apakah sumber daya yang dibutuhkan tersedia untuk proyek ini?
- Apakah proyek dapat diselesaikan dalam timeline yang ditentukan dengan sumber daya yang tersedia?
- Apakah ada keterbatasan sumber daya potensial yang dapat memengaruhi kelayakan proyek?
Jika proyek memenuhi semua kriteria yang tercantum dalam daftar periksa Go/No-Go, proyek dapat melanjutkan ke tahap pengembangan berikutnya. Jika proyek gagal memenuhi salah satu kriteria, proyek mungkin perlu dihentikan sementara atau dihentikan sampai masalahnya terselesaikan.
Contoh Nyata
Berdasarkan daftar periksa Go/No-Go ini, proyek tampak layak dan dapat melanjutkan ke tahap pengembangan berikutnya. Namun, tim pengembangan perlu memantau proyek secara ketat untuk memastikan proyek tetap berada dalam batasan yang ditetapkan dan bahwa setiap masalah potensial segera ditangani.
Pada kolom ‘Ya’ dan ‘Tidak’, Anda dapat mencatat apakah proyek memenuhi kriteria atau tidak. Pada kolom ‘Komentar’, Anda dapat memberikan informasi tambahan atau catatan tentang setiap kriteria, seperti masalah atau kekhawatiran potensial yang perlu ditangani.
Berikut adalah contoh template untuk daftar periksa Go/No-Go dalam bentuk tabel untuk studi kelayakan proyek Agile:
| Kriteria | Ya | Tidak | Komentar |
|---|---|---|---|
| Kelayakan Teknis | |||
| Apakah teknologi yang dibutuhkan untuk mengembangkan proyek tersedia? | Ya | Perusahaan memiliki pengalaman dengan aplikasi berbasis web dan terbiasa dengan tumpukan teknologi yang dibutuhkan untuk proyek ini. | |
| Apakah proyek dapat dikembangkan dalam batasan teknis yang ditentukan? | Ya | Persyaratan teknis proyek berada dalam kapasitas tim pengembangan. | |
| Apakah tim pengembangan memiliki keterampilan dan keahlian yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek? | Ya | Tim memiliki pengalaman mengembangkan proyek serupa dan memiliki keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. | |
| Kelayakan Keuangan | |||
| Apakah proyek layak secara keuangan? | Ya | Pendapatan yang diperkirakan dari proyek diharapkan melebihi biaya pengembangan. | |
| Apakah anggaran perkiraan sesuai dengan tujuan dan sasaran proyek? | Ya | Anggaran proyek sesuai dengan sumber daya keuangan dan tujuan perusahaan. | |
| Apakah ada kemungkinan pembengkakan biaya yang dapat memengaruhi kelayakan proyek? | Tidak | Tim pengembangan telah mengidentifikasi kemungkinan kelebihan biaya dan telah mengambil langkah-langkah untuk menguranginya. | |
| Permintaan Pasar | |||
| Apakah ada permintaan terhadap proyek ini di pasar? | Ya | Penelitian pasar menunjukkan bahwa ada kebutuhan akan alat manajemen proyek untuk usaha kecil. | |
| Apakah ada proyek serupa yang sudah tersedia di pasar? | Ya | Ada beberapa alat manajemen proyek yang tersedia di pasar, tetapi tidak satupun yang secara khusus memenuhi kebutuhan usaha kecil. | |
| Apakah proyek ini selaras dengan tren dan permintaan pasar saat ini? | Ya | Proyek ini selaras dengan tren dan permintaan pasar saat ini terhadap solusi perangkat lunak berbasis cloud. | |
| Ketersediaan Sumber Daya | |||
| Apakah sumber daya yang dibutuhkan tersedia untuk proyek ini? | Ya | Perangkat keras, perangkat lunak, dan sumber daya lainnya yang diperlukan tersedia untuk proyek ini. | |
| Apakah proyek dapat diselesaikan dalam tenggat waktu yang ditentukan dengan sumber daya yang tersedia? | Ya | Tenggat waktu proyek realistis dan dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia. | |
| Apakah ada keterbatasan sumber daya potensial yang dapat memengaruhi kelayakan proyek? | Tidak | Tim pengembangan telah mengidentifikasi keterbatasan sumber daya potensial dan telah mengambil langkah-langkah untuk menguranginya. |
Menggunakan template tabel ini dapat membantu Anda mendokumentasikan proses pengambilan keputusan dan memberikan catatan jelas mengapa proyek disetujui untuk dilanjutkan atau dihentikan.
Skor Sederhana untuk Daftar Periksa Go/No-Go
Dalam contoh ini, skor 1 diberikan untuk setiap kriteria yang memenuhi persyaratan proyek, dan skor 0,5 diberikan untuk kriteria yang dipenuhi sebagian. Skor akhir dihitung dengan menjumlahkan skor untuk setiap kriteria, dan proyek dianggap layak jika skornya di atas ambang tertentu (misalnya, 8/11).
| Kriteria | Ya | Tidak | Skor | Komentar |
|---|---|---|---|---|
| Kelayakan Teknis | ||||
| Apakah teknologi yang dibutuhkan untuk mengembangkan proyek tersedia? | Ya | 1 | Perusahaan memiliki pengalaman dengan aplikasi berbasis web dan akrab dengan tumpukan teknologi yang dibutuhkan untuk proyek ini. | |
| Apakah proyek dapat dikembangkan dalam batasan teknis yang diberikan? | Ya | 1 | Persyaratan teknis proyek berada dalam kapasitas tim pengembangan. | |
| Apakah tim pengembangan memiliki keterampilan dan keahlian yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek? | Ya | 1 | Tim memiliki pengalaman mengembangkan proyek serupa dan memiliki keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. | |
| Kelayakan Keuangan | ||||
| Apakah proyek ini layak secara keuangan? | Ya | 1 | Pendapatan yang diperkirakan dari proyek diharapkan melebihi biaya pengembangan. | |
| Apakah anggaran perkiraan sesuai dengan tujuan dan sasaran proyek? | Ya | 1 | Anggaran proyek sesuai dengan sumber daya keuangan dan tujuan perusahaan. | |
| Apakah ada kemungkinan biaya melampaui anggaran yang dapat memengaruhi kelayakan proyek? | Tidak | 1 | Tim pengembangan telah mengidentifikasi kemungkinan biaya melampaui anggaran dan telah mengambil langkah-langkah untuk menguranginya. | |
| Permintaan Pasar | ||||
| Apakah ada permintaan terhadap proyek ini di pasar? | Ya | 1 | Penelitian pasar telah menunjukkan bahwa ada kebutuhan akan alat manajemen proyek untuk usaha kecil. | |
| Apakah ada proyek serupa yang sudah tersedia di pasar? | Ya | 0.5 | Ada beberapa alat manajemen proyek yang tersedia di pasar, tetapi tidak satupun yang secara khusus memenuhi kebutuhan usaha kecil. | |
| Apakah proyek ini selaras dengan tren dan permintaan pasar saat ini? | Ya | 1 | Proyek ini selaras dengan tren dan permintaan pasar saat ini terhadap solusi perangkat lunak berbasis cloud. | |
| Ketersediaan Sumber Daya | ||||
| Apakah sumber daya yang dibutuhkan tersedia untuk proyek ini? | Ya | 1 | Perangkat keras, perangkat lunak, dan sumber daya lain yang diperlukan tersedia untuk proyek ini. | |
| Apakah proyek dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang ditentukan dengan sumber daya yang tersedia? | Ya | 1 | Timeline proyek realistis dan dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia. | |
| Apakah ada keterbatasan sumber daya potensial yang dapat memengaruhi kelayakan proyek? | Tidak | 1 | Tim pengembangan telah mengidentifikasi keterbatasan sumber daya potensial dan telah mengambil langkah-langkah untuk menguranginya. | |
| Total | 9.5/11 |
Namun, penting untuk dicatat bahwa penentuan skor untuk setiap kriteria bisa bersifat subjektif dan tidak selalu secara akurat mencerminkan kelayakan proyek. Sangat penting untuk mempertimbangkan konteks dan karakteristik unik dari setiap proyek saat menggunakan sistem penilaian untuk mengevaluasi kelayakannya.
Sistem Penilaian Nilai Berbobot dengan Daftar Periksa Go/No-Go
Sistem penilaian dan nilai berbobot merupakan komponen penting dari daftar periksa Go/No-Go, dan memberikan cara untuk mengevaluasi kelayakan proyek secara kuantitatif berdasarkan sejumlah kriteria yang telah ditentukan sebelumnya.
Sistem penilaian memberikan nilai Ya atau Tidak untuk setiap kriteria dalam daftar periksa, berdasarkan apakah kriteria tersebut terpenuhi atau tidak. Sebagai contoh, kriteria yang berkaitan dengan kelayakan teknis mungkin menanyakan apakah teknologi yang dibutuhkan untuk mengembangkan proyek tersedia. Jika teknologi tersedia, jawabannya terhadap kriteria tersebut adalah Ya, dan jika tidak tersedia, jawabannya adalah Tidak.
Setelah setiap kriteria dinilai dan diberi skor, nilai berbobot masuk dalam perhitungan. Setiap kriteria diberi bobot, yang mewakili tingkat kepentingan relatif kriteria tersebut dalam penilaian keseluruhan kelayakan proyek. Bobot biasanya dinyatakan dalam persentase, dengan jumlah total bobot sama dengan 100%.
Contoh
Berikut adalah contoh daftar periksa Go/No-Go dengan nilai bobot:
| Kriteria | Bobot | Ya | Tidak | Skor | Komentar |
|---|---|---|---|---|---|
| Kelayakan Teknis | 40% | ||||
| Apakah teknologi yang dibutuhkan untuk mengembangkan proyek tersedia? | 20% | Ya | 0.2 | Perusahaan memiliki pengalaman dengan aplikasi berbasis web dan terbiasa dengan tumpukan teknologi yang dibutuhkan untuk proyek ini. | |
| Apakah proyek dapat dikembangkan dalam batasan teknis yang diberikan? | 10% | Ya | 0.1 | Persyaratan teknis proyek berada dalam kapasitas tim pengembangan. | |
| Apakah tim pengembangan memiliki keterampilan dan keahlian yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek? | 10% | Ya | 0.1 | Tim memiliki pengalaman mengembangkan proyek serupa dan memiliki keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. | |
| Kelayakan Keuangan | 30% | ||||
| Apakah proyek ini layak secara keuangan? | 20% | Ya | 0.2 | Pendapatan yang diperkirakan dari proyek diperkirakan akan melebihi biaya pengembangan. | |
| Apakah anggaran perkiraan sesuai dengan tujuan dan sasaran proyek? | 5% | Ya | 0.05 | Anggaran proyek sesuai dengan sumber daya keuangan dan tujuan perusahaan. | |
| Apakah ada kemungkinan biaya melampaui anggaran yang dapat memengaruhi kelayakan proyek? | 5% | Tidak | 0.05 | Tim pengembangan telah mengidentifikasi kemungkinan biaya melampaui anggaran dan telah mengambil langkah-langkah untuk meminimalkan dampaknya. | |
| Permintaan Pasar | 20% | ||||
| Apakah ada permintaan terhadap proyek ini di pasar? | 10% | Ya | 0.1 | Penelitian pasar menunjukkan bahwa ada kebutuhan akan alat manajemen proyek untuk usaha kecil. | |
| Apakah ada proyek serupa yang sudah tersedia di pasar? | 5% | Ya | 0.025 | Ada beberapa alat manajemen proyek yang tersedia di pasar, tetapi tidak satupun yang secara khusus memenuhi kebutuhan usaha kecil. | |
| Apakah proyek ini selaras dengan tren dan permintaan pasar saat ini? | 5% | Ya | 0.025 | Proyek ini selaras dengan tren dan permintaan pasar saat ini terhadap solusi perangkat lunak berbasis cloud. | |
| Ketersediaan Sumber Daya | 10% | ||||
| Apakah sumber daya yang diperlukan tersedia untuk proyek ini? | 5% | Ya | 0.05 | Perangkat keras, perangkat lunak, dan sumber daya lain yang diperlukan tersedia untuk proyek ini. | |
| Apakah proyek dapat diselesaikan dalam timeline yang ditentukan dengan sumber daya yang tersedia? | 3% | Ya | 0.03 | Timeline proyek realistis dan dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia. | |
| Apakah ada keterbatasan sumber daya potensial yang dapat memengaruhi kelayakan proyek? | 2% | Tidak | 0.02 | Tim pengembangan telah mengidentifikasi keterbatasan sumber daya potensial dan telah mengambil langkah-langkah untuk menguranginya. | |
| Total | 100% | 0.605 |
Dalam contoh ini, bobot setiap kriteria didasarkan pada kebutuhan dan prioritas khusus proyek. Skor akhir dihitung dengan mengalikan skor setiap kriteria dengan bobotnya, kemudian menjumlahkan semua skor terbobot. Skor akhir merupakan ukuran kuantitatif kelayakan proyek berdasarkan kriteria yang dievaluasi dalam daftar periksa.
Penting untuk dicatat bahwa bobot yang diberikan pada setiap kriteria bersifat subjektif dan dapat berbeda tergantung pada konteks khusus proyek. Oleh karena itu, sangat penting untuk berkonsultasi dengan pemangku kepentingan yang relevan dan ahli bidang terkait untuk menentukan bobot yang sesuai untuk setiap kriteria.
Setelah skor akhir dihitung, skor tersebut dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat keputusan Go/No-Go. Sebagai contoh, jika skor akhir melebihi ambang batas yang telah ditentukan sebelumnya, proyek dapat disetujui untuk dilanjutkan, sedangkan jika skor berada di bawah ambang batas, proyek dapat dianggap tidak layak dan ditinggalkan.
Kesimpulannya, sistem penilaian berbobot dapat memberikan evaluasi yang lebih halus dan spesifik konteks mengenai kelayakan proyek dengan memberikan bobot yang berbeda pada kriteria yang berbeda. Daftar periksa Go/No-Go, dikombinasikan dengan sistem penilaian berbobot, dapat menjadi alat berharga untuk membuat keputusan yang terinformasi mengenai apakah harus melanjutkan proyek Agile.
Ringkasan
Daftar periksa Go/No-Go adalah alat yang bermanfaat untuk mengevaluasi kelayakan proyek Agile. Dengan memberikan bobot pada setiap kriteria dalam daftar periksa, evaluasi yang lebih halus dan spesifik konteks dapat dilakukan. Sistem penilaian memberikan nilai Ya atau Tidak pada setiap kriteria berdasarkan apakah kriteria tersebut terpenuhi atau tidak, dan nilai terbobot mencerminkan pentingnya relatif kriteria tersebut dalam evaluasi keseluruhan. Setelah skor terbobot dihitung untuk setiap kriteria, skor akhir diperoleh dengan menjumlahkan semua skor terbobot. Skor akhir ini merupakan ukuran kuantitatif kelayakan proyek, dan dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat keputusan yang terinformasi mengenai apakah harus melanjutkan proyek Agile. Dengan daftar periksa Go/No-Go dan pendekatan penilaian berbobot, organisasi dapat membuat keputusan yang terinformasi dan meningkatkan peluang keberhasilan proyek.