Введение
Запуск небольшого проекта может показаться простым, но эффективное управление проектами имеет решающее значение для его успеха. Система знаний в области управления проектами (PMBOK) предоставляет структурированную основу для планирования, выполнения и контроля проектов. В этом руководстве для начинающих мы пройдем по основным шагам запуска небольшого проекта с использованием принципов PMBOK.
- Определите ваш проект:
- Начните с четкого определения целей и границ проекта. Какова цель вашего проекта? Каковы границы проекта, и что в него не входит?
- Определите ключевых заинтересованных сторон, включая членов команды, спонсоров и конечных пользователей.
- Разработайте проектный мандат:
- Создайте проектный мандат — официальный документ, который утверждает проект и определяет его высокие цели.
- Включите информацию, такую как цель проекта, его границы, заинтересованные стороны, бюджет и первоначальный график.
- Сформируйте команду проекта:
- Определите и соберите людей, которые будут работать над проектом.
- Назначьте роли и обязанности членам команды.
- Создайте план проекта:
- Разработайте план управления проектом, в котором описано, как вы будете выполнять, контролировать и отслеживать проект.
- Включите структуру разбивки работ (WBS), чтобы разделить проект на более мелкие, управляемые задачи.
- Определите график проекта с ключевыми этапами и дедлайнами.
- Соответственно распределите ресурсы и бюджет.
- Управление рисками:
- Определите потенциальные риски, которые могут повлиять на успех проекта.
- Разработайте план управления рисками, включающий оценку рисков, стратегии смягчения и планы реагирования на чрезвычайные ситуации.
- Выполнение проекта:
- Начните работу над задачами, описанными в вашем плане проекта.
- Обеспечьте четкую коммуникацию и взаимодействие между членами команды.
- Регулярно отслеживайте прогресс, чтобы оставаться на правильном пути.
- Контроль качества:
- Установите стандарты и метрики качества, чтобы обеспечить соответствие результатов проекта требуемым уровням качества.
- Проводите регулярные проверки качества и вносите необходимые улучшения.
- Мониторинг и контроль:
- Непрерывно отслеживайте прогресс проекта по плану.
- Используйте ключевые показатели эффективности (KPI), чтобы измерять успех.
- Внесите необходимые корректировки в план проекта для решения возникающих проблем или изменений.
- Эффективно коммуницируйте:
- Поддерживайте открычную и прозрачную коммуникацию со всеми заинтересованными сторонами.
- Вовремя информируйте о ходе проекта, рисках и изменениях.
- Завершите проект:
- Как только цели проекта будут достигнуты, либо проект будет прекращен, официально завершите его.
- Зафиксируйте извлеченные уроки и проведите обзор проекта, чтобы определить, что прошло хорошо, и что можно улучшить в будущих проектах.
Пример из PMBOK: Разработка веб-сайта малого бизнеса
Обзор проекта: наш проект направлен на создание профессионального веб-сайта для небольшого местного бизнеса «Baker’s Delight Bakery». Веб-сайт будет служить онлайн-платформой для булочной, чтобы продемонстрировать свои продукты, привлечь новых клиентов и предоставить важную информацию.
Цели проекта:
- Спроектировать и разработать удобный для пользователя веб-сайт для булочной «Baker’s Delight Bakery».
- Увеличить онлайн-присутствие и видимость булочной.
- Повысить вовлеченность клиентов и количество онлайн-заказов.
- Обеспечьте, чтобы веб-сайт был адаптивным, доступным и оптимизированным для поисковых систем.
- Запустите веб-сайт в течение 8 недель.
Охват проекта: Проект будет включать следующие ключевые компоненты:
- Дизайн веб-сайта: создать привлекательный и функциональный дизайн, соответствующий бренду булочной.
- Создание контента: разработать качественный контент, включая описания продуктов и изображения.
- Функциональность электронной коммерции: внедрить систему онлайн-заказов для продукции булочной.
- Оптимизация поисковой системе (SEO): оптимизировать веб-сайт для поисковых систем, чтобы улучшить его обнаружение.
- Тестирование и обеспечение качества: провести всестороннее тестирование, чтобы убедиться, что веб-сайт работает как положено.
- Обучение: провести обучение персонала булочной по управлению контентом.
- Запуск и послепродажная поддержка: развернуть веб-сайт и обеспечить постоянную поддержку.
Заинтересованные стороны проекта:
- Менеджер проекта: [Ваше имя]
- Веб-дизайнер: [Имя дизайнера]
- Автор контента: [Имя автора]
- Веб-разработчик: [Имя разработчика]
- Владелец булочной «Baker’s Delight Bakery»: [Имя владельца]
- Клиенты и потенциальные посетители веб-сайта
Теперь давайте пройдемся по процессу запуска этого проекта с использованием принципов PMBOK:
- Определите ваш проект:
- Четко определите цели, объем и ограничения проекта.
- Определите заинтересованные стороны, включая владельца пекарни и членов команды проекта.
- Разработайте проектный мандат:
- Создайте проектный мандат, который уполномочивает проект и определяет высокие цели.
- Включите информацию о целях пекарни, бюджете и графике запуска веб-сайта.
- Сформируйте свою проектную команду:
- Определите и соберите команду проекта, включающую веб-дизайнера, автора контента, веб-разработчика и менеджера проекта.
- Определите роли и обязанности каждого члена команды.
- Создайте план проекта:
- Разработайте план управления проектом, который определяет подход к проекту.
- Создайте структуру разбивки работ (WBS), чтобы разделить проект на задачи.
- Определите график проекта с ключевыми этапами и дедлайнами.
- Распределите ресурсы, включая время и бюджет, по каждой задаче.
- Управление рисками:
- Определите потенциальные риски, такие как задержки в создании контента или технические проблемы.
- Разработайте план управления рисками, включающий стратегии смягчения и устранения этих рисков.
- Реализация проекта:
- Начните работать над задачами, описанными в вашем плане проекта.
- Тесно сотрудничайте с владельцем пекарни для сбора контента и предпочтений в дизайне.
- Начните разработку и дизайн веб-сайта в соответствии с утвержденным планом.
- Контроль качества:
- Убедитесь, что дизайн веб-сайта соответствует бренду пекарни и выглядит привлекательно.
- Проведите проверки качества, чтобы убедиться, что все веб-страницы и функции работают корректно.
- Мониторинг и контроль:
- Регулярно проверяйте ход проекта по плану.
- Используйте ключевые показатели эффективности (KPI) для измерения успеха.
- Вносите корректировки в план проекта по мере необходимости для решения проблем или изменений.
- Эффективно общайтесь:
- Поддерживайте открычное и прозрачное общение со всеми заинтересованными сторонами.
- Делитесь обновлениями по проекту и запрашивайте обратную связь у владельца пекарни на протяжении всего проекта.
- Завершите проект:
- Как только веб-сайт будет завершен и соответствовать целям, проведите официальное завершение проекта.
- Зафиксируйте извлеченные уроки и проведите обзор проекта для выявления областей улучшения.
Заключение
Принятие принципов PMBOK при запуске и управлении небольшим проектом может стать прочной основой для успеха. Шаги, описанные в этом руководстве, адаптированные под уникальные потребности вашего проекта, обеспечивают структурированный и организованный подход к управлению проектами. Следуя этим принципам, вы не только повышаете вероятность бесперебойного хода проекта и его соблюдения плана, но и улучшаете свою способность эффективно достигать поставленных целей.
Более того, описанный здесь процесс не ограничен одним проектом; это рамочная модель, которую можно применять к различным начинаниям, позволяя вам со временем совершенствовать свои навыки и стратегии управления проектами. Помните, что управление проектами — это итеративный процесс, и постоянное улучшение имеет ключевое значение. По мере накопления опыта и извлечения уроков из каждого проекта вы станете более эффективным менеджером проектов, способным обеспечивать успешные результаты и соответствовать ожиданиям как клиентов, так и команды. Поэтому примите эти принципы, адаптируйте их при необходимости и приступайте к своему пути к превосходству в управлении проектами.