BPMN（Business Process Model and Notationの略）は、ビジネスプロセスを表現するための広く採用され、標準化されたモデリング言語です。BPMNは当初、Business Process Management Initiative（BPMI）によって開発され、現在はObject Management Group（OMG）によって維持管理されています。2005年に両者による合併が行われ、その後BPMN標準の更新が進みました。最新版であるBPMN 2.0は2011年に導入され、ビジネスプロセスモデルと表記図を作成するための統一された仕様を確立することを目的としています。この最新バージョンでは、中止イベントと非中止イベントといった機能を含む、より詳細なレベルの記述が追加され、サブプロセスの表現もより包括的になっています。
BPMNのビジョン
ビジネスプロセス図は、ビジネスプロセスを示すために、図形要素の集合で構成される直感的な視覚的表現です。BPMN 2.0の根本的なビジョンは、表記法、メタモデル、交換を含む統一された仕様を確立することです。さらに、BPMN 2.0はプロセスモデル内のオーケストレーションとコーディネーションをカバーする範囲を拡大しています。
プロセス実装に従事する専門家：
- プロセス実行を監督する技術専門家。
- プロセスの改善と設計に専念するビジネスアナリスト。
- プロセスの監視と管理を担当するマネージャー。
BPMNの進化
BPMN（Business Process Model and Notationの略）は、さまざまなビジネスモデリング表記法の統合に由来しています。当初の発表は2004年にBusiness Process Management Initiative（BPMI）の下で行われました。2005年の合併を経て、BPMIはObject Management Group（OMG）と提携し、BPMNの維持管理と開発をOMGが引き継ぎました。
2006年2月、OMGはBPMN仕様書を公開し、BPMNの標準化において重要な転換点を示しました。その後、BPMNはさらに進化し、2010年にバージョン2.0が開発されました。BPMN 2.0の最終版仕様は2013年12月に公開されました。
最新版であるBPMN 2.0.2は、国際標準化機構（ISO）により正式に2013年版標準として承認され、ISO/IEC 19510の下で認められています。
なぜBPMNなのか？
BPMNは、標準化され、アクセスしやすく、視覚的に表現できる方法でビジネスプロセスをモデリング、文書化、最適化、管理できるため、組織によって選ばれています。これにより、協働性、効率性、プロセスの優れた品質が促進され、企業が目標を達成し、競争力を維持するのに役立ちます。
組織がBPMNを選択するには、いくつかの説得力のある理由があります：
- 標準化：BPMNは業界標準の表記法であり、ビジネスプロセスのモデリングとコミュニケーションのための共通言語を提供します。標準化された記号と表記法により、ビジネスアナリスト、開発者、経営陣など、さまざまなステークホルダーがプロセス文書の理解と協働を容易に行えます。
- 明確さと可視化：BPMN図は、ビジネスプロセスを明確かつ視覚的に表現します。直感的な記号とフローチャートを使用することで、プロセス内の活動、意思決定、相互作用の順序を理解しやすくなります。この明確さにより、ボトルネックや非効率、改善の機会を特定しやすくなります。
- アクセスのしやすさ：BPMN図は、技術的な知識のないユーザーを含む幅広いステークホルダーが利用できるように設計されています。このアクセスのしやすさにより、ビジネス部門とIT部門、および組織内の他の部門間での協働とコミュニケーションが促進されます。
- 文書化と文書化：BPMNは、組織が既存のプロセスや提案された改善を体系的に文書化できるようにします。この文書化により、組織の知識の保存、コンプライアンスの確保、プロセス監査の促進が可能になります。
- プロセス最適化：BPMNは既存プロセスの文書化にとどまらず、プロセスの最適化や再設計を支援します。プロセスをモデル化することで、簡素化、自動化、効率性の向上のための改善領域を特定できます。
- ITシステムとの整合性：BPMNはITシステムやソフトウェアツールとシームレスに統合できます。この整合性により、BPMNモデルに基づいた自動化されたワークフローを実装でき、プロセスが一貫してかつ効率的に実行されるようになります。
- スケーラビリティ：BPMNはスケーラブルであり、単純なワークフローから極めて複雑なビジネスプロセスまで、さまざまな複雑さのプロセスをモデル化できます。中小企業から大手企業まで、さまざまなニーズに対応可能です。
- クロスファンクショナルな協働: BPMNは、プロセスの議論と改善のための共通のフレームワークを提供することで、機能横断的な協力を促進します。異なる部門のメンバーを一堂に集め、プロセスを共同で分析・設計・最適化します。
- コンプライアンスとガバナンス: BPMNは、組織がプロセスの標準、規制要件、ベストプラクティスを文書化し、遵守できるようにすることで、コンプライアンスとガバナンスの取り組みを支援します。
- 継続的改善: BPMNを活用することで、組織はプロセスを継続的に監視・改善できます。パフォーマンスデータを分析し、改善すべき領域を特定し、ビジネスニーズの変化に応じて段階的にプロセスを最適化できます。
BPMNの4つの主要な要素
- フローオブジェクト: フローオブジェクトはBPMN図の基本的な構成要素です。ビジネスプロセス内で発生するさまざまな活動や行動を表します。主なフローオブジェクトの種類には以下のものがあります：
- タスク: タスクはプロセスの一環として実行される作業や活動を表します。人間が実行するユーザータスクと、自動化システムが実行するサービスタスクにさらに分類できます。
- ゲートウェイ: ゲートウェイはプロセス内の判断ポイントであり、活動の流れを制御します。特定の条件やイベントに基づいてどの経路を取るかを決定します。一般的なゲートウェイの種類には、排他的ゲートウェイ、包含的ゲートウェイ、並列ゲートウェイ、イベントベースのゲートウェイがあります。
- イベント: イベントはプロセスの流れを開始または中断する出来事を表します。開始イベント（プロセスを開始）、中間イベント（プロセス中に発生）、終了イベント（プロセスを終了）など、さまざまな種類に分類できます。
- サブプロセス: サブプロセスは、単一のフローオブジェクト内に一連の関連する活動をカプセル化するために使用されます。モジュール化および階層的なプロセスモデリングを可能にします。
- 接続オブジェクト: 接続オブジェクトは、フローオブジェクトどうしがどのようにリンクされているか、およびプロセスが1つの活動から別の活動へどのように流れているかを定義します。主な接続オブジェクトには以下のものがあります：
- シーケンスフロー: シーケンスフローは、活動が実行される順序を表します。フローオブジェクトをつなぐ矢印で表現され、条件や制約を含むことがあります。
- メッセージフロー: メッセージフローは、プロセスの異なる部分間、または共同作業環境におけるプロセス間でのメッセージのやり取りを表します。
- 関連: 関連は、アーティファクト（注釈、データオブジェクトなど）をフローオブジェクトにリンクするために使用され、追加の情報や文脈を提供します。
- スイムレイン: スイムレインは、プロセス内の活動をグループ化・分類するために使用されます。プロセスに関与する異なる参加者や部門の役割や責任を明確にするのに役立ちます。スイムレインには主に2つの種類があります：
- プール: プールは、プロセスにおける高レベルの参加者を表し、通常は外部のエンティティや組織を指します。
- レーン: レーンはプール内の特定の役割、部門、またはエンティティを表し、その役割に関連するフローオブジェクトを含みます。
- アーティファクト: アーティファクトは、BPMN図に情報を提供したり、文脈を示したり、注釈を加えたりする追加の要素です。以下のものがあります：
- データオブジェクト: データオブジェクトはプロセス内で使用されるデータや情報を表します。データストア（データが格納される場所）、データ入力、データ出力、またはデータフローを表すデータオブジェクトのいずれかです。
- 注釈: 注釈は、図に説明的なノート、コメント、または記述を追加するために使用され、プロセスモデルの明確さと文脈を提供します。
この4つの主要な要素——フローオブジェクト、接続オブジェクト、スイムレーン、アーティファクト——は、ビジネスプロセスのモデリング、分析、改善のために包括的で視覚的に表現力のあるBPMN図を作成するために連携します。
ビジネスプロセスモデリングの手順
- 範囲と目的を特定する:
- モデリングしたいプロセスの範囲を定義してください。モデリング活動の目的と目標を明確に述べてください。なぜこの特定のプロセスをモデリングしているのか、何を達成したいのかを理解しましょう。
- ステークホルダーを集める:
- プロセスオーナー、専門家、従業員、およびプロセスに関与するか関心を持つすべての人々を含む関係者を参加させましょう。正確なモデリングには彼らの意見が不可欠です。
- プロセスの境界を定義する:
- プロセスの開始点と終了点を明確に区別してください。プロセスを開始する要因と、望ましい成果を理解しましょう。
- 活動とステップを特定する:
- プロセスを個々の活動やステップに分解してください。どのタスクが実行され、誰が実行し、どのような順序で行われるかを文書化しましょう。
- モデリング記法を使用する:
- BPMN（ビジネスプロセスモデルと記法）などのモデリング記法やフレームワークを選択し、プロセスを視覚的に表現してください。記号、形状、図を用いて、活動、意思決定、相互作用の流れを示しましょう。
- プロセスフロー図を作成する:
- プロセスの概要を示す高レベルのプロセスフロー図を作成してください。矩形（タスク）、ダイヤモンド（意思決定ポイント）、矢印（フロー）などの記号を使って、活動とその順序を表しましょう。
- サブプロセスと意思決定を詳細に記述する:
- 主要なプロセスフロー内にサブプロセスをモデル化することで、プロセスをさらに深く掘り下げます。意思決定ポイント、条件、分岐論理を特定します。
- データフローを含める:
- データや情報がプロセスを通じてどのように流れているかを示します。プロセス内のデータソース、入力、出力、保存ポイントを特定します。
- 役割と責任を定義する:
- 各活動やステップに役割や責任を割り当てます。各タスクの実行責任者および意思決定に参加する人物を明確にします。
- 入力と出力を把握する:
- 各活動に必要な入力と生成される出力を文書化します。これらの入力と出力の形式および内容を明確に指定します。
- 分析と最適化を行う:
- モデル化されたプロセスを分析し、ボトルネック、重複、非効率を特定します。プロセスの簡素化、コスト削減、パフォーマンス向上の機会を探ります。
- シナリオのテストを行う:
- さまざまな条件下でのプロセスの挙動を理解するために、異なるシナリオを作成しテストします。これにより潜在的な問題を発見し、モデルの妥当性を検証できます。
- ビジネスルールを文書化する:
- プロセスを規定するビジネスルール、方針、ガイドラインをすべて文書化します。これらのルールがモデルに統合されていることを確認します。
- 反復と改善を行う:
- ビジネスプロセスモデリングはしばしば反復的なプロセスです。ステークホルダーからのフィードバックを収集し、変更や改善を反映するためにモデルに必要な調整を行います。
- 実装と監視を行う:
- モデルが最終化されたら、それをプロセス実装の基盤として使用します。プロセスがモデルと整合しており、定義された目的を達成していることを継続的に監視します。
- モデルを文書化する:
- プロセスモデルの包括的な文書化を提供します。図、説明、および関連するすべての文書を含めます。
- ステークホルダーの教育を行う:
- 新しくモデル化されたプロセスについて従業員および関係者を研修し、スムーズな移行と役割の理解を確保します。
- 維持と更新:
- 定期的にプロセスモデルをレビューおよび更新し、変化するビジネスニーズや要件に合わせて保つ。
ビジネスプロセスモデリングは、プロセス改善と組織の機動性に貢献する動的で継続的な活動であることを思い出してください。関係者をプロセス全体に参加させ、ビジネス状況の変化に応じてモデルを継続的に改善することが不可欠です。
BPMNの例
休暇申請の開始：休暇申請プロセスを開始するため、会社内の従業員が正式に休暇を申請する必要があります。視覚的表現では、「従業員」レイン内に配置された開始イベント記号を使用し、プロセスの開始を示しています。連続した矢印が開始イベントとタスク記号を結んでおり、プロセスの流れを示し、従業員の初期の責任が休暇申請書の記入であることを示しています。記入が完了すると、この書類は上司によるレビューおよび承認のために提出されます。
マネジメント評価：提出後、マネジメントの役割がプロセスにおいて優先されます。「承認のための休暇申請を提出」というタスクは、「休暇申請を評価」というタスクと、「マネージャー」レイン内にリンクされています。ここでマネージャーは申請を評価し、承認または却下の判断を下します。これらの異なる結果に対応するために、図にゲートウェイ記号を導入します。申請が却下された場合、マネージャーは従業員に通知し、申請プロセスは直ちに終了します。「申請が却下されたことを従業員に通知」というタスクは終了イベント記号に接続されています。逆に、申請が承認された場合、マネージャーは従業員に通知し、プロセスはHRレインに進み、さらなる処理が行われます。
従業員の休暇とプロセス完了：プロセスの最終段階は、従業員が承認された休暇を実際に取得することに集中しています。終了イベント記号を「休暇を取得」という最終タスクに接続することで、全体のプロセスの終了を示しています。
BPMN – より大きな例
真水蒸留水会社にご挨拶ください。同社は本市における蒸留水の成長著しいサプライヤーです。その製品は企業および家庭の両方に提供されています。今後12〜18か月の間に市場シェアを5％から10％に引き上げるという野心的な目標を掲げ、真水蒸留水会社は運用効率の向上と顧客満足度の向上に取り組んでいます。
この使命を任されたビジネスアナリストとして、現在の課題に深く取り組んでいます。真水蒸留水会社との話し合いを通じて、同社の蒸留水注文プロセスに関する貴重な知見を収集しました。詳細を確認しましょう。
以下の図は、真水蒸留水会社における蒸留水配送プロセスを要約したビジネスプロセス図です。
図によると、顧客は注文を行うための2つのチャネルを持っています。電話の注文ホットラインにかけるか、メールを送信することができます。現在、注文の90％が電話で受けられ、残りの10％がメールで送信されています。注文が届くと、カスタマーサポートアシスタントが対応します。最初のタスクは、顧客が既存の顧客か新規顧客かを確認することです。新規顧客の場合、アシスタントは顧客アカウントの作成を開始します。
蒸留水の配送は毎週水曜日の朝に予定されています。そのため、カスタマーサポートアシスタントは注文を集約し、スムーズな配送調整のために物流部門に送信します。物流部門内では、マネージャーが指揮を執り、注文の作業員への割り当て、スケジューリング、必要な書類の印刷を管理します。作業員は指示に基づき、顧客からの電話対応を行い、スケジュールに従って水の配送を実施します。
ビジネスプロセスモデリングのヒントとテクニック
BPMN（ビジネスプロセスモデルと表記）を使用する際のヒントとテクニックを以下に示します：
- シンプルから始めるBPMNを始める際は、記号の基本を理解するためにシンプルなプロセスから始めましょう。熟練が進むにつれて、より複雑なプロセスに取り組むことができます。
- スイムレーンを賢く使うスイムレーンは役割と責任を明確に示すのに非常に有効ですが、あまり多くのレーンを用いすぎず、シンプルで明確な図を保つようにしましょう。
- 一貫した命名規則を使用するタスク、ゲートウェイ、イベントに対して一貫性があり明確な名前を付けるようにしましょう。これにより、図の理解性と保守性が向上します。
- モジュール化を心がける複雑なプロセスを小さなサブプロセスに分割しましょう。これにより可読性が向上し、他の図でもサブプロセスを再利用できます。
- サブプロセスを活用するプロセスの一部に詳細が必要な場合、埋め込みサブプロセスを使用しましょう。これによりメイン図が見やすくなります。
- 注釈BPMN図内に追加情報や説明を提供するために注釈を使用しましょう。これにより、記号や接続の意味が明確になります。
- シーケンスフローを検討する：シーケンスフロー（矢印）を正確に使用してください。プロセスの論理的な流れを正確に表し、曖昧な表現にならないようにしてください。
- 説明付きのゲートウェイ：ゲートウェイ（ダイアモンド）に説明を追加して、フローの方向を決定する条件や基準を説明してください。これにより、意思決定ポイントの明確さが向上します。
- 並列ゲートウェイ：並列ゲートウェイ（ANDゲートウェイ）と排他的ゲートウェイ（XORゲートウェイ）の違いを理解し、プロセス論理を適切に表現するために適切に使用してください。
- ループ処理：タスクやサブプロセスを繰り返す必要がある場合、ループ構造を使用してください。BPMNはこれを示すためのループマーカーを提供しています。
- 例外処理：プロセスが例外やエラーをどのように処理するかを明確に描いてください。境界イベントまたはエラーイベントを使用して、例外がどこでどのようにキャッチされるかを示してください。
- 検証：BPMNモデル作成ツールの検証機能を利用して、図の正確性およびBPMN標準への準拠を確認してください。
- テスト：BPMN図の妥当性を検証するためのテストシナリオを作成してください。さまざまな経路や条件をテストし、プロセスが意図した通りに動作することを確認してください。
- 協働：プロセス内の異なる主体や部門間の協働を示すために、プールとレーンを使用してください。複数のステークホルダーを含む複雑なプロセスにおいて特に有用です。
- バージョン管理：BPMN図に対してバージョン管理を実装してください。プロセスが進化するにつれて、変更履歴を追跡し、プロセスバージョンの履歴を維持することが重要です。
- ドキュメント作成：BPMN図に、文書やテキストを併記して、文脈、ビジネスルール、または追加情報を提供してください。
- トレーニング：チームメンバーおよびステークホルダーにBPMN表記法およびベストプラクティスを教育し、一貫した理解と使用を確保してください。
- フィードバック：ステークホルダーからのフィードバックを促進して、BPMN図を改善してください。これは協働作業であり、関係者の意見はより良いプロセスモデルの作成に貢献します。
- 最新情報を確認する：最新のBPMN標準およびアップデートを把握し、図の準拠性を確保するとともに、新機能を活用してください。
- 練習：BPMNモデリングを繰り返すほど、スキルが向上します。サンプルプロジェクトや実際のプロセスに取り組んで、スキルを磨いてください。
BPMNはプロセスモデリングとコミュニケーションに強力なツールであることを思い出してください。その鍵は、プロセス論理を正確に伝えること、プロセスの理解を深めること、組織内のプロセス改善活動を促進することに効果的に活用することです。
要約
ビジネスプロセスモデリング（BPM）は、効率性、柔軟性、意思決定の質の向上を目指す組織にとって基盤的な実践です。BPMN図を用いてプロセスを視覚的に表現することで、組織は運用全体の包括的な理解を得られ、ボトルネックの特定、ワークフローの最適化、リソース配分の最適化が可能になります。BPMはステークホルダー間の効果的なコミュニケーションを促進し、プロセスを戦略的目標と一致させ、継続的な改善活動を支援します。
企業が変化する環境に進化し適応する中で、BPMは競争力を維持し顧客中心の姿勢を保つために、プロセスのモデリング、分析、最適化に役立つ動的なツールとなります。慎重なプロセスモデリングを通じて、組織は運用効率を高めるだけでなく、イノベーションを促進し、コストを削減し、顧客に卓越した価値を提供することができます。
常に変化し続ける環境においても、ビジネスプロセスモデリングは不可欠な存在であり、複雑なビジネスプロセスを明確で実行可能なインサイトに変換する手段を提供し、成功と持続可能な成長への道を切り開いています。