常に変化や課題に直面しながらも、企業がなぜスムーズに運営されているのか不思議に思ったことはありませんか？その答えは、企業のビジネスプロセスにあります。ビジネスプロセスとは、企業が目標や目的を達成するために従う一連のタスクや活動です。これらはあらゆる組織の基盤であり、企業の成功を左右する重要な要素です。
しかし、企業はどのようにしてプロセスが効率的で、効果的かつ柔軟であることを保証しているのでしょうか？その答えがビジネスプロセス分析にあります。
この記事では、ビジネスプロセス分析とは何か、なぜ重要なのか、そしてどのように行われるかを説明します。企業経営者、マネージャー、あるいは企業の仕組みに興味がある人にとって、企業をスムーズに運営する上で不可欠なプロセスについてより深く理解できるでしょう。それでは、さっそく始めましょう！
ビジネスプロセス分析（BPA）とは何か？
ビジネスプロセス分析（BPA）とは、ビジネスプロセスを深く掘り下げて、その仕組みを理解し、さらに効果的にする方法を模索することです。まるで蛙を解剖するようなものですが、対象は蛙ではなくプロセスです。BPAでは、プロセスを構成するすべての要素――入力、出力、主要な活動、そして業務を遂行するために必要なリソース――を検討します。
BPAを、プロセスの問題点や障害を発見するための拡大鏡だと考えてください。これにより、何がうまくいっていないかを明確にし、改善のための計画を立てることができます。BPAがなければ、チームは間違った問題に時間を費やし、あるいは根本的な問題を解決せずにソフトウェアを切り替えるといった、さらに悪い結果を招く可能性があります。したがって、これは非常に重要なことなのです！
ビジネスプロセス分析（BPA）とビジネス分析（BA）の違いは何か？
ビジネスプロセス分析（BPA）と、より馴染み深いビジネス分析（BA）を混同しやすいですが、名前が似ているからといって、実際にはまったく異なるものです。
では、両者の主な違いは何でしょうか？BPAは、業務を遂行するためのステップの連鎖であるビジネスプロセスを分析することに焦点を当てます。一方、BAは企業全体の全体像を捉えることを目的としています。
たとえば、財務の追跡プロセスを効率化したい場合、BPAが必要です。ビジネスアナリストは、チームが予算、調達、収益をどのように管理しているかを詳細に検討し、改善の余地がある部分を特定します。一方、企業全体の収益性を高める方法を知りたい場合、財務状況を全体的に検証するための包括的なビジネス分析が必要になります。
要するに、BPAは細部に焦点を当てるようなもので、BAは全体像を俯瞰するようなものです。
ビジネスプロセス分析（BPA）はいつ使うべきか？
BPAの意味を理解した今、いつ使うべきか疑問に思っているかもしれません。幸いなことに、BPAがビジネスプロセスの改善に役立つ状況は数多くあります。
以下にいくつかの例を挙げます：
- 以下の状況が見られるとき：生産性の低下または高い離職率企業の特定の領域で見られる場合。これは、プロセスに問題がある可能性を示す赤信号であり、改善が必要なサインです。
- 顧客からの苦情が増加している場合、新製品やチーム構造を導入する長期的に持続可能であることを確認したい場合、BPAはプロセスが変化に対応できるかどうかを検証するのに役立ちます。
- 顧客からの苦情が増加している場合、顧客からの苦情が増加しているこれは、プロセスが顧客のニーズに応えていない可能性を示しており、BPAによって何が問題なのかを明らかにすることができます。
- ステークホルダーがプロセスの実行方法について明確でない場合、BPAは混乱の原因となる部分を特定し、関係者全員にとってプロセスをスムーズにできるように支援します。
- プロセスの自動化を検討している場合、BPAはあなたが自動化する前にプロセスを最適化するこれにより、長期的には時間と頭痛を節約できます。
- あなたがプロセスを置き換えるとき新しいバージョンに置き換えるか、大幅な変更を行う場合。BPAは改善すべき点を特定し、新しいプロセスへのスムーズな移行を確保するのに役立ちます。
ビジネスプロセス分析の利点
ビジネスプロセス分析は、あらゆる組織にとって画期的なものとなる可能性があります。プロセスを丁寧に検証することで、ギャップを特定し、リソースを明確にし、重複を減らし、より良いプロセスフローを構築できます。以下はBPAの主な利点です：
まず、BPAは最も重要な業務における欠落している連携を明らかにします。プロセスがどこで不足しているかを理解することで、収益に直接的な影響を与える改善が可能になります。第二に、BPAは各プロセスに利用可能なリソースを把握するのに役立ちます。これにより、新しいプロジェクトに対して断るタイミングを判断でき、追加作業に必要な能力と可用性を確保できます。
また、BPAは現在の組織文化や環境に合った新しいプロセスの構築を支援します。環境や文化的な変化が常に起こっているため、新しい現実に合わせた完全に新しいプロセスを設計する必要がある場合があります。
さらに、BPAは重複、非効率性、ボトルネックを削減するのに役立ち、時間とコストの節約につながります。改善すべき領域を特定することで、プロセスをスムーズにし、重複作業を削減または排除できます。また、より良いプロセスは従業員の導入を促進し、より効率的なワークフローを実現します。
最後に、BPAは組織の変化に合わせたより良いプロセスフローの構築を支援します。より良いプロセスモデルを作成することで、リアルタイムで日常的な変更や更新が可能となり、プロセスが常に最適化された状態を保つことができます。
ビジネスプロセス分析の5つのステップ
ビジネスプロセス分析の一般的なアプローチには5つのステップが含まれます。
ステップ1：プロセスが大きな目標とどのように整合しているかを確認する
あなたのプロセスは会社のミッションとビジョンを支援すべきです。したがって、BPAの最初のステップは、プロセスが組織の全体像にどのように適合しているかを検討することです。各プロセスが会社の長期的な目標達成に貢献していることを確認する必要があります。
ステップ2：現在のプロセスに関するデータを収集する
プロセスを分析する前に、それらがどのように機能しているかの情報を収集する必要があります。これを行う最良の方法は、主要ステークホルダーへのインタビュー、アンケートの作成、KPIやメトリクスのレビューです。このステップには時間がかかる場合がありますが、変更を行う前にプロセスを包括的に理解することが不可欠です。
ステップ3：現在のプロセスを分析する
ビジネスプロセスマッピングを活用して、プロセスとワークフローの視覚的なレイアウトを作成します。これにより、プロセスフローにおけるパターンやギャップを特定できます。
ステップ4：改善の機会を特定する
分析の段階で、対処が必要な重複やギャップが見つかります。これらは改善の優先領域です。たとえば、開発者がスプリントバックログの計画にあまりにも多くの時間を費やしていることに気づいた場合、遅延の原因を調査し、より良いコミュニケーションを促進する新しい技術オプションを見つけることができます。
ステップ5：変更を実施する
改善すべき領域を特定した後、最後のステップは行動を起こし、プロセスを改善する変更を実施することです。ビジネスプロセス改善（BPI）では、BPAの過程で得られたすべての情報を活用して、収益性の向上を目的としてプロセスを調整・変更します。BPAは、ビジネスプロセスのすべての側面を明らかにする発見のガイドであり、BPIはそれらのプロセスを最適化したり、新しいプロセスを構築したりするための実行計画です。
ビジネスプロセス分析のツールと技術
ビジネスプロセス分析の5ステップアプローチを知ることは素晴らしいことですが、ビジネスプロセスとそのパフォーマンス指標を理解するための具体的な技術を持つことも同等に重要です。以下は、広く使われているビジネスプロセス分析の技術です：
- プロセスモデリングおよびマッピングツール：これらのツールはBPAにとって不可欠です。ビジネスプロセスモデルと表記（BPMN）図は、ワークフローを可視化し、ビジネス運用を理解するために広く使用されています。ボトルネックを特定し、プロセス改善の方法を示すのに役立ちます。さらに、これらの視覚的支援は従業員の研修や、プロセス改善がビジネス目標とどのように一致するかを示すためにも利用できます。
- 根本原因分析：この技術は、問題の根本原因を特定し、それが会社の広い目標と整合していることを確認するのに役立ちます。
- SWOT分析: SWOTは、強み、弱み、機会、脅威の頭文字を取った略語です。この分析により、プロセスの強みと弱み、およびそれらが直面する機会と脅威について貴重な洞察を得ることができます。
- ギャップ分析: ギャップ分析は、現在のプロセスと望ましい成果との違いを示します。これらのギャップを特定することで、それらを埋め、全体的なパフォーマンスを向上させる努力ができます。
ビジネスプロセス分析とVisual Paradigm
Visual Paradigmは、ビジネスプロセス分析のさまざまな段階を支援する優れたツールです。ビジネスプロセス分析に役立つ機能の一部を紹介しましょう。
ビジネスプロセスモデリング
Visual Paradigmは、視覚的モデリング機能で知られる受賞歴のある製品です。ビジネスプロセスモデルと表記（BPMN）を含む多くのモデリング言語をサポートしています。Visual ParadigmのBPMNツールを使えば、プロフェッショナルなビジネスプロセスモデルを簡単に作成でき、優れたモデリング機能を提供します。モデルを構造化し、複数の図に分割し、モデルアーティファクトを再利用し、図に対してプロフェッショナルなレポートを生成できます。
詳しくはこちら：ビジネスプロセスモデルと表記ツール
ビジネスプロセス再設計キャンバス
ビジネスプロセス再設計キャンバスは、ビジネスプロセス改善の全過程をガイドするプロセスマップであり、ビジネスプロセス分析と計画された変更の実施をカバーしています。キャンバス上の各項目には、実行すべき一連のステップと、ステップを完了するために必要な成果物が含まれています。この機能は、ビジネスプロセス分析のガイドラインを提供するだけでなく、分析プロセスの異なる段階で必要なアーティファクトを管理するためのリポジトリも提供します。
詳しくはこちら：ビジネスプロセス再設計キャンバス
プロジェクトマネジメントライフサイクルガイドスルー
実装計画を策定した後は、Visual Paradigmのプロジェクトマネジメントツールとスキルを活用して、変更が効率的かつ効果的に実施されることを確保できます。プロジェクトマネジメントライフサイクルガイドスルーは、プロジェクトマネジメントに関わるアクションアイテムの視覚的マップを提供し、プロジェクトマネジメントの全過程をガイドします。
詳しくはこちら：プロジェクトマネジメントライフサイクルガイドスルー
ジャストインタイムプロジェクトマネジメントプロセスマップ
このツールにより、プロジェクトマネジメント成果物をアジャイルで段階的なプロセスで提供するための、すぐに使えるプロジェクトマネジメントプロセステンプレートが提供されます。各作業項目には、詳細なステップバイステップの説明とサンプルが含まれており、チームが順次または並行して柔軟に協働して作業を完了できるようにします。
詳しくはこちら：ジャストインタイムプロジェクトマネジメントプロセスマップ