Mở khóa Tối ưu hóa Quy trình: Tầm quan trọng của Phân tích Hiện trạng/Tương lai

Các doanh nghiệp và tổ chức liên tục tìm kiếm các cách để cải thiện hoạt động của mình, dù là tăng hiệu quả, giảm chi phí hay cải thiện trải nghiệm khách hàng. Một cách để đạt được những mục tiêu này là thực hiện phân tích Hiện trạng/Tương lai. Loại phân tích này là một công cụ mạnh mẽ giúp tổ chức xác định và bản đồ hóa các quy trình hiện tại, đồng thời xác định và lập kế hoạch cho các quy trình tương lai nhằm giúp họ đạt được mục tiêu mong muốn.

Phân tích Hiện trạng/Tương lai là gì?

Phân tích Hiện trạng/Tương lai là một quy trình bao gồm việc bản đồ hóa trạng thái hiện tại của một quy trình kinh doanh, xác định điểm mạnh và điểm yếu của nó, sau đó thiết kế một trạng thái tương lai nhằm khắc phục những điểm yếu đó và tối ưu hóa quy trình để đạt kết quả tốt hơn. Loại phân tích này thường được sử dụng trong các sáng kiến cải tiến quy trình kinh doanh, chẳng hạn như Lean Six Sigma và các phương pháp Agile.

• Cái Hiện trạngHiện trạng của một quy trình là trạng thái hiện tại của quy trình đó, được ghi chép và phân tích để hiểu cách nó hoạt động và xác định các cơ hội cải thiện. Điều này bao gồm việc xác định các bất hiệu quả, điểm nghẽn, lãng phí và các vấn đề khác làm cản trở quy trình hoạt động tối ưu.
• Cái Tương trạng, mặt khác, là trạng thái mong muốn của quy trình mà tổ chức muốn đạt được. Nó được thiết kế để giải quyết các vấn đề được xác định trong phân tích Hiện trạng và tối ưu hóa quy trình để nâng cao hiệu suất. Tương trạng thường bao gồm các thay đổi trong quy trình, công nghệ mới và các cải tiến khác cần thiết để đạt được kết quả mong muốn.

Tại sao Phân tích Hiện trạng/Tương lai lại quan trọng?

Phân tích Hiện trạng/Tương lai là một công cụ thiết yếu cho các sáng kiến cải tiến quy trình, vì nó cung cấp cái nhìn rõ ràng về trạng thái hiện tại của một quy trình và xác định các cơ hội cải thiện. Bằng cách bản đồ hóa trạng thái hiện tại của một quy trình, các tổ chức có thể xác định được các bất hiệu quả và điểm nghẽn làm cản trở quy trình hoạt động tối ưu. Thông tin này sau đó có thể được sử dụng để thiết kế một trạng thái tương lai giải quyết những vấn đề này và tối ưu hóa quy trình để đạt hiệu suất tốt hơn.

Phân tích Hiện trạng/Tương lai cũng giúp các tổ chức xây dựng bản đồ hành trình cho cải tiến quy trình. Bằng cách bản đồ hóa trạng thái hiện tại và trạng thái tương lai, các tổ chức có thể xác định các bước cần thực hiện để đạt được kết quả mong muốn. Bản đồ hành trình này giúp định hướng việc triển khai cải tiến quy trình, đảm bảo chúng được thực hiện một cách có cấu trúc và hợp lý.

Một lợi ích khác của phân tích Hiện trạng/Tương lai là nó giúp đồng thuận các bên liên quan và đội nhóm xung quanh một mục tiêu chung. Bằng cách bản đồ hóa trạng thái tương lai, các tổ chức có thể truyền đạt rõ ràng tầm nhìn về quy trình, và các bên liên quan có thể đưa ra góp ý và phản hồi để đảm bảo trạng thái tương lai là khả thi và phù hợp với mục tiêu tổ chức.

Thực hiện phân tích Hiện trạng/Tương lai

Việc thực hiện phân tích Hiện trạng/Tương lai đòi hỏi một phương pháp có cấu trúc bao gồm nhiều bước. Dưới đây là các bước cần thực hiện để tiến hành một phân tích thành công:

1. Xác định quy trình cần phân tích:Bước đầu tiên là xác định quy trình cần phân tích. Điều quan trọng là chọn một quy trình có ảnh hưởng đáng kể đến tổ chức và phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
2. Bản đồ hóa Hiện trạng:Sau khi xác định được quy trình, bước tiếp theo là bản đồ hóa Hiện trạng của quy trình. Điều này bao gồm việc ghi chép cách quy trình hoạt động, bao gồm tất cả các đầu vào, hoạt động và đầu ra. Thông tin này có thể thu thập được thông qua phỏng vấn người phụ trách quy trình, quan sát quy trình và thu thập dữ liệu.
3. Phân tích Hiện trạng:Sau khi đã bản đồ hóa Hiện trạng, bước tiếp theo là phân tích nó để xác định các bất hiệu quả, điểm nghẽn và các vấn đề khác làm cản trở quy trình hoạt động tối ưu. Phân tích này có thể được thực hiện bằng các công cụ bản đồ hóa quy trình, chẳng hạn như sơ đồ dòng chảy và bản đồ luồng giá trị, và các kỹ thuật phân tích dữ liệu, chẳng hạn như kiểm soát quá trình thống kê.
4. Xác định Tương trạng:Dựa trên phân tích Hiện trạng, bước tiếp theo là xác định Tương trạng của quy trình. Điều này bao gồm việc thiết kế một quy trình giải quyết các vấn đề được xác định trong phân tích Hiện trạng và tối ưu hóa quy trình để đạt hiệu suất tốt hơn. Tương trạng cần phù hợp với mục tiêu của tổ chức và phải khả thi trong một khoảng thời gian hợp lý.
5. Xây dựng bản đồ hành trình:Sau khi xác định được Tương trạng, bước tiếp theo là xây dựng bản đồ hành trình để triển khai các thay đổi cần thiết nhằm đạt được Tương trạng. Bản đồ hành trình cần bao gồm các bước cần thực hiện để triển khai thay đổi, nguồn lực cần thiết và thời gian triển khai.
6. Triển khai các thay đổi:Bước cuối cùng là triển khai các thay đổi cần thiết để đạt được Tương trạng. Điều này bao gồm thực hiện bản đồ hành trình, bao gồm đào tạo nhân viên, triển khai công nghệ mới và giám sát quy trình để đảm bảo các thay đổi mang lại hiệu quả.

Bằng cách tuân theo các bước này, các tổ chức có thể thực hiện thành công phân tích Hiện trạng/Tương lai và đạt được những cải thiện đáng kể trong quy trình của mình. Cần lưu ý rằng đây là một quá trình lặp lại, và các tổ chức có thể cần lặp lại một số bước để tinh chỉnh quy trình thêm nữa.

Ví dụ

Vấn đề:Một công ty sản xuất và phân phối sản phẩm cho các nhà bán lẻ đang gặp phải tỷ lệ hoàn trả và khiếu nại từ khách hàng cao do việc giao sản phẩm sai hoặc bị hư hỏng. Điều này đã dẫn đến tổn thất doanh thu và làm tổn hại đến danh tiếng của công ty. Công ty muốn giảm tỷ lệ hoàn trả và khiếu nại, đồng thời cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Giải pháp:Công ty có thể thực hiện phân tích trạng thái hiện tại/trạng thái tương lai để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và thiết kế một trạng thái tương lai giải quyết các vấn đề này. Các bước thực hiện phân tích có thể như sau:

Phân tích trạng thái hiện tại

Trạng thái hiện tại của quy trình giao hàng đơn hàng được đặc trưng bởi tỷ lệ hoàn trả và khiếu nại từ khách hàng cao do việc giao sản phẩm sai hoặc bị hư hỏng. Quy trình bắt đầu khi khách hàng đặt hàng qua trang web của công ty. Đơn hàng sau đó được xử lý bởi đội ngũ giao hàng của công ty, những người chịu trách nhiệm lấy sản phẩm từ kho, đóng gói và gửi đến khách hàng.

Tuy nhiên, quy trình hiện tại thiếu các kiểm tra kiểm soát chất lượng phù hợp và vật liệu đóng gói không đủ. Kết quả là nhiều sản phẩm được giao mà không được kiểm tra chất lượng và đóng gói không đầy đủ, dẫn đến tình trạng sản phẩm bị hư hỏng hoặc giao sai cho khách hàng. Điều này đã dẫn đến tỷ lệ hoàn trả và khiếu nại từ khách hàng cao, gây tổn thất doanh thu và làm tổn hại đến danh tiếng của công ty.

Để giải quyết những vấn đề này, công ty đã quyết định thực hiện phân tích trạng thái hiện tại/trạng thái tương lai đối với quy trình giao hàng đơn hàng. Mục tiêu của phân tích là xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề và xây dựng kế hoạch cải thiện quy trình, giảm tỷ lệ hoàn trả và khiếu nại từ khách hàng, đồng thời nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Dưới đây là một ví dụ về mẫu đã được điền đầy đủ dựa trên phân tích trạng thái hiện tại/trạng thái tương lai:

Bước 1:Xác định quy trình cần phân tích Tên quy trình:

Giao hàng đơn hàng Mục tiêu của phân tích:

• • Giảm tỷ lệ hoàn trả và khiếu nại từ khách hàng do việc giao sản phẩm sai hoặc bị hư hỏng.

Bước 2:Sơ đồ trạng thái hiện tại Đầu vào:

Đơn hàng khách hàng Hoạt động:

• • Lấy sản phẩm từ kho,
  • Đóng gói sản phẩm, và
  • Giao sản phẩm

Đầu ra:

• • Sản phẩm đã giao Công cụ sử dụng: Sơ đồ luồng quy trình

Bước 3:Phân tích các vấn đề đã được xác định trong trạng thái hiện tại:

• Tỷ lệ cao sản phẩm sai và bị hư hỏng được giao,
• dẫn đến hoàn trả và khiếu nại từ khách hàng.

Nguyên nhân gốc rễ:

• • Thiếu kiểm tra kiểm soát chất lượng và vật liệu đóng gói không đủ.

Chỉ số hiệu suất quy trình:

• • Tỷ lệ hoàn trả và khiếu nại từ khách hàng,
  • thời gian xử lý đơn hàng, và
  • chi phí mỗi đơn hàng.

Bước 4:Xác định các thay đổi đề xuất cho trạng thái tương lai:

• Thực hiện kiểm tra kiểm soát chất lượng ở mỗi giai đoạn trong quy trình giao hàng đơn hàng,
• nâng cấp vật liệu đóng gói, và cung cấp thêm đào tạo cho nhân viên.

Các cải tiến mong đợi:

• • Giảm tỷ lệ hoàn trả và khiếu nại của khách hàng xuống 50%,
  • cải thiện thời gian xử lý đơn hàng lên 20%, và
  • giảm chi phí mỗi đơn hàng xuống 10%. Phù hợp với mục tiêu tổ chức

mục tiêu:

• • Cải thiện sự hài lòng của khách hàng,
  • tăng doanh thu, và
  • nâng cao danh tiếng của công ty.

Dưới đây là bảng tóm tắt trạng thái hiện tại, trạng thái mục tiêu và khoảng cách cho quy trình giao hàng đơn hàng:

Yếu tố	Trạng thái hiện tại	Trạng thái mục tiêu	Khoảng cách
Kiểm soát chất lượng	Không có kiểm tra kiểm soát chất lượng	Kiểm tra kiểm soát chất lượng cho tất cả sản phẩm	Khoảng cách lớn
Vật liệu đóng gói	Vật liệu đóng gói không đủ	Vật liệu đóng gói phù hợp	Khoảng cách lớn
Phản hồi của khách hàng	Không có cơ chế phản hồi từ khách hàng	Đã thiết lập cơ chế phản hồi từ khách hàng	Khoảng cách lớn
Chỉ số hiệu suất	Không có chỉ số hiệu suất	Đã thiết lập chỉ số hiệu suất	Khoảng cách lớn

 

Bước 5:Xây dựng lộ trình các bước thực hiện:

• Xác định các điểm kiểm soát chất lượng,
• tìm nguồn và triển khai vật liệu đóng gói mới,
• tổ chức đào tạo nhân viên và theo dõi hiệu suất quy trình.

Nguồn lực cần thiết:

• • Các công cụ và thiết bị kiểm soát chất lượng,
  • vật liệu đóng gói mới và nguồn lực đào tạo nhân viên.
  • Lịch trình triển khai:

6 tháng.

• • Yêu cầu đào tạo:
  • Đào tạo về quy trình kiểm soát chất lượng và
  • vật liệu đóng gói mới.

Bước 6:Triển khai các thay đổi Các hành động đã thực hiện:

• Thực hiện kiểm tra kiểm soát chất lượng,
• nâng cấp vật liệu đóng gói,
• cung cấp đào tạo cho nhân viên và
• theo dõi hiệu suất quy trình.

Kết quả đạt được:

• • Giảm tỷ lệ khách hàng trả hàng và khiếu nại xuống 60%,
  • cải thiện thời gian xử lý đơn hàng lên 25%, và
  • giảm chi phí mỗi đơn hàng xuống 15%.
  • Bài học rút ra:
  • Tầm quan trọng của việc giám sát liên tục và cải tiến,
  • giá trị của việc tham gia nhân viên vào quá trình phân tích và triển khai.

Bằng cách sử dụng mẫu này, tổ chức có thể ghi chép quá trình phân tích trạng thái hiện tại/trạng thái tương lai, theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng phân tích này phù hợp với các mục tiêu tổ chức.

Tóm tắt phân tích thành một kế hoạch hành động

Kết luận

Phân tích trạng thái hiện tại/ trạng thái tương lai là một công cụ mạnh mẽ giúp các tổ chức xác định các điểm bất hiệu quả và điểm nghẽn trong quy trình của họ và thiết kế một trạng thái tương lai tối ưu hóa quy trình nhằm cải thiện hiệu suất. Phân tích này là một phần thiết yếu trong các sáng kiến cải tiến quy trình, và nó giúp các tổ chức xây dựng bản đồ hành trình cải tiến và đồng thuận giữa các bên liên quan xung quanh một mục tiêu chung.

Để thực hiện thành công phân tích trạng thái hiện tại/ trạng thái tương lai, điều quan trọng là phải hiểu rõ quy trình hiện tại, điểm mạnh và điểm yếu của nó, cũng như kết quả mong muốn. Điều này đòi hỏi một phương pháp có cấu trúc và hệ thống, bao gồm bản đồ quy trình, thu thập dữ liệu, phân tích và tham gia của các bên liên quan. Bằng cách tuân theo phương pháp này, các tổ chức có thể đạt được những cải tiến đáng kể trong quy trình của mình và đạt được các mục tiêu mong muốn.