Avaliação da Viabilidade: Estratégias para Obter Aprovação do Usuário para o Seu Próximo Projeto Ágil com Modelos de Documentos

Exemplo de Estudo de Viabilidade

aqui está um exemplo de como o modelo poderia ser usado para um projeto do mundo real:

1. Data e Hora da Reunião: 31 de março de 2023, 10:00 da manhã
2. Participantes da Reunião: John Smith (Cliente), Jane Doe (Empresa de Consultoria em TI)
3. Objetivo da Reunião: Discutir a viabilidade de um projeto de desenvolvimento ágil para um novo site de comércio eletrônico.
4. Visão Geral do Projeto:
   • O objetivo do projeto é criar um novo site de comércio eletrônico para o negócio do cliente, que vende roupas e acessórios online.
   • O negócio precisa de um novo site para substituir o atual, que está desatualizado e não é amigável ao usuário.
5. Escopo do Projeto:
   • O projeto envolverá o design e o desenvolvimento de um novo site com uma interface moderna e amigável ao usuário, que atrairá mais clientes para o negócio do cliente.
   • O site incluirá recursos como páginas de produtos, carrinho de compras, processo de checkout e um sistema de gerenciamento de contas de clientes.
6. Interessados:
   • O cliente, John Smith, é o principal interessado e será responsável por fornecer feedback e aprovar o produto final.
   • A empresa de consultoria em TI, Jane Doe, será responsável pelo design e desenvolvimento do site.
7. Caso de Uso / História do Usuário:
   • Os casos de uso incluirão cenários como navegar pelos produtos, adicionar itens ao carrinho e concluir o processo de checkout.
8. Cronograma do Projeto:
   • O projeto será concluído em três fases: design, desenvolvimento e testes.
   • A fase de design levará aproximadamente duas semanas, a fase de desenvolvimento levará quatro semanas e a fase de testes levará duas semanas.
9. Riscos do Projeto:
   • Os principais riscos do projeto incluem atrasos devido a problemas imprevistos, como dificuldades técnicas ou mudanças nas exigências.
   • Para mitigar esses riscos, a empresa de consultoria em TI fornecerá atualizações regulares sobre o progresso e comunicará qualquer problema ou mudança ao cliente prontamente.
10. Próximos Passos:

• Os próximos passos para o projeto serão finalizar os requisitos e obter a aprovação do cliente para prosseguir com o projeto.
• A empresa de consultoria em TI fornecerá uma proposta detalhada que descreve o escopo, o cronograma e o custo do projeto com base nos requisitos discutidos na reunião.

O que vem a seguir? Após a Primeira Reunião

Aqui está um modelo:

1. Finalize os Requisitos:

• Reúna todas as informações relevantes sobre os requisitos do projeto.
• Defina e priorize os requisitos usando a abordagem Ágil.
• Documente os requisitos em um formato claro e conciso.

Aqui está uma explicação detalhada de cada um dos três passos para finalizar os requisitos do projeto:

• Reúna todas as informações relevantes sobre os requisitos do projeto:Para reunir todas as informações relevantes sobre os requisitos do projeto, você precisará envolver o cliente e outras partes interessadas para entender suas necessidades e objetivos para o projeto. Isso pode envolver a realização de entrevistas, pesquisas, grupos focais ou workshops para extrair os requisitos. Você também deve revisar qualquer documentação existente, como o plano de negócios do cliente, pesquisas de mercado ou artefatos de projetos anteriores, para obter uma compreensão mais profunda do contexto e dos objetivos do projeto.
• Defina e priorize os requisitos usando a abordagem Ágil:Uma vez que você tenha reunido todas as informações relevantes sobre os requisitos do projeto, o próximo passo é definir e priorizar os requisitos usando uma abordagem Ágil. Isso significa dividir os requisitos em partes menores e mais gerenciáveis, como histórias de usuário ou épicas, e organizá-los em uma lista de prioridades. A abordagem Ágil enfatiza a colaboração, portanto, é importante envolver o cliente e outras partes interessadas nesse processo para garantir que os requisitos sejam corretamente capturados e priorizados.
• Documente os requisitos em um formato claro e conciso:Finalmente, é essencial documentar os requisitos em um formato claro e conciso que possa ser facilmente compreendido pela equipe de desenvolvimento e outras partes interessadas. Isso pode envolver a criação de uma lista de produtos que inclua histórias de usuário, critérios de aceitação e quaisquer outras informações relevantes. É importante garantir que os requisitos sejam rastreáveis, para que a equipe de desenvolvimento possa facilmente vinculá-los aos objetivos comerciais do projeto. Você também pode querer usar recursos visuais, como fluxogramas ou wireframes, para ajudar a ilustrar os requisitos e garantir que todos tenham uma compreensão compartilhada do escopo do projeto.

Exemplo

Aqui está um exemplo de como você poderia aplicar cada um dos três passos para finalizar os requisitos do projeto para um projeto de site de comércio eletrônico:

Reúna todas as informações relevantes sobre os requisitos do projeto:

Para o projeto de site de comércio eletrônico, você poderia realizar um workshop com o cliente e outras partes interessadas para saber mais sobre suas necessidades e objetivos para o projeto. Durante o workshop, você poderia fazer perguntas como:

• Quais são os principais objetivos do novo site?
• Que tipos de produtos serão vendidos no site?
• Quem são os clientes-alvo do site?
• Quais recursos e funcionalidades são mais importantes para o cliente e para os clientes?

Você também pode revisar qualquer documentação existente, como o plano de negócios do cliente ou pesquisas de mercado, para obter uma compreensão mais profunda do contexto e dos objetivos do projeto.

Defina e priorize os requisitos usando a abordagem Ágil:Com base nas informações coletadas durante o workshop e na revisão da documentação existente, você poderia definir e priorizar os requisitos para o projeto de site de comércio eletrônico. Você poderia dividir os requisitos em histórias de usuário, como:

• Como cliente, quero poder navegar pelos produtos por categoria para que eu possa encontrar facilmente o que estou procurando.
• Como cliente, quero poder visualizar os detalhes do produto, incluindo preços, descrições e avaliações, para que eu possa tomar uma decisão de compra informada.
• Como cliente, quero poder adicionar itens ao meu carrinho e remover itens do meu carrinho, para que eu possa gerenciar facilmente meu pedido.
• Como cliente, quero poder finalizar a compra de forma segura e fácil, com opções de pagamento e entrega, para que eu possa concluir minha compra rapidamente.

Você então organizará essas histórias de usuário em uma lista de prioridades, com base em fatores como valor para o negócio, risco e esforço necessário.

Documente os requisitos em um formato claro e conciso:Finalmente, você poderia documentar os requisitos para o projeto de site de comércio eletrônico em um formato claro e conciso que possa ser facilmente compreendido pela equipe de desenvolvimento e outras partes interessadas. Você poderia criar uma lista de produtos que inclua cada história de usuário, juntamente com critérios de aceitação que descrevam os requisitos específicos para cada história. Você também poderia usar recursos visuais, como wireframes ou protótipos, para ilustrar os requisitos e garantir que todos tenham uma compreensão compartilhada do escopo do projeto. Além disso, você poderia considerar o uso de uma ferramenta como Jira ou Trello para acompanhar o progresso do projeto e gerenciar a lista de produtos.

 

2. Obtenha a aprovação do cliente:

• Elabore uma proposta detalhada que descreva o escopo, o cronograma e o custo do projeto.
• Inclua uma divisão dos entregáveis, marcos e cronograma de pagamentos.
• Revise a proposta com o cliente e obtenha sua aprovação.

Exemplo

Elabore uma proposta detalhada que descreva o escopo, o cronograma e o custo do projeto:Uma vez que os requisitos do projeto tenham sido finalizados, o próximo passo é elaborar uma proposta detalhada que descreva o escopo, o cronograma e o custo do projeto. A proposta deve fornecer uma visão abrangente do projeto, incluindo os objetivos comerciais, os requisitos e os resultados esperados. Também deve incluir uma análise detalhada do escopo de trabalho, cronogramas e marcos para cada fase do projeto, bem como uma descrição clara dos entregáveis a serem produzidos. Além disso, a proposta deve incluir uma estimativa de custo detalhada que detalhe os custos de cada componente do projeto, como desenvolvimento, design e testes.

Inclua uma divisão dos entregáveis, marcos e cronograma de pagamento:É importante incluir uma divisão dos entregáveis, marcos e cronograma de pagamento na proposta para garantir que todos estejam alinhados sobre o que será entregue e quando. Os entregáveis devem ser claramente definidos e mapeados em um cronograma que indique quando cada entregável será concluído. Os marcos também devem ser claramente definidos, destacando pontos-chave no cronograma do projeto em que certos entregáveis são esperados para serem concluídos. Por fim, o cronograma de pagamento deve ser incluído na proposta, indicando quando e quanto o cliente será faturado por cada marco.

Revise a proposta com o cliente e obtenha sua aprovação:Uma vez que a proposta tenha sido elaborada, é importante revisá-la com o cliente e obter sua aprovação antes de prosseguir com o projeto. Esse processo de revisão deve envolver uma discussão detalhada sobre a proposta, incluindo o escopo de trabalho, cronogramas, entregáveis e estimativa de custo. O cliente deve ter a oportunidade de fazer perguntas e fornecer feedback sobre a proposta antes de dar sua aprovação. Também é importante garantir que o cliente compreenda suas obrigações conforme a proposta, como fornecer feedback e aprovações em tempo hábil e efetuar pagamentos de acordo com o cronograma acordado. Uma vez aprovada, a proposta pode ser usada como base para o plano do projeto, e o trabalho pode começar.

 

Como elaborar uma proposta detalhada de projeto ágil

Aqui está um exemplo de como você poderia documentar o processo de obtenção da aprovação do cliente:

1. Elabore uma proposta detalhada que descreva o escopo, o cronograma e o custo do projeto:

Documento de Proposta de Exemplo:

Proposta de Projeto para [Nome do Cliente] Título do Projeto: [Nome do Projeto] Gerente de Projeto: [Seu Nome]

Introdução: O objetivo desta proposta é descrever o escopo, o cronograma e o custo do projeto [Nome do Projeto]. Esta proposta é baseada nos requisitos coletados durante a consulta inicial com [Nome do Cliente] e tem como objetivo fornecer uma compreensão clara do projeto e seus entregáveis.

Escopo de Trabalho: O escopo de trabalho para o projeto [Nome do Projeto] é o seguinte:

• [Lista de requisitos do projeto]

Cronograma: O cronograma para o projeto [Nome do Projeto] é o seguinte:

• Fase 1: [Data de Início] até [Data de Término]
  • [Lista de entregáveis e marcos]
• Fase 2: [Data de Início] até [Data de Término]
  • [Lista de entregáveis e marcos]
• Fase 3: [Data de Início] até [Data de Término]
  • [Lista de entregáveis e marcos]

Estimativa de Custo: A estimativa de custo para o projeto [Nome do Projeto] é a seguinte:

• Desenvolvimento: [Divisão de custos]
• Design: [Divisão de custos]
• Testes: [Divisão de custos]
• Custo Total: [Custo total do projeto]

2. Inclua uma divisão dos entregáveis, marcos e cronograma de pagamento:

Documento de Exemplo de Entregáveis e Marcos:

Entregáveis e Marcos para a Fase 1 do [Nome do Projeto]: [Data de Início] até [Data de Término]

• Entregável 1: [Descrição do entregável]
• Entregável 2: [Descrição do entregável]
• Entregável 3: [Descrição do entregável]
• Marco 1: [Descrição do marco]
• Marco 2: [Descrição do marco]
• Marco 3: [Descrição do marco]

Fase 2: [Data de Início] até [Data de Término]

• Entregável 4: [Descrição do entregável]
• Entregável 5: [Descrição do entregável]
• Entregável 6: [Descrição do entregável]
• Marco 4: [Descrição do marco]
• Marco 5: [Descrição do marco]
• Marco 6: [Descrição do marco]

Fase 3: [Data de Início] até [Data de Término]

• Entregável 7: [Descrição do entregável]
• Entregável 8: [Descrição do entregável]
• Entregável 9: [Descrição do entregável]
• Marco 7: [Descrição do marco]
• Marco 8: [Descrição do marco]
• Marco 9: [Descrição do marco]

Documento de Exemplo de Cronograma de Pagamento:

Cronograma de Pagamento para [Nome do Projeto]

• Marco 1: [Valor do Pagamento] vencível em [Data]
• Marco 2: [Valor do Pagamento] vencível em [Data]
• Marco 3: [Valor do Pagamento] vencível em [Data]
• Marco 4: [Valor do Pagamento] vencível em [Data]
• Marco 5: [Valor do Pagamento] vencível em [Data]
• Marco 6: [Valor do Pagamento] vencível em [Data]
• Marco 7: [Valor do Pagamento] vencível em [Data]
• Milestone 8: [Valor do Pagamento] vencimento em [Data]
• Milestone 9: [Valor do Pagamento] vencimento em [Data]

3. Revise a proposta com o cliente e obtenha sua aprovação:

Exemplo de Documento de Atas de Reunião:

Atas da Reunião para [Nome do Cliente] – [Data]

• Presentes: [Lista de participantes]
• Discussão: [Resumo da discussão da proposta]
• Itens de Ação: [Lista de itens de ação]

4. Obtenha a assinatura do cliente no documento da proposta:

Exemplo de Documento de Aprovação:

Documento de Aprovação para [Nome do Projeto]

• Nome do Cliente: [Nome do Cliente]
• Gerente de Projeto: [Seu Nome]
• Data da Proposta: [Data]
• Resumo da Proposta: [Resumo da proposta]
• Data de Aprovação: [Data]
• Assinatura do Cliente: [Assinatura do Cliente]

Assim que o cliente tiver assinado o documento de aprovação, ele deve ser mantido em arquivo para referência futura.

5. Organize uma reunião de lançamento do projeto:

Exemplo de Documento de Pauta de Reunião:

Pauta da Reunião de Lançamento do Projeto – [Nome do Projeto]

• Data: [Data]
• Hora: [Hora]
• Local: [Local]

Pauta:

• Apresentações
• Visão Geral do Projeto
• Escopo de Trabalho
• Entregáveis e Milestones
• Cronograma
• Funções e Responsabilidades
• Plano de Comunicação
• Ferramentas de Gestão de Projetos
• Próximos Passos

Durante a reunião de lançamento, você deve revisar a proposta e os entregáveis com o cliente, discutir o cronograma do projeto e o plano de comunicação, e atribuir funções e responsabilidades aos membros da equipe. Você também deve discutir as ferramentas de gestão de projetos que serão usadas para acompanhar o progresso e gerenciar o projeto.

6. Inicie o projeto:

Assim que a reunião de lançamento tiver sido concluída e todas as partes estiverem de acordo com o plano do projeto, o trabalho pode começar. Durante todo o projeto, é importante manter uma comunicação aberta com o cliente e fornecer atualizações regulares sobre o progresso e quaisquer mudanças no plano do projeto. Isso ajudará a garantir que o projeto permaneça no rumo certo e atenda às expectativas do cliente.

Exemplo – Proposta Detalhada de Projeto

aqui está um exemplo de uma proposta detalhada para um projeto de desenvolvimento ágil:

Proposta para Projeto de Desenvolvimento Ágil

Nome do Projeto: Projeto de Desenvolvimento de Loja Online Gerente do Projeto: John Smith Data da Proposta: 1º de janeiro de 2023

Resumo: O projeto proposto envolve o desenvolvimento de uma loja online para uma empresa varejista. O site permitirá que os clientes naveguem pelos produtos, façam compras e acompanhem seus pedidos. O desenvolvimento seguirá a metodologia Ágil e incluirá sprints, reuniões diárias de alinhamento e entrega contínua.

Área de Atuação:

• Desenvolver wireframes do site e designs da interface do usuário
• Criar uma loja online funcional que permita aos clientes navegar pelos produtos, adicionar itens ao carrinho e concluir compras
• Implementar uma gateway de pagamento para transações seguras
• Criar um sistema de gerenciamento de contas para que os clientes possam criar e gerenciar suas contas
• Desenvolver um sistema de rastreamento de pedidos para fornecer aos clientes atualizações sobre seus pedidos
• Integrar funcionalidades de compartilhamento nas redes sociais para permitir que os clientes compartilhem produtos com seus amigos
• Testar o site quanto à funcionalidade e usabilidade

Entregáveis e Marcos:

• Wireframes do site e designs da interface do usuário – Semana 1
• Loja online funcional com gateway de pagamento – Semana 3
• Sistema de gerenciamento de contas – Semana 5
• Sistema de rastreamento de pedidos – Semana 7
• Funcionalidades de compartilhamento nas redes sociais – Semana 9
• Teste final e implantação – Semana 10

Cronograma: espera-se que o projeto seja concluído em 10 semanas, começando em 15 de janeiro de 2023 e terminando em 19 de março de 2023.

Funções e Responsabilidades:

• John Smith – Gerente de Projeto
• Jane Doe – Desenvolvedora Sênior
• Bob Johnson – Desenvolvedor
• Sarah Lee – Designer
• Sam Jones – Qualidade

Plano de Comunicação:

• Reuniões diárias de atualização para revisar o progresso e identificar quaisquer obstáculos
• Relatórios semanais de status do projeto a serem compartilhados com o cliente
• Reuniões mensais de revisão do projeto para avaliar o progresso e fazer ajustes necessários

Ferramentas de Gestão de Projetos:

• Jira para rastreamento de tarefas e sprints
• Slack para comunicação da equipe e compartilhamento de arquivos
• GitHub para controle de versão e gestão de código

Custo: O custo estimado para o projeto é de 100.000 dólares, com pagamento devidamente em base bi-semanal.

Calendário de Pagamento:

• 25% devido no início do projeto (15 de janeiro de 2023)
• 25% devido com a conclusão da loja online (5 de fevereiro de 2023)
• 25% devido com a conclusão dos sistemas de gerenciamento de contas e rastreamento de pedidos (26 de fevereiro de 2023)
• 25% devido com o teste final e implantação (19 de março de 2023)

Revisão e Aprovação: O plano de projeto proposto e o custo estimado foram revisados e aprovados pelo cliente. Ao assinar abaixo, o cliente concorda com o escopo do projeto, o cronograma e o calendário de pagamentos descritos nesta proposta.

 

Assinatura do Cliente: ________________________ Data: ________________________

Próximos Passos:

• Reunião de lançamento do projeto a ser realizada em 15 de janeiro de 2023
• John Smith irá distribuir a pauta da reunião e confirmar a presença com os membros da equipe e o cliente
• O trabalho de desenvolvimento começará em 16 de janeiro de 2023

Durante a reunião de lançamento do projeto, o gerente de projeto revisará a proposta com o cliente, discutirá o plano e o cronograma do projeto e atribuirá papéis e responsabilidades aos membros da equipe. A reunião também será uma oportunidade para estabelecer canais de comunicação abertos e discutir quaisquer riscos ou obstáculos potenciais que possam surgir durante o projeto.

Uma vez concluída a reunião, o trabalho de desenvolvimento poderá começar de acordo com o plano e o cronograma do projeto. Durante todo o projeto, o gerente de projeto e a equipe de desenvolvimento fornecerão atualizações regulares sobre o progresso e garantirão que o projeto permaneça no rumo para atender às expectativas do cliente.

 

Resumo

Obter a aprovação do usuário é um passo crucial para o sucesso do projeto, pois, sem ela, o projeto pode não conseguir avançar. No entanto, buscar aprovação antes de realizar um estudo de viabilidade pode ser arriscado, pois pode resultar em expectativas irreais, atrasos no projeto ou até mesmo no fracasso do projeto.

Realizar um estudo de viabilidade antes de buscar aprovação é importante porque ajuda a identificar possíveis obstáculos e desafios que possam impactar o sucesso do projeto. Isso inclui avaliar os requisitos técnicos, os recursos disponíveis, os riscos e limitações potenciais, e estimar o custo e o cronograma do projeto. Ao realizar um estudo de viabilidade, os gerentes de projeto podem obter uma compreensão mais clara do escopo e dos requisitos do projeto, e desenvolver estratégias para mitigar riscos e garantir o sucesso do projeto.

O processo de viabilidade para um projeto Ágil envolve várias etapas importantes, incluindo início do projeto, estudo de viabilidade, coleta de requisitos, estimativa de custo, planejamento de cronograma e gestão de riscos. Ao seguir essas boas práticas, os gerentes de projeto podem identificar obstáculos e desafios potenciais e desenvolver estratégias para mitigar riscos e garantir o sucesso do projeto.

Para aumentar a probabilidade de obter a aprovação do usuário, o gerente de projetos pode empregar várias estratégias, incluindo definir claramente o escopo do projeto e o cronograma, delinear os entregáveis e marcos, e estabelecer canais de comunicação abertos. Ao seguir essas estratégias, os gerentes de projetos podem demonstrar o valor do projeto para o cliente e estabelecer confiança e confiabilidade na equipe do projeto.

No geral, o processo de viabilidade é essencial para o sucesso de projetos ágeis, pois ajuda a garantir que o projeto seja viável e alcançável dentro de um quadro ágil. Ao realizar um estudo de viabilidade detalhado e seguir as melhores práticas para obter a aprovação do usuário, os gerentes de projetos podem aumentar a probabilidade de alcançar o sucesso do projeto e entregar valor ao cliente.