Chuyển tới nội dung
Read this post in: de_DEen_USes_ESfr_FRid_IDjapl_PLpt_PTru_RUvizh_CNzh_TW
Home » TOGAF » TOGAF ADM: 10 kỹ thuật hàng đầu – Phần 2: Quản lý bên liên quan

TOGAF ADM: 10 kỹ thuật hàng đầu – Phần 2: Quản lý bên liên quan

Hướng dẫn để giành được sự ủng hộ cho các dự án kiến trúc của bạn: Quản lý bên liên quan

Kiến trúc doanh nghiệp thành công đòi hỏi sự hỗ trợ từ nhiều bên liên quan, bao gồm các nhà lãnh đạo kinh doanh, chuyên gia CNTT và người dùng cuối. Khả năng quản lý hiệu quả các bên liên quan này là yếu tố then chốt quyết định thành công của bất kỳ dự án kiến trúc nào. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá việc quản lý bên liên quan trong bối cảnh Khung kiến trúc của Tổ chức Mở (TOGAF) ADM, và cung cấp một hướng dẫn cho các chuyên gia kiến trúc nhằm giành được sự ủng hộ cho các dự án của họ.

What's New in Visual Paradigm?

Hiểu rõ về quản lý bên liên quan trong TOGAF ADM

Quản lý bên liên quan là quá trình xác định, thấu hiểu và tham gia với các cá nhân và nhóm có lợi ích thiết yếu đối với thành công của một dự án kiến trúc. Trong TOGAF ADM, quản lý bên liên quan là một thành phần then chốt của Phương pháp Phát triển Kiến trúc (ADM), là một quy trình từng bước để phát triển và triển khai kiến trúc doanh nghiệp.

Quy trình quản lý bên liên quan trong TOGAF ADM bao gồm một số bước then chốt, bao gồm:

  1. Xác định các bên liên quan:Bước đầu tiên trong quản lý bên liên quan là xác định tất cả các cá nhân và nhóm có liên quan đến dự án kiến trúc. Điều này có thể bao gồm các nhà lãnh đạo kinh doanh, chuyên gia CNTT, người dùng cuối và các bên liên quan khác có thể bị ảnh hưởng bởi dự án.
  2. Hiểu rõ nhu cầu và yêu cầu của bên liên quan:Sau khi đã xác định được các bên liên quan, bước tiếp theo là thấu hiểu nhu cầu và yêu cầu của họ. Điều này bao gồm việc tương tác với các bên liên quan để thu thập thông tin về mục tiêu, mục đích và những lo ngại liên quan đến dự án kiến trúc.
  3. Xây dựng kế hoạch tham gia của bên liên quan:Dựa trên thông tin thu thập được từ các bên liên quan, một kế hoạch tham gia của bên liên quan được xây dựng. Kế hoạch này nêu rõ cách chuyên gia kiến trúc sẽ tương tác với từng bên liên quan, bao gồm các kênh truyền thông và tần suất tương tác.
  4. Tương tác với các bên liên quan:Bước tiếp theo là tương tác với các bên liên quan theo đúng kế hoạch tham gia. Điều này có thể bao gồm các cuộc họp định kỳ, trình bày hoặc các hình thức truyền thông khác để giữ cho các bên liên quan được cập nhật và tham gia vào dự án.
  5. Giám sát và điều chỉnh việc tham gia của bên liên quan:Trong suốt quá trình dự án, kế hoạch tham gia của bên liên quan được giám sát và điều chỉnh khi cần thiết. Điều này đảm bảo rằng các bên liên quan tiếp tục tham gia và ủng hộ dự án kiến trúc.

Các thực hành tốt nhất trong quản lý bên liên quan trong TOGAF ADM

Để quản lý hiệu quả các bên liên quan trong TOGAF ADM, các chuyên gia kiến trúc nên tuân theo các thực hành tốt nhất sau:

Collaborative Online Diagram Tool

  1. Bắt đầu sớm:Quản lý bên liên quan nên bắt đầu ngay từ đầu của dự án kiến trúc. Điều này đảm bảo rằng các bên liên quan được tham gia và được thông tin ngay từ đầu, giúp xây dựng sự ủng hộ cho dự án.
  2. Giao tiếp rõ ràng và thường xuyên:Giao tiếp rõ ràng và thường xuyên là yếu tố then chốt trong quản lý bên liên quan. Các chuyên gia kiến trúc cần đảm bảo rằng các bên liên quan được cập nhật thường xuyên về tiến độ của dự án và cách nó phù hợp với các mục tiêu và mục đích của tổ chức.
  3. Điều chỉnh hình thức tham gia theo từng bên liên quan:Các bên liên quan khác nhau có thể có những nhu cầu và yêu cầu khác nhau về hình thức tham gia. Các chuyên gia kiến trúc cần điều chỉnh hình thức tham gia phù hợp với từng bên liên quan để đảm bảo họ tiếp tục tham gia và ủng hộ dự án.
  4. Lắng nghe phản hồi:Các bên liên quan có thể có những lo ngại hoặc phản đối đối với dự án kiến trúc. Các chuyên gia kiến trúc cần lắng nghe phản hồi và giải quyết mọi lo ngại để xây dựng niềm tin và sự ủng hộ cho dự án.
  5. Công khai minh bạch:Quản lý bên liên quan cần minh bạch, với việc các bên liên quan được tiếp cận tất cả thông tin liên quan đến dự án. Điều này giúp xây dựng niềm tin và sự ủng hộ cho dự án.

Hướng dẫn từng bước để triển khai quy trình quản lý bên liên quan

Dưới đây là hướng dẫn từng bước cho từng trong 5 bước then chốt trong quản lý bên liên quan cho TOGAF ADM:

  1. Xác định các bên liên quan: a. Xác định tất cả cá nhân và nhóm có liên quan đến dự án kiến trúc. Điều này bao gồm các nhà lãnh đạo kinh doanh, chuyên gia CNTT, người dùng cuối và các bên liên quan khác có thể bị ảnh hưởng bởi dự án. b. Thu thập thông tin về từng bên liên quan, bao gồm vai trò, trách nhiệm và mức độ ảnh hưởng trong tổ chức. c. Tạo bảng đăng ký hoặc ma trận bên liên quan để ghi chép thông tin thu thập được về từng bên liên quan.
  2. Hiểu nhu cầu và yêu cầu của các bên liên quan: a. Tương tác với các bên liên quan để thu thập thông tin về mục tiêu, mục đích và mối quan tâm của họ liên quan đến dự án kiến trúc. b. Tiến hành phỏng vấn, nhóm tập trung, khảo sát hoặc các phương pháp khác để thu thập thông tin. c. Phân tích thông tin thu thập được để xác định các chủ đề chung hoặc các khu vực quan tâm.
  3. Xây dựng kế hoạch tham gia của các bên liên quan: a. Dựa trên thông tin thu thập được từ các bên liên quan, xây dựng kế hoạch tham gia của các bên liên quan. b. Kế hoạch tham gia nên bao gồm các kênh truyền thông và tần suất tương tác với từng bên liên quan. c. Kế hoạch tham gia cũng nên xem xét mức độ tham gia cần thiết cho từng bên liên quan, chẳng hạn như cập nhật cấp cao hoặc các cuộc thảo luận chi tiết.
  4. Tương tác với các bên liên quan: a. Tuân theo kế hoạch tham gia để tương tác với các bên liên quan trong suốt dự án. b. Truyền đạt rõ ràng và thường xuyên, đồng thời điều chỉnh thông tin phù hợp với nhu cầu của từng bên liên quan. c. Phản hồi kịp thời đối với phản hồi và mối quan tâm của các bên liên quan.
  5. Giám sát và điều chỉnh việc tham gia của các bên liên quan: a. Giám sát liên tục việc tham gia của các bên liên quan để đảm bảo họ tiếp tục tham gia và ủng hộ dự án. b. Điều chỉnh kế hoạch tham gia khi cần thiết dựa trên phản hồi từ các bên liên quan hoặc những thay đổi trong dự án. c. Duy trì tài liệu chính xác về các hoạt động tham gia của các bên liên quan.

Có rất nhiều mẫu và công cụ quản lý bên liên quan sẵn có, chẳng hạn như các mẫu phân tích bên liên quan, kế hoạch tham gia bên liên quan và mẫu truyền thông bên liên quan. Những công cụ này có thể hữu ích trong việc ghi chép và theo dõi các hoạt động tham gia của bên liên quan trong suốt dự án. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải điều chỉnh các mẫu này cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của dự án và các bên liên quan tham gia.

Ví dụ: mẫu phân tích bên liên quan

Mẫu này có thể được tùy chỉnh dựa trên nhu cầu cụ thể của dự án và các bên liên quan tham gia. Mẫu này có thể được sử dụng để ghi chép thông tin bên liên quan và xác định các rủi ro và mối quan tâm tiềm tàng. Nó cũng có thể giúp xây dựng các chiến lược tham gia được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu của từng bên liên quan.

Dưới đây là một ví dụ về mẫu phân tích bên liên quan:

Tên bên liên quan Vai trò/Nhiệm vụ Mức độ ảnh hưởng Nhu cầu/Lợi ích Rủi ro/Tác động tiềm tàng Chiến lược tham gia
John Smith Người tài trợ kinh doanh Cao Tăng lợi nhuận Chậm trễ dự án ảnh hưởng đến mục tiêu tài chính Cập nhật tiến độ dự án hàng tháng và các cuộc họp hội đồng điều phối quý
Jane Doe Giám đốc CNTT Trung bình Đảm bảo tích hợp hệ thống Rủi ro bảo mật liên quan đến công nghệ mới Cập nhật tình trạng hàng tuần và thảo luận bất thường khi cần thiết
Mark Johnson Đại diện người dùng cuối Thấp Độ dễ sử dụng Thiếu đào tạo và hỗ trợ cho hệ thống mới Thử nghiệm người dùng và nhóm tập trung trong suốt dự án

Ví dụ: kế hoạch tham gia của bên liên quan

Kế hoạch tham gia của bên liên quan này nêu rõ các kênh truyền thông và tần suất tham gia cho từng bên liên quan. Nó cũng xem xét mức độ tham gia cần thiết cho từng bên liên quan dựa trên vai trò và trách nhiệm của họ. Kế hoạch này có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của dự án và các bên liên quan tham gia. Nó có thể giúp đảm bảo rằng các bên liên quan duy trì sự tham gia và được cập nhật thông tin trong suốt dự án, và rằng thông tin được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu cụ thể của họ.
Dưới đây là một ví dụ về kế hoạch tham gia của bên liên quan:
Bên liên quan Kênh truyền thông Tần suất Mức độ tham gia
John Smith, Người tài trợ doanh nghiệp Cập nhật tiến độ dự án hàng tháng và các cuộc họp hội đồng điều phối định kỳ quý Hàng tháng và hàng quý Cập nhật cấp cao và ra quyết định
Jane Doe, Quản lý CNTT Cập nhật tình trạng hàng tuần và thảo luận bất thường khi cần thiết Hàng tuần hoặc khi cần Thảo luận chi tiết về các vấn đề liên quan đến CNTT
Mark Johnson, Đại diện người dùng cuối Thử nghiệm người dùng và nhóm tập trung trong suốt dự án Theo định kỳ trong suốt dự án Thảo luận chi tiết về yêu cầu người dùng và phản hồi

Ví dụ: mẫu giao tiếp với bên liên quan

Mẫu giao tiếp với bên liên quan này có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của dự án và các bên liên quan tham gia. Nó cung cấp bản cập nhật ngắn gọn về tiến độ và tiến độ dự án, và khuyến khích các bên liên quan đưa ra phản hồi hoặc đặt câu hỏi. Nó có thể giúp đảm bảo rằng các bên liên quan luôn được cập nhật và tham gia trong suốt dự án.

Dưới đây là một ví dụ về mẫu giao tiếp với bên liên quan:

———————————————————————————

Chủ đề: Cập nhật dự án – Quý 1 năm 2022

Kính gửi [Tên Bên liên quan],

Tôi muốn dành một chút thời gian để cập nhật cho bạn về tiến độ của dự án [Tên dự án] của chúng ta. Chúng tôi đã hoàn thành thành công quý đầu tiên của dự án và muốn chia sẻ một số thành tựu của chúng tôi với bạn.

[Vui lòng bao gồm bản tóm tắt ngắn về tiến độ dự án, chẳng hạn như các mốc hoàn thành, các thử nghiệm thành công hoặc các thành tựu liên quan khác].

Chúng tôi cũng muốn nhân cơ hội này để nhắc nhở bạn về tiến độ dự án và ngày hoàn thành dự kiến của chúng tôi [Liệt kê tiến độ và ngày hoàn thành dự kiến].

Như thường lệ, chúng tôi hoan nghênh mọi phản hồi hoặc lo ngại mà bạn có thể có. Vui lòng đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi nếu có bất kỳ câu hỏi hay nhận xét nào.

Cảm ơn bạn vì sự hỗ trợ liên tục dành cho dự án của chúng tôi.

Trân trọng, [Tên của bạn]

———————————————————————————

Ví dụ thực tế: giao tiếp với bên liên quan

Mẫu giao tiếp với bên liên quan này cung cấp bản cập nhật ngắn gọn về tiến độ của dự án chuyển đổi đám mây, bao gồm các mốc hoàn thành và ngày dự kiến hoàn thành. Mẫu này khuyến khích các bên liên quan đưa ra phản hồi hoặc đặt câu hỏi, và giúp đảm bảo rằng các bên liên quan luôn được cập nhật và tham gia tích cực trong suốt dự án.

Chủ đề: Cập nhật dự án – Quý 1 năm 2022

Thân gửi John,

Tôi muốn dành một chút thời gian để cập nhật cho bạn về tiến độ của dự án chuyển đổi đám mây của chúng tôi. Chúng tôi đã hoàn thành thành công quý đầu tiên của dự án và muốn chia sẻ một số thành tựu của chúng tôi với bạn.

Chúng tôi đã hoàn thành giai đoạn đánh giá của dự án, bao gồm phân tích chi tiết về cơ sở hạ tầng và ứng dụng CNTT hiện tại. Chúng tôi cũng đã xác định được nhà cung cấp dịch vụ đám mây phù hợp nhất và đã bắt đầu quá trình chuyển một số ứng dụng ít quan trọng hơn sang môi trường đám mây.

Ngày hoàn thành dự kiến của dự án là tháng 12 năm 2022, và hiện tại chúng tôi đang trên đà đạt được mốc thời gian này.

Như thường lệ, chúng tôi hoan nghênh mọi phản hồi hoặc lo ngại mà bạn có thể có. Vui lòng đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi nếu có bất kỳ câu hỏi hay nhận xét nào.

Cảm ơn bạn vì sự hỗ trợ liên tục dành cho dự án của chúng tôi.

Trân trọng,

Jane, Quản lý Dự án CNTT

 

Tóm tắt

Quản lý bên liên quan hiệu quả là yếu tố then chốt cho thành công của bất kỳ dự án kiến trúc doanh nghiệp nào. Trong TOGAF ADM, quản lý bên liên quan là một thành phần chính của Phương pháp Phát triển Kiến trúc, bao gồm việc xác định các bên liên quan, thấu hiểu nhu cầu và yêu cầu của họ, xây dựng kế hoạch tham gia của bên liên quan, và duy trì sự tham gia của các bên liên quan trong suốt dự án. Bằng cách tuân theo các phương pháp tốt nhất trong quản lý bên liên quan, các chuyên gia kiến trúc có thể xây dựng được sự ủng hộ và đạt được thành công trong các dự án kiến trúc của mình.

Để lại một bình luận