Оценка осуществимости: стратегии получения одобрения пользователя для вашего следующего агILE-проекта с использованием шаблонов документов

Пример оценки осуществимости

вот пример того, как может быть использован шаблон для реального проекта:

1. Дата и время встречи: 31 марта 2023, 10:00
2. Участники встречи: Джон Смит (заказчик), Джейн Доу (компания по информационным технологиям)
3. Цель встречи: обсудить возможность проведения проекта по разработке в рамках Agile для нового веб-сайта электронной коммерции.
4. Обзор проекта:
   • Целью проекта является создание нового веб-сайта электронной коммерции для бизнеса клиента, который продаёт одежду и аксессуары в интернете.
   • Бизнесу нужен новый веб-сайт, чтобы заменить существующий, который устарел и неудобен в использовании.
5. Область проекта:
   • Проект будет включать проектирование и разработку нового веб-сайта с современным и удобным интерфейсом, который привлечёт больше клиентов к бизнесу клиента.
   • Веб-сайт будет включать такие функции, как страницы товаров, корзина покупок, процесс оформления заказа и система управления клиентскими аккаунтами.
6. Заинтересованные стороны:
   • Заказчик, Джон Смит, является основным заинтересованным лицом и будет отвечать за предоставление обратной связи и утверждение конечного продукта.
   • Компания по информационным технологиям, Джейн Доу, будет отвечать за проектирование и разработку веб-сайта.
7. Сценарии использования / история пользователя:
   • Сценарии использования будут включать такие сценарии, как просмотр товаров, добавление товаров в корзину и завершение процесса оформления заказа.
8. График проекта:
   • Проект будет завершён в три этапа: проектирование, разработка и тестирование.
   • Этап проектирования займёт около двух недель, этап разработки — четыре недели, а этап тестирования — две недели.
9. Риски проекта:
   • Основные риски проекта включают задержки из-за непредвиденных проблем, таких как технические сложности или изменения требований.
   • Чтобы снизить эти риски, компания по информационным технологиям будет предоставлять регулярные обновления о ходе работы и своевременно информировать клиента о любых проблемах или изменениях.
10. Следующие шаги:

• Следующие шаги по проекту — уточнить требования и получить одобрение клиента для продолжения проекта.
• Компания по информационным технологиям предоставит подробное предложение, в котором будут указаны объем работ, график и стоимость проекта на основе обсуждённых на встрече требований.

Что дальше? После первой встречи

Вот шаблон:

1. Уточнить требования:

• Собрать всю соответствующую информацию о требованиях к проекту.
• Определите и приоритизируйте требования с использованием агильного подхода.
• Документируйте требования в четком и кратком формате.

Вот подробное объяснение каждого из трех этапов завершения требований к проекту:

• Соберите всю соответствующую информацию о требованиях к проекту:Чтобы собрать всю соответствующую информацию о требованиях к проекту, вам необходимо взаимодействовать с клиентом и другими заинтересованными сторонами, чтобы узнать о их потребностях и целях в рамках проекта. Это может включать проведение интервью, опросов, фокус-групп или рабочих встреч для выявления требований. Также следует изучить любую существующую документацию, такую как бизнес-план клиента, маркетинговые исследования или предыдущие артефакты проекта, чтобы глубже понять контекст и цели проекта.
• Определите и приоритизируйте требования с использованием агильного подхода:После того как вы собрали всю соответствующую информацию о требованиях к проекту, следующим шагом является определение и приоритизация требований с использованием агильного подхода. Это означает разбивку требований на более мелкие и управляемые части, такие как пользовательские истории или эпизоды, и их организацию в приоритизированный бэклог. Агильный подход делает акцент на сотрудничестве, поэтому важно вовлечь клиента и других заинтересованных сторон в этот процесс, чтобы обеспечить точное фиксирование и приоритизацию требований.
• Документируйте требования в четком и кратком формате:Наконец, крайне важно документировать требования в четком и кратком формате, который легко понять команде разработки и другим заинтересованным сторонам. Это может включать создание бэклога продукта, содержащего пользовательские истории, критерии приемки и любую другую соответствующую информацию. Важно обеспечить отслеживаемость требований, чтобы команда разработки могла легко связать их с бизнес-целями проекта. Вы также можете использовать визуальные средства, такие как диаграммы потоков или макеты, чтобы проиллюстрировать требования и убедиться, что все участники имеют общее понимание объема проекта.

Пример

Вот пример того, как вы можете применить каждый из трех этапов для завершения требований к проекту электронной коммерции:

Соберите всю соответствующую информацию о требованиях к проекту:

Для проекта интернет-магазина вы можете провести рабочую встречу с клиентом и другими заинтересованными сторонами, чтобы лучше понять их потребности и цели в рамках проекта. Во время встречи вы можете задать вопросы, такие как:

• Каковы основные цели нового веб-сайта?
• Какие типы товаров будут продаваться на сайте?
• Кто является целевой аудиторией сайта?
• Какие функции и возможности наиболее важны для клиента и клиентов?

Вы также можете изучить существующую документацию, такую как бизнес-план клиента или маркетинговые исследования, чтобы глубже понять контекст и цели проекта.

Определите и приоритизируйте требования с использованием агильного подхода:На основе информации, собранной во время рабочей встречи, и анализа существующей документации, вы можете определить и приоритизировать требования для проекта интернет-магазина. Вы можете разбить требования на пользовательские истории, например:

• Как клиент, я хочу иметь возможность просматривать товары по категориям, чтобы легко находить то, что мне нужно.
• Как клиент, я хочу иметь возможность просматривать подробности о товаре, включая цены, описания и отзывы, чтобы принимать обоснованное решение о покупке.
• Как клиент, я хочу иметь возможность добавлять товары в корзину и удалять товары из корзины, чтобы легко управлять своим заказом.
• Как клиент, я хочу иметь возможность безопасно и легко оформить заказ с возможностью выбора способа оплаты и доставки, чтобы быстро завершить покупку.

Затем вы организуете эти пользовательские истории в приоритизированный бэклог, основываясь на таких факторах, как бизнес-ценность, риск и необходимые усилия.

Документируйте требования в четком и кратком формате:Наконец, вы можете документировать требования для проекта интернет-магазина в четком и кратком формате, который легко понять команде разработки и другим заинтересованным сторонам. Вы можете создать бэклог продукта, включающий каждую пользовательскую историю, а также критерии приемки, описывающие конкретные требования для каждой истории. Вы также можете использовать визуальные средства, такие как макеты или макеты интерфейса, чтобы проиллюстрировать требования и убедиться, что все участники имеют общее понимание объема проекта. Кроме того, вы можете рассмотреть возможность использования инструмента, такого как Jira или Trello, для отслеживания хода проекта и управления бэклогом продукта.

 

2. Получите одобрение от клиента:

• Подготовьте подробное предложение, в котором описаны объем, сроки и стоимость проекта.
• Включите разбивку по результатам, этапам и графику оплаты.
• Ознакомьтесь с предложением с клиентом и получите его одобрение.

Пример

Подготовьте подробное предложение, в котором указаны объем работ, график и стоимость проекта:Как только требования к проекту будут окончательно утверждены, следующим шагом является подготовка подробного предложения, в котором указаны объем работ, график и стоимость проекта. Предложение должно содержать всесторонний обзор проекта, включая бизнес-цели, требования и ожидаемые результаты. Оно также должно включать подробный разбор объема работ, графиков и ключевых этапов для каждого этапа проекта, а также четкое описание результатов, которые будут созданы. Кроме того, предложение должно содержать подробную смету затрат, в которой указаны расходы по каждому компоненту проекта, например, разработка, дизайн и тестирование.

Включите разбивку результатов, ключевых этапов и графика оплаты:Важно включить разбивку результатов, ключевых этапов и графика оплаты в предложение, чтобы все были на одной волне относительно того, что будет доставлено и когда. Результаты должны быть четко определены и отражены в графике, который показывает, когда будет завершен каждый результат. Ключевые этапы также должны быть четко определены, выделяя важные моменты в ходе проекта, когда ожидается завершение определенных результатов. Наконец, график оплаты должен быть включен в предложение, в котором указано, когда и в каком объеме клиент будет выставлен счет за каждый ключевой этап.

Ознакомьтесь с предложением с клиентом и получите его одобрение:Как только предложение будет подготовлено, важно ознакомить его с клиентом и получить его одобрение перед началом проекта. Процесс проверки должен включать подробное обсуждение предложения, включая объем работ, графики, результаты и смету затрат. Клиент должен иметь возможность задать вопросы и дать обратную связь по предложению перед тем, как дать свое согласие. Также важно убедиться, что клиент понимает свои обязательства по предложению, например, предоставление своевременной обратной связи и согласия, а также оплату в соответствии с согласованным графиком. Как только предложение будет утверждено, его можно использовать в качестве основы для плана проекта, и можно приступать к работе над проектом.

 

Как подготовить подробное предложение по проекту в рамках гибкой методологии

Вот пример того, как можно зафиксировать процесс получения одобрения от клиента:

1. Подготовьте подробное предложение, в котором указаны объем работ, график и стоимость проекта:

Пример документа предложения:

Предложение по проекту для [Имя клиента] Название проекта: [Название проекта] Менеджер проекта: [Ваше имя]

Введение: Целью данного предложения является определение объема работ, графика и стоимости проекта [Название проекта]. Это предложение основано на требованиях, собранных во время первоначальной консультации с [Имя клиента], и предназначено для четкого понимания проекта и его результатов.

Объем работ: Объем работ по проекту [Название проекта] следующий:

• [Список требований к проекту]

График: График проекта [Название проекта] следующий:

• Этап 1: [Дата начала] до [Дата окончания]
  • [Список результатов и ключевых этапов]
• Этап 2: [Дата начала] до [Дата окончания]
  • [Список результатов и ключевых этапов]
• Этап 3: [Дата начала] до [Дата окончания]
  • [Список результатов и ключевых этапов]

Смета затрат: Смета затрат на проект [Название проекта] следующая:

• Разработка: [Разбивка по стоимости]
• Дизайн: [Разбивка по стоимости]
• Тестирование: [Разбивка по стоимости]
• Общая стоимость: [Общая стоимость проекта]

2. Включите разбивку результатов, ключевых этапов и графика оплаты:

Пример документа результатов и ключевых этапов:

Результаты и этапы для фазы 1 проекта [Название проекта]: [Дата начала] по [Дата окончания]

• Результат 1: [Описание результата]
• Результат 2: [Описание результата]
• Результат 3: [Описание результата]
• Этап 1: [Описание этапа]
• Этап 2: [Описание этапа]
• Этап 3: [Описание этапа]

Фаза 2: [Дата начала] по [Дата окончания]

• Результат 4: [Описание результата]
• Результат 5: [Описание результата]
• Результат 6: [Описание результата]
• Этап 4: [Описание этапа]
• Этап 5: [Описание этапа]
• Этап 6: [Описание этапа]

Фаза 3: [Дата начала] по [Дата окончания]

• Результат 7: [Описание результата]
• Результат 8: [Описание результата]
• Результат 9: [Описание результата]
• Этап 7: [Описание этапа]
• Этап 8: [Описание этапа]
• Этап 9: [Описание этапа]

Пример документа графика платежей:

График платежей для проекта [Название проекта]

• Этап 1: [Сумма платежа] подлежит оплате [Дата]
• Этап 2: [Сумма платежа] подлежит оплате [Дата]
• Этап 3: [Сумма платежа] подлежит оплате [Дата]
• Этап 4: [Сумма платежа] подлежит оплате [Дата]
• Этап 5: [Сумма платежа] подлежит оплате [Дата]
• Этап 6: [Сумма платежа] подлежит оплате [Дата]
• Этап 7: [Сумма платежа] подлежит оплате [Дата]
• Этап 8: [Сумма платежа] должна быть оплачена [Дата]
• Этап 9: [Сумма платежа] должна быть оплачена [Дата]

3. Обсудите предложение с клиентом и получите его одобрение:

Пример документа протокола встречи:

Протокол встречи для [Имя клиента] – [Дата]

• Участники: [Список участников]
• Обсуждение: [Краткое содержание обсуждения предложения]
• Действия: [Список действий]

4. Получите подпись клиента на документе предложения:

Пример документа одобрения:

Документ об одобрении для [Название проекта]

• Имя клиента: [Имя клиента]
• Руководитель проекта: [Ваше имя]
• Дата предложения: [Дата]
• Краткое содержание предложения: [Краткое содержание предложения]
• Дата одобрения: [Дата]
• Подпись клиента: [Подпись клиента]

Как только клиент подпишет документ об одобрении, его следует хранить в архиве для последующего использования.

5. Проведите встречу по запуску проекта:

Пример документа повестки дня встречи:

Повестка дня встречи по запуску проекта – [Название проекта]

• Дата: [Дата]
• Время: [Время]
• Место проведения: [Место проведения]

Повестка дня:

• Представления
• Обзор проекта
• Область работ
• Результаты и этапы
• График
• Роли и обязанности
• План коммуникации
• Инструменты управления проектами
• Следующие шаги

Во время встречи по запуску проекта вы должны обсудить с клиентом предложение и результаты, обсудить график проекта и план коммуникации, а также распределить роли и обязанности между членами команды. Также необходимо обсудить инструменты управления проектами, которые будут использоваться для отслеживания хода работы и управления проектом.

6. Начало проекта:

Как только встреча по запуску проекта будет завершена и все стороны достигнут согласия по плану проекта, можно приступать к работе над проектом. В ходе всего проекта важно поддерживать открытое общение с клиентом и регулярно информировать его о ходе работы и любых изменениях в плане проекта. Это поможет обеспечить, чтобы проект оставался на правильном пути и соответствовал ожиданиям клиента.

Пример – Подробный проектный план

вот пример подробного предложения по проекту разработки по методологии Agile:

Предложение по проекту разработки по методологии Agile

Название проекта: Проект разработки интернет-магазина. Менеджер проекта: Джон Смит. Дата предложения: 1 января 2023 года

Краткое описание: Предлагаемый проект включает разработку интернет-магазина для розничной компании. Веб-сайт позволит клиентам просматривать товары, совершать покупки и отслеживать заказы. Разработка будет осуществляться по методологии Agile и включать спринты, ежедневные стендапы и непрерывную доставку.

Объем работ:

• Разработать макеты веб-сайта и дизайн пользовательского интерфейса
• Создать функциональный интернет-магазин, который позволит клиентам просматривать товары, добавлять их в корзину и завершать покупки
• Реализовать платежный шлюз для безопасных транзакций
• Создать систему управления учетными записями для клиентов, чтобы они могли создавать и управлять своими учетными записями
• Разработать систему отслеживания заказов, чтобы клиенты могли получать обновления о своих заказах
• Интегрировать функции совместного использования в социальных сетях, чтобы клиенты могли делиться товарами со своими друзьями
• Протестировать веб-сайт на функциональность и удобство использования

Результаты и этапы:

• Макеты веб-сайта и дизайн пользовательского интерфейса – Неделя 1
• Функциональный интернет-магазин с платежным шлюзом – Неделя 3
• Система управления учетными записями – Неделя 5
• Система отслеживания заказов – Неделя 7
• Функции совместного использования в социальных сетях – Неделя 9
• Финальное тестирование и развертывание – Неделя 10

График: проект должен быть завершен за 10 недель, начиная с 15 января 2023 года и заканчивая 19 марта 2023 года.

Роли и обязанности:

• Джон Смит – Менеджер проекта
• Джейн Доу – ведущий разработчик
• Боб Джонсон – разработчик
• Сара Ли – дизайнер
• Сэм Джонс – контроль качества

План коммуникации:

• Ежедневные встречи для обзора хода работы и выявления возможных препятствий
• Еженедельные отчёты о ходе проекта будут переданы клиенту
• Ежемесячные встречи по обзору проекта для оценки хода работы и внесения необходимых корректировок

Инструменты управления проектами:

• Jira для отслеживания задач и спринтов
• Slack для общения в команде и обмена файлами
• GitHub для контроля версий и управления кодом

Стоимость: предварительная стоимость проекта составляет 100 000 долларов США, оплата производится каждые две недели.

График оплаты:

• 25% оплачивается при начале проекта (15 января 2023 года)
• 25% оплачивается после завершения интернет-магазина (5 февраля 2023 года)
• 25% оплачивается после завершения системы управления аккаунтами и отслеживания заказов (26 февраля 2023 года)
• 25% оплачивается после финального тестирования и развертывания (19 марта 2023 года)

Обзор и одобрение: предложенный план проекта и предварительная стоимость были рассмотрены и одобрены клиентом. Подписывая нижеследующее, клиент соглашается с объемом работ, графиком и графиком оплаты, изложенными в данном предложении.

 

Подпись клиента: ________________________ Дата: ________________________

Следующие шаги:

• Встреча по запуску проекта состоится 15 января 2023 года
• Джон Смит должен распространить повестку дня встречи и подтвердить участие членов команды и клиента
• Разработка начнется 16 января 2023 года

Во время встречи по запуску проекта менеджер проекта обсудит предложение с клиентом, рассмотрит план и график проекта, а также распределит роли и обязанности среди членов команды. Встреча также станет возможностью установить открытые каналы связи и обсудить возможные риски или препятствия, которые могут возникнуть в ходе проекта.

После завершения встречи разработка может начаться в соответствии с планом и графиком проекта. В ходе всего проекта менеджер проекта и команда разработки будут предоставлять регулярные отчёты о ходе работы и обеспечивать выполнение проекта в соответствии с ожиданиями клиента.

 

Обзор

Получение одобрения пользователя является важным шагом на пути к успеху проекта, поскольку без него проект может не иметь возможности продвигаться дальше. Однако получение одобрения до проведения анализа целесообразности может быть рискованным, поскольку это может привести к завышенным ожиданиям, задержкам в проекте или даже его провалу.

Проведение анализа целесообразности до получения одобрения важно, поскольку помогает выявить потенциальные препятствия и трудности, которые могут повлиять на успех проекта. Это включает оценку технических требований, доступных ресурсов, потенциальных рисков и ограничений, а также оценку стоимости и графика проекта. Проведя анализ целесообразности, менеджеры проектов могут получить более чёткое понимание объёма и требований проекта и разработать стратегии по минимизации рисков и обеспечению успеха проекта.

Процесс анализа целесообразности для проекта по методологии Agile включает ряд важных этапов, включая инициацию проекта, анализ целесообразности, сбор требований, оценку стоимости, планирование графика и управление рисками. Следуя этим лучшим практикам, менеджеры проектов могут выявить потенциальные препятствия и трудности, а также разработать стратегии по минимизации рисков и обеспечению успеха проекта.

Чтобы увеличить вероятность получения одобрения пользователя, менеджер проекта может применить несколько стратегий, включая четкое определение объема и срока проекта, обозначение результатов и ключевых этапов, а также создание открытых каналов связи. Следуя этим стратегиям, менеджеры проектов могут продемонстрировать ценность проекта клиенту и установить доверие и уверенность в команде проекта.

В целом, процесс осуществимости критически важен для успеха проектов по Agile, поскольку он помогает обеспечить, что проект осуществим и достижим в рамках Agile-фреймворка. Проводя всестороннее исследование осуществимости и придерживаясь лучших практик получения одобрения пользователя, менеджеры проектов могут увеличить вероятность достижения успеха проекта и создания ценности для клиента.