Giới thiệu
Trong bối cảnh kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng như hiện nay, các phương pháp Agile đã trở thành nền tảng của quản lý dự án và phát triển sản phẩm. Các nguyên tắc và thực hành Agile mang đến cho tổ chức sự linh hoạt và khả năng phản ứng cần thiết để phát triển mạnh trong các thị trường năng động. Một khía cạnh quan trọng của Agile là cấu trúc đội nhóm, và hai cách tiếp cận phổ biến nổi bật lên: đội đa chức năng và đội tự tổ chức, tự quản lý. Trong khám phá này, chúng ta sẽ đi sâu vào những khác biệt giữa các cấu trúc đội nhóm này, làm rõ những đặc điểm riêng biệt, lợi ích và ứng dụng của chúng. Hãy cùng chúng tôi đi dọc theo bức tranh Agile để hiểu rõ hơn cách các cấu trúc đội nhóm này ảnh hưởng đến thành công của dự án và sự linh hoạt của tổ chức.
Các đội tự tổ chức là một khái niệm cốt lõi trong các phương pháp Agile, nhấn mạnh vào sự tự chủ và sự tham gia tích cực của các thành viên trong đội. Dưới đây là phân tích các điểm chính từ phát biểu của bạn:
- Tự chủ: Các đội tự tổ chức được trao quyền tự chủ cao. Họ chịu trách nhiệm xác định cách thức hoàn thành công việc và không bị chỉ đạo bởi các cơ quan bên ngoài hay quản lý. Sự tự chủ này trao quyền cho các thành viên trong đội đưa ra quyết định về quy trình và nhiệm vụ của họ.
- Lựa chọn phương pháp làm việc: Các đội tự tổ chức có quyền tự do lựa chọn phương pháp tốt nhất để hoàn thành công việc. Họ không bị quy định một bộ nhiệm vụ hay phương pháp cụ thể; thay vào đó, họ cùng nhau quyết định cách thức đạt được mục tiêu.
- Sự tham gia tích cực: Các thành viên trong đội tham gia tích cực vào tất cả các thực hành và sự kiện Agile. Điều này bao gồm các hoạt động như lập kế hoạch sprint, họp hàng ngày, đánh giá sprint và buổi phản tư. Nhờ sự tham gia tích cực, các thành viên trong đội hợp tác, chia sẻ thông tin và cùng nhau đưa ra quyết định.
- Sự phát triển: Các đội tự tổ chức phát triển theo thời gian. Khi các thành viên trong đội ngày càng quen thuộc với các nguyên tắc và thực hành Agile, họ học cách làm việc hiệu quả hơn, cải thiện quy trình và thích nghi với những thay đổi trong hoàn cảnh. Sự phát triển này là kết quả tự nhiên của sự tham gia tích cực và tự chủ.
- Thiếu vắng sự chỉ đạo từ trên xuống: Khác với các phương pháp quản lý truyền thống, nơi các quyết định thường do quản lý đưa ra và áp đặt lên đội, các đội tự tổ chức dựa vào việc ra quyết định tập thể và không phụ thuộc vào sự chỉ đạo hay kiểm soát từ trên xuống.
Tổng quan lại, các đội tự tổ chức là một thành phần cốt lõi trong các phương pháp Agile, thúc đẩy văn hóa hợp tác, trao quyền và cải tiến liên tục. Cách tiếp cận này phù hợp với các nguyên tắc Agile nhấn mạnh vào con người và sự tương tác hơn là quy trình và công cụ, và thường dẫn đến những kết quả hiệu quả và sáng tạo hơn.
Đội đa chức năng so với Đội tự tổ chức so với Đội tự quản lý
Có những khác biệt giữa các đội đa chức năng và các đội tự tổ chức, tự quản lý trong bối cảnh các phương pháp Agile. Hai khái niệm này có liên hệ với nhau nhưng đại diện cho những khía cạnh khác nhau về cách các đội được cấu trúc và vận hành trong các khung Agile như Scrum hay Kanban. Dưới đây là tổng quan về từng khái niệm và sự khác biệt giữa chúng:
- Đội đa chức năng:
- Thành phần: Các đội đa chức năng thường bao gồm những cá nhân với các kỹ năng và chuyên môn đa dạng cần thiết để hoàn thành công việc yêu cầu cho một dự án hoặc bước tiến sản phẩm cụ thể. Điều này bao gồm các thành viên với các kỹ năng kỹ thuật khác nhau, kiến thức chuyên môn và vai trò khác nhau (ví dụ: lập trình viên, nhà thiết kế, kiểm thử viên và chuyên gia phân tích kinh doanh).
- Trọng tâm: Trọng tâm chính của các đội đa chức năng là đảm bảo rằng tất cả các kỹ năng và vai trò cần thiết đều được đại diện trong đội, nhằm giảm thiểu sự phụ thuộc vào nguồn lực hoặc đội bên ngoài. Mục tiêu là có đầy đủ chuyên môn cần thiết để giao một bước tiến sản phẩm hoàn chỉnh hoặc dự án trong chính đội nhóm.
- Trách nhiệm: Các đội đa chức năng được kỳ vọng hợp tác cùng nhau để cung cấp các bước tiến có giá trị cho sản phẩm. Họ tuân theo một quy trình được xác định, thường bao gồm lập kế hoạch sprint, họp hàng ngày và đánh giá sprint, để đạt được mục tiêu.
- Đội tự tổ chức, tự quản lý:
- Tự chủ: Các đội tự tổ chức, tự quản lý có mức độ tự chủ và trách nhiệm cao. Họ được trao quyền để đưa ra quyết định về cách thức làm việc, tổ chức nhiệm vụ và hợp tác với nhau để đạt được mục tiêu.
- Cấu trúc: Các đội này không có cấu trúc hay cấp bậc được xác định trước. Thay vào đó, các thành viên trong đội cùng nhau quyết định cách tổ chức bản thân, phân bổ nhiệm vụ và giải quyết các thách thức. Lãnh đạo và ra quyết định thường được phân bổ giữa các thành viên.
- Trách nhiệm: Các đội tự tổ chức chịu trách nhiệm đặt ra mục tiêu của riêng mình, xác định cách thức đạt được và liên tục cải thiện quy trình của họ. Họ nắm giữ trách nhiệm đối với công việc của mình và chịu trách nhiệm về việc mang lại giá trị cho khách hàng.
Mặc dù các đội đa chức năng tập trung vào việc đảm bảo rằng tất cả các kỹ năng cần thiết đều hiện diện trong đội, các đội tự tổ chức nhấn mạnh vào tự chủ và ra quyết định tập thể. Điều quan trọng cần lưu ý là hai khái niệm này không loại trừ nhau, và các đội Agile có thể kết hợp cả hai yếu tố. Ví dụ, một đội đa chức năng cũng có thể là tự tổ chức và tự quản lý, với các thành viên tự đảm nhận vai trò lãnh đạo và ra quyết định.
Trong thực tế, các tổ chức Agile có thể lựa chọn cấu trúc đội nhóm dựa trên nhu cầu cụ thể và bản chất công việc của họ. Điều cốt lõi là xây dựng một văn hóa hợp tác, linh hoạt và lấy khách hàng làm trung tâm, giúp các đội có thể cung cấp giá trị một cách hiệu quả và hiệu suất cao.
Dưới đây là một bảng so sánh ngắn gọn giữa các đội đa chức năng, đội tự tổ chức và đội tự quản lý trong bối cảnh Agile:
| Khía cạnh | Đội đa chức năng | Các đội tự tổ chức | Các đội tự quản lý |
|---|---|---|---|
| Cơ cấu đội nhóm | Kỹ năng và vai trò đa dạng | Kỹ năng và vai trò đa dạng | Kỹ năng và vai trò đa dạng |
| Tự chủ | Trung bình | Cao | Cao |
| Quyết định | Sự đồng thuận của đội | Sự đồng thuận của đội | Sự đồng thuận của đội |
| Cấu trúc tổ chức | Theo cấp bậc | Phẳng hoặc phi tập trung | Phẳng hoặc phi tập trung |
| Lãnh đạo | Các vai trò truyền thống tồn tại | Chia sẻ hoặc phân tán | Chia sẻ hoặc phân tán |
| Trách nhiệm | Cá nhân và dựa trên đội | Dựa trên đội | Dựa trên đội |
| Phụ thuộc vào nguồn lực bên ngoài | Tối thiểu | Tối thiểu | Tối thiểu |
| Tập trung | Đa dạng kỹ năng | Tự chủ và hợp tác | Tự chủ và trách nhiệm |
| Giao tiếp | Có cấu trúc và trang trọng | Mở và không trang trọng | Mở và không trang trọng |
| Kiểm soát quy trình | Quy trình được xác định | Quy trình tự đề ra | Quy trình tự đề ra |
| Tính linh hoạt | Trung bình | Cao | Cao |
Vui lòng lưu ý rằng đây là những đặc điểm chung, và việc triển khai thực tế các cấu trúc đội nhóm này có thể khác nhau tùy thuộc vào khung Agile cụ thể, tổ chức và yêu cầu dự án. Trong thực tế, một số đội nhóm có thể kết hợp các yếu tố của các cấu trúc này để phù hợp với nhu cầu của mình, nhằm đạt được sự cân bằng giữa đa dạng kỹ năng, tự chủ và trách nhiệm.
Chọn như thế nào?
Việc lựa chọn giữa các đội nhóm đa chức năng, đội nhóm tự tổ chức và đội nhóm tự quản lý thực sự cần liên quan đến mức độ chín muồi của quá trình Agile trong đội nhóm và toàn tổ chức. Mức độ chín muồi của quá trình Agile có thể ảnh hưởng đáng kể đến cấu trúc đội nhóm phù hợp nhất. Dưới đây là cách mức độ chín muồi của quá trình Agile có thể ảnh hưởng đến quyết định này:
- Mức độ chín muồi Agile thấp:
- Đội nhóm đa chức năng: Khi một tổ chức hoặc đội nhóm mới bắt đầu áp dụng các thực hành Agile và có mức độ chín muồi Agile thấp, việc bắt đầu với các đội nhóm đa chức năng có thể là lựa chọn hợp lý. Các đội nhóm đa chức năng giúp đảm bảo rằng tất cả các kỹ năng cần thiết đều có mặt trong đội nhóm, giảm thiểu sự phụ thuộc bên ngoài và đơn giản hóa việc phối hợp.
- Mức độ chín muồi Agile trung bình:
- Đội nhóm tự tổ chức: Khi đội nhóm tích lũy được nhiều kinh nghiệm với các phương pháp Agile, họ có thể bắt đầu chuyển sang các đội nhóm tự tổ chức. Ở giai đoạn này, các thành viên trong đội nhóm ngày càng cảm thấy thoải mái hơn với các nguyên tắc và thực hành Agile, và có thể bắt đầu tự chủ hơn trong việc tổ chức công việc và đưa ra quyết định một cách hợp tác.
- Mức độ chín muồi Agile cao:
- Đội nhóm tự quản lý: Trong các tổ chức hoặc đội nhóm Agile trưởng thành cao, nơi các cá nhân có hiểu biết sâu sắc về các nguyên tắc và thực hành Agile, các đội tự quản trở thành một lựa chọn khả thi. Những đội này có khả năng đặt ra mục tiêu của riêng mình, quản lý quy trình của mình và đưa ra các quyết định quan trọng mà không cần sự giám sát bên ngoài quá mức.
Rất quan trọng là phải đánh giá mức độ trưởng thành Agile của đội nhóm và tổ chức, đồng thời điều chỉnh lựa chọn cấu trúc đội nhóm phù hợp với mức độ trưởng thành này. Việc cố gắng triển khai các đội tự tổ chức hoặc tự quản mà không có đủ mức độ trưởng thành Agile có thể dẫn đến những thách thức và không mang lại lợi ích mong muốn. Ngược lại, trong môi trường Agile trưởng thành cao, việc sử dụng các đội đa chức năng có thể bị xem là hạn chế.
Việc lựa chọn cấu trúc đội nhóm nên là một quyết định có chủ ý, xem xét đến mức độ trưởng thành Agile của đội nhóm và tổ chức, cùng với các yếu tố bối cảnh khác như bản chất của dự án và mức độ sẵn sàng của đội nhóm đối với sự tự chủ và tự quản tăng cường.
Tóm tắt
Các khung Agile đã cách mạng hóa cách các đội nhóm hợp tác và mang lại giá trị cho khách hàng. Trong số các thành phần nhiều vô số mà định nghĩa thành công Agile, việc lựa chọn cấu trúc đội nhóm đóng vai trò then chốt. Trong bài viết này, chúng tôi đã xem xét hai phương pháp cơ bản: các đội đa chức năng và các đội tự tổ chức, tự quản.
Các đội đa chức năng tập hợp những cá nhân với các kỹ năng đa dạng, đảm bảo rằng tất cả chuyên môn cần thiết cho một dự án đều nằm trong chính đội nhóm đó. Mục tiêu chính của họ là giảm thiểu sự phụ thuộc vào nguồn lực bên ngoài và đạt được sự hiểu biết toàn diện về sản phẩm hoặc dự án.
Mặt khác, các đội tự tổ chức, tự quản thể hiện tinh thần tự chủ và trách nhiệm. Những đội này được đặc trưng bởi khả năng đưa ra quyết định một cách tập thể, phân bổ nhiệm vụ và chịu trách nhiệm về công việc của mình. Họ phát triển mạnh mẽ nhờ vào sự tự chủ và tính minh bạch.
Cuối cùng, việc lựa chọn giữa hai cấu trúc đội nhóm này phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của tổ chức, bản chất của dự án và mức độ tự chủ mong muốn của đội nhóm. Bằng cách hiểu rõ sự khác biệt và lợi thế của mỗi phương pháp, các tổ chức có thể đưa ra quyết định sáng suốt, góp phần vào thành công Agile của mình.