Wprowadzenie:
W dynamicznej rzeczywistości współczesnego biznesu organizacje ciągle poszukują sposobów optymalizacji swoich działań, poprawy efektywności i wspierania innowacji. Architektura przedsiębiorstwa (EA) odgrywa kluczową rolę w tym procesie, oferując strategiczny ramowy model do zharmonizowania celów biznesowych z rozwiązaniami technologicznymi. Ramowy model architektury The Open Group (TOGAF) to szeroko stosowana metodyka tworzenia i zarządzania architekturami przedsiębiorstwa.
Ustalanie celów SMART to sprawdzona metoda zapewnienia, że projekty są dokładnie zdefiniowane, osiągalne i zgodne z strategicznym visjonarzem organizacji. W tym artykule przedstawimy cel SMART dla projektu EA TOGAF, aby pokazać, jak organizacje mogą rozpocząć swoją drogę w zakresie architektury przedsiębiorstwa z jasnymi celami i szlakiem do sukcesu.
Cel SMART dla projektu EA TOGAF:
SSpecyficzny: „Zwiększenie efektywności i elastyczności infrastruktury IT naszej organizacji poprzez wdrożenie zharmonizowanego modelu architektury przedsiębiorstwa opartego na TOGAF w ciągu kolejnych 12 miesięcy.”
MMierzalny: Sukces zmierzymy za pomocą kluczowych wskaźników efektywności (KPI), takich jak 20-procentowe zmniejszenie incydentów związanych z IT, 15-procentowe obniżenie kosztów operacyjnych IT oraz 25-procentowe przyspieszenie wdrażania nowych rozwiązań IT.
AOsiągalny: Nasza organizacja dysponuje dedykowanym zespołem EA z doświadczeniem w TOGAF, a także uzyskała zgodę wyższego szczebla i zasoby wspierające projekt. Zidentyfikowaliśmy również architekta certyfikowanego w TOGAF, który będzie kierował inicjatywą.
RRelevantny: Projekt jest zgodny z strategicznymi celami naszej organizacji, m.in. zwiększenie elastyczności, obniżenie kosztów IT oraz poprawa ogólnej efektywności operacyjnej.
TOgraniczony czasowo: Projekt ma jasny harmonogram 12-miesięczny z wyznaczonymi punktami kontrolnymi, w tym zakończenie Fazy 1 (Wizja Architektury) w ciągu pierwszych trzech miesięcy, Fazy 2 (Architektura Biznesowa) w ciągu sześciu miesięcy, Fazy 3 (Architektura Systemów Informacyjnych) w ciągu dziewięciu miesięcy oraz Fazy 4 (Architektura Technologiczna) w ciągu dwunastu miesięcy.
Dlaczego ten cel SMART ma znaczenie:
- Standardyzacja: Poprzez wdrożenie TOGAF zapewniamy, że nasza organizacja stosuje zharmonizowany podejście do EA, co umożliwia lepszą komunikację, podejmowanie decyzji oraz zgodność między działalnością biznesową a IT.
- Efektywność: Cel zmniejszenia incydentów związanych z IT i kosztów operacyjnych podkreśla naszą zaangażowanie w optymalizację procesów i zasobów IT, prowadząc do oszczędności kosztów i poprawy efektywności.
- Elastyczność:Przyspieszenie wdrażania nowych rozwiązań IT gwarantuje, że nasza organizacja może szybko reagować na zmiany rynkowe, potrzeby klientów i nowe możliwości.
- Wsparcie wyższego szczebla: Dzięki zaangażowaniu wyższego szczebla i przydzielonym zasobom mamy niezbędną podstawę do pokonywania potencjalnych przeszkód i zapewnienia sukcesu projektu.
- Mierzalne wyniki: Zdefiniowane KPI pozwalają nam obiektywnie mierzyć wpływ projektu EA TOGAF, dostarczając cennych informacji do ciągłego doskonalenia.
Cele SMART: Praktyczne przykłady
Poniższe cele SMART obejmują różne aspekty projektów EA, w tym optymalizację procesów, zarządzanie, szkolenia, zgodność z celami strategicznymi, projekty migracji, zarządzanie danymi, satysfakcję użytkowników, alokację zasobów, zgodność z projektem oraz ocenę stosu technologicznego. Każdy cel jest konkretny, mierzalny, osiągalny, istotny i ograniczony czasowo, aby zapewnić jasność i sukces inicjatyw EA.
Oto 10 celów SMART w kontekście projektów architektury przedsiębiorstwa:
- Specyficzny: „Zdokumentować i przeanalizować wszystkie obecne procesy biznesowe w organizacji w celu zidentyfikowania nieefektywności i obszarów do poprawy za pomocą ram EA.“
- Mierzalny: „Zmniejszyć liczbę incydentów związanych z IT o 15% w ciągu kolejnych sześciu miesięcy poprzez wdrożenie zharmonizowanego frameworku zarządzania EA.“
- Osiągalny: „Przygotować i zatwierdzić co najmniej 80% naszych pracowników IT i biznesowych w zakresie zasad TOGAF w ciągu kolejnych 12 miesięcy, aby stworzyć kompetentny zespół EA.“
- Znaczący: „Zintegrować naszą inicjatywę EA z celami strategicznymi firmy, zapewniając, że 100% proponowanych zmian architektury bezpośrednio przyczynia się do naszych celów strategicznych.“
- Z określonym terminem: „Zakończyć migrację wszystkich systemów dziedzicznych do chmury w ciągu 18 miesięcy, zgodnie z drogowskazem EA, w celu zwiększenia skalowalności i zmniejszenia kosztów infrastruktury.“
- Precyzyjny: „Założyć kompleksowy system zarządzania danymi, w tym odpowiedzialność za dane, standardy jakości i kontrole dostępu, w ciągu kolejnych trzech miesięcy.“
- Mierzalny: „Osiągnąć wzrost satysfakcji użytkowników usług IT o 20% do końca roku, mierzony przez badania kwartalne, poprzez wdrożenie ulepszeń usług opartych na EA.“
- Osiągalny: „Zabezpieczyć niezbędne budżet i zasoby dla projektu EA, przedstawiając przypadki biznesowe zespołowi wykonawczemu w ciągu kolejnych 60 dni.“
- Znaczący: „Zapewnić, że 100% naszych projektów IT przestrzega wytycznych i zasad EA, zmniejszając opóźnienia projektów i zwiększając zgodność z celami biznesowymi.“
- Z określonym terminem: „Zakończyć kompleksową analizę naszego stosu technologicznego i zaproponować niezbędne aktualizacje i ulepszenia w ciągu sześciu miesięcy, umożliwiając organizacji utrzymanie konkurencyjności na rynku.“
Pełna porównawcza analiza celów SMART
Poniższe przykłady ilustrują znaczenie ustalania celów SMART w kontekście projektów EA, ponieważ zapewniają jasność, mierzalność i odpowiedzialność za osiągnięcie oczekiwanych wyników.
Oto tabela z kolumnami, które wspomniałeś, dla 10 przykładów ustalania celów SMART:
| Problem | Powiązany cel SMART | Dobry przykład | Zły przykład | Powód |
|---|---|---|---|---|
| Problem 1: Brak efektywności w procesach biznesowych | S: Poprawić efektywność procesów.M: Osiągnąć 20% redukcję czasu cyklu procesu. A: Przypisane zasoby i szkolenia w zakresie optymalizacji procesów. R: Zgodne z celami organizacyjnymi zmniejszenia kosztów. T: Osiągnąć to w ciągu 12 miesięcy. | Dobry przykład: „Zmniejszenie czasu cyklu procesu o 20% poprzez szkolenia pracowników i narzędzia automatyzacji w ciągu 12 miesięcy.” | Zły przykład: „Poprawa efektywności w procesach.” | Dobry przykład jest konkretny, mierzalny, osiągalny, istotny i ograniczony czasowo, podczas gdy zły przykład nie ma konkretnej definicji i nie jest mierzalny. |
| Problem 2: Wysoki poziom incydentów IT | S: Zmniejszenie incydentów IT. M: Osiągnąć 15% redukcję incydentów IT. A: Zasoby zespołu IT, szkolenia i lepsze narzędzia. R: Zgodne z celami strategicznymi poprawy niezawodności IT. T: Zrealizować w ciągu sześciu miesięcy. | Dobry przykład: „Zmniejszenie incydentów IT o 15% poprzez ulepszony trening, alokację zasobów i poprawione narzędzia monitorowania w ciągu sześciu miesięcy.” | Zły przykład: „Zmniejszenie incydentów IT.” | Dobry przykład ustanawia konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i ograniczone czasowo cele, podczas gdy zły przykład nie ma konkretnej definicji i brakuje mu terminu. |
| Problem 3: Niska wiedza pracowników w zakresie TOGAF | S: Zwiększenie wiedzy w zakresie TOGAF. M: Certyfikowanie 80% personelu IT w zakresie zasad TOGAF. A: Dostępność zasobów szkoleniowych i czasu.R: Zgodność z strategią EA.T: Osiągnięcie w ciągu 12 miesięcy. | Dobry przykład: „Zatwierdzić certyfikat 80% naszego personelu IT z zasad TOGAF w ciągu 12 miesięcy, zapewniając kompetentny zespół EA.” | Zły przykład: „Poprawić znajomość TOGAF wśród personelu IT.” | Dobry przykład jest konkretny, mierzalny, osiągalny, istotny i ograniczony czasowo, podczas gdy zły przykład nie ma jasności i mierzalności. |
| Problem 4: Brak zgodności z strategią | S: Zgodność z celami strategicznymi.M: Zapewnienie, że 100% zmian architektury przyczynia się do celów strategicznych.A: Zasady EA i komunikacja.R: Zapewnia zgodność z strategią firmy.T: Kontynuowane. | Dobry przykład: „Zapewnienie, że 100% proponowanych zmian architektury bezpośrednio przyczynia się do naszych celów strategicznych.” | Zły przykład: „Zgodność z celami strategicznymi firmy.” | Dobry przykład jasno określa mierzalny cel, podczas gdy zły przykład nie ma specyficzności. |
| Problem 5: Starsze systemy utrudniające skalowalność | S: Przeniesienie starszych systemów do chmury.M: Ukończenie migracji w ciągu 18 miesięcy.A: Dostępne zasoby i ekspertyza w zakresie chmury.R: Zwiększa skalowalność i redukuje koszty.T: Zrealizować w ciągu 18 miesięcy. | Dobry przykład: „Przenieś wszystkie systemy dziedziczne do chmury w ciągu 18 miesięcy w celu zwiększenia skalowalności i zmniejszenia kosztów infrastruktury.” | Zły przykład: „Modernizuj systemy dziedziczne.” | Dobry przykład zawiera konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i ograniczone czasowo szczegóły, podczas gdy zły przykład nie zawiera szczegółowości i terminu. |
| Problem 6: Problemy z jakością danych i zarządzaniem danymi | S: Ustal strukturę zarządzania danymi.M: Zakończyć w ciągu trzech miesięcy.A: Ekspertyza w zakresie zarządzania danymi i współpracy z interesariuszami.R: Rozwiązuje problemy z jakością danych.T: Zrealizować w ciągu trzech miesięcy. | Dobry przykład: „Ustal kompleksową strukturę zarządzania danymi w ciągu najbliższych trzech miesięcy w celu rozwiązania problemów z jakością danych.” | Zły przykład: „Ulepsz zarządzanie danymi.” | Dobry przykład jest konkretny, ograniczony czasowo i mierzalny, podczas gdy zły przykład nie zawiera jasności i terminu. |
| Problem 7: Niska satysfakcja użytkowników usług IT | S: Ulepsz satysfakcję użytkowników usług IT.M: Zrealizować wzrost satysfakcji użytkowników o 20% w ciągu jednego roku.A: Zasoby do ulepszania usług.R: Zgodne z celami organizacji w zakresie lepszych usług.T: Osiągnąć w ciągu jednego roku. | Dobry przykład: „Osiągnąć 20-procentowy wzrost satysfakcji użytkowników usług IT w ciągu następnego roku poprzez poprawę usług.” | Zły przykład: „Poprawić satysfakcję użytkowników usług IT.” | Dobry przykład jest konkretny, mierzalny, osiągalny, istotny i ograniczony czasowo, podczas gdy zły przykład nie ma konkretnej definicji i brakuje mu terminu. |
| Problem 8: Niewystarczające budżety na projekt EA | S: Zabezpieczyć budżet i zasoby.M: Przedstawić przypadki biznesowe w ciągu 60 dni.A: Dostępność procesu zatwierdzania budżetu.R: Zapewnia niezbędne zasoby dla projektu EA.T: Zrealizować w ciągu 60 dni. | Dobry przykład: „Zabezpieczyć niezbędne budżety i zasoby dla projektu EA poprzez przedstawienie przekonującego przypadku biznesowego w ciągu kolejnych 60 dni.” | Zły przykład: „Uzyskać zatwierdzenie budżetu dla projektu EA.” | Dobry przykład określa konkretny termin, podczas gdy zły przykład nie ma jasności i brakuje mu aspektu ograniczonego czasowo. |
| Problem 9: Niespójne przestrzeganie wytycznych EA | S: Zapewnić przestrzeganie wytycznych EA.M: Zapewnić, że 100% projektów IT przestrzega zasad EA.A: Ulepszona komunikacja i monitorowanie.R: Poprawia zgodność projektów z celami biznesowymi.T: Kontynuowane. | Dobry przykład: „Upewnij się, że 100% naszych projektów IT przestrzega wytycznych i zasad architektury przedsiębiorstwa, poprawiając zgodność z celami biznesowymi.” | Zły przykład: „Zachęć do przestrzegania wytycznych architektury przedsiębiorstwa.” | Dobry przykład jest szczegółowy i mierzalny, podczas gdy zły przykład nie ma wystarczającej szczegółowości. |
| Problem 10: Ustareły stos technologii | S: Przejrzyj i zasugeruj aktualizacje technologii.M: Ukończ przegląd w ciągu sześciu miesięcy.A: Dostępność ekspertów technicznych.R: Zapewnia konkurencyjność na rynku.T: Osiągnij w ciągu sześciu miesięcy. | Dobry przykład: „Ukończ przegląd naszego stosu technologii i zasugeruj konieczne aktualizacje i ulepszenia w ciągu najbliższych sześciu miesięcy.” | Zły przykład: „Przejrzyj nasz stos technologii.” | Dobry przykład zawiera szczegółowość i aspekt czasowy, podczas gdy zły przykład nie ma jasności i ustalonego terminu. |
Wnioski:
Podsumowując, ustanawianie celu SMART dla projektu EA TOGAF to strategiczny sposób kierowania organizacją ku osiągnięciu doskonałości w architekturze przedsiębiorstwa. Mając jasny i szczegółowy cel, mierzalne wyniki, osiągalne cele, zgodność z celami organizacji oraz dobrze zdefiniowany termin, możesz z niepokojem rozpocząć swoją podróż w zakresie architektury przedsiębiorstwa. TOGAF zapewnia solidny framework wspierający ten cel, gwarantując, że infrastruktura IT Twojej organizacji będzie zgodna z jej wizją strategiczną, a na końcu zwiększa efektywność, elastyczność i sukces.