Với sự phát triển của công nghệ di động, các quán cà phê hiện đang tận dụng ứng dụng di động để nâng cao trải nghiệm khách hàng. Bằng cách cho phép khách hàng đặt hàng, thanh toán và nhận phần thưởng chỉ từ thiết bị di động của mình, các quán cà phê đang cách mạng hóa cách khách hàng tương tác với thương hiệu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá cách các ứng dụng di động đang thay đổi ngành công nghiệp cà phê và những lợi ích mà chúng mang lại cho cả doanh nghiệp và khách hàng.
Quy trình phát triển Agile sử dụng các câu chuyện người dùng
Quy trình thu thập yêu cầu và xác định các câu chuyện người dùng bao gồm một số bước sau:
- Mô tả vấn đề: Xác định vấn đề mà hệ thống CNTT nhằm giải quyết hoặc cải thiện, chẳng hạn như cải thiện dịch vụ khách hàng hoặc quản lý hàng tồn kho.
- Phỏng vấn bên liên quan: Tiến hành phỏng vấn các bên liên quan, chẳng hạn như nhân viên thu ngân, nhân viên pha chế, quản lý và khách hàng, để thu thập ý kiến và phản hồi về những gì họ cần và mong muốn từ hệ thống CNTT.
- Đặt ra ý tưởng và ưu tiên: Dựa trên ý kiến từ các bên liên quan, đưa ra danh sách các tính năng hoặc yêu cầu tiềm năng cho hệ thống CNTT. Ưu tiên các tính năng này bằng một khung như MoSCoW (Phải có, Nên có, Có thể có, Không có).
- Tạo câu chuyện người dùng: Với mỗi tính năng đã được ưu tiên, tạo một câu chuyện người dùng mô tả chức năng hoặc hành vi mà người dùng mong đợi từ hệ thống CNTT.
- Tinh chỉnh: Xem xét và tinh chỉnh các câu chuyện người dùng để đảm bảo chúng rõ ràng, súc tích và tập trung vào nhu cầu của người dùng.
Việc xác định các câu chuyện người dùng và ưu tiên chúng mang lại nhiều lợi ích. Trước hết, nó giúp đảm bảo hệ thống CNTT được thiết kế và phát triển dựa trên nhu cầu và mục tiêu của người dùng. Điều này có thể dẫn đến tỷ lệ người dùng chấp nhận cao hơn và sự hài lòng của khách hàng tăng lên. Thứ hai, việc ưu tiên các câu chuyện người dùng giúp đội phát triển tập trung vào các tính năng quan trọng và có giá trị nhất trước tiên, từ đó đẩy nhanh quá trình phát triển và giảm thiểu rủi ro chậm trễ hoặc vượt ngân sách. Cuối cùng, việc ưu tiên giúp các bên liên quan đưa ra quyết định thông thái về việc triển khai tính năng nào dựa trên tác động của chúng đối với doanh nghiệp và người dùng.
Tổng quan lại, việc xác định và ưu tiên các câu chuyện người dùng là một bước thiết yếu trong quy trình phát triển Agile. Nó giúp đảm bảo hệ thống CNTT đáp ứng được nhu cầu của người dùng và doanh nghiệp, đồng thời hỗ trợ quá trình phát triển hiệu quả và hiệu suất hơn.
Mô tả vấn đề
Quán cà phê đã sử dụng hệ thống điểm bán hàng (POS) trong vài năm qua, nhưng gần đây họ đang gặp phải các vấn đề với hệ thống này. Hệ thống chậm và không phản hồi, gây ra hàng dài và khách hàng bực bội. Nhân viên cũng đang gặp khó khăn với hệ thống, vì nó thường bị treo hoặc sập, dẫn đến đơn hàng sai và mất doanh thu.
Điều tệ hơn nữa là quán cà phê vừa mở rộng và khai trương thêm một địa điểm mới. Hệ thống POS tại địa điểm mới hoàn toàn khác biệt so với địa điểm ban đầu, gây ra sự nhầm lẫn và trì hoãn cho cả khách hàng và nhân viên. Ngoài ra, cũng không có cách nào dễ dàng để theo dõi tồn kho và doanh số tại cả hai địa điểm, khiến việc quản lý nguyên vật liệu và lên kế hoạch phát triển trở nên khó khăn.
Chủ quán cà phê lo lắng về tác động mà những vấn đề này đang gây ra đối với doanh nghiệp. Khách hàng đang phàn nàn và một số thậm chí đã chọn đến đối thủ thay vì đến quán. Chủ quán biết rằng cần phải làm gì đó để cải thiện hệ thống CNTT và duy trì hoạt động trơn tru của doanh nghiệp. Tuy nhiên, họ không rõ bắt đầu từ đâu hoặc làm thế nào để tìm ra giải pháp phù hợp với cả hai địa điểm.
Làm thế nào để xác định các câu chuyện người dùng từ các yêu cầu
Để xác định các câu chuyện người dùng từ mô tả vấn đề hoặc các bên liên quan, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Bắt đầu bằng việc hiểu rõ vấn đề hoặc nhu cầu của các bên liên quan. Vấn đề chính họ đang đối mặt là gì, hoặc họ cần hệ thống CNTT phải đạt được điều gì?
- Xác định các người dùng chính hoặc nhân vật đại diện sẽ tương tác với hệ thống CNTT. Điều này sẽ giúp bạn xác định các tính năng và chức năng cụ thể cần thiết cho hệ thống.
- Làm việc cùng các bên liên quan để chia nhỏ vấn đề hoặc nhu cầu thành các thành phần nhỏ hơn. Đặt các câu hỏi như: ‘Người dùng cần thực hiện những nhiệm vụ cụ thể nào?’ hay ‘Người dùng cần truy cập thông tin gì?’
- Viết mỗi thành phần dưới dạng một câu chuyện người dùng theo định dạng súc tích và rõ ràng, sử dụng cấu trúc ‘Là một [người dùng], tôi muốn [mục tiêu] để [lý do]’. Ví dụ: ‘Là một khách hàng, tôi muốn có thể đặt hàng trực tuyến để có thể bỏ qua hàng dài và tiết kiệm thời gian.’
- Ưu tiên các câu chuyện người dùng dựa trên giá trị đối với các bên liên quan và tác động của chúng đến hệ thống. Điều này sẽ giúp bạn xác định được câu chuyện người dùng nào cần được triển khai trước.
Bằng cách tuân theo các bước này, bạn có thể xác định được các câu chuyện người dùng phản ánh chính xác nhu cầu và mục tiêu của các bên liên quan, và có thể định hướng quá trình phát triển hệ thống CNTT theo cách linh hoạt và hiệu quả.
Xác định các câu chuyện người dùng
Dưới đây là một số câu chuyện người dùng cho hệ thống CNTT của quán cà phê:
- Là một nhân viên thu ngân, tôi muốn hệ thống POS nhanh và phản hồi tốt để tôi có thể xử lý đơn hàng nhanh chóng và phục vụ khách hàng mà không phải chờ đợi lâu.
- Là một quản lý, tôi muốn có thể theo dõi mức tồn kho theo thời gian thực để tôi có thể đặt hàng nguyên vật liệu trước khi hết và tránh tình trạng hết hàng.
- Là một nhân viên pha chế, tôi muốn hệ thống POS dễ sử dụng và trực quan để tôi có thể nhập đơn hàng đồ uống chính xác và tránh sai sót.
- Là một khách hàng, tôi muốn có thể đặt hàng và thanh toán bằng điện thoại di động để tôi có thể tránh phải đứng hàng dài và tiết kiệm thời gian.
- Là một quản lý, tôi muốn có thể tạo báo cáo doanh số và theo dõi doanh thu tại cả hai địa điểm để tôi có thể phát hiện xu hướng và đưa ra các quyết định kinh doanh thông thái.
- Là một nhân viên thu ngân, tôi muốn hệ thống POS có thể xử lý các đơn hàng phức tạp với nhiều tùy chỉnh để tôi có thể nhập chính xác các yêu cầu của khách hàng.
- Là một khách hàng, tôi muốn có thể tích điểm thành viên và đổi thưởng thông qua ứng dụng di động của quán cà phê để tôi có thể nhận được giảm giá và các sản phẩm miễn phí.
- Là một quản lý, tôi muốn hệ thống CNTT có thể mở rộng được để chúng tôi có thể dễ dàng thêm các địa điểm mới và mở rộng kinh doanh mà không cần phải thay thế hoàn toàn hệ thống.
- Là một nhân viên pha chế, tôi muốn có thể xem các công thức chi tiết và hướng dẫn chuẩn bị đồ uống qua hệ thống POS để tôi có thể pha chế đồ uống một cách nhất quán và đúng theo yêu cầu của khách hàng.
- Là một khách hàng, tôi muốn có thể xem thực đơn và xem thông tin dinh dưỡng cho từng món để tôi có thể đưa ra quyết định thông thái về việc đặt món.
Làm thế nào để ưu tiên một danh sách các câu chuyện người dùng
Để ưu tiên một danh sách các câu chuyện người dùng, bạn có thể sử dụng một kỹ thuật gọi là “ưu tiên MoSCoW”. Kỹ thuật này bao gồm việc phân loại mỗi câu chuyện người dùng vào một trong bốn danh mục: Phải có, Nên có, Có thể có, và Không có.
Dưới đây là bản tóm tắt ngắn gọn về từng danh mục:
- Phải có: Đây là những câu chuyện người dùng quan trọng cần được triển khai để hệ thống hoạt động. Chúng đại diện cho chức năng thiết yếu và không thể trì hoãn hoặc loại bỏ khỏi phạm vi dự án.
- Nên có: Đây là những câu chuyện người dùng quan trọng cần được bao gồm trong hệ thống, nhưng không phải là thiết yếu để hệ thống hoạt động. Chúng có thể bị trì hoãn hoặc loại bỏ nếu cần thiết, nhưng chỉ khi tác động đến dự án là nhỏ.
- Có thể có: Đây là những câu chuyện người dùng mong muốn, sẽ rất tốt nếu có, nhưng không phải là yếu tố then chốt cho thành công của hệ thống. Chúng có thể bị trì hoãn hoặc loại bỏ mà không gây ảnh hưởng lớn đến dự án.
- Không có: Đây là những câu chuyện người dùng không nằm trong phạm vi dự án hiện tại, hoặc đã bị giảm ưu tiên vì các lý do khác. Chúng có thể được xem xét cho các dự án tương lai, nhưng sẽ không được bao gồm trong vòng phát triển hiện tại.
Để ưu tiên một danh sách câu chuyện người dùng bằng phương pháp MoSCoW, bạn có thể:
- Xem xét từng câu chuyện người dùng và phân loại chúng vào một trong bốn danh mục (Phải có, Nên có, Có thể có hoặc Không có) dựa trên mức độ quan trọng và tác động đến hệ thống.
- Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đã đồng thuận về việc ưu tiên và hiểu rõ lý do đằng sau mỗi danh mục.
- Tập trung triển khai các câu chuyện người dùng Phải có trước, tiếp theo là các câu chuyện Nên có. Các câu chuyện Có thể có có thể được xem xét nếu thời gian và nguồn lực cho phép, trong khi các câu chuyện Không có có thể bị loại bỏ hoàn toàn khỏi dự án.
Bằng cách sử dụng phương pháp ưu tiên MoSCoW, bạn có thể đảm bảo rằng các câu chuyện người dùng quan trọng nhất được giải quyết trước, đồng thời vẫn giữ được tính linh hoạt và điều chỉnh phù hợp với tiến độ và nguồn lực của dự án.
Ví dụ
Dưới đây là một bảng ưu tiên các câu chuyện người dùng bằng phương pháp ưu tiên MoSCoW:
| Câu chuyện người dùng | Kích thước | Ưu tiên | Mô tả ngắn gọn | Giá trị |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Trung bình | Phải có | Hệ thống POS nhanh chóng và phản hồi tốt cho nhân viên thu ngân | Cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách giảm thời gian chờ |
| 2 | Lớn | Phải có | Theo dõi tồn kho theo thời gian thực cho quản lý | Ngăn ngừa hết hàng và cải thiện quản lý tồn kho |
| 3 | Nhỏ | Nên có | Hệ thống POS trực quan cho nhân viên pha chế | Giảm sai sót và cải thiện độ chính xác đơn hàng |
| 4 | Trung bình | Có thể có | Đặt hàng và thanh toán di động cho khách hàng | Tăng sự tiện lợi và sự hài lòng của khách hàng |
| 5 | Lớn | Nên có | Báo cáo doanh số và theo dõi doanh thu cho quản lý | Giúp nhận diện xu hướng và đưa ra quyết định kinh doanh thông minh |
| 6 | Nhỏ | Có thể có | Hệ thống POS có thể xử lý các đơn hàng phức tạp | Cải thiện độ chính xác đơn hàng và sự hài lòng của khách hàng |
| 7 | Trung bình | Có thể có | Điểm tích lũy và phần thưởng di động cho khách hàng | Tăng cường lòng trung thành của khách hàng và doanh thu từ khách quay lại |
| 8 | Lớn | Sẽ không có | Khả năng mở rộng của hệ thống CNTT | Hiện tại không cần thiết cho nhu cầu của doanh nghiệp |
| 9 | Nhỏ | Sẽ không có | Công thức chi tiết về đồ uống và hướng dẫn chuẩn bị cho nhân viên pha chế | Không phải là nhu cầu cấp thiết cho hoạt động hiện tại của doanh nghiệp |
| 10 | Nhỏ | Sẽ không có | Thực đơn và thông tin dinh dưỡng cho khách hàng | Không phải là nhu cầu cấp thiết cho hoạt động hiện tại của doanh nghiệp |
Lưu ý rằng việc ưu tiên có thể thay đổi tùy theo nhu cầu và mục tiêu cụ thể của quán cà phê.
Mở rộng một câu chuyện người dùng
Câu chuyện người dùng:Là một khách hàng, tôi muốn có thể đặt hàng thông qua ứng dụng di động của quán cà phê để tránh phải đứng chờ dài và thời gian chờ đợi.
1. Xác định phạm vi:Phạm vi của câu chuyện người dùng này là cho phép khách hàng đặt hàng thông qua ứng dụng di động của quán cà phê, với mục tiêu giảm thời gian chờ đợi và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Ứng dụng cần cho phép khách hàng duyệt thực đơn, chọn món, tùy chỉnh đơn hàng và thanh toán hóa đơn.
2. Chia nhỏ các nhiệm vụ:
- Phát triển giao diện ứng dụng di động cho khách hàng
- Tích hợp ứng dụng di động với hệ thống POS của quán cà phê
- Thực hiện tính năng duyệt thực đơn trong ứng dụng
- Thực hiện tính năng tùy chỉnh đơn hàng trong ứng dụng
- Thực hiện tính năng thanh toán trong ứng dụng
- Kiểm tra ứng dụng kỹ lưỡng để đảm bảo tính năng và khả năng sử dụng
3. Dự đoán nỗ lực:
- Phát triển giao diện ứng dụng di động cho khách hàng: 2 ngày
- Tích hợp ứng dụng di động với hệ thống POS của quán cà phê: 3 ngày
- Thực hiện tính năng duyệt thực đơn trong ứng dụng: 1 ngày
- Thực hiện tính năng tùy chỉnh đơn hàng trong ứng dụng: 2 ngày
- Thực hiện tính năng thanh toán trong ứng dụng: 3 ngày
- Kiểm tra ứng dụng kỹ lưỡng để đảm bảo tính năng và khả năng sử dụng: 5 ngày
4. Phân công vai trò và trách nhiệm:
- Nhà thiết kế UI/UX: Phát triển giao diện ứng dụng di động cho khách hàng
- Lập trình viên front-end: Thực hiện các tính năng duyệt thực đơn và tùy chỉnh đơn hàng trong ứng dụng
- Lập trình viên back-end: Tích hợp ứng dụng di động với hệ thống POS của quán cà phê và thực hiện tính năng thanh toán trong ứng dụng
- Kỹ sư đảm bảo chất lượng: Kiểm tra ứng dụng kỹ lưỡng để đảm bảo tính năng và khả năng sử dụng
5. Tạo kế hoạch:
- Tuần 1: Phát triển giao diện ứng dụng di động cho khách hàng, thực hiện tính năng duyệt thực đơn trong ứng dụng
- Tuần 2: Tích hợp ứng dụng di động với hệ thống POS của quán cà phê, thực hiện tính năng tùy chỉnh đơn hàng trong ứng dụng
- Tuần 3: Thực hiện tính năng thanh toán trong ứng dụng, kiểm tra ứng dụng kỹ lưỡng
- Tuần 4: Hoàn thiện kiểm thử và ra mắt ứng dụng di động
6. Xem xét tiến độ:Đội sẽ tổ chức các cuộc họp hàng ngày để xem xét tiến độ, xác định các vấn đề hoặc trở ngại và điều chỉnh khi cần thiết. Cuối mỗi tuần, đội sẽ tổ chức buổi tổng kết để phản ánh về tiến độ đạt được, đánh giá hiệu quả của kế hoạch và thực hiện các điều chỉnh cần thiết nhằm đảm bảo hoàn thành thành công câu chuyện người dùng.
Tạo một kế hoạch triển khai dựa trên Hướng dẫn từng bước
Dưới đây là một kế hoạch triển khai dưới dạng bảng dựa trên câu chuyện người dùng đầu tiên:
| Nhiệm vụ | Mô tả | Phân công cho | Nỗ lực dự kiến | Ngày bắt đầu | Ngày kết thúc |
|---|---|---|---|---|---|
| Phát triển giao diện ứng dụng di động | Thiết kế và phát triển giao diện ứng dụng di động cho khách hàng | Nhà thiết kế UI/UX | 2 ngày | Tuần 1, Ngày 1 | Tuần 1, Ngày 2 |
| Thực hiện tính năng duyệt thực đơn | Thực hiện một tính năng trong ứng dụng cho phép khách hàng duyệt thực đơn | Lập trình viên front-end | 1 ngày | Tuần 1, Ngày 3 | Tuần 1, Ngày 3 |
| Tích hợp ứng dụng di động với hệ thống POS | Kết nối ứng dụng di động với hệ thống POS của quán cà phê | Lập trình viên back-end | 3 ngày | Tuần 2, Ngày 1 | Tuần 2, Ngày 3 |
| Thực hiện tính năng tùy chỉnh đơn hàng | Thực hiện một tính năng trong ứng dụng cho phép khách hàng tùy chỉnh đơn hàng của họ | Lập trình viên front-end | 2 ngày | Tuần 2, Ngày 4 | Tuần 2, Ngày 5 |
| Thực hiện tính năng thanh toán | Thực hiện một tính năng trong ứng dụng cho phép khách hàng thanh toán đơn hàng của họ | Lập trình viên back-end | 3 ngày | Tuần 3, Ngày 1 | Tuần 3, Ngày 3 |
| Kiểm thử tính năng và tính dễ sử dụng của ứng dụng | Tiến hành kiểm thử kỹ lưỡng ứng dụng để đảm bảo nó hoạt động đúng như mong đợi và thân thiện với người dùng | Kỹ sư đảm bảo chất lượng | 5 ngày | Tuần 3, Ngày 4 | Tuần 4, Ngày 2 |
| Hoàn tất kiểm thử và phát hành | Hoàn tất kiểm thử, xử lý bất kỳ vấn đề nào được phát hiện và phát hành ứng dụng di động | Đội nhóm | – | Tuần 4, Ngày 3 | Tuần 4, Ngày 5 |
Ghi chú: Ngày bắt đầu và ngày kết thúc chỉ mang tính ví dụ và có thể điều chỉnh tùy theo tiến độ và thời gian sẵn có cụ thể của đội nhóm.
Tóm tắt
Bài viết này cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình phát triển Agile, đặc biệt tập trung vào tầm quan trọng của việc thu thập yêu cầu và xác định các câu chuyện người dùng. Nó giải thích các bước liên quan đến việc xác định câu chuyện người dùng, bao gồm phát biểu vấn đề, phỏng vấn các bên liên quan, thảo ý tưởng, ưu tiên hóa và tạo lập câu chuyện người dùng.
Hơn nữa, bài viết nhấn mạnh những lợi ích của việc xác định và ưu tiên các câu chuyện người dùng, chẳng hạn như cải thiện tỷ lệ người dùng chấp nhận và sự hài lòng, đẩy nhanh tiến độ phát triển và đưa ra các quyết định có căn cứ về việc triển khai những tính năng nào. Tổng thể, bài viết làm nổi bật tầm quan trọng của thiết kế lấy người dùng làm trung tâm và ưu tiên hóa trong phát triển Agile để đảm bảo kết quả thành công.