Você já se perguntou como as empresas conseguem funcionar como máquinas bem lubrificadas, mesmo diante de mudanças constantes e desafios? A resposta está em seus processos de negócios. Os processos de negócios são uma série de tarefas e atividades que as empresas seguem para alcançar seus objetivos. Eles são a base de qualquer organização e podem fazer ou quebrar o sucesso de uma empresa.
Mas como as empresas garantem que seus processos sejam eficientes, eficazes e adaptáveis? É aí que entra a análise de processos de negócios.
Neste artigo, vamos explicar o que é análise de processos de negócios, por que é importante e como é feita. Seja você um empresário, gestor ou apenas alguém curioso sobre como funcionam os negócios, este artigo lhe dará uma melhor compreensão do processo essencial que mantém os negócios funcionando suavemente. Então, vamos mergulhar!
O que é análise de processos de negócios (BPA)?
A Análise de Processos de Negócios (BPA) trata de mergulhar profundamente em um processo de negócios para entender como ele funciona e como torná-lo ainda mais eficiente. É como dissecar um sapo, mas, em vez de sapos, estamos falando de processos. A BPA envolve examinar todas as partes que compõem um processo – as entradas, saídas, atividades-chave e recursos necessários para concluir o trabalho.
Pense na BPA como uma lupa que ajuda você a identificar falhas e problemas em um processo que pode estar te impedindo de avançar. Ao fazer isso, você consegue identificar exatamente o que não está funcionando e elaborar um plano para corrigir. Sem BPA, sua equipe pode perder tempo e energia tentando resolver problemas errados, ou, pior ainda, trocar de um software para outro sem resolver as questões subjacentes. Então, é algo bem importante!
Análise de processos de negócios (BPA) versus análise de negócios (BA): qual é a diferença?
É fácil confundir a análise de processos de negócios (BPA) com seu parente mais conhecido, a análise de negócios (BA). Mas mesmo que soem semelhantes, na verdade são coisas diferentes.
Então, qual é a principal diferença entre os dois? A BPA trata de analisar seus processos de negócios – a série de etapas que você realiza para concluir as tarefas. Por outro lado, a BA olha para a visão geral do seu negócio como um todo.
Por exemplo, se você quiser simplificar o processo de rastreamento de finanças, precisará de uma BPA. Um analista de negócios examinará de perto como sua equipe controla orçamentos, compras e receitas para identificar áreas de melhoria. No entanto, se você estiver mais interessado em descobrir como aumentar a lucratividade geral do seu negócio, precisará de uma análise de negócios completa para revisar suas finanças de cima a baixo.
Em resumo, a BPA é como ampliar os detalhes, enquanto a BA é mais como dar um passo para trás para ver a visão geral.
Quando você deveria usar a análise de processos de negócios?
Agora que você sabe o que é BPA, pode estar se perguntando quando deveria usá-la. A boa notícia é que há muitas situações em que a BPA pode ajudar a melhorar seus processos de negócios.
Aqui estão alguns exemplos:
- Quando você perceber um declínio na produtividade ou um alto índice de rotatividadeem certas áreas do seu negócio. Esses são geralmente sinais vermelhos de que pode haver um problema com seus processos que precisa ser corrigido.
- Quando você estiver lançando um novo produto ou estrutura de equipee quiser garantir que seja sustentável a longo prazo. Uma BPA pode ajudá-lo a verificar se seus processos estão preparados para lidar com as mudanças.
- Quando você estiver recebendo um aumento nas reclamações dos clientes. Isso pode ser um sinal de que seus processos não estão atendendo às necessidades dos clientes, e uma BPA pode ajudá-lo a descobrir o que está errado.
- Quando os interessados estão incertos sobre como executar um processo. Uma BPA pode ajudar a identificar áreas de confusão e simplificar o processo para todos os envolvidos.
- Quando você estiver pensando em automatizar um processo. Uma BPA pode ajudá-lo a otimize o processo antes de automatizá-lo, o que irá poupar seu tempo e dores de cabeça no longo prazo.
- Quando você quiser substituir um processo por uma nova versão ou fazer mudanças significativas. Uma análise de processos de negócios pode ajudá-lo a identificar o que precisa ser melhorado e garantir uma transição suave para o novo processo.
Benefícios da análise de processos de negócios
A análise de processos de negócios pode ser um diferencial para qualquer organização. Ao examinar cuidadosamente seus processos, você pode identificar lacunas, delinear recursos, reduzir redundâncias e criar um fluxo de processos melhor. Aqui estão alguns dos principais benefícios da BPA:
Primeiro, as análises de processos de negócios ajudam a identificar pontos fracos em suas operações mais importantes. Ao entender onde seus processos estão falhando, você pode fazer melhorias que impactam diretamente seu resultado financeiro. Em segundo lugar, as análises de processos de negócios ajudam você a entender os recursos disponíveis para cada processo. Isso pode ajudá-lo a decidir quando dizer não a novos projetos e garantir que você tenha capacidade e disponibilidade para trabalhos adicionais.
As análises de processos de negócios também ajudam você a criar novos processos alinhados com sua cultura e clima atuais. Com mudanças ambientais e culturais ocorrendo constantemente, você pode precisar criar processos totalmente novos alinhados à nova realidade.
Além disso, as análises de processos de negócios podem ajudá-lo a reduzir redundâncias, ineficiências e gargalos, o que pode poupar tempo e dinheiro. Ao identificar áreas de melhoria, você pode simplificar seus processos e reduzir ou eliminar trabalhos duplicados. Além disso, ter processos melhores pode aumentar a adoção por parte dos funcionários e criar fluxos de trabalho mais eficientes.
Por fim, as análises de processos de negócios podem ajudá-lo a criar um fluxo de processos melhor que acompanhe as mudanças em sua organização. Ao criar um modelo de processo melhor, você pode fazer alterações e atualizações rotineiras em tempo real, garantindo que seus processos estejam sempre otimizados.
Os 5 passos da análise de processos de negócios
Uma abordagem comum na análise de processos de negócios envolve cinco etapas.
Passo 1: Revise como seus processos se alinham com seus objetivos maiores
Seus processos devem apoiar a missão e visão da sua empresa. Portanto, o primeiro passo da BPA é examinar como seus processos se encaixam na visão geral da sua organização. Você precisa garantir que cada processo contribua para alcançar os objetivos de longo prazo da sua empresa.
Passo 2: Coletar dados sobre os processos atuais
Antes de analisar seus processos, você precisa coletar informações sobre como eles funcionam. A melhor forma de fazer isso é entrevistando partes interessadas-chave, criando pesquisas e revisando KPIs e métricas. Esse passo pode levar algum tempo, mas é essencial para obter uma compreensão abrangente do processo antes de fazer quaisquer mudanças.
Passo 3: Analisar o processo atual
Usando mapeamento de processos de negócios, crie um layout visual dos seus processos e fluxos de trabalho. Isso ajuda você a identificar quaisquer padrões ou lacunas no seu fluxo de processos.
Passo 4: Identificar oportunidades de melhoria
Durante a etapa de análise, você encontrará redundâncias e lacunas que precisam ser abordadas. Essas são áreas principais de melhoria. Por exemplo, se você perceber que os desenvolvedores estão gastando muito tempo planejando o backlog de sprint, você pode investigar a causa do atraso e encontrar novas opções de tecnologia que promovam uma melhor comunicação.
Passo 5: Implementar mudanças
Depois de identificar áreas de melhoria, o último passo é agir e implementar mudanças que melhorem seus processos. A melhoria de processos de negócios (BPI) é onde você utiliza todas as informações coletadas durante a BPA para adaptar e modificar seus processos com foco em aumentar a lucratividade. A BPA é seu guia de descoberta, mostrando os aspectos internos e externos dos seus processos de negócios, e a BPI é o plano de ação que permite otimizar esses processos ou criar novos.
Ferramentas e Técnicas de Análise de Processos de Negócios
É ótimo saber a abordagem de cinco etapas para a análise de processos de negócios, mas é igualmente importante ter técnicas concretas para entender seus processos de negócios e suas métricas de desempenho. Aqui estão algumas técnicas amplamente utilizadas para a análise de processos de negócios:
- Ferramentas de modelagem e mapeamento de processos: Essas ferramentas são cruciais para a BPA. Diagramas de Modelagem e Notação de Processos de Negócios (BPMN) são comumente usados para visualizar fluxos de trabalho e compreender operações comerciais. Eles ajudam a identificar gargalos e sugerem formas de melhorar os processos. Além disso, esses recursos visuais podem ser usados para treinar funcionários e demonstrar como as melhorias nos processos se alinham com seus objetivos comerciais.
- Análise de causa raiz: Essa técnica ajuda você a identificar a causa subjacente de um problema e garante que ela esteja alinhada com os objetivos mais amplos da sua empresa.
- Análise SWOT: SWOT é um acrônimo para Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. Esta análise fornece insights valiosos sobre os pontos fortes e fracos dos seus processos, bem como as oportunidades e ameaças que enfrentam.
- Análise de lacunas: As análises de lacunas mostram as diferenças entre seus processos atuais e seus resultados desejados. Ao identificar essas lacunas, você pode trabalhar para preenchê-las e melhorar seu desempenho geral.
Análise de Processos de Negócio e Visual Paradigm
Visual Paradigm é uma excelente ferramenta para ajudá-lo em diferentes etapas da análise de processos de negócios. Vamos explorar algumas das funcionalidades que podem ajudá-lo na análise de processos de negócios.
Modelagem de Processos de Negócio
Visual Paradigm é um produto premiado conhecido por suas capacidades de modelagem visual. Ele suporta muitas linguagens de modelagem, incluindo a Modelagem e Notação de Processos de Negócio (BPMN). Você pode criar facilmente modelos profissionais de processos de negócios com a ferramenta BPMN do Visual Paradigm, que oferece excelentes capacidades de modelagem. Você pode estruturar seu modelo, dividi-lo em múltios diagramas, reutilizar artefatos de modelo e gerar relatórios profissionais para seus diagramas.
Saiba mais: Ferramenta de Modelagem e Notação de Processos de Negócio
Canvas de Reengenharia de Processos de Negócio
O Canvas de Reengenharia de Processos de Negócio é um mapa de processo que o guia por todo o processo de Melhoria de Processos de Negócio, abrangendo a Análise de Processos de Negócio e a implementação das mudanças planejadas. Cada item no canvas consiste em uma série de etapas a serem realizadas, bem como os entregáveis necessários para concluir essas etapas. Este recurso não apenas fornece um guia para a análise de processos de negócios, mas também oferece um repositório para gerenciar os artefatos necessários pelas diferentes etapas do processo de análise.
Saiba mais: Canvas de Reengenharia de Processos de Negócio
Guia-Through do Ciclo de Vida de Gestão de Projetos
Assim que você elaborar um plano de implementação, poderá usar as ferramentas e habilidades de gestão de projetos do Visual Paradigm para garantir que as mudanças sejam implementadas de forma eficiente e eficaz. O Guia-Through do Ciclo de Vida de Gestão de Projetos fornece um mapa visual dos itens de ação envolvidos na gestão de projetos, guiando você por todo o processo de gestão de projetos.
Saiba mais: Guia-Through do Ciclo de Vida de Gestão de Projetos
Mapa de Processo de Gestão de Projetos Just-in-Time
Com esta ferramenta, você obtém um modelo pronto para uso de processo de gestão de projetos que inclui itens de trabalho projetados para guiar sua equipe por um processo ágil e incremental de entrega de entregas de gestão de projetos. Cada item de trabalho inclui instruções detalhadas passo a passo e exemplos, que permitem que sua equipe trabalhe juntos de forma flexível, sequencial ou paralela, para concluir o trabalho.
Saiba mais: Mapa de Processo de Gestão de Projetos Just-in-Time