5 Fases da Gestão de Projetos [Versão PMBOK]

Quais são os cinco estágios da gestão de projetos?

O processo de gestão de projetos geralmente é dividido em fases de acordo com seu ciclo de vida, começando da Iniciação do Projeto e terminando no Encerramento do Projeto. Cada fase tem seus próprios objetivos, atividades e entregas, tornando mais fácil controlar o projeto e a qualidade da saída em geral.

De acordo com o PMBOKGuia (Corpo de Conhecimento em Gestão de Projetos) pelo Instituto de Gestão de Projetos (PMI), um ciclo de vida da gestão de projetos possui 5 fases distintas:

1. Iniciação do Projeto
2. Planejamento do Projeto
3. Execução do Projeto
4. Monitoramento do Projeto
5. Encerramento do Projeto

Neste guia de gestão de projetos, examinaremos mais de perto essas cinco fases.

Fase 1: Iniciação do Projeto

A fase de iniciação do projeto é a primeira fase do ciclo de vida de um projeto. É onde ideias abstratas são convertidas em objetivos de projeto significativos.

Durante a fase de iniciação do projeto, você precisa desenvolver um caso de negócios e definir o projeto, o que envolve definir os requisitos do projeto e criar um termo de compromisso do projeto.

O que é um termo de compromisso do projeto? Bem, o termo de compromisso do projeto documenta as restrições do projeto, objetivos, orçamento, cronograma do projeto (de alto nível), etc. Observe que o termo de compromisso do projeto não contém detalhes técnicos, que serão coletados e documentados durante a fase de planejamento do projeto.

Uma vez que os objetivos e o escopo do projeto forem identificados, identifique os interessados envolvidos no projeto. Um interessado é alguém que tem interesse no projeto, e ele/ela/eles podem influenciar o projeto (por exemplo, o processo de desenvolvimento do projeto) ou o resultado do projeto (por exemplo, o sistema a ser desenvolvido), ou ser afetado pelo projeto. Os interessados típicos são patrocinadores, clientes, membros do conselho, desenvolvedores, fornecedores ou parceiros. Documente o papel do interessado, o tipo de interesse/influência e os requisitos de comunicação.

Fase 2: Planejamento do Projeto

A fase de planejamento do projeto consiste em uma análise aprofundada dos objetivos e requisitos do projeto. Normalmente, ela representa quase metade da duração total do projeto.

Durante a fase de planejamento, as entregas do projeto e os requisitos são definidos e o cronograma do projeto é criado.

Envolve a criação de um conjunto de planos para ajudar a gerenciar tempo, custo, qualidade, mudanças, riscos e questões relacionadas. Eles também ajudarão você a controlar equipe e fornecedores externos para garantir que você entregue o projeto no prazo e dentro do orçamento e cronograma.

Aqui estão os processos básicos do planejamento do projeto:

• Planejamento do escopo – Defina o limite do projeto especificando o escopo do projeto, o que é essencial para facilitar a criação da estrutura de divisão do trabalho.
• Estrutura de divisão do trabalho – Divida um projeto em tarefas e sub-tarefas para torná-lo mais gerenciável.
• Cronograma do projeto– Planejamento das atividades e detalhamento de suas dependências
• Planejamento de recursos – identifique quem fará que trabalho, em que momento e se são necessárias habilidades especiais para concluir as tarefas do projeto
• Planejamento orçamentário – especifique o custo orçamentado a ser incorrido no término do projeto
• Planejamento de aquisições – foco em fornecedores fora da sua empresa e em subcontratação
• Gestão de riscos – identifique os riscos possíveis e elabore planos de contingência opcionais e/ou estratégias de mitigação
• Planejamento da qualidade – avaliar os critérios de qualidade a serem utilizados no projeto
• Planejamento de comunicação – elaboração da estratégia de comunicação com todos os stakeholders do projeto

Fase 3: Execução do Projeto

A fase de execução do projeto é onde a equipe do projeto realiza o trabalho real para transformar os objetivos do projeto em entregas.

É importante que o projeto mantenha uma colaboração eficaz entre os stakeholders do projeto e assegure que todos estejam alinhados.

Fase 4: Monitoramento e Controle do Projeto

O monitoramento e controle de um projeto ocorrem simultaneamente com a execução do projeto para garantir que os objetivos e entregas sejam atingidos.

Nesta fase, o gerente de projeto deve garantir que o plano original seja adequadamente implementado mediante a definição dos Fatores Críticos de Sucesso (FCS) e dos Indicadores-Chave de Desempenho (KPI).

Então, o que são Fatores Críticos de Sucesso? O que são Indicadores-Chave de Desempenho?

Os Fatores Críticos de Sucesso são as condições, capacidades, eventos e circunstâncias que contribuem para o sucesso do projeto. O propósito de identificar os fatores críticos de sucesso é garantir que os critérios de sucesso do projeto definidos possam ser atingidos.

Um indicador-chave de desempenho (KPI) é um valor mensurável que demonstra com que eficácia a equipe está alcançando os objetivos do projeto definidos. As equipes de projeto utilizam KPIs para avaliar o sucesso em atingir metas.

Fase 5: Encerramento do Projeto

Como a fase final do processo de gestão de projetos, o Encerramento do Projeto refere-se às atividades a serem realizadas após a entrega final do projeto, que normalmente incluem uma discussão sobre as lições aprendidas ao longo do projeto, o encerramento de contratos, etc.

As Lições Aprendidas documentam as lições aprendidas com base tanto nas experiências positivas quanto nas negativas que resultam em resultados indesejáveis. A aprendizagem de lições é um processo para transformar experiências em conhecimento para auxiliar na tomada de decisões futuras e na resolução de problemas. Ajuda a melhorar o desempenho do projeto, evitar que erros se repitam e manter boas práticas.

Finalmente, é elaborado um relatório detalhado que abrange os diferentes aspectos do projeto. O relatório, juntamente com outros dados necessários, é armazenado em algum lugar para acesso futuro.

Algum software de gestão de projetos que ajuda?

Claro! O Visual Paradigm é um software líder de gestão de projetos, usado por governos, empresas e agências, permitindo que milhões de equipes de projetos planejem e realizem projetos e colaborem de forma mais eficaz.

O Visual Paradigm oferece várias ferramentas de gestão de projetos. Vamos passar por algumas delas abaixo.

• Mapa de Processos PMBOK Just-in-Time: Uma matriz de processos PMBOK. Cada processo envolve um conjunto de etapas, e cada etapa consiste em item(s) de ação que você precisa realizar para concluir a atividade.
  
• Ferramenta de gestão de projetos que o guia pelas atividades do ciclo de vida de um projeto. Cada atividade exige que você realize certas ações, que incluem, mas não se limitam a, preenchimento de formulários (por exemplo, criar um Termo de Abertura do Projeto) e criação de diagramas (por exemplo, criar um Diagrama PERT). As informações inseridas são consolidadas para formar os documentos/deliveráveis do projeto.
  
• Ferramentas de diagramas para gestão de projetos: Um conjunto rico de ferramentas de diagramas para gestão de projetos é suportado para ajudá-lo na criação do termo de abertura do projeto, planos de projeto e muito mais. Isso incluiDiagrama PERT, Estrutura de Divisão do Trabalho, Diagrama de Causa e Efeito, Organograma, Mapa Estratégico e Plano de Implementação, Diagrama GANTT, Gráfico de Radar, entre outros.
  

O que mais posso fazer com o Visual Paradigm?

Como faço para baixar o Visual Paradigm?

O Visual Paradigm vem com um período de avaliação de 30 dias. Você pode visitar nosso página de download para baixar o Visual Paradigm.