BPMN, co oznacza Model i Notacja Procesu Biznesowego, to szeroko stosowana i standardowa język modelowania służąca do przedstawiania procesów biznesowych. BPMN został pierwotnie opracowany przez Inicjatywę Zarządzania Procesami Biznesowymi (BPMI) i obecnie jest utrzymywany przez Grupę Zarządzania Obiektami (OMG). W 2005 roku te dwie organizacje połączyły się, co doprowadziło do kolejnych aktualizacji standardu BPMN. Najnowsza wersja, znana jako BPMN 2.0, została wprowadzona w 2011 roku z celem stworzenia jednolitego specyfikacji do tworzenia diagramów Modelu i Notacji Procesu Biznesowego. Ta najnowsza wersja wprowadziła dodatkowe poziomy szczegółowości, w tym funkcje takie jak zdarzenia przerywające i nieprzerywające, a także bardziej kompleksowe reprezentacje podprocesów.
Wizja BPMN
Diagram Procesu Biznesowego to prosty wizualny sposób przedstawienia składający się z kolekcji elementów graficznych, które ilustrują proces biznesowy. Ogólna wizja stojąca za BPMN 2.0 to stworzenie jednolitej specyfikacji obejmującej notację, metamodel i wymianę. Dodatkowo, BPMN 2.0 rozszerza swoją obszar działania, obejmując koordynację i choreografię w modelach procesów.
Specjaliści zajmujący się wdrażaniem procesów:
- Eksperci techniczni nadzorujący wykonanie procesów.
- Analitycy biznesowi poświęceni poprawie i projektowaniu procesów.
- Menadżerowie odpowiedzialni za monitorowanie i kontrolę procesów.
Ewolucja BPMN
BPMN, skrót od Modelu i Notacji Procesu Biznesowego, ma swoje korzenie w połączeniu różnych notacji modelowania procesów biznesowych. Pierwotne wydanie zostało opublikowane pod auspicjami Inicjatywy Zarządzania Procesami Biznesowymi (BPMI) w 2004 roku. Po połączeniu w 2005 roku BPMI połączyło się z Grupą Zarządzania Obiektami (OMG), która przejęła utrzymanie i rozwój BPMN.
W lutym 2006 roku OMG opublikowała dokument specyfikacji BPMN, co oznaczało kluczowy moment w standardyzacji BPMN. Następnie BPMN przeszedł dalszą ewolucję, prowadząc do powstania wersji 2.0 w 2010 roku. Finalna specyfikacja dla BPMN 2.0 została udostępniona w grudniu 2013 roku.
Najnowsza wersja, BPMN 2.0.2, została formalnie uznana jako standard edycji 2013 przez Międzynarodową Organizację do Normalizacji (ISO), konkretnie w ramach ISO/IEC 19510.
Dlaczego BPMN?
BPMN jest wybierany przez organizacje, ponieważ oferuje standardowy, dostępny i wizualny sposób modelowania, dokumentowania, optymalizacji i zarządzania procesami biznesowymi. Promuje współpracę, efektywność i doskonałość procesów, pomagając w końcu firmom osiągnąć swoje cele i pozostać konkurencyjnymi.
Istnieje kilka przekonujących powodów, dla których organizacje wybierają BPMN:
- Standardyzacja: BPMN to notacja standardowa branżowa, która zapewnia wspólny język do modelowania i komunikowania się na temat procesów biznesowych. Standardowe symbole i notacja ułatwiają zrozumienie i współpracę między różnymi stakeholderami, w tym analitykami biznesowymi, programistami i menadżerami, w dokumentacji procesów.
- Przejrzystość i wizualizacja: Diagramy BPMN oferują jasne i wizualne przedstawienie procesów biznesowych. Wykorzystują intuicyjne symbole i schematy, które ułatwiają zrozumienie sekwencji działań, decyzji i interakcji w ramach procesu. Ta przejrzystość pomaga w identyfikacji zatorów, nieefektywności i możliwości poprawy.
- Dostępność: Diagramy BPMN są projektowane tak, aby były dostępne dla szerokiego grona stakeholderów, w tym użytkowników niebędących technikami. Ta dostępność promuje lepszą współpracę i komunikację między zespołami biznesowymi i IT, a także innymi działami w organizacji.
- Dokumentowanie i dokumentowanie: BPMN pozwala organizacjom systematycznie dokumentować swoje istniejące procesy oraz zaproponowane poprawki. Ta dokumentacja pomaga w zachowaniu wiedzy instytucjonalnej, zapewnieniu zgodności i ułatwieniu audytów procesów.
- Optymalizacja procesów: BPMN nie ogranicza się tylko do dokumentowania istniejących procesów; wspiera również działania na rzecz optymalizacji i reengineeringu procesów. Modelując procesy, organizacje mogą identyfikować obszary do uproszczenia, automatyzacji i poprawy efektywności.
- Zgodność z systemami IT: BPMN może być bezproblemowo zintegrowane z systemami IT i narzędziami oprogramowania. Ta zgodność pozwala organizacjom wdrażać zautomatyzowane przepływy pracy oparte na modelach BPMN, zapewniając spójne i efektywne wykonywanie procesów.
- Skalowalność: BPMN jest skalowalny i może być używany do modelowania procesów o różnym stopniu złożoności, od prostych przepływów pracy po bardzo złożone procesy biznesowe. Umożliwia spełnienie potrzeb zarówno małych firm, jak i dużych korporacji.
- Współpraca międzyfunkcyjna: BPMN wspiera współpracę międzyfunkcyjną, oferując wspólny framework do omawiania i poprawy procesów. Łączy ludzi z różnych działów, aby wspólnie analizować, projektować i optymalizować procesy.
- Zgodność i zarządzanie: BPMN wspiera działania związane z zgodnością i zarządzaniem, umożliwiając organizacjom dokumentowanie i stosowanie standardów procesów, wymogów regulacyjnych oraz najlepszych praktyk.
- Nieustanna poprawa: Wykorzystując BPMN, organizacje mogą ciągle monitorować i poprawiać swoje procesy w czasie. Mogą analizować dane dotyczące wydajności, identyfikować obszary do poprawy i stopniowo doskonalić procesy, aby spełniać zmieniające się potrzeby biznesowe.
Cztery podstawowe elementy BPMN
- Obiekty przepływu: Obiekty przepływu to podstawowe elementy diagramu BPMN. Reprezentują różne działania i czynności, które występują w procesie biznesowym. Główne typy obiektów przepływu to:
- Zadania: Zadania reprezentują pracę lub czynności, które należy wykonać w ramach procesu. Mogą być dalej klasyfikowane jako zadania użytkownika (wykonywane przez ludzi) i zadania usługi (wykonywane przez systemy automatyczne).
- Bramki: Bramki to punkty decyzyjne w procesie, które kontrolują przepływ czynności. Określają, którą drogę należy wybrać na podstawie określonych warunków lub zdarzeń. Powszechnymi typami bramek są bramki wykluczające, zawierające, równoległe i oparte na zdarzeniach.
- Zdarzenia: Zdarzenia reprezentują zdarzenia, które uruchamiają lub przerwują przepływ procesu. Mogą być klasyfikowane według różnych typów, takich jak zdarzenia startowe (uruchamiają proces), zdarzenia pośrednie (występują podczas procesu) i zdarzenia końcowe (zakończenie procesu).
- Podprocesy: Podprocesy służą do ujęcia serii powiązanych czynności w jednym obiekcie przepływu. Pozwalają na modelowanie procesów w sposób modułowy i hierarchiczny.
- Obiekty łączące: Obiekty łączące definiują sposób łączenia obiektów przepływu oraz sposób przepływu procesu od jednej czynności do drugiej. Główne obiekty łączące to:
- Przepływ sekwencyjny: Przepływ sekwencyjny reprezentuje kolejność wykonywania czynności. Jest przedstawiany za pomocą strzałek łączących obiekty przepływu i może mieć warunki lub ograniczenia.
- Przepływ komunikatów: Przepływ komunikatów reprezentuje wymianę wiadomości między różnymi częściami procesu lub między procesami w środowisku współpracy.
- Przypisanie: Przypisania służą do łączenia artefaktów (adnotacji, obiektów danych itp.) z obiektami przepływu, dodając dodatkowe informacje lub kontekst.
- Płynne pasy: Płynne pasy służą do grupowania i kategoryzowania czynności w ramach procesu. Pomagają określić role lub odpowiedzialności różnych uczestników lub działów biorących udział w procesie. Istnieją dwa główne typy płynnych pasów:
- Basen: Basen reprezentuje uczestnika najwyższego poziomu w procesie, często zewnętrzny element lub organizację.
- Pasek: Kanał reprezentuje określoną rolę, departament lub jednostkę wewnątrz puli i zawiera obiekty przepływu związane z tą rolą.
- Artefakty: Artefakty to dodatkowe elementy, które dostarczają informacji, kontekstu lub adnotacji do diagramu BPMN. Obejmują one:
- Obiekty danych: Obiekty danych reprezentują dane lub informacje używane w procesie. Mogą to być magazyny danych (gdzie przechowywane są dane), dane wejściowe, dane wyjściowe lub obiekty danych (reprezentujące przepływ danych).
- Adnotacje: Adnotacje służą do dodawania wyjaśniających uwag, komentarzy lub opisów do diagramu, zapewniając jasność i kontekst modelu procesu.
Te cztery podstawowe elementy — obiekty przepływu, obiekty łączące, kanały i artefakty — współpracują ze sobą, tworząc kompleksowe i wizualnie wyraziste diagramy BPMN do modelowania, analizowania i ulepszania procesów biznesowych.
Kroki wykonywania modelowania procesów biznesowych
- Określ zakres i cele:
- Określ zakres procesu, który chcesz zamodelować. Jasno określ cele i cele inicjatywy modelowania. Zrozum, dlaczego modelujesz ten konkretny proces i co chcesz osiągnąć.
- Zbierz interesariuszy:
- Zaangażuj odpowiednich interesariuszy, w tym właścicieli procesów, ekspertów tematycznych, pracowników oraz wszystkich, którzy mają rolę lub interes w procesie. Ich udział jest kluczowy dla poprawnego modelowania.
- Zdefiniuj granice procesu:
- Jasno zaznacz punkty początkowe i końcowe procesu. Zrozum, co uruchamia proces i jakie są oczekiwane wyniki.
- Zidentyfikuj działania i kroki:
- Rozłóż proces na poszczególne działania i kroki. Dokumentuj, jakie zadania są wykonywane, kto je wykonuje i w jakiej kolejności.
- Użyj notacji modelowania:
- Wybierz notację lub ramy modelowania, takie jak BPMN (Business Process Model and Notation), aby wizualnie przedstawić proces. Używaj symboli, kształtów i diagramów do ilustracji przepływu działań, decyzji i interakcji.
- Stwórz diagram przepływu procesu:
- Stwórz diagram przepływu na poziomie ogólnym, który przedstawia przegląd procesu. Używaj symboli takich jak prostokąty (zadania), romby (punkty decyzyjne) i strzałki (przepływ), aby przedstawić działania i ich sekwencje.
- Udokumentuj podprocesy i decyzje:
- Zajrzyj głębiej w proces, modelując podprocesy w ramach głównego przepływu procesu. Zidentyfikuj punkty decyzyjne, warunki i logikę rozgałęziania.
- Zawieraj przepływ danych:
- Pokaż, jak dane lub informacje przepływają przez proces. Zidentyfikuj źródła danych, wejścia, wyjścia i punkty przechowywania w ramach procesu.
- Zdefiniuj role i odpowiedzialności:
- Przydziel role lub odpowiedzialności do każdej aktywności lub kroku. Ustal, kto jest odpowiedzialny za wykonanie każdej czynności i kto uczestniczy w podejmowaniu decyzji.
- Zbierz wejścia i wyjścia:
- Zarejestruj wejścia wymagane dla każdej aktywności oraz wyjścia generowane. Określ format i treść tych wejść i wyjść.
- Analizuj i optymalizuj:
- Proszę przeanalizować modelowany proces w celu zidentyfikowania węzłów zatorów, nadmiarowości i nieefektywności. Poszukaj możliwości ułatwienia procesu, obniżenia kosztów i poprawy wydajności.
- Testuj scenariusze:
- Utwórz i przetestuj różne scenariusze, aby zrozumieć, jak proces zachowuje się w różnych warunkach. Pomaga to odkryć potencjalne problemy i zweryfikować model.
- Zarejestruj zasady biznesowe:
- Zarejestruj wszystkie zasady biznesowe, polityki lub wytyczne regulujące proces. Upewnij się, że te zasady zostały zintegrowane z modelem.
- Iteruj i doskonal:
- Modelowanie procesów biznesowych jest często procesem iteracyjnym. Zbieraj opinie od interesariuszy i dokonuj niezbędnych zmian w modelu, aby odzwierciedlać zmiany i ulepszenia.
- Wdroż i monitoruj:
- Po finalizacji modelu użyj go jako podstawy do wdrożenia procesu. Bezustannie monitoruj proces, aby upewnić się, że jest zgodny z modelem i spełnia określone cele.
- Zarejestruj model:
- Zapewnij kompleksową dokumentację modelu procesu, w tym schematy, opisy i wszelkie istotne dokumenty.
- Szkol interesariuszy:
- Szkolenie pracowników i interesariuszy dotyczących nowo zamodelowanego procesu w celu zapewnienia płynnego przejścia i zrozumienia ich ról.
- Utrzymuj i aktualizuj:
- Regularnie przeglądark i aktualizuj model procesu, aby utrzymać go zgodny z zmieniającymi się potrzebami i wymaganiami biznesowymi.
Pamiętaj, że modelowanie procesów biznesowych to dynamiczna i ciągła działalność, która przyczynia się do poprawy procesów i elastyczności organizacji. Kluczowe jest zaangażowanie odpowiednich interesariuszy przez cały proces oraz ciągłe doskonalenie modelu w miarę zmian warunków biznesowych.
Przykłady BPMN
Wprowadzanie wniosku o urlop Aby rozpocząć proces składania wniosku o urlop, pracownik w firmie musi formalnie złożyć wniosek o urlop. W naszym przedstawieniu wizualnym używamy symbolu zdarzenia początkowego, umieszczonego w kolumnie „Pracownik”, co oznacza rozpoczęcie procesu. Nieprzerwana strzałka łączy zdarzenie początkowe z symbolem zadania, ilustrując przebieg procesu i wskazując, że początkową odpowiedzialnością pracownika jest wypełnienie formularza wniosku o urlop. Po jego ukończeniu formularz jest przesyłany do menedżera do przeglądu i zatwierdzenia.
Ocena menedżerska Po złożeniu wniosku rola menedżerska ma pierwszeństwo w procesie. Zadanie „Złożyć wniosek o urlop do zatwierdzenia” jest połączone z innym zadaniem „Oceń wniosek o urlop” w kolumnie „Menedżer”. Tutaj menedżer ocenia wniosek, podejmując decyzję o zatwierdzeniu lub odrzuceniu wniosku o urlop. Aby uwzględnić te różne wyniki, wprowadzamy symbol bramki w diagramie. Jeśli wniosek zostanie odrzucony, menedżer informuje pracownika, a proces wniosku o urlop natychmiast się kończy. Zadanie „Poinformuj pracownika, że wniosek został odrzucony” jest połączone z symbolem zdarzenia końcowego. Z kolei, jeśli wniosek zostanie zatwierdzony, menedżer informuje pracownika, a proces przechodzi do kolumny „HR” do dalszego rozpatrzenia.
Urlop pracownika i zakończenie procesu Ostatni etap procesu skupia się na tym, że pracownik faktycznie wypoczywa po zatwierdzeniu urlopu. Łączymy symbol zdarzenia końcowego z ostatnim zadaniem „Wypoczywaj”, co oznacza zakończenie całego procesu.
BPMN – większy przykład
Znajdźmy firmę True Aqua Woda Destylowana, rosnącego dostawcy wody destylowanej w naszym mieście. Ich produkt służy zarówno firmom, jak i domom. Teraz, z ambitnym celem podniesienia udziału rynkowego z 5% do 10% w ciągu kolejnych 12–18 miesięcy, firma True Aqua Woda Destylowana ma na celu poprawę efektywności operacyjnej i podniesienie satysfakcji klientów.
Jako analityk biznesowy powierzonego tej misji, zgłębiasz zadanie na ręce. Po rozmowach z firmą True Aqua Woda Destylowana, zebraliście cenne informacje dotyczące procesu zamówienia wody destylowanej. Zajmijmy się szczegółami.
Wizualizacja poniżej przedstawia diagram procesu biznesowego obejmujący proces dostawy wody destylowanej w firmie True Aqua Woda Destylowana.
Zgodnie z diagramem, klienci mają dwa kanały do składania zamówień: mogą albo zadzwonić na hotline do zamówienia, albo wysłać e-mail. Obecnie aż 90% zamówień otrzymywanych jest drogą telefoniczną, a pozostałe 10% przesyłane są przez e-mail. Gdy przychodzi zamówienie, asystent obsługi klienta przejmuje odpowiedzialność. Jego pierwszym zadaniem jest sprawdzenie, czy klient jest istniejącym lub nowym klientem. Jeśli klient jest nowym, asystent inicjuje proces, tworząc konto klienta.
Dostawy wody destylowanej są planowane na każdy środek rano. W związku z tym asystent obsługi klienta łączy zamówienia i przesyła je do działu Logistyki w celu bezproblemowej koordynacji dostaw. W ramach działu logistyki menedżer przejmuje odpowiedzialność, nadzorując przydzielanie zamówień pracownikom, planowanie i drukowanie niezbędnych dokumentów. Pracownicy, posiadając swoje instrukcje, następnie obsługują rozmowy z klientami i realizują dostawy wody zgodnie z harmonogramem.
Porady i wskazówki dotyczące modelowania procesów biznesowych
Oto kilka porad i wskazówek dotyczących pracy z BPMN (Modelowanie i notacja procesów biznesowych):
- Zacznij od prostego: Podczas rozpoczęcia pracy z BPMN zacznij od prostych procesów, aby opanować podstawy notacji. Gdy zdobędziesz większą biegłość, możesz przejść do bardziej złożonych procesów.
- Używaj kolumn w sposób rozważny: Kolumny są świetne do ilustracji ról i odpowiedzialności, ale nie komplikuj diagramów zbyt wieloma kolumnami. Zachowaj ich przejrzystość i skupienie.
- Zgodne zasady nazewnictwa: Używaj spójnych i jasnych nazw dla zadań, bramek i zdarzeń. Dzięki temu Twoje diagramy będą łatwiejsze do zrozumienia i utrzymania.
- Zachowaj modułowość: Podziel złożone procesy na mniejsze podprocesy. Ułatwia to czytelność i pozwala na ponowne wykorzystanie podprocesów w innych diagramach.
- Wykorzystaj podprocesy: Używaj zagnieżdżonych podprocesów, gdy część procesu wymaga dodatkowych szczegółów. Dzięki temu główny diagram pozostaje niezależny i przejrzysty.
- Adnotacje: Używaj adnotacji, aby dostarczyć dodatkowe informacje lub wyjaśnienia w diagramach BPMN. Pomaga to wyjaśnić znaczenie symboli lub połączeń.
- Zważ na przepływy sekwencyjne: Bądź precyzyjny przy przepływach sekwencji (strzałkach). Upewnij się, że odzwierciedlają logiczny przebieg procesu i nie są jednoznaczne.
- Bramki z opisami: Dodaj opisy do bramek (rombów), aby wyjaśnić warunki lub kryteria, które decydują o kierunku przepływu. To zwiększa jasność Twoich punktów decyzyjnych.
- Bramki równoległe: Zrozum różnice między bramkami równoległymi (bramkami AND) a bramkami wyłącznymi (bramkami XOR). Używaj ich odpowiednio, aby oddać logikę procesu.
- Pętle: Używaj konstrukcji pętli, gdy zadanie lub podproces musi zostać powtórzone. BPMN oferuje oznaczenia pętli, aby to zaznaczyć.
- Obsługa wyjątków: Jasno przedstaw, jak Twój proces obsługuje wyjątki i błędy. Użyj zdarzeń granicznych lub zdarzeń błędów, aby pokazać, gdzie i jak są przechwytywane wyjątki.
- Weryfikacja: Używaj narzędzi modelowania BPMN, które oferują funkcje weryfikacji, aby sprawdzić poprawność diagramów i zgodność z zasadami BPMN.
- Testowanie: Twórz scenariusze testowe, aby zweryfikować diagramy BPMN. Testuj różne ścieżki i warunki, aby upewnić się, że proces zachowuje się zgodnie z oczekiwaniami.
- Współpraca: Używaj stref i pasów, aby pokazać współpracę między różnymi jednostkami lub działami w ramach procesu. Jest to szczególnie przydatne w przypadku złożonych procesów obejmujących wielu uczestników.
- Kontrola wersji: Wprowadź kontrolę wersji dla diagramów BPMN. W miarę ewolucji procesów, kluczowe jest śledzenie zmian i utrzymywanie historii wersji procesów.
- Dokumentacja: Dokumentuj diagramy BPMN za pomocą dodatkowego tekstu lub dokumentów, które dostarczają kontekstu, zasad biznesowych lub dodatkowych informacji.
- Szkolenia: Szkol team i uczestników w notacji BPMN i najlepszych praktykach, aby zapewnić spójne zrozumienie i wykorzystanie.
- Opinie: Zachęcaj uczestników do dawania opinii, aby doskonalić diagramy BPMN. Jest to współpraca, a wskazówki od osób zaangażowanych mogą prowadzić do lepszych modeli procesów.
- Bądź na bieżąco: Bądź na bieżąco z najnowszymi standardami i aktualizacjami BPMN, aby zapewnić zgodność diagramów i wykorzystanie nowych funkcji.
- Ćwiczenia: Im więcej ćwiczysz modelowanie BPMN, tym lepszy stajesz się. Rozważ pracę nad projektami próbującymi lub rzeczywistymi procesami, aby doskonalić swoje umiejętności.
Pamiętaj, że BPMN to potężne narzędzie do modelowania i komunikacji procesów. Kluczem jest skuteczne jego wykorzystanie w celu przekazywania logiki procesu, poprawy zrozumienia procesu oraz wspierania działań mających na celu jego ulepszenie w Twojej organizacji.
Podsumowanie
Modelowanie procesów biznesowych (BPM) stanowi podstawową praktykę dla organizacji dążących do efektywności, elastyczności i poprawy podejmowania decyzji. Poprzez wizualne przedstawienie swoich procesów za pomocą diagramów BPMN organizacje mogą uzyskać kompleksowe zrozumienie swoich działań, identyfikować zatory, zoptymalizować przepływy pracy i zoptymalizować alokację zasobów. BPM wspomaga skuteczną komunikację między uczestnikami, dopasowuje procesy do celów strategicznych i wspiera działania na rzecz ciągłego ulepszania.
W miarę jak firmy ewoluują i dostosowują się do zmieniających się warunków, BPM działa jako dynamiczny narzędzie do modelowania, analizowania i optymalizacji procesów w celu utrzymania konkurencyjności i skupienia się na klientach. Poprzez staranną modelację procesów organizacje mogą nie tylko zwiększyć efektywność operacyjną, ale także wspierać innowacje, obniżać koszty i zapewniać wyjątkową wartość klientom.
W dynamicznej i stale się zmieniającej rzeczywistości modelowanie procesów biznesowych nadal jest niezastąpione, oferując możliwość przekształcenia złożonych procesów biznesowych w jasne, wykonalne wskazówki, które prowadzą do sukcesu i trwałego rozwoju.