BPMN, que significa Modelagem de Processos de Negócio e Notação, é uma linguagem de modelagem amplamente adotada e padronizada para representar processos de negócios. O BPMN foi originalmente desenvolvido pela Iniciativa de Gestão de Processos de Negócio (BPMI) e atualmente é mantido pelo Grupo de Gerenciamento de Objetos (OMG). Em 2005, essas duas entidades se fundiram, resultando em atualizações posteriores no padrão BPMN. A versão mais recente, conhecida como BPMN 2.0, foi lançada em 2011 com o objetivo de estabelecer uma especificação unificada para a criação de diagramas de Modelagem de Processos de Negócio e Notação. Esta última iteração introduziu níveis adicionais de detalhe, incluindo recursos como eventos interrompidos e não interrompidos, bem como representações mais completas de sub-processos.
Visão do BPMN
Um Diagrama de Processo de Negócio é uma representação visual direta composta por uma coleção de elementos gráficos que ilustra um processo de negócios. A visão geral por trás do BPMN 2.0 é estabelecer uma especificação unificada que abrange notação, metamodelo e troca. Além disso, o BPMN 2.0 amplia seu escopo para incluir orquestrações e coreografias dentro dos modelos de processos.
Profissionais envolvidos na implementação de processos:
- Especialistas técnicos responsáveis pela execução do processo.
- Analistas de negócios dedicados à melhoria e ao design de processos.
- Gerentes responsáveis pelo monitoramento e controle do processo.
A Evolução do BPMN
BPMN, sigla para Modelagem de Processos de Negócio e Notação, tem suas raízes na fusão de várias notações de modelagem de negócios. Sua publicação inicial foi sob a égide da Iniciativa de Gestão de Processos de Negócio (BPMI) em 2004. Após uma fusão em 2005, a BPMI uniu forças com o Grupo de Gerenciamento de Objetos (OMG), que assumiu a manutenção e o desenvolvimento do BPMN.
Em fevereiro de 2006, o OMG lançou o documento de especificação do BPMN, marcando um momento decisivo na padronização do BPMN. Posteriormente, o BPMN passou por uma evolução adicional, levando ao desenvolvimento da Versão 2.0 em 2010. A especificação final do BPMN 2.0 foi disponibilizada em dezembro de 2013.
A versão mais recente, o BPMN 2.0.2, alcançou reconhecimento formal como padrão da edição de 2013 pela Organização Internacional de Padronização (ISO), especificamente sob o ISO/IEC 19510.
Por que BPMN?
O BPMN é escolhido por organizações porque oferece uma forma padronizada, acessível e visual para modelar, documentar, otimizar e gerenciar processos de negócios. Ele promove colaboração, eficiência e excelência nos processos, ajudando finalmente as empresas a alcançar seus objetivos e permanecer competitivas.
Existem várias razões convincentes pelas quais as organizações escolhem o BPMN:
- Padronização: O BPMN é uma notação de padrão da indústria que fornece uma linguagem comum para modelar e comunicar processos de negócios. Seus símbolos e notação padronizados tornam mais fácil para diferentes partes interessadas, incluindo analistas de negócios, desenvolvedores e gestores, compreender e colaborar na documentação de processos.
- Clareza e Visualização: Os diagramas BPMN oferecem uma representação clara e visual de processos de negócios. Eles utilizam símbolos intuitivos e fluxogramas que facilitam a compreensão da sequência de atividades, decisões e interações dentro de um processo. Essa clareza ajuda na identificação de gargalos, ineficiências e oportunidades de melhoria.
- Acessibilidade: Os diagramas BPMN são projetados para serem acessíveis a uma ampla gama de partes interessadas, incluindo usuários não técnicos. Essa acessibilidade promove uma colaboração e comunicação mais eficazes entre equipes de negócios e TI, bem como entre outros departamentos dentro da organização.
- Documentação e Documentação: O BPMN permite que as organizações documentem seus processos existentes e melhorias propostas de forma sistemática. Essa documentação ajuda na preservação do conhecimento institucional, na garantia da conformidade e na facilitação de auditorias de processos.
- Otimização de Processos: O BPMN não se limita à documentação de processos existentes; ele também apoia esforços de otimização e reengenharia de processos. Ao modelar processos, as organizações podem identificar áreas para simplificação, automação e melhoria de eficiência.
- Alinhamento com Sistemas de TI: O BPMN pode ser integrado de forma transparente a sistemas de TI e ferramentas de software. Esse alinhamento permite que as organizações implementem fluxos de trabalho automatizados com base em modelos BPMN, garantindo que os processos sejam executados de forma consistente e eficiente.
- Escalabilidade: O BPMN é escalável e pode ser usado para modelar processos de complexidade variada, desde fluxos de trabalho simples até processos de negócios altamente complexos. Ele atende às necessidades tanto de pequenas empresas quanto de grandes empresas.
- Colaboração Interfuncional: O BPMN incentiva a colaboração entre funções diferentes ao fornecer uma estrutura comum para discutir e aprimorar processos. Reúne pessoas de diferentes departamentos para analisar, projetar e otimizar processos coletivamente.
- Conformidade e Governança: O BPMN apoia os esforços de conformidade e governança ao permitir que as organizações documentem e implementem padrões de processos, requisitos regulatórios e melhores práticas.
- Melhoria Contínua: Ao usar o BPMN, as organizações podem monitorar continuamente e aprimorar seus processos ao longo do tempo. Elas podem analisar dados de desempenho, identificar áreas para melhoria e refinar iterativamente seus processos para atender às necessidades empresariais em mudança.
Os Quatro Elementos Principais do BPMN
- Objetos de Fluxo: Os objetos de fluxo são os blocos fundamentais de um diagrama BPMN. Eles representam as diversas atividades e ações que ocorrem dentro de um processo de negócios. Os principais tipos de objetos de fluxo incluem:
- Tarefas: As tarefas representam o trabalho ou atividades que precisam ser realizadas como parte do processo. Elas podem ser classificadas ainda em tarefas de usuário (realizadas por humanos) e tarefas de serviço (realizadas por sistemas automatizados).
- Portões: Os portões são pontos de decisão dentro do processo que controlam o fluxo de atividades. Eles determinam qual caminho seguir com base em condições ou eventos específicos. Os tipos comuns de portões incluem portões exclusivos, inclusivos, paralelos e baseados em eventos.
- Eventos: Os eventos representam ocorrências que acionam ou interrompem o fluxo do processo. Eles podem ser classificados em diversos tipos, como eventos de início (iniciam o processo), eventos intermediários (ocorrem durante o processo) e eventos de fim (encerram o processo).
- Subprocessos: Os subprocessos são usados para encapsular uma série de atividades relacionadas dentro de um único objeto de fluxo. Eles permitem a modelagem modular e hierárquica de processos.
- Objetos de Conexão: Os objetos de conexão definem como os objetos de fluxo são conectados e como o processo flui de uma atividade para outra. Os principais objetos de conexão são:
- Fluxo de Sequência: O fluxo de sequência representa a ordem em que as atividades são executadas. É representado por setas que conectam objetos de fluxo e pode ter condições ou restrições.
- Fluxo de Mensagem: O fluxo de mensagem representa a troca de mensagens entre diferentes partes de um processo ou entre processos em um ambiente colaborativo.
- Associação: As associações são usadas para ligar artefatos (anotações, objetos de dados, etc.) a objetos de fluxo, fornecendo informações ou contexto adicionais.
- Cascas: As cascas são usadas para agrupar e categorizar atividades dentro de um processo. Elas ajudam a definir os papéis ou responsabilidades de diferentes participantes ou departamentos envolvidos no processo. Existem dois tipos principais de cascas:
- Piscina: Uma piscina representa um participante de alto nível no processo, frequentemente uma entidade ou organização externa.
- Cascata: Uma faixa representa um papel, departamento ou entidade específica dentro de um pool e contém os objetos de fluxo relacionados a esse papel.
- Artifatos: Artifatos são elementos adicionais que fornecem informações, contexto ou anotações ao diagrama BPMN. Eles incluem:
- Objetos de Dados: Objetos de dados representam dados ou informações usados no processo. Podem ser armazenamentos de dados (onde os dados são armazenados), entradas de dados, saídas de dados ou objetos de dados (representando o fluxo de dados).
- Anotações: Anotações são usadas para adicionar notas explicativas, comentários ou descrições ao diagrama, fornecendo clareza e contexto ao modelo de processo.
Esses quatro elementos principais — objetos de fluxo, objetos de conexão, faixas e artifatos — trabalham juntos para criar diagramas BPMN abrangentes e visualmente expressivos para modelar, analisar e melhorar processos empresariais.
Passos para Realizar a Modelagem de Processos de Negócio
- Identifique o Escopo e os Objetivos:
- Defina o escopo do processo que você deseja modelar. Expresse claramente os objetivos e metas do esforço de modelagem. Entenda por que você está modelando este processo específico e o que espera alcançar.
- Reúna os Interessados:
- Inclua os interessados relevantes, incluindo responsáveis pelo processo, especialistas na matéria, funcionários e qualquer pessoa que tenha um papel ou interesse no processo. Seu input é essencial para uma modelagem precisa.
- Defina os Limites do Processo:
- Defina claramente os pontos de início e fim do processo. Entenda o que dispara o processo e quais são os resultados desejados.
- Identifique Atividades e Etapas:
- Divida o processo em suas atividades e etapas individuais. Documente quais tarefas são realizadas, por quem são realizadas e em que sequência.
- Use a Notação de Modelagem:
- Escolha uma notação ou framework de modelagem, como BPMN (Modelagem e Notação de Processos de Negócio), para representar visualmente o processo. Use símbolos, formas e diagramas para ilustrar o fluxo de atividades, decisões e interações.
- Crie um Diagrama de Fluxo de Processo:
- Construa um diagrama de fluxo de processo de alto nível que forneça uma visão geral do processo. Use símbolos como retângulos (tarefas), losangos (pontos de decisão) e setas (fluxo) para representar atividades e suas sequências.
- Detalhe Subprocessos e Decisões:
- Aprofunde-se no processo modelando subprocessos dentro do fluxo principal do processo. Identifique pontos de decisão, condições e lógica de ramificação.
- Inclua o fluxo de dados:
- Mostre como os dados ou informações fluem através do processo. Identifique fontes de dados, entradas, saídas e pontos de armazenamento dentro do processo.
- Defina papéis e responsabilidades:
- Atribua papéis ou responsabilidades a cada atividade ou etapa. Esclareça quem é responsável por realizar cada tarefa e quem está envolvido na tomada de decisões.
- Capture entradas e saídas:
- Documente as entradas necessárias para cada atividade e as saídas geradas. Especifique o formato e o conteúdo dessas entradas e saídas.
- Analise e otimize:
- Analise o processo modelado para identificar gargalos, redundâncias e ineficiências. Procure oportunidades para simplificar o processo, reduzir custos e melhorar o desempenho.
- Teste cenários:
- Crie e teste diferentes cenários para entender como o processo se comporta sob diversas condições. Isso ajuda a identificar problemas potenciais e validar o modelo.
- Documente as regras de negócios:
- Documente quaisquer regras de negócios, políticas ou diretrizes que regem o processo. Certifique-se de que essas regras sejam integradas ao modelo.
- Itere e refine:
- A modelagem de processos de negócios é frequentemente um processo iterativo. Reúna feedback dos stakeholders e faça ajustes necessários no modelo para refletir mudanças e melhorias.
- Implemente e monitore:
- Uma vez que o modelo seja finalizado, use-o como base para a implementação do processo. Monitore continuamente o processo para garantir que esteja alinhado ao modelo e atenda aos objetivos definidos.
- Documente o modelo:
- Forneça documentação abrangente do modelo do processo, incluindo diagramas, descrições e qualquer documentação relevante.
- Treine os interessados:
- Treine os funcionários e partes interessadas sobre o processo recém-modelado para garantir uma transição suave e compreensão de seus papéis.
- Manter e Atualizar:
- Revise e atualize regularmente o modelo de processo para mantê-lo alinhado às necessidades e requisitos em mudança do negócio.
Lembre-se de que o modelamento de processos de negócios é uma atividade dinâmica e contínua que contribui para a melhoria de processos e a agilidade organizacional. É essencial envolver as partes interessadas relevantes ao longo de todo o processo e aprimorar continuamente o modelo conforme as condições do negócio evoluírem.
Exemplos de BPMN
Iniciando o Pedido de Férias Para iniciar o processo de solicitação de férias, um funcionário da empresa deve solicitar formalmente um afastamento. Na nossa representação visual, usamos o símbolo de evento inicial, posicionado na faixa ‘Funcionário’, indicando o início do processo. Uma seta contínua conecta o evento inicial a um símbolo de tarefa, ilustrando o fluxo do processo e indicando que a responsabilidade inicial do funcionário é preencher o formulário de solicitação de férias. Após concluído, esse formulário é então enviado ao seu gerente para revisão e aprovação.
Avaliação Gerencial Após o envio, o papel gerencial assume a prioridade no processo. A tarefa ‘Enviar Solicitação de Férias para Aprovação’ está ligada a outra tarefa, ‘Avaliar Solicitação de Férias’, na faixa ‘Gerente’. Aqui, o gerente avalia a solicitação, tomando a decisão de aprovar ou recusar o pedido de férias. Para considerar esses resultados divergentes, introduzimos um símbolo de gateway no diagrama. Se a solicitação for recusada, o gerente procede em informar o funcionário, e o processo de solicitação encerra-se imediatamente. Essa tarefa ‘Informar o Funcionário que o Pedido foi Recusado’ está conectada a um símbolo de evento final. Por outro lado, se a solicitação for aprovada, o gerente comunica isso ao funcionário, e o processo avança para a faixa ‘RH’ para tratamento adicional.
Férias do Funcionário e Conclusão do Processo A etapa final do processo centra-se na efetiva concessão das férias aprovadas. Ligamos o símbolo de evento final à tarefa final, ‘Tomar as Férias’, indicando o encerramento de todo o processo.
BPMN – Um Exemplo Maior
Conheça a True Aqua Water Mineral Company, um fornecedor emergente de água destilada em nossa cidade. Seu produto atende tanto empresas quanto residências. Agora, com uma meta ambiciosa de aumentar sua participação de mercado de 5% para 10% nos próximos 12 a 18 meses, a True Aqua Water Mineral Company está em missão de melhorar a eficiência operacional e elevar a satisfação do cliente.
Como analista de negócios encarregado dessa missão, você está se aprofundando na tarefa em questão. Após discussões com a True Aqua Water Mineral Company, você coletou insights valiosos sobre seu processo de pedido de água destilada. Vamos nos aprofundar nos detalhes.
A imagem abaixo apresenta o Diagrama de Processo de Negócios que encapsula o processo de entrega de água destilada na True Aqua Water Mineral Company.
De acordo com o diagrama, os clientes têm dois canais para fazer pedidos: podem ligar para o número de atendimento ou enviar um e-mail. Atualmente, uma parcela significativa de 90% dos pedidos é recebida por ligações telefônicas, com os 10% restantes enviados por e-mail. Quando um pedido chega, um assistente de atendimento ao cliente assume a responsabilidade. Sua primeira tarefa é verificar se o cliente é existente ou novo. Se o cliente for novo na empresa, o assistente inicia o processo criando uma conta do cliente.
As entregas de água destilada são agendadas todas as manhãs de quarta-feira. Consequentemente, o assistente de atendimento ao cliente reúne os pedidos e os encaminha ao Departamento de Logística para coordenação contínua da entrega. No Departamento de Logística, o gerente assume o controle, supervisionando a alocação de pedidos aos trabalhadores, o planejamento de horários e a impressão dos documentos necessários. Os trabalhadores, munidos de suas instruções, então gerenciam as ligações dos clientes e executam as entregas de água de acordo com o cronograma.
Dicas e Truques para Modelagem de Processos de Negócios
Aqui estão algumas dicas e truques para trabalhar com BPMN (Modelagem e Notação de Processos de Negócios):
- Comece Simples: Ao começar com BPMN, comece com processos simples para compreender os fundamentos da notação. À medida que você se tornar mais competente, poderá abordar processos mais complexos.
- Use as Faixas com Sabedoria: As faixas são excelentes para ilustrar papéis e responsabilidades, mas não complica demais seus diagramas com muitas faixas. Mantenha-as claras e focadas.
- Convenções de Nomeação Consistentes: Use nomes consistentes e claros para suas tarefas, gateways e eventos. Isso torna seus diagramas mais compreensíveis e fáceis de manter.
- Mantenha-o Modular: Divida processos complexos em subprocessos menores. Isso melhora a legibilidade e permite que você reutilize subprocessos em outros diagramas.
- Aproveite os Subprocessos: Use subprocessos embutidos quando uma parte do seu processo exigir detalhes adicionais. Isso mantém seu diagrama principal desembaraçado.
- Anotações: Use anotações para fornecer informações adicionais ou explicações dentro dos seus diagramas BPMN. Isso ajuda a esclarecer o significado de símbolos ou conexões.
- Considere os Fluxos de Sequência: Seja preciso com os fluxos de sequência (setas). Certifique-se de que eles representem o fluxo lógico do processo e não sejam ambíguos.
- Portas com Descrições: Adicione descrições às portas (losangos) para explicar as condições ou critérios que determinam a direção do fluxo. Isso adiciona clareza aos seus pontos de decisão.
- Portas Paralelas: Entenda a diferença entre portas paralelas (portas AND) e portas exclusivas (portas XOR). Use-as adequadamente para representar a lógica do processo.
- Laços: Use construções de laço quando uma tarefa ou subprocesso precisar ser repetido. O BPMN fornece marcadores de laço para indicar isso.
- Tratamento de Exceções: Represente claramente como seu processo lida com exceções e erros. Use eventos de borda ou eventos de erro para mostrar onde e como as exceções são capturadas.
- Validação: Use ferramentas de modelagem BPMN que ofereçam recursos de validação para verificar seus diagramas quanto à correção e conformidade com os padrões BPMN.
- Testes: Crie cenários de teste para validar seus diagramas BPMN. Teste diversos caminhos e condições para garantir que o processo se comporte conforme o esperado.
- Colaboração: Use pools e lanes para mostrar a colaboração entre entidades ou departamentos diferentes dentro de um processo. Isso é especialmente útil para processos complexos que envolvem múltiplos interessados.
- Controle de Versão: Implemente controle de versão para seus diagramas BPMN. À medida que os processos evoluem, é essencial acompanhar as mudanças e manter um histórico das versões do processo.
- Documentação: Documente seus diagramas BPMN com textos ou documentos complementares que forneçam contexto, regras de negócios ou informações adicionais.
- Treinamento: Treine seus membros da equipe e interessados na notação BPMN e nas melhores práticas para garantir uma compreensão e uso consistentes.
- Feedback: Encoraje feedback dos interessados para aprimorar seus diagramas BPMN. É um esforço colaborativo, e as contribuições dos envolvidos podem levar a modelos de processo melhores.
- Permaneça Atualizado: Mantenha-se atualizado com os últimos padrões e atualizações do BPMN para garantir que seus diagramas sejam compatíveis e aproveitem novos recursos.
- Prática: Quanto mais você praticar modelagem BPMN, melhor se tornará. Considere trabalhar em projetos de exemplo ou processos do mundo real para aprimorar suas habilidades.
Lembre-se de que o BPMN é uma ferramenta poderosa para modelagem e comunicação de processos. A chave está em usá-lo de forma eficaz para transmitir a lógica do processo, melhorar a compreensão do processo e facilitar esforços de melhoria contínua dentro da sua organização.
Resumo
Modelagem de Processos de Negócio (BPM) representa uma prática fundamental para organizações que buscam eficiência, agilidade e tomada de decisões aprimorada. Ao representar visualmente seus processos por meio de diagramas BPMN, as organizações podem obter uma compreensão abrangente de suas operações, identificar gargalos, simplificar fluxos de trabalho e otimizar a alocação de recursos. O BPM facilita a comunicação eficaz entre os interessados, alinha os processos aos objetivos estratégicos e apoia esforços contínuos de melhoria.
À medida que as empresas evoluem e se adaptam a ambientes em mudança, o BPM atua como uma ferramenta dinâmica para modelar, analisar e otimizar processos, mantendo-se competitivo e centrado no cliente. Por meio de modelagem de processos cuidadosa, as organizações não apenas podem aumentar a eficiência operacional, mas também fomentar inovação, reduzir custos e oferecer valor excepcional aos clientes.
Em um cenário em constante evolução, a Modelagem de Processos de Negócios permanece indispensável, oferecendo os meios para transformar processos de negócios complexos em insights claros e acionáveis que abrem caminho para o sucesso e o crescimento sustentável.