5 faz projektu [wersja PMBOK]

Czym sąpięć etapów zarządzania projektem?

Proces zarządzania projektem zwykle dzieli się na fazy zgodnie z cyklem życia, zaczynając odod inicjacji projektu aż do jego zamknięcia. Każda faza ma własne cele, działania i wyniki, co ułatwia kontrolowanie projektu oraz jakości wyników w ogóle.

Zgodnie zPMBOKPrzewodniki (Zbiór wiedzy w zakresie zarządzania projektami) Instytutu Zarządzania Projektami (PMI), cykl życia zarządzania projektem ma5 wyraźnych faz:

1. Inicjacja projektu
2. Planowanie projektu
3. Realizacja projektu
4. Monitorowanie projektu
5. Zamknięcie projektu

W tym przewodniku zarządzania projektami dokładniej przyjrzymy się tym pięciu fazom.

Faza 1: Inicjacja projektu

Faza inicjacji projektu to pierwsza faza cyklu życia projektu. To tam abstrakcyjne pomysły są przekształcane w znaczące cele projektu.

W trakcie fazy inicjacji projektu należy opracować przypadki biznesowe i zdefiniować projekt, co obejmuje określenie wymagań projektu oraz stworzeniedyplom projektu.

Czym jest dyplom projektu? Otóż dyplom projektu dokumentuje ograniczenia projektu, cele, budżet, harmonogram projektu (na poziomie ogólnym) itd. Zauważ, że dyplom projektu nie zawiera żadnych szczegółów technicznych, które zostaną zebrane i zapisane w trakcie fazy planowania projektu.

Gdy cele i zakres projektu zostaną zidentyfikowane, zidentyfikuj uczestników projektu. Uczestnikiem projektu jest osoba, która ma interes w projekcie, może wpływać na projekt (np. proces rozwoju projektu) lub na jego wynik (np. system do stworzenia), albo być dotknięta przez projekt. Typowymi uczestnikami są sponsory, klienci, członkowie zarządu, programiści, dostawcy lub partnerzy. Dokumentuj rolę uczestnika, rodzaj zainteresowania/ wpływu oraz wymagania komunikacyjne.

Faza 2: Planowanie projektu

Faza planowania projektu obejmuje szczegółowy przegląd celów i wymagań projektu. Zazwyczaj zajmuje ona prawie połowę całego czasu trwania projektu.

W trakcie fazy planowania definiowane są wyniki projektu i jego wymagania, a także tworzony jest harmonogram projektu.

Zawiera tworzenie zestawu planów, które pomogą zarządzać czasem, kosztami, jakością, zmianami, ryzykiem i powiązanymi kwestiami. Pomogą również kontrolować personel i zewnętrznych dostawców, aby zapewnić dostarczenie projektu na czas i w ramach budżetu i harmonogramu.

Oto podstawowe procesy planowania projektu:

• Planowanie zakresu – Określ granice projektu, określając jego zakres, co jest kluczowe dla ułatwienia tworzenia struktury rozkładu prac.
• Struktura rozkładu prac – Podziel projekt na zadania i podzadania, aby był łatwiejszy w zarządzaniu.
• Harmonogram projektu– Planowanie działań i szczegółowe określanie ich zależności
• Planowanie zasobów – określ, kto będzie wykonywał jakie zadania, kiedy i czy do realizacji zadań projektu są potrzebne specjalne umiejętności
• Planowanie budżetu – określ koszt budżetowy, który zostanie poniesiony po zakończeniu projektu
• Planowanie zakupów – skup się na dostawcach poza Twoją firmą oraz podwykonawstwie
• Zarządzanie ryzykiem – zidentyfikuj możliwe ryzyka i opracuj opcjonalne plany awaryjne i/lub strategie ograniczania ryzyka
• Planowanie jakości – ocena kryteriów jakości do wykorzystania w projekcie
• Planowanie komunikacji – projektowanie strategii komunikacji ze wszystkimi stakeholderami projektu

Faza 3: Realizacja projektu

Faza realizacji projektu to moment, w którym zespół projektowy wykonuje rzeczywistą pracę, aby zamienić cele projektu na wyniki.

Dla projektu istotne jest utrzymanie skutecznej współpracy między stakeholderami projektu i zapewnienie, że wszyscy są na tej samej stronie.

Faza 4: Monitorowanie i kontrola projektu

Monitorowanie i kontrola projektu odbywa się równolegle z jego realizacją, aby zapewnić spełnienie celów i dostarczenie wyników.

W tej fazie menedżer projektu musi zapewnić, że oryginalny plan jest poprawnie wdrożony poprzez ustanowienie Kluczowych Czynników Sukcesu (CSF) i Kluczowych Wskaźników Skuteczności (KPI).

Czym są Kluczowe Czynniki Sukcesu? Czym są Kluczowe Wskaźniki Skuteczności?

Kluczowe Czynniki Sukcesu to warunki, możliwości, zdarzenia i sytuacje, które przyczyniają się do sukcesu projektu. Celem identyfikacji kluczowych czynników sukcesu jest zapewnienie, że określone kryteria sukcesu projektu mogą zostać spełnione.

Kluczowy wskaźnik skuteczności (KPI) to mierzalna wartość, która pokazuje, jak skutecznie zespół osiąga określone cele projektu. Zespoły projektowe wykorzystują KPI do oceny sukcesu w osiąganiu celów.

Faza 5: Zakończenie projektu

Jako ostatnia faza procesu zarządzania projektem, zakończenie projektu odnosi się do działań wykonywanych po ostatecznej realizacji projektu, które zwykle obejmują omówienie nabytych doświadczeń w trakcie projektu, rozwiązywanie umów itp.

Dokumentacja nabytych doświadczeń zawiera lekcje wynikające zarówno z pozytywnych, jak i negatywnych doświadczeń, które prowadzą do niepożądanych wyników. Nabywanie doświadczeń to proces przekształcania doświadczeń w wiedzę, która wspomaga podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów w przyszłości. Pomaga ona poprawić wydajność projektu, uniknąć powtarzania się błędów i utrzymać dobre praktyki.

Na końcu tworzony jest szczegółowy raport obejmujący różne aspekty projektu. Raport wraz z innymi niezbędnymi danymi jest przechowywany w jakimś miejscu w celu późniejszego dostępu.

Czy jest jakiś oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga?

Oczywiście! Visual Paradigm to wiodące oprogramowanie do zarządzania projektami, używane przez władze rządowe, korporacje i agencje, umożliwiające milionom zespołów projektowych planowanie i prowadzenie projektów oraz współpracę w sposób bardziej efektywny.

Visual Paradigm oferuje kilka narzędzi do zarządzania projektami. Przejdźmy teraz przez niektóre z nich poniżej.

• Mapa procesów PMBOK w trybie Just-in-Time: Macierz procesów PMBOK. Każdy proces obejmuje zestaw kroków, a każdy krok składa się z elementów działania, które musisz wykonać, aby zakończyć aktywność.
  
• Narzędzie do zarządzania projektami które prowadzi Cię przez działania cyklu życia projektu. Każda aktywność wymaga wykonania określonych czynności, które obejmują m.in. wypełnianie formularzy (np. utworzenie dokumentu projektu) i tworzenie diagramów (np. utworzenie diagramu PERT). Wprowadzane informacje są łączone w celu stworzenia dokumentów projektu/dostarczanych wyników.
  
• Narzędzia do tworzenia diagramów do zarządzania projektami: Obsługiwane są bogate zestawy narzędzi do tworzenia diagramów do zarządzania projektami, które pomagają Ci w tworzeniu dokumentu projektu, planów projektu i innych. Obejmuje toDiagram PERT, Struktura rozkładu prac, Diagram kielicha, Diagram organizacyjny, Mapa drogowa i plan wdrożenia, Diagram GANTT, Wykres radarowy, itd.
  

Co jeszcze mogę zrobić za pomocą Visual Paradigm?

Jak mogę pobrać Visual Paradigm?

Visual Paradigm jest dostarczany z 30-dniowym okresem试owania. Możesz odwiedzić naszą stronę pobierania aby pobrać Visual Paradigm.