Bạn đã bao giờ tự hỏi làm thế nào các doanh nghiệp có thể vận hành như những cỗ máy được bôi trơn tốt, ngay cả khi đối mặt với những thay đổi và thách thức liên tục chưa? Câu trả lời nằm ở các quy trình kinh doanh của họ. Các quy trình kinh doanh là một chuỗi các nhiệm vụ và hoạt động mà các doanh nghiệp thực hiện để đạt được mục tiêu và mục đích của mình. Chúng là nền tảng của bất kỳ tổ chức nào và có thể quyết định thành công hay thất bại của một công ty.
Nhưng làm thế nào để các doanh nghiệp đảm bảo các quy trình của họ hiệu quả, hiệu suất cao và linh hoạt? Chính ở đây mà phân tích quy trình kinh doanh phát huy vai trò.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích phân tích quy trình kinh doanh là gì, tại sao nó quan trọng và cách thực hiện nó. Dù bạn là chủ doanh nghiệp, nhà quản lý hay đơn giản chỉ là người tò mò về cách các doanh nghiệp vận hành, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình thiết yếu giúp các doanh nghiệp vận hành trơn tru. Vậy hãy cùng bắt đầu!
Phân tích quy trình kinh doanh (BPA) là gì?
Phân tích quy trình kinh doanh (BPA) là việc đi sâu vào một quy trình kinh doanh để hiểu cách nó vận hành và làm thế nào để nó hoạt động hiệu quả hơn. Nó giống như việc mổ một con ếch, nhưng thay vì ếch, chúng ta đang nói về các quy trình. BPA bao gồm việc xem xét tất cả các thành phần tạo nên một quy trình – đầu vào, đầu ra, các hoạt động chính và nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc.
Hãy tưởng tượng BPA như một chiếc kính lúp giúp bạn phát hiện những khiếm khuyết và điểm nghẽn trong một quy trình có thể đang làm chậm tiến độ của bạn. Bằng cách này, bạn có thể xác định rõ điều gì không hoạt động và đưa ra kế hoạch khắc phục. Không có BPA, đội ngũ của bạn có thể lãng phí thời gian và công sức để giải quyết những vấn đề sai, hoặc tệ hơn là chuyển đổi từ phần mềm này sang phần mềm khác mà không giải quyết được các vấn đề cốt lõi. Vì vậy, đây thực sự là một việc rất quan trọng!
Phân tích quy trình kinh doanh (BPA) so với phân tích kinh doanh (BA): Sự khác biệt là gì?
Rất dễ nhầm lẫn giữa phân tích quy trình kinh doanh (BPA) với người anh em quen thuộc hơn là phân tích kinh doanh (BA). Nhưng dù nghe có vẻ giống nhau, chúng thực sự là hai thứ khác nhau.
Vậy điểm khác biệt chính giữa hai thứ này là gì? BPA tập trung vào việc phân tích các quy trình kinh doanh của bạn – chuỗi các bước bạn thực hiện để hoàn thành công việc. Trong khi đó, BA lại nhìn vào bức tranh tổng thể của toàn bộ doanh nghiệp.
Ví dụ, nếu bạn muốn tối ưu hóa quy trình theo dõi tài chính, bạn sẽ cần một BPA. Một chuyên gia phân tích kinh doanh sẽ xem xét kỹ lưỡng cách đội ngũ của bạn theo dõi ngân sách, mua hàng và doanh thu để xác định các khu vực cần cải thiện. Tuy nhiên, nếu bạn quan tâm hơn đến việc tìm cách tăng lợi nhuận tổng thể của doanh nghiệp, bạn sẽ cần một phân tích kinh doanh toàn diện để xem xét tài chính của bạn từ trên xuống dưới.
Tóm lại, BPA giống như phóng to vào chi tiết, trong khi BA giống như lùi lại để nhìn thấy bức tranh tổng thể.
Bạn nên sử dụng phân tích quy trình kinh doanh khi nào?
Bây giờ bạn đã biết BPA là gì, có lẽ bạn đang tự hỏi khi nào nên sử dụng nó. Tin tốt là có rất nhiều tình huống mà BPA có thể giúp cải thiện quy trình kinh doanh của bạn.
Dưới đây là một vài ví dụ:
- Khi bạn nhận thấy một sự suy giảm năng suất hoặc một tỷ lệ nhân viên nghỉ việc caoở một số khu vực nhất định trong doanh nghiệp của bạn. Đây thường là những dấu hiệu cảnh báo rằng có thể có vấn đề với quy trình của bạn cần được khắc phục.
- Khi bạn đang ra mắt một sản phẩm mới hoặc cấu trúc đội nhóm mớivà muốn đảm bảo rằng nó bền vững trong dài hạn. Một BPA có thể giúp bạn xác định xem các quy trình của bạn có sẵn sàng xử lý những thay đổi này hay không.
- Khi bạn đang nhận được sự gia tăng trong các khiếu nại từ khách hàng. Điều này có thể là dấu hiệu cho thấy các quy trình của bạn không đáp ứng được nhu cầu khách hàng, và một BPA có thể giúp bạn xác định điều gì đang sai.
- Khi các bên liên quan không rõ cách thực hiện một quy trình. Một BPA có thể giúp xác định các khu vực gây nhầm lẫn và tối ưu hóa quy trình cho tất cả những người tham gia.
- Khi bạn đang cân nhắc tự động hóa một quy trình. Một BPA có thể giúp bạn tối ưu hóa quy trình trước khi tự động hóa nó, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm căng thẳng trong dài hạn.
- Khi bạn muốnthay thế một quy trình bằng một phiên bản mới hoặc thực hiện những thay đổi lớn. Một phân tích quy trình kinh doanh (BPA) có thể giúp bạn xác định những gì cần được cải thiện và đảm bảo quá trình chuyển đổi sang quy trình mới diễn ra suôn sẻ.
Lợi ích của phân tích quy trình kinh doanh
Phân tích quy trình kinh doanh có thể là yếu tố thay đổi cuộc chơi đối với bất kỳ tổ chức nào. Bằng cách xem xét cẩn thận các quy trình của bạn, bạn có thể phát hiện khoảng trống, xác định nguồn lực, giảm thiểu sự trùng lặp và tạo ra luồng quy trình tốt hơn. Dưới đây là một số lợi ích chính của BPA:
Trước hết, các phân tích quy trình kinh doanh giúp phát hiện những điểm thiếu hụt trong các hoạt động quan trọng nhất của bạn. Bằng cách hiểu rõ nơi các quy trình của bạn đang thiếu sót, bạn có thể thực hiện những cải tiến ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Thứ hai, các phân tích quy trình kinh doanh giúp bạn hiểu rõ nguồn lực sẵn có cho từng quy trình. Điều này có thể giúp bạn xác định khi nào nên từ chối các dự án mới và đảm bảo rằng bạn có đủ năng lực và khả năng để thực hiện thêm công việc.
Các phân tích quy trình kinh doanh cũng giúp bạn tạo ra các quy trình mới phù hợp với văn hóa và môi trường hiện tại của bạn. Với những thay đổi liên tục trong môi trường và văn hóa, bạn có thể cần phải tạo ra các quy trình hoàn toàn mới phù hợp với thực tế mới.
Hơn nữa, các phân tích quy trình kinh doanh có thể giúp bạn giảm thiểu sự trùng lặp, bất hiệu quả và các điểm nghẽn, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí. Bằng cách xác định các khu vực cần cải thiện, bạn có thể tối ưu hóa quy trình và giảm hoặc loại bỏ công việc trùng lặp. Ngoài ra, việc có các quy trình tốt hơn có thể tăng tỷ lệ chấp nhận của nhân viên và tạo ra các luồng công việc hiệu quả hơn.
Cuối cùng, các phân tích quy trình kinh doanh có thể giúp bạn tạo ra một luồng quy trình tốt hơn, phù hợp với những thay đổi trong tổ chức của bạn. Bằng cách xây dựng mô hình quy trình tốt hơn, bạn có thể thực hiện các thay đổi và cập nhật thường xuyên theo thời gian thực, đảm bảo rằng các quy trình của bạn luôn được tối ưu hóa.
5 bước của phân tích quy trình kinh doanh
Một phương pháp phổ biến trong phân tích quy trình kinh doanh bao gồm năm bước.
Bước 1: Xem xét cách các quy trình của bạn phù hợp với các mục tiêu lớn hơn
Các quy trình của bạn nên hỗ trợ sứ mệnh và tầm nhìn của công ty. Do đó, bước đầu tiên của BPA là xem xét cách các quy trình của bạn phù hợp với bức tranh lớn hơn của tổ chức. Bạn cần đảm bảo rằng mỗi quy trình đều góp phần vào việc đạt được các mục tiêu dài hạn của công ty.
Bước 2: Thu thập dữ liệu về các quy trình hiện tại
Trước khi phân tích các quy trình của bạn, bạn cần thu thập thông tin về cách chúng hoạt động. Cách tốt nhất để làm điều này là phỏng vấn các bên liên quan chính, tạo bảng khảo sát và xem xét các chỉ số KPI và chỉ số hiệu suất. Bước này có thể mất một chút thời gian, nhưng nó rất quan trọng để hiểu rõ toàn diện về quy trình trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào.
Bước 3: Phân tích quy trình hiện tại
Sử dụng bản đồ quy trình kinh doanh, hãy tạo sơ đồ trực quan về các quy trình và luồng công việc của bạn. Điều này giúp bạn phát hiện ra bất kỳ mẫu hình hay khoảng trống nào trong luồng quy trình.
Bước 4: Xác định các cơ hội cải thiện
Trong bước phân tích, bạn sẽ phát hiện ra những sự trùng lặp và khoảng trống cần được giải quyết. Đây là những khu vực lý tưởng để cải thiện. Ví dụ, nếu bạn nhận thấy các nhà phát triển đang dành quá nhiều thời gian để lập kế hoạch cho danh sách công việc sprint, bạn có thể điều tra nguyên nhân gây chậm trễ và tìm ra các lựa chọn công nghệ mới giúp cải thiện giao tiếp.
Bước 5: Triển khai thay đổi
Sau khi xác định các khu vực cần cải thiện, bước cuối cùng là hành động và triển khai những thay đổi nhằm cải thiện quy trình của bạn. Cải tiến quy trình kinh doanh (BPI) là nơi bạn sử dụng toàn bộ thông tin thu thập được trong quá trình BPA để điều chỉnh và thay đổi quy trình, với trọng tâm là tăng lợi nhuận. BPA là hướng dẫn khám phá của bạn, giúp bạn hiểu rõ mọi khía cạnh của quy trình kinh doanh, còn BPI là kế hoạch hành động giúp bạn tối ưu hóa các quy trình này hoặc tạo ra những quy trình mới.
Các công cụ và kỹ thuật phân tích quy trình kinh doanh
Rất tốt khi biết phương pháp năm bước trong phân tích quy trình kinh doanh, nhưng việc có các kỹ thuật cụ thể để hiểu rõ các quy trình kinh doanh và các chỉ số hiệu suất của chúng cũng quan trọng không kém. Dưới đây là một số kỹ thuật phổ biến được sử dụng trong phân tích quy trình kinh doanh:
- Các công cụ mô hình hóa và bản đồ quy trình: Những công cụ này rất quan trọng đối với BPA. Các sơ đồ Business Process Model and Notation (BPMN) thường được sử dụng để trực quan hóa luồng công việc và hiểu rõ hoạt động kinh doanh. Chúng giúp xác định các điểm nghẽn và đề xuất cách cải thiện quy trình. Ngoài ra, các công cụ trực quan này cũng có thể được dùng để đào tạo nhân viên và minh họa cách cải tiến quy trình phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn.
- Phân tích nguyên nhân gốc rễ: Kỹ thuật này giúp bạn xác định nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề và đảm bảo rằng nó phù hợp với các mục tiêu rộng lớn hơn của công ty.
- Phân tích SWOT: SWOT là viết tắt của Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Thách thức. Phân tích này cung cấp những hiểu biết quý giá về điểm mạnh và điểm yếu của quy trình của bạn, cũng như các cơ hội và thách thức mà chúng phải đối mặt.
- Phân tích khoảng cách: Các phân tích khoảng cách cho bạn thấy sự khác biệt giữa quy trình hiện tại và kết quả mong muốn của bạn. Bằng cách xác định những khoảng cách này, bạn có thể nỗ lực lấp đầy chúng và cải thiện hiệu suất tổng thể của mình.
Phân tích Quy trình Kinh doanh và Visual Paradigm
Visual Paradigm là một công cụ tuyệt vời giúp bạn ở các giai đoạn khác nhau của phân tích quy trình kinh doanh. Hãy cùng khám phá một số tính năng có thể hỗ trợ bạn trong phân tích quy trình kinh doanh.
Mô hình hóa Quy trình Kinh doanh
Visual Paradigm là sản phẩm được trao giải thưởng, nổi tiếng với khả năng mô hình hóa trực quan. Nó hỗ trợ nhiều ngôn ngữ mô hình hóa, bao gồm cả Mô hình và Ký hiệu Quy trình Kinh doanh (BPMN). Bạn có thể dễ dàng tạo các mô hình quy trình kinh doanh chuyên nghiệp bằng công cụ BPMN của Visual Paradigm, cung cấp khả năng mô hình hóa xuất sắc. Bạn có thể cấu trúc mô hình của mình, chia nhỏ thành nhiều sơ đồ, tái sử dụng các tài sản mô hình và tạo báo cáo chuyên nghiệp cho các sơ đồ của mình.
Tìm hiểu thêm: Công cụ Mô hình và Ký hiệu Quy trình Kinh doanh
Bản đồ Tái cấu trúc Quy trình Kinh doanh
Bản đồ Tái cấu trúc Quy trình Kinh doanh là một bản đồ quy trình hướng dẫn bạn đi qua toàn bộ quá trình Cải tiến Quy trình Kinh doanh, bao gồm Phân tích Quy trình Kinh doanh và việc triển khai các thay đổi đã lên kế hoạch. Mỗi mục trên bản đồ bao gồm một chuỗi các bước cần thực hiện, cùng với các sản phẩm đầu ra cần thiết để hoàn thành các bước đó. Tính năng này không chỉ cung cấp cho bạn một hướng dẫn cho phân tích quy trình kinh doanh mà còn cung cấp một kho lưu trữ để quản lý các tài sản cần thiết ở các giai đoạn khác nhau của quá trình phân tích.
Tìm hiểu thêm: Bản đồ Tái cấu trúc Quy trình Kinh doanh
Hướng dẫn toàn bộ Chu kỳ vòng đời Quản lý Dự án
Sau khi đã xây dựng kế hoạch triển khai, bạn có thể sử dụng các công cụ và kỹ năng quản lý dự án của Visual Paradigm để đảm bảo các thay đổi được triển khai một cách hiệu quả và hiệu suất cao. Hướng dẫn toàn bộ Chu kỳ vòng đời Quản lý Dự án cung cấp một bản đồ trực quan về các nhiệm vụ liên quan đến quản lý dự án, dẫn dắt bạn qua toàn bộ quá trình quản lý dự án.
Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn toàn bộ Chu kỳ vòng đời Quản lý Dự án
Bản đồ quy trình Quản lý Dự án theo thời gian thực
Với công cụ này, bạn sẽ nhận được một mẫu quy trình quản lý dự án sẵn sàng sử dụng, đi kèm với các nhiệm vụ được thiết kế để dẫn dắt đội nhóm của bạn qua quá trình linh hoạt, từng bước trong việc hoàn thành các sản phẩm quản lý dự án. Mỗi nhiệm vụ bao gồm hướng dẫn chi tiết, từng bước và các ví dụ minh họa, giúp đội nhóm của bạn làm việc linh hoạt, theo thứ tự hoặc song song, để hoàn thành công việc.
Tìm hiểu thêm: Bản đồ quy trình Quản lý Dự án theo thời gian thực