Руководство по получению поддержки для ваших проектов архитектуры: Управление заинтересованными сторонами
Успешная корпоративная архитектура требует поддержки широкого круга заинтересованных сторон, включая руководителей бизнеса, специалистов ИТ и конечных пользователей. Способность эффективно управлять этими заинтересованными сторонами имеет решающее значение для успеха любого проекта архитектуры. В этой статье мы рассмотрим управление заинтересованными сторонами в контексте Архитектурного метода The Open Group (TOGAF ADM) и предоставим руководство для специалистов по архитектуре для получения поддержки своих проектов.
Понимание управления заинтересованными сторонами в TOGAF ADM
Управление заинтересованными сторонами — это процесс идентификации, понимания и взаимодействия с лицами и группами, заинтересованными в успехе проекта архитектуры. В TOGAF ADM управление заинтересованными сторонами является ключевым компонентом Метода разработки архитектуры (ADM), который представляет собой пошаговый процесс разработки и внедрения корпоративной архитектуры.
Процесс управления заинтересованными сторонами в TOGAF ADM включает несколько ключевых этапов, в том числе:
- Идентификация заинтересованных сторон: Первым шагом в управлении заинтересованными сторонами является идентификация всех лиц и групп, заинтересованных в проекте архитектуры. К ним могут относиться руководители бизнеса, специалисты ИТ, конечные пользователи и другие заинтересованные стороны, которые могут быть затронуты проектом.
- Понимание потребностей и требований заинтересованных сторон: После того как заинтересованные стороны идентифицированы, следующим шагом является понимание их потребностей и требований. Это включает в себя взаимодействие с заинтересованными сторонами для сбора информации о их целях, задачах и вопросах, связанных с проектом архитектуры.
- Разработка плана взаимодействия с заинтересованными сторонами: На основе информации, полученной от заинтересованных сторон, разрабатывается план взаимодействия с ними. Этот план определяет, как специалист по архитектуре будет взаимодействовать с каждым заинтересованным лицом, включая каналы связи и частоту взаимодействия.
- Взаимодействие с заинтересованными сторонами: Следующим шагом является взаимодействие с заинтересованными сторонами в соответствии с планом взаимодействия. Это может включать регулярные встречи, презентации или другие формы коммуникации для информирования заинтересованных сторон и поддержания их участия в проекте.
- Мониторинг и корректировка взаимодействия с заинтересованными сторонами: На протяжении всего проекта план взаимодействия с заинтересованными сторонами контролируется и корректируется при необходимости. Это обеспечивает постоянное вовлечение и поддержку заинтересованных сторон проекта архитектуры.
Лучшие практики управления заинтересованными сторонами в TOGAF ADM
Чтобы эффективно управлять заинтересованными сторонами в TOGAF ADM, специалисты по архитектуре должны придерживаться следующих лучших практик:
- Начинайте рано: Управление заинтересованными сторонами должно начинаться с начала проекта архитектуры. Это гарантирует, что заинтересованные стороны будут вовлечены и информированы с самого начала, что может способствовать формированию поддержки проекта.
- Четко и часто информируйте: Четкая и частая коммуникация имеет решающее значение для управления заинтересованными сторонами. Специалисты по архитектуре должны обеспечить регулярное информирование заинтересованных сторон о ходе проекта и о том, как он соответствует целям и задачам организации.
- Адаптируйте взаимодействие под заинтересованную сторону: Разные заинтересованные стороны могут иметь различные потребности и требования к взаимодействию. Специалисты по архитектуре должны адаптировать свое взаимодействие под каждого заинтересованного лица, чтобы обеспечить их постоянное участие и поддержку проекта.
- Слушайте обратную связь: Заинтересованные стороны могут иметь опасения или возражения по поводу проекта архитектуры. Специалисты по архитектуре должны слушать обратную связь и устранять любые опасения, чтобы укрепить доверие и поддержку проекта.
- Будьте прозрачны: Управление заинтересованными сторонами должно быть прозрачным, заинтересованные стороны должны иметь доступ ко всей соответствующей информации по проекту. Это способствует формированию доверия и поддержки проекта.
Пошаговое руководство по внедрению процесса управления заинтересованными сторонами
Вот пошаговое руководство по каждому из пяти ключевых этапов управления заинтересованными сторонами в TOGAF ADM:
- Определение заинтересованных сторон: a. Определите всех лиц и групп, заинтересованных в проекте архитектуры. К ним относятся руководители бизнеса, специалисты в области ИТ, конечные пользователи и другие заинтересованные стороны, которые могут быть затронуты проектом. b. Соберите информацию о каждой заинтересованной стороне, включая их роль, обязанности и уровень влияния в организации. c. Создайте реестр заинтересованных сторон или матрицу для документирования собранной информации о каждой заинтересованной стороне.
- Понимание потребностей и требований заинтересованных сторон: a. Вовлекайте заинтересованные стороны для сбора информации о их целях, задачах и вопросах, связанных с проектом архитектуры. b. Проведите интервью, фокус-группы, опросы или другие методы сбора информации. c. Проанализируйте собранные данные для выявления общих тем или областей, вызывающих обеспокоенность.
- Разработка плана вовлечения заинтересованных сторон: a. На основе информации, собранной от заинтересованных сторон, разработайте план вовлечения заинтересованных сторон. b. План вовлечения должен включать каналы коммуникации и частоту взаимодействия с каждой заинтересованной стороной. c. План вовлечения также должен учитывать уровень вовлечения, необходимый для каждой заинтересованной стороны, например, краткие обновления или подробные обсуждения.
- Вовлечение заинтересованных сторон: a. Следуйте плану вовлечения для взаимодействия с заинтересованными сторонами на протяжении всего проекта. b. Четко и регулярно общайтесь, адаптируя коммуникацию под потребности каждой заинтересованной стороны. c. Быстро реагируйте на обратную связь и обеспокоенность заинтересованных сторон.
- Мониторинг и корректировка вовлечения заинтересованных сторон: a. Непрерывно контролируйте вовлечение заинтересованных сторон, чтобы обеспечить их постоянное участие и поддержку проекта. b. По мере необходимости корректируйте план вовлечения на основе обратной связи заинтересованных сторон или изменений в проекте. c. Поддерживайте точную документацию всех мероприятий по вовлечению заинтересованных сторон.
Существует множество шаблонов и инструментов управления заинтересованными сторонами, таких как шаблоны анализа заинтересованных сторон, планы вовлечения заинтересованных сторон и шаблоны коммуникации с заинтересованными сторонами. Они могут быть полезны для документирования и отслеживания мероприятий по вовлечению заинтересованных сторон на протяжении всего проекта. Однако важно адаптировать эти шаблоны под конкретные потребности проекта и заинтересованных сторон.
Пример: шаблон анализа заинтересованных сторон
Этот шаблон можно настроить в соответствии с конкретными потребностями проекта и заинтересованных сторон. Шаблон можно использовать для документирования информации о заинтересованных сторонах и выявления потенциальных рисков и проблем. Он также может помочь разработать стратегии вовлечения, адаптированные под потребности каждой заинтересованной стороны.
Вот пример шаблона анализа заинтересованных сторон:
| Имя заинтересованной стороны | Роль/Обязанности | Уровень влияния | Потребности/Интересы | Потенциальные риски/Проблемы | Стратегия вовлечения |
|---|---|---|---|---|---|
| Джон Смит | Бизнес-спонсор | Высокий | Повышение прибыльности | Задержки в проекте, влияющие на финансовые цели | Ежемесячные обновления по проекту и квартальные заседания руководящего комитета |
| Джейн Доу | Менеджер ИТ | Средний | Обеспечить интеграцию системы | Риски безопасности, связанные с новой технологией | Еженедельные обновления о ходе работы и неформальные обсуждения по мере необходимости |
| Марк Джонсон | Представитель конечного пользователя | Низкий | Простота использования | Отсутствие обучения и поддержки для новой системы | Тестирование пользователей и фокус-группы на протяжении всего проекта |
Пример: планы вовлечения заинтересованных сторон
Пример: шаблоны коммуникации с заинтересованными сторонами
Этот шаблон коммуникации с заинтересованными сторонами может быть адаптирован в соответствии с конкретными потребностями проекта и вовлеченных заинтересованных сторон. Он содержит краткое обновление о ходе проекта и графике, а также побуждает заинтересованные стороны предоставлять обратную связь или задавать вопросы. Это может помочь обеспечить информированность и вовлеченность заинтересованных сторон на протяжении всего проекта.
Вот пример шаблона коммуникации с заинтересованными сторонами:
———————————————————————————
Тема: Обновление по проекту – I квартал 2022 года
Уважаемый [Имя заинтересованной стороны],
Я хотел воспользоваться моментом, чтобы проинформировать вас о ходе нашего проекта [Название проекта]. Мы успешно завершили первый квартал проекта и хотим поделиться с вами некоторыми своими достижениями.
[Включите краткое резюме хода проекта, например, завершенные этапы, успешные тесты или другие значимые достижения].
Мы также хотели бы воспользоваться этой возможностью, чтобы напомнить вам о графике проекта и о нашем ожидаемой дате завершения [включите график и ожидаемую дату завершения].
Как и всегда, мы рады любым замечаниям или вопросам, которые у вас могут возникнуть. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам с любыми вопросами или комментариями.
Благодарим вас за постоянную поддержку нашего проекта.
С наилучшими пожеланиями, [Ваше имя]
———————————————————————————
Пример из реальной жизни: коммуникация с заинтересованными сторонами
Этот шаблон коммуникации с заинтересованными сторонами предоставляет краткое обновление о ходе проекта миграции в облако, включая завершенные этапы и ожидаемую дату завершения. Он побуждает заинтересованные стороны предоставлять обратную связь или задавать вопросы, а также помогает обеспечить информированность и вовлеченность заинтересованных сторон на протяжении всего проекта.
Тема: Обновление по проекту – I квартал 2022 года
Джон,
Я хотел воспользоваться моментом, чтобы проинформировать вас о ходе нашего проекта миграции в облако. Мы успешно завершили первый квартал проекта и хотели поделиться с вами некоторыми своими достижениями.
Мы завершили этап оценки проекта, включая детальный анализ нашей существующей ИТ-инфраструктуры и приложений. Мы также определили наиболее подходящего поставщика облачных услуг и приступили к процессу миграции некоторых из наших менее критичных приложений в облако.
Ожидаемая дата завершения проекта — декабрь 2022 года, и мы в настоящее время находимся на пути к выполнению этого срока.
Как и всегда, мы рады любым замечаниям или вопросам, которые у вас могут возникнуть. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам с любыми вопросами или комментариями.
Благодарим вас за постоянную поддержку нашего проекта.
С наилучшими пожеланиями,
Джейн, менеджер проектов ИТ
Краткое содержание
Эффективное управление заинтересованными сторонами имеет решающее значение для успеха любого проекта корпоративной архитектуры. В методологии TOGAF ADM управление заинтересованными сторонами является ключевым компонентом метода разработки архитектуры и включает в себя идентификацию заинтересованных сторон, понимание их потребностей и требований, разработку плана вовлечения заинтересованных сторон и взаимодействие с ними на протяжении всего проекта. Следуя лучшим практикам управления заинтересованными сторонами, специалисты по архитектуре могут создать поддержку и добиться успеха в своих проектах архитектуры.