Analisis stakeholder adalah alat yang berharga yang digunakan bisnis untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan para pemangku kepentingan yang terlibat dalam suatu proyek atau inisiatif. Proses ini membantu organisasi memahami minat, kebutuhan, dan kekhawatiran berbagai pemangku kepentingan serta mengembangkan strategi efektif untuk melibatkan mereka. Dalam konteks ini, analisis peta stakeholder ini dilakukan untuk peluncuran produk baru perusahaan XYZ.
Tujuan dari analisis peta stakeholder adalah mengidentifikasi dan memahami berbagai kelompok atau individu yang memiliki minat atau pengaruh terhadap suatu proyek, organisasi, atau inisiatif. Ini membantu menciptakan representasi visual dari para pemangku kepentingan dan hubungan mereka, sehingga memungkinkan pemahaman yang lebih baik terhadap perspektif, kebutuhan, dan harapan mereka. Analisis peta stakeholder dapat digunakan untuk memberi informasi dalam pengambilan keputusan, strategi komunikasi, dan rencana keterlibatan pemangku kepentingan. Dengan mengidentifikasi dan terlibat dengan pemangku kepentingan utama, organisasi dapat membangun hubungan yang positif dan memastikan tindakan mereka selaras dengan harapan pemangku kepentingan.
Contoh: Deskripsi Masalah
Sebuah perusahaan sedang merencanakan pengembangan produk baru yang akan membutuhkan investasi sumber daya yang signifikan. Namun, perusahaan menghadapi oposisi kuat dari kelompok lingkungan dan beberapa anggota masyarakat setempat, yang khawatir tentang dampak negatif potensial produk tersebut terhadap lingkungan dan kesehatan masyarakat. Selain itu, karyawan perusahaan juga menyampaikan kekhawatiran tentang keamanan proses produksi dan dampak potensial produk baru terhadap keamanan pekerjaan mereka. Sementara itu, para investor perusahaan mendorong agar produk baru segera diluncurkan, karena mereka percaya produk tersebut memiliki potensi menghasilkan keuntungan yang signifikan.
Dalam skenario ini, perusahaan harus mempertimbangkan secara cermat kekhawatiran dan kepentingan setiap kelompok pemangku kepentingan untuk membuat keputusan yang terinformasi mengenai apakah akan melanjutkan produk baru, dan jika ya, bagaimana melakukannya dengan cara yang menanggapi kekhawatiran setiap kelompok pemangku kepentingan.
Berikut adalah Matriks Peta Stakeholder yang diperbarui berdasarkan contoh yang diberikan:
| Pemangku Kepentingan | Keterlibatan | Kelas | Pandangan yang Relevan |
|---|---|---|---|
| CxO (Fungsi Perusahaan) | Peduli terhadap pendorong tingkat tinggi, tujuan, dan sasaran organisasi serta bagaimana hal-hal tersebut diubah menjadi proses yang efektif dan arsitektur TI untuk mendorong perkembangan bisnis | PERTAHANKAN KEPUASAN |
|
| Kantor Manajemen Program (Fungsi Perusahaan) | Peduli terhadap memprioritaskan, mendanai, dan menyelaraskan aktivitas perubahan. Pemahaman terhadap isi proyek dan ketergantungan teknis antar proyek menambah dimensi tambahan yang kaya dalam pengambilan keputusan manajemen portofolio | PERTAHANKAN KEPUASAN |
|
| Pembelian (Fungsi Perusahaan) | Peduli terhadap blok bangunan arsitektur mana yang dapat dibeli dan keterbatasan (atau aturan) apa yang berlaku terkait pembelian. Mereka membandingkan beberapa pemasok untuk mencari solusi biaya terbaik sambil tetap mematuhi keterbatasan (atau aturan) yang diterapkan oleh arsitektur, seperti standar. Perhatian utama adalah membuat keputusan pembelian yang sesuai dengan arsitektur dan dengan demikian mengurangi risiko biaya tambahan yang muncul dari komponen yang tidak sesuai | PEMAIN UTAMA |
|
| Sumber Daya Manusia (Fungsi Perusahaan) | Pastikan peran dan aktor yang benar direpresentasikan dalam arsitektur perusahaan. | TETAP MENGETAHUI |
|
| Keamanan Perusahaan (Fungsi Perusahaan) | Pastikan informasi, data, dan sistem organisasi hanya tersedia bagi mereka yang memiliki izin dan cara melindungi informasi, data, dan sistem dari perubahan tidak sah | PEMAIN UTAMA |
|
| Kelompok QA/Standar (Fungsi Perusahaan) | Pastikan tata kelola yang konsisten terhadap aset bisnis, data, aplikasi, dan teknologi organisasi | PEMAIN UTAMA |
|
| Eksekutif (Organisasi Pengguna Akhir) | Tertarik pada penggerak, tujuan, dan sasaran tingkat tinggi organisasi serta bagaimana hal tersebut diubah menjadi proses yang efektif dan arsitektur TI untuk mendorong bisnis | TETAP PUAS |
|
| Manajemen Lini (Organisasi Pengguna Akhir) | Tertarik pada fungsi dan proses tingkat atas organisasi serta bagaimana aplikasi utama dari aset TI mendukung proses-proses tersebut | PEMAIN UTAMA |
|
| Ahli Bidang Bisnis (Organisasi Pengguna Akhir) | Peduli terhadap aspek fungsional dari proses dan sistem. Ini dapat mencakup aktor manusia yang terlibat dalam sistem, proses pengguna yang terlibat dalam sistem, fungsi yang diperlukan untuk mendukung proses, serta informasi yang diperlukan untuk mengalir mendukung proses | PEMAIN UTAMA |
|
| Manajemen Layanan TI (Operasi Sistem) | Memastikan bahwa layanan TI yang disediakan kepada organisasi memenuhi tingkat layanan yang dibutuhkan oleh organisasi tersebut untuk berhasil dalam bisnis | TETAP TERINFORMASI |
|
| Operasi TI – Aplikasi (Operasi Sistem) | Peduli terhadap Pendekatan Pengembangan, Modularitas Perangkat Lunak dan Penggunaan Kembali, Migrasi Portabilitas, serta Interoperabilitas | PEMAIN UTAMA |
|
Cara Menentukan Sudut Pandang yang Relevan bagi Pemangku Kepentingan
Untuk menentukan sudut pandang yang relevan bagi pemangku kepentingan, Anda harus mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Apa minat pemangku kepentingan terhadap proyek atau organisasi ini?
- Bagaimana proyek atau organisasi ini akan memengaruhi pemangku kepentingan?
- Apa kekhawatiran atau isu yang dimiliki pemangku kepentingan yang relevan terhadap proyek atau organisasi ini?
Berdasarkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini, Anda dapat mengidentifikasi sudut pandang yang relevan bagi setiap pemangku kepentingan. Sebagai contoh:
- Investor:Minat mereka mungkin mencakup imbal hasil keuangan dan potensi pertumbuhan organisasi. Sudut pandang mereka mungkin difokuskan pada kesehatan keuangan organisasi dan potensinya untuk sukses jangka panjang.
- Pelanggan:Minat mereka mungkin mencakup kualitas produk, keandalan, dan layanan pelanggan. Sudut pandang mereka mungkin difokuskan pada nilai yang mereka terima dari produk atau layanan organisasi dan pengalaman keseluruhan mereka.
- Karyawan:Minat mereka mungkin mencakup keamanan pekerjaan, kompensasi, dan keseimbangan kerja-hidup. Sudut pandang mereka mungkin difokuskan pada pengalaman mereka bekerja untuk organisasi dan kemampuan mereka untuk maju dalam karier.
- Pemasok:Minat mereka mungkin mencakup syarat pembayaran dan keandalan organisasi sebagai pelanggan. Sudut pandang mereka mungkin difokuskan pada kemampuan organisasi untuk membayar tepat waktu dan mempertahankan hubungan yang positif.
- Pengawas:Minat mereka mungkin mencakup kepatuhan terhadap hukum dan peraturan, keselamatan publik, dan perlindungan lingkungan. Sudut pandang mereka mungkin difokuskan pada memastikan organisasi beroperasi secara legal dan bertanggung jawab.
- Komunitas:Minat mereka mungkin mencakup dampak organisasi terhadap ekonomi lokal, lingkungan, dan kesejahteraan sosial. Sudut pandang mereka mungkin difokuskan pada kontribusi keseluruhan organisasi terhadap komunitas dan upayanya untuk menjadi warga perusahaan yang bertanggung jawab.
Dengan memahami sudut pandang yang relevan dari setiap pemangku kepentingan, Anda dapat lebih baik berinteraksi dengan mereka dan menangani kekhawatiran mereka secara bermakna.
Cara Menentukan Kelas Pemangku Kepentingan
Empat kelas pemangku kepentingan adalah sebagai berikut:
- Tetap diberi tahu:Pemangku kepentingan yang perlu diberi tahu mengenai kemajuan proyek, tetapi tidak memiliki dampak signifikan terhadap hasil proyek. Pemangku kepentingan ini biasanya diberi pembaruan rutin dan laporan kemajuan untuk memastikan mereka tetap mendapatkan informasi tentang status proyek. Mereka tidak memerlukan sumber daya atau perhatian signifikan selain penyediaan pembaruan berkala.
- Jaga kepuasan:Pemangku kepentingan yang memiliki dampak signifikan terhadap hasil proyek dan memerlukan manajemen aktif untuk memastikan kepuasan mereka. Pemangku kepentingan ini mungkin memiliki kekuasaan atau pengaruh besar terhadap proyek dan mungkin perlu dilibatkan dalam dialog rutin untuk memastikan kebutuhan mereka terpenuhi. Sangat penting untuk menjaga kepuasan pemangku kepentingan ini agar proyek tetap sukses.
- Pemain kunci:Pemangku kepentingan yang memiliki peran langsung dalam pelaksanaan proyek dan kontribusi mereka sangat penting bagi keberhasilan proyek. Pemangku kepentingan ini memiliki tingkat minat dan kekuasaan yang tinggi dalam proyek dan memerlukan manajemen serta keterlibatan aktif untuk memastikan kebutuhan mereka terpenuhi. Keberhasilan proyek sering sangat tergantung pada keterlibatan pemangku kepentingan ini.
- Upaya minimum:Pemangku kepentingan yang memiliki tingkat minat dan kekuasaan rendah dalam proyek dan tidak memerlukan sumber daya atau perhatian signifikan. Pemangku kepentingan ini mungkin memiliki dampak kecil terhadap keberhasilan proyek dan dapat dikelola dengan upaya minimal. Sangat penting untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan ini agar sumber daya tidak dialokasikan secara tidak perlu untuk mengelolanya.
Menentukan kelas pemangku kepentingan melibatkan evaluasi tingkat minat mereka terhadap proyek dan tingkat kekuasaan atau pengaruh mereka terhadap hasilnya. Pemangku kepentingan yang memiliki tingkat minat dan kekuasaan tinggi biasanya diklasifikasikan sebagai pemain kunci, sementara yang memiliki tingkat minat dan kekuasaan rendah diklasifikasikan sebagai yang memerlukan upaya minimum. Pemangku kepentingan yang memiliki dampak signifikan terhadap hasil proyek tetapi tidak memerlukan manajemen aktif biasanya diklasifikasikan sebagai yang hanya perlu diberi tahu. Akhirnya, pemangku kepentingan yang memiliki dampak tinggi terhadap hasil proyek dan memerlukan manajemen aktif untuk memastikan kepuasan mereka biasanya diklasifikasikan sebagai yang perlu dijaga kepuasannya.
Contoh Lain – Menerapkan Arsitektur TI Baru
| Pemangku Kepentingan | Keterlibatan | Kelas | Relevan<br>Sudut Pandang |
|---|---|---|---|
Dewan Direksi
|
Kelompok pemangku kepentingan ini tertarik pada kinerja keseluruhan dan arah organisasi. Mereka peduli terhadap visi jangka panjang, strategi, dan stabilitas keuangan perusahaan. | PERTAHANKAN KEPUASAN |
|
Tim Keamanan TI
|
Kelompok pemangku kepentingan ini bertanggung jawab untuk memastikan kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan informasi dan sistem organisasi. Mereka peduli terhadap mengidentifikasi dan mengurangi risiko keamanan, serta memastikan kepatuhan terhadap standar dan peraturan industri. | PEMAIN UTAMA |
|
Manajer Unit Bisnis
|
Kelompok pemangku kepentingan ini bertanggung jawab atas operasional harian unit bisnis mereka masing-masing. Mereka peduli terhadap bagaimana teknologi dapat mendukung proses bisnis mereka dan membantu mereka mencapai tujuan mereka. | PEMAIN UTAMA |
|
Operasi TI – Meja Bantuan
|
Kelompok pemangku kepentingan ini bertanggung jawab untuk memberikan dukungan teknis kepada pengguna akhir. Mereka peduli terhadap memastikan bahwa insiden dan permintaan layanan terselesaikan secara tepat waktu dan efisien, serta memastikan pengguna akhir puas dengan tingkat layanan yang diberikan. | PERTAHANKAN TERINFORMASI |
|
Pendukung Proyek
|
Kelompok pemangku kepentingan ini bertanggung jawab atas penyediaan dana dan sumber daya untuk inisiatif perubahan. Mereka peduli terhadap memastikan bahwa proyek-proyek selaras dengan strategi dan tujuan organisasi, serta bahwa manfaat yang diharapkan dapat terwujud. | TETAP DIKETAHUI |
|
Auditor Eksternal
|
Perhatian utama kelompok ini adalah memastikan bahwa organisasi mematuhi peraturan industri dan bahwa laporan keuangan akurat. Mereka secara khusus tertarik pada proses, data, dan sistem yang digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan. | TETAP PUAS |
|