Backlog Produk adalah komponen kritis dalam pengembangan produk Agile. Ini adalah dokumen yang hidup yang mencantumkan semua fitur, fungsi, persyaratan, peningkatan, dan perbaikan yang perlu dikembangkan untuk rilis produk. Manajemen Backlog Produk yang efektif sangat penting untuk memastikan bahwa produk memenuhi kebutuhan pengguna dan pemangku kepentingan. Kerangka DEEP adalah serangkaian pedoman yang dapat membantu tim mengelola Backlog Produk secara efektif.
Apa itu Kerangka DEEP
DEEP berarti Rinci Secara Tepat, Diperkirakan, Muncul, dan Diprioritaskan. Setiap item dalam Backlog Produk harus dirinci secara tepat, diperkirakan dalam poin cerita, muncul, dan diprioritaskan berdasarkan beberapa faktor seperti nilai pengguna, nilai bisnis, kelayakan teknis, kompleksitas, dan ketergantungan. Dengan mengikuti kerangka DEEP, tim dapat mengelola Backlog Produk secara efektif, memastikan bahwa item dalam backlog dirinci secara tepat, diperkirakan, muncul, dan diprioritaskan.
Berikut ini adalah gambaran singkat mengenai setiap elemen dari kerangka DEEP:
- Rinci Secara Tepat: Setiap item dalam Backlog Produk harus dirinci secara tepat, sehingga tim memiliki pemahaman yang jelas mengenai apa yang perlu dikembangkan. Tingkat detail harus cukup untuk memberikan kejelasan dan arahan kepada tim pengembangan.
- Diperkirakan: Setiap item dalam Backlog Produk harus diperkirakan dalam poin cerita untuk memahami tingkat usaha yang dibutuhkan untuk pengembangan. Poin cerita digunakan untuk memperkirakan jumlah pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan item tersebut.
- Muncul: Backlog Produk adalah dokumen yang hidup yang terus diperbarui seiring tim memperoleh pemahaman yang lebih dalam mengenai persyaratan produk. Item dapat ditambahkan, dihapus, atau diperbarui berdasarkan perubahan pada persyaratan produk.
- Diprioritaskan: Backlog Produk harus diprioritaskan berdasarkan beberapa faktor, seperti nilai pengguna, nilai bisnis, kelayakan teknis, kompleksitas, dan ketergantungan. Prioritisasi membantu tim pengembangan fokus pada item yang paling penting terlebih dahulu.
Dengan mengikuti kerangka DEEP, tim dapat mengelola Backlog Produk secara efektif, memastikan bahwa item dalam backlog dirinci secara tepat, diperkirakan, muncul, dan diprioritaskan. Ini membantu tim untuk mengembangkan Backlog Produk yang komprehensif dan diprioritaskan yang mencerminkan pemahaman saat ini terhadap persyaratan produk.
Contoh – Sistem Informasi Manajemen (MIS)
Deskripsi Masalah
ABC Corporation adalah perusahaan ritel yang telah beroperasi selama lebih dari 20 tahun. Seiring waktu, perusahaan ini mengalami pertumbuhan signifikan, dan kini memiliki beberapa lokasi serta basis pelanggan yang besar. Untuk tetap bersaing, ABC Corporation telah menginvestasikan sistem TI yang membantu mereka mengelola persediaan, penjualan, dan data pelanggan.
Namun, dalam beberapa bulan terakhir, sistem TI telah menimbulkan masalah. Sistem ini lambat, dan membutuhkan waktu lama untuk memproses transaksi. Hal ini mengakibatkan antrian kasir yang panjang, pelanggan yang frustrasi, dan penjualan yang hilang. Selain itu, sistem ini rentan terhadap kesalahan, menghasilkan data persediaan yang salah, yang menyebabkan kehabisan stok dan stok berlebih.
Tim TI telah berusaha memperbaiki masalah tersebut, tetapi mereka kesulitan mengidentifikasi akar masalahnya. Sistem ini kompleks, dan ada banyak komponen berbeda yang harus bekerja secara mulus. Tim TI telah mencoba mengoptimalkan sistem dengan menambahkan memori, memperbarui perangkat lunak, dan meningkatkan daya pemrosesan. Namun, langkah-langkah tersebut belum menyelesaikan masalah mendasar.
Masalah yang muncul dari sistem TI menyebabkan gangguan signifikan terhadap bisnis. Perusahaan kehilangan pelanggan, dan reputasinya sedang terganggu. Tim TI merasa tertekan untuk menemukan solusi dengan cepat, tetapi mereka kesulitan mengidentifikasi akar masalahnya. Tim manajemen perusahaan khawatir tentang dampak terhadap laba bisnis dan sedang mempertimbangkan untuk menghadirkan konsultan eksternal untuk membantu menyelesaikan masalah pada sistem TI.
Kembangkan Backlog Produk Awal
Langkah-langkah untuk mengembangkan backlog produk awal:
- Identifikasi area masalah utama: Berdasarkan skenario yang diberikan, area masalah utama adalah sistem TI yang lambat dan rentan terhadap kesalahan, yang mengakibatkan antrian kasir yang panjang, pelanggan yang frustrasi, data persediaan yang salah, kehabisan stok, dan stok berlebih.
- Identifikasi pemangku kepentingan: Pemangku kepentingan dalam skenario ini adalah tim manajemen perusahaan, tim TI, karyawan ritel, dan pelanggan.
- Kerjakan ide solusi potensial:Bekerja sama dengan pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi solusi potensial terhadap masalah tersebut. Beberapa solusi potensial bisa mencakup peningkatan perangkat keras, optimasi perangkat lunak, peningkatan infrastruktur jaringan, penerapan sistem POS baru, dan peningkatan pelatihan untuk karyawan ritel.
- Prioritaskan solusi-solusi tersebut:Prioritaskan solusi potensial berdasarkan dampaknya terhadap bisnis, kelayakan, dan biaya. Pertimbangkan masukan dari pemangku kepentingan dan lakukan analisis biaya-manfaat untuk setiap solusi.
- Ungkapkan solusi menjadi tugas-tugas kecil:Setelah solusi diprioritaskan, uraikan menjadi tugas-tugas kecil atau cerita pengguna. Setiap tugas harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terbatas waktu.
- Perkirakan usaha yang dibutuhkan untuk setiap tugas:Perkirakan usaha yang dibutuhkan untuk setiap tugas dalam poin cerita. Gunakan data historis atau penilaian ahli untuk memperkirakan tingkat usaha yang dibutuhkan.
- Prioritaskan tugas-tugas:Prioritaskan tugas-tugas berdasarkan dampaknya terhadap bisnis dan ketergantungan antar tugas.
- Buat daftar backlog produk awal: Buat daftar backlog produk awal dengan mencantumkan semua tugas secara berurutan berdasarkan prioritas. Sertakan deskripsi setiap tugas dan usaha perkiraan dalam poin cerita.
Format tabel untuk daftar backlog produk awal:
| Prioritas | Cerita Pengguna | Deskripsi | Usaha Perkiraan (Poin Cerita) |
|---|---|---|---|
| 1 | Upgrade Perangkat Keras | Meningkatkan perangkat keras untuk meningkatkan kinerja sistem | 13 |
| 2 | Mengoptimalkan Perangkat Lunak | Mengoptimalkan perangkat lunak untuk meningkatkan kinerja sistem | 8 |
| 3 | Meningkatkan Infrastruktur Jaringan | Meningkatkan infrastruktur jaringan untuk mengurangi latensi dan meningkatkan kinerja sistem | 5 |
| 4 | Menerapkan Sistem POS Baru | Menerapkan sistem POS baru untuk meningkatkan kecepatan pemrosesan transaksi dan mengurangi kesalahan | 21 |
| 5 | Pelatihan Karyawan Ritel | Meningkatkan pelatihan untuk karyawan ritel agar mengurangi kesalahan dan meningkatkan layanan pelanggan | 8 |
| 6 | Tingkatkan Manajemen Persediaan | Meningkatkan manajemen persediaan untuk mengurangi kehabisan stok dan stok berlebih | 13 |
Catatan: Poin cerita diperkirakan dan mungkin perlu direvisi selama sesi penyempurnaan backlog dan perencanaan sprint.
Sempurnakan Item Item Backlog Produk
Beberapa item backlog produk yang tercantum di atas mungkin terlalu besar untuk dimasukkan ke dalam satu sprint. Berikut adalah beberapa pilihan untuk menyempurnakannya menjadi epik atau cerita pengguna yang sesuai:
- Kenaikan Perangkat Keras: Ini dapat dibagi menjadi beberapa cerita pengguna yang lebih kecil seperti “Riset dan pilih perangkat keras yang sesuai,” “Beli dan pasang perangkat keras baru,” dan “Uji dan verifikasi perangkat keras baru.”
- Optimalkan Perangkat Lunak: Ini dapat dibagi menjadi beberapa cerita pengguna yang lebih kecil seperti “Identifikasi hambatan kinerja,” “Kembangkan dan terapkan optimasi kinerja,” dan “Uji dan verifikasi peningkatan kinerja.”
- Implementasikan Sistem POS Baru: Ini bisa menjadi sebuah epik yang mencakup beberapa cerita pengguna seperti “Riset dan pilih sistem POS yang sesuai,” “Konfigurasi dan sesuaikan sistem POS,” “Latih karyawan ritel tentang sistem POS baru,” dan “Uji dan verifikasi sistem POS baru.”
- Pelatihan Karyawan Ritel: Ini dapat dibagi menjadi beberapa cerita pengguna yang lebih kecil seperti “Kembangkan bahan pelatihan,” “Jadwalkan dan laksanakan sesi pelatihan,” dan “Evaluasi efektivitas pelatihan.”
Dengan memecah item backlog produk yang lebih besar menjadi cerita pengguna yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola, tim dapat lebih mudah memperkirakan usaha, memprioritaskan dan merencanakan sprint, serta fokus pada memberikan nilai bagi bisnis dan pemangku kepentingan.
Berikut adalah tabel yang diperbarui dengan item-item backlog produk yang telah disempurnakan (atau cerita pengguna):
| Prioritas | Epik/Cerita Pengguna | Deskripsi | Usaha yang Diperkirakan (Poin Cerita) |
|---|---|---|---|
| 1 | Kenaikan Perangkat Keras | Riset dan pilih perangkat keras yang sesuai | 5 |
| Beli dan pasang perangkat keras baru | 5 | ||
| Uji dan verifikasi perangkat keras baru | 3 | ||
| 2 | Optimalkan Perangkat Lunak | Identifikasi kemacetan kinerja | 3 |
| Kembangkan dan terapkan optimasi kinerja | 5 | ||
| Uji dan verifikasi peningkatan kinerja | 2 | ||
| 3 | Tingkatkan Infrastruktur Jaringan | Tingkatkan infrastruktur jaringan untuk mengurangi latensi dan meningkatkan kinerja sistem | 5 |
| 4 | Implementasikan Sistem POS Baru | Riset dan pilih sistem POS yang sesuai | 5 |
| Konfigurasi dan sesuaikan sistem POS | 8 | ||
| Latih karyawan ritel tentang sistem POS baru | 5 | ||
| Uji dan verifikasi sistem POS baru | 3 | ||
| 5 | Pelatihan Karyawan Ritel | Kembangkan bahan pelatihan | 3 |
| Atur dan laksanakan sesi pelatihan | 3 | ||
| Evaluasi efektivitas pelatihan | 2 | ||
| 6 | Tingkatkan Manajemen Persediaan | Tingkatkan manajemen persediaan untuk mengurangi kehabisan stok dan stok berlebih | 8 |
Catatan: Poin cerita diperkirakan dan mungkin perlu disempurnakan selama sesi penyempurnaan backlog dan perencanaan sprint.
Evaluasi daftar produk yang diperbarui terhadap prinsip-prinsip DEEP
Berikut adalah pembahasan mengenai setiap cerita pengguna dalam daftar produk yang diperbarui terhadap prinsip-prinsip DEEP:
- Tingkatkan Perangkat Keras
- Didefinisikan Secara Tepat: Cerita pengguna ini spesifik dan jelas, menunjukkan bahwa tim perlu melakukan riset dan memilih perangkat keras yang sesuai, membeli dan memasang perangkat keras baru, serta menguji dan memverifikasi perangkat keras baru.
- Diperkirakan: Cerita pengguna diperkirakan dalam poin cerita, memungkinkan tim memahami tingkat usaha yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
- Muncul Secara Bertahap: Cerita pengguna muncul secara bertahap, karena tim mungkin perlu menyesuaikan pemilihan perangkat keras atau proses instalasi berdasarkan temuan selama tahap riset dan pengujian.
- Diprioritaskan: Cerita pengguna diprioritaskan berdasarkan dampaknya terhadap kinerja sistem, dengan peningkatan perangkat keras diberi prioritas tertinggi.
- Optimalkan Perangkat Lunak
- Didefinisikan Secara Tepat: Cerita pengguna ini spesifik dan jelas, menunjukkan bahwa tim perlu mengidentifikasi hambatan kinerja, mengembangkan dan menerapkan optimasi kinerja, serta menguji dan memverifikasi peningkatan kinerja.
- Diperkirakan: Cerita pengguna diperkirakan dalam poin cerita, memungkinkan tim memahami tingkat usaha yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
- Muncul Secara Bertahap: Cerita pengguna muncul secara bertahap, karena tim mungkin perlu menyesuaikan pendekatan optimasi berdasarkan temuan selama tahap pengujian.
- Diprioritaskan: Cerita pengguna diprioritaskan berdasarkan dampaknya terhadap kinerja sistem, dengan mengoptimalkan perangkat lunak diberi prioritas kedua tertinggi.
- Tingkatkan Infrastruktur Jaringan
- Didefinisikan Secara Tepat: Cerita pengguna ini spesifik dan jelas, menunjukkan bahwa tim perlu meningkatkan infrastruktur jaringan untuk mengurangi latensi dan meningkatkan kinerja sistem.
- Diperkirakan: Cerita pengguna diperkirakan dalam poin cerita, memungkinkan tim memahami tingkat usaha yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
- Muncul Secara Bertahap: Cerita pengguna tidak sebanyak cerita pengguna lainnya yang muncul secara bertahap, karena tim kemungkinan besar memiliki pemahaman yang baik mengenai peningkatan jaringan yang dibutuhkan.
- Diprioritaskan: Cerita pengguna diprioritaskan berdasarkan dampaknya terhadap kinerja sistem, dengan peningkatan infrastruktur jaringan diberi prioritas sedang.
- Implementasikan Sistem POS Baru
- Didefinisikan Secara Tepat: Cerita pengguna ini spesifik dan jelas, menunjukkan bahwa tim perlu melakukan riset dan memilih sistem POS yang sesuai, mengkonfigurasi dan menyesuaikan sistem POS, melatih karyawan ritel mengenai sistem POS baru, serta menguji dan memverifikasi sistem POS baru.
- Diperkirakan: Cerita pengguna diperkirakan dalam poin cerita, memungkinkan tim memahami tingkat usaha yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
- Muncul Secara Bertahap: Cerita pengguna muncul secara bertahap, karena tim mungkin perlu menyesuaikan pendekatan pemilihan atau konfigurasi berdasarkan temuan selama tahap pengujian.
- Diprioritaskan: Cerita pengguna diprioritaskan berdasarkan dampaknya terhadap kinerja sistem, dengan implementasi sistem POS baru diberi prioritas tinggi.
- Pelatihan Karyawan Ritel
- Didefinisikan Secara Tepat: Cerita pengguna ini spesifik dan jelas, menunjukkan bahwa tim perlu mengembangkan bahan pelatihan, menjadwalkan dan melaksanakan sesi pelatihan, serta mengevaluasi efektivitas pelatihan.
- Diperkirakan: Cerita pengguna diperkirakan dalam poin cerita, memungkinkan tim memahami tingkat usaha yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
- Muncul: Cerita pengguna tidak se-muncul beberapa cerita pengguna lainnya, karena tim kemungkinan besar memiliki pemahaman yang baik mengenai bahan dan sesi pelatihan yang dibutuhkan.
- Diprioritaskan: Cerita pengguna diprioritaskan berdasarkan dampaknya terhadap pengurangan kesalahan dan peningkatan layanan pelanggan, dengan pelatihan karyawan ritel diberi prioritas sedang.
- Tingkatkan Manajemen Persediaan
- Rinci Secara Tepat: Cerita pengguna spesifik dan jelas, menunjukkan bahwa tim perlu meningkatkan manajemen persediaan untuk mengurangi kehabisan stok dan stok berlebih.
- Diperkirakan: Cerita pengguna diperkirakan dalam poin cerita, memungkinkan tim memahami tingkat usaha yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
- Muncul: Cerita pengguna tidak se-muncul beberapa cerita pengguna lainnya, karena tim kemungkinan besar memiliki pemahaman yang baik mengenai perbaikan yang dibutuhkan pada manajemen persediaan.
- Diprioritaskan: Cerita pengguna diprioritaskan berdasarkan dampaknya terhadap pengurangan kehabisan stok dan stok berlebih, dengan peningkatan manajemen persediaan diberi prioritas sedang.
Secara keseluruhan, daftar produk yang diperbarui sesuai dengan prinsip-prinsip DEEP. Setiap cerita pengguna dirinci secara tepat, diperkirakan, muncul, dan diprioritaskan, memungkinkan tim mengelola daftar produk secara efektif dan memberikan nilai bagi bisnis serta pemangku kepentingan. Prioritas cerita pengguna didasarkan pada dampaknya terhadap kinerja sistem, pengurangan kesalahan, dan peningkatan layanan pelanggan, yang mendukung tujuan keseluruhan proyek.
Meningkatkan Daftar Produk
Meskipun daftar produk yang diperbarui tampaknya sesuai dengan prinsip-prinsip DEEP, selalu ada ruang untuk perbaikan. Berikut adalah beberapa area potensial untuk perbaikan:
- Rinci Secara Tepat: Cerita pengguna dalam daftar produk dapat diperbaiki lebih lanjut untuk memastikan bahwa mereka dirinci secara tepat. Ini dapat melibatkan pemecahan cerita pengguna yang lebih besar menjadi cerita-cerita kecil atau memberikan konteks dan kejelasan lebih lanjut mengenai persyaratan.
- Diperkirakan: Poin cerita yang ditetapkan untuk setiap cerita pengguna dapat diperbaiki berdasarkan data aktual dari sprint sebelumnya atau pemahaman tim yang terus berkembang mengenai persyaratan.
- Muncul: Daftar produk dapat terus direview dan diperbaiki untuk memastikan bahwa tetap muncul. Tim dapat memasukkan masukan dari pemangku kepentingan atau menyesuaikan daftar berdasarkan informasi baru yang muncul selama pengembangan.
- Diprioritaskan: Prioritas cerita pengguna dapat diperbaiki berdasarkan perubahan kebutuhan bisnis atau masukan dari pemangku kepentingan. Tim dapat melakukan review rutin terhadap daftar untuk memastikan cerita pengguna dengan prioritas tertinggi ditangani terlebih dahulu.
Secara keseluruhan, daftar produk adalah dokumen hidup yang harus terus direview dan diperbaiki untuk memastikan bahwa sesuai dengan prinsip-prinsip DEEP dan mendukung tujuan proyek. Tim harus terbuka terhadap masukan dan secara aktif mencari cara untuk memperbaiki daftar produk sepanjang proses pengembangan.
Ringkasan
Kerangka DEEP sangat penting untuk manajemen daftar produk yang efektif karena membantu tim mengembangkan daftar produk yang komprehensif dan diprioritaskan yang mencerminkan pemahaman saat ini terhadap persyaratan produk. Tingkat detail harus cukup saja untuk memberikan kejelasan dan arahan kepada tim pengembangan. Poin cerita digunakan untuk memperkirakan jumlah pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu item, dan daftar produk terus diperbarui berdasarkan perubahan pada persyaratan produk. Prioritas membantu tim pengembangan fokus pada item yang paling penting terlebih dahulu.
Kerangka DEEP memberikan serangkaian pedoman untuk manajemen daftar produk yang efektif. Ini memastikan bahwa daftar produk dirinci secara tepat, diperkirakan, muncul, dan diprioritaskan berdasarkan beberapa faktor seperti nilai pengguna, nilai bisnis, kelayakan teknis, kompleksitas, dan ketergantungan. Dengan mengikuti kerangka DEEP, tim dapat mengelola daftar produk secara efektif, memastikan bahwa produk memenuhi kebutuhan pengguna dan pemangku kepentingan.