Effizienz freigeben: Durchführung einer Lückenanalyse mit BPMN

Einleitung

In der heutigen rasch sich verändernden Geschäftswelt ist die digitale Transformation zu einer entscheidenden Notwendigkeit geworden, um Wettbewerbsfähigkeit und Relevanz zu bewahren. Die Verbindung von Technologie mit traditionellen Prozessen verspricht erhöhte Effizienz, verbesserte Kundenerfahrungen und neue Wachstumschancen. Doch die Reise in diese Richtung ist nicht ohne Herausforderungen. In diesem Artikel werden wir Strategien für eine erfolgreiche digitale Transformation erläutern, die Ihnen helfen, sich in der komplexen Landschaft der

technologischen Veränderung zurechtzufinden und als digital gestärktes und zukunftsfähiges Unternehmen hervorzugehen.

As-Is, To-Be und Lückenanalyse in der Unternehmensverbesserung

Die Unternehmensverbesserung beginnt oft mit einer gründlichen Analyse der aktuellen Prozesse, der Identifizierung von Verbesserungspotenzialen und der Vorstellung eines effizienteren zukünftigen Zustands. Dieser Prozess umfasst drei zentrale Phasen: As-Is-Analyse, To-Be-Analyse und Lückenanalyse. Lassen Sie uns jeden dieser Begriffe genauer betrachten:

1. As-Is-Analyse:

Definition: Die As-Is-Analyse, auch als Zustandsanalyse bezeichnet, beinhaltet eine umfassende Untersuchung und Dokumentation der bestehenden Prozesse, Systeme und Arbeitsabläufe einer Organisation.

Zweck: Das primäre Ziel der As-Is-Analyse ist ein tiefes Verständnis dafür zu erlangen, wie die Dinge derzeit innerhalb der Organisation funktionieren. Dazu gehören die Darstellung von Prozessen, die Dokumentation von Schritten, Interaktionen und Arbeitsabläufen sowie die Erfassung von Daten zu Leistungsindikatoren.

Methodik:

• Prozessdarstellung: Erstellung visueller Darstellungen (z. B. Flussdiagramme oder BPMN-Diagramme) der aktuellen Prozesse, um den Ablauf von Aufgaben und die Interaktion verschiedener Beteiligter zu veranschaulichen.
• Datenbeschaffung: Erfassung quantitativer und qualitativer Daten im Zusammenhang mit den Prozessen, wie z. B. Zykluszeiten, Fehlerquoten und Ressourcennutzung.
• Interviews mit Beteiligten: Einbeziehung der an den Prozessen beteiligten Personen, um Erkenntnisse, Rückmeldungen und Problempunkte zu sammeln.

2. To-Be-Analyse:

Definition: Die To-Be-Analyse, auch zukünftiger Zustand analysieren genannt, beinhaltet die Vorstellung und Gestaltung einer verbesserten Version der bestehenden Prozesse, Systeme oder Arbeitsabläufe.

Zweck: Das Ziel der To-Be-Analyse ist es, eine Vision dafür zu entwickeln, wie Prozesse zukünftig idealerweise funktionieren sollten. Dazu gehören die Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten in Bezug auf Effizienz, Effektivität und Ausrichtung an den organisatorischen Zielen.

Methodik:

• Prozessneugestaltung: Neuentwicklung und Neugestaltung von Arbeitsabläufen, um Engpässe zu beseitigen, Verschwendung zu reduzieren und die Ressourcennutzung zu optimieren.
• Technologieintegration: Identifizierung und Umsetzung von Technologielösungen, die Prozesse verbessern und automatisieren können.
• Leistungsindikatoren: Festlegung von Schlüsselkennzahlen (KPIs), um den Erfolg des neuen Prozesses zu messen.
• Änderungsmanagement: Planung der Steuerung des Übergangs vom Ist-Zustand zum Soll-Zustand, einschließlich Schulung, Kommunikation und Einbindung der Stakeholder.

3. Gap-Analyse:

Definition: Die Gap-Analyse beinhaltet den Vergleich des Ist- und Soll-Zustands, um Abweichungen, Unterschiede oder „Lücken“ zwischen dem aktuellen und dem gewünschten zukünftigen Zustand zu identifizieren.

Zweck: Die Gap-Analyse dient als entscheidender Schritt, um zu verstehen, was sich ändern muss und wo Verbesserungsmöglichkeiten bestehen. Sie bietet eine Roadmap, um die Lücke zwischen dem Ist- und Soll-Zustand zu schließen.

Methodik:

• Vergleich: Beurteilen und vergleichen Sie sorgfältig den dokumentierten Ist-Zustand mit dem vorgestellten Soll-Zustand.
• Lückenidentifikation: Identifizieren Sie spezifische Bereiche, in denen Unterschiede oder Lücken bestehen, beispielsweise Prozessunzulänglichkeiten, technische Mängel oder Fähigkeitsdefizite.
• Priorisierung: Priorisieren Sie die identifizierten Lücken basierend auf ihrem Einfluss und der Umsetzbarkeit der Verbesserung.
• Aktionplan: Erstellen Sie einen detaillierten Aktionplan, um die identifizierten Lücken zu beheben und zu schließen, und legen Sie die erforderlichen Schritte, Ressourcen und Zeitpläne fest.

Ist-, Soll- und Gap-Analysen sind wesentliche Bestandteile von Verbesserungsmaßnahmen im Unternehmen. Sie bieten Organisationen einen strukturierten Ansatz, um ihre aktuellen Abläufe zu bewerten, zukünftige Zustände effizienter und wirksamer zu gestalten und die Lücke zwischen beiden zu schließen. Durch die Umsetzung der Erkenntnisse aus diesen Analysen können Unternehmen ihre Prozesse verbessern, Innovationen vorantreiben und letztlich ihre strategischen Ziele erreichen.

Beispiel: Lagerverwaltungssystem (Ist / Soll, Lücke)

Dieses Problem bezieht sich auf einen Online-Shop, der Waren verkauft, und seinen aktuellen Prozess der Auftragsabwicklung. Der Prozess beginnt, wenn ein Verkäufer einen Kaufauftrag von einem Kunden erhält und umfasst die Überprüfung des Lagerbestands, das Verpacken der Artikel, falls sie auf Lager sind, sowie das Versenden zusammen mit einer Rechnung. Falls der Lagerbestand nicht ausreicht, schlägt der Verkäufer eine Änderung des Kaufauftrags vor. Dies wird in einem Ist-BPMN-Diagramm (Business Process Model and Notation) dargestellt.

Jetzt besteht die Notwendigkeit, diesen Ist-Prozess durch einen Soll-Prozess zu verbessern, da das Unternehmen gewachsen ist und ein Lager einführt, um die Lagerverwaltung zu optimieren und die Arbeitsbelastung der Verkäufer zu verringern. Hier ist, wie Sie diesen Übergang vom Ist- zum Soll-Prozess erläutern können:

Ist-Prozess:

1. Empfang des Kundenauftrags: Der Prozess beginnt, wenn ein Verkäufer einen Kaufauftrag von einem Kunden über die Plattform des Online-Shops erhält.
2. Bestandsprüfung: Der Verkäufer prüft den Lagerbestand jedes im Kaufauftrag angeforderten Artikels. Dazu gehört das manuelle Durchsehen der Lagerbestandsaufzeichnungen oder die Nutzung eines Lagerverwaltungssystems.
3. Lagerbestandsbewertung: Falls ausreichend Lagerbestand vorhanden ist, um den Auftrag zu erfüllen, geht der Verkäufer zum nächsten Schritt über. Andernfalls, falls der Lagerbestand nicht ausreicht, informiert er den Kunden und schlägt eine Änderung des Kaufauftrags vor.
4. Verpackung: Falls ausreichend Lagerbestand vorhanden ist, verpackt der Verkäufer die bestellten Artikel zur Versendung. Dieser Schritt kann die Auswahl geeigneter Verpackungsmaterialien und die Sicherstellung einer ausreichenden Schutzfunktion umfassen.
5. Versand und Rechnungsstellung: Die verpackten Artikel werden an den Kunden versandt, und eine Rechnung wird erstellt und an ihn gesendet.

Zu-erreichendes Prozess:

Mit der Einführung einer Lagerhalle und dem Ziel, die Bestandsverwaltung zu verbessern und die Arbeitsbelastung der Verkäufer zu verringern, werden mehrere Änderungen am Prozess vorgenommen:

1. Empfang der Kundenaufträge: Dieser Schritt bleibt unverändert wie im Ist-Prozess, bei dem Kunden über das Online-Shop Aufträge platzieren.
2. Bestandsverwaltung: Anstelle der manuellen Bestandskontrolle durch den Verkäufer beinhaltet der Prozess nun ein automatisiertes Bestandsverwaltungssystem, das mit dem Lager integriert ist. Dieses System überwacht die Bestände kontinuierlich in Echtzeit.
3. Lagerzuweisung: Wenn ein Kaufauftrag eingegangen ist, prüft das System die Verfügbarkeit des Bestands im Lager. Falls ausreichend Bestand vorhanden ist, wird der Verpackungsprozess gestartet; andernfalls wird eine Änderung des Auftrags angefordert.
4. Verpackung und Versand: Der Verpackungsprozess wird weiterhin durchgeführt, wird aber nun aufgrund des Bestandsstatus des Lagers gestartet. Verpackung und Versand sind optimiert, und der gesamte Prozess ist effizienter geworden.
5. Rechnungserstellung: Die Rechnungserstellung bleibt ähnlich wie im Ist-Prozess, wobei Rechnungen erstellt und an die Kunden gesendet werden.

Vorteile des Zu-erreichenden Prozesses:

• Effizienz: Automatisierung und Echtzeit-Bestandsverwaltung machen den Prozess effizienter und reduzieren Verzögerungen durch die Bestandskontrolle.
• Entlastung der Ressourcen: Verkäufer müssen die Bestände nicht mehr manuell überprüfen, sodass sie sich auf Kundeninteraktionen und Auftragsmanagement konzentrieren können.
• Genauigkeit der Bestandsverwaltung: Die Integration des Lagers sorgt für bessere Kontrolle und Genauigkeit bei der Bestandsverwaltung und reduziert die Wahrscheinlichkeit von Überbeständen oder Ausverkäufen.
• Kundenzufriedenheit: Schnellere Auftragsabwicklung und weniger Auftragsänderungen führen zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit.

Der Übergang vom Ist- zum Soll-Prozess beinhaltet die Automatisierung der Bestandsverwaltung und die Integration eines Lagers, um die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und die Gesamterfahrung des Kunden zu verbessern.

Fazit: Brückenbau zur Geschäftsexzellenz

Im Bereich der Geschäftsentwicklung beginnt die Reise vom aktuellen Zustand hin zu einem zukünftigen Zustand der Exzellenz mit einer tiefen Einsicht in die eigene Position, die gewünschte Zielstellung und den Weg dorthin. Die Dreifachheit aus Ist-Analyse, Soll-Analyse und Lückenanalyse fungiert als Kompass, Karte und Leitfaden auf diesem transformatorischen Weg.

Die Ist-Analyse enthüllt die inneren Abläufe Ihrer Organisation und zeigt die Feinheiten Ihrer Prozesse und Systeme auf. Sie ist ein Momentaufnahme der Gegenwart, die die aktuelle Situation präzise und ehrlich festhält. Die Soll-Analyse hingegen ist die Leinwand des Visionärs, auf der Sie das Bild einer besseren Zukunft malen. Hier entstehen Innovation und Optimierung und bilden den Bauplan für die Entwicklung Ihres Unternehmens.

Doch gerade die Lückenanalyse schließt die Kluft zwischen Gegenwart und Zukunft. Sie ist der Ort, an dem Wünsche auf Realität treffen, Strategien auf Umsetzung stoßen und Pläne in Handlung übergehen. Die Lückenanalyse wandelt die Erkenntnisse aus der Ist- und Soll-Analyse in konkrete Handlungsschritte um und legt den Weg für kontinuierliche Verbesserung fest.

In dieser Dreifachheit der Analysen finden wir nicht nur eine Methode, sondern eine Philosophie. Es ist ein Bekenntnis zu Wachstum, Anpassungsfähigkeit und Führung in einem dynamischen Geschäftsumfeld. Es ist die Erkenntnis, dass Bequemlichkeit Stillstand fördert, während Veränderung Fortschritt befeuert.

Wenn Sie Ihre eigene Reise der Geschäftsentwicklung beginnen, denken Sie daran, dass diese Analysen keine Endpunkte, sondern Wegpunkte sind. Sie sind Werkzeuge der Transformation, die Sie auf dem Weg zu operativer Exzellenz, verbesserten Kundenerfahrungen und nachhaltigem Erfolg begleiten.

Begleiten Sie daher die Kraft der Ist-, Soll- und Lückenanalyse. Umarmen Sie die Reise von der Erkenntnis zur Innovation bis zur Umsetzung. Indem Sie dies tun, verbessern Sie nicht nur Ihr Unternehmen, sondern gestalten dessen Zukunft, ein durchdachtes Analyseergebnis nach dem anderen.