TOGAF ADM: 10 kỹ thuật hàng đầu – Phần 5: Kỹ thuật lập kế hoạch chuyển đổi

Các kỹ thuật lập kế hoạch chuyển đổi trong TOGAF cung cấp một cách tiếp cận có cấu trúc để đánh giá và lập kế hoạch triển khai và chuyển đổi Kiến trúc Doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng các kỹ thuật này, các kiến trúc sư có thể đảm bảo rằng các kế hoạch là toàn diện và phù hợp với các mục tiêu kinh doanh, đồng thời cũng xem xét các giới hạn và phụ thuộc có thể ảnh hưởng đến việc triển khai.

Mỗi kỹ thuật đều có mục đích cụ thể riêng và có thể được sử dụng ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình lập kế hoạch chuyển đổi. Ví dụ, ma trận Đánh giá và Suy luận Yếu tố Triển khai có thể giúp xác định và ghi chép các yếu tố ảnh hưởng đến việc triển khai, trong khi Kỹ thuật Đánh giá Giá trị Kinh doanh có thể hỗ trợ đánh giá giá trị và rủi ro liên quan đến các phương án khác nhau.

Bằng cách kết hợp sử dụng các kỹ thuật này, các kiến trúc sư có thể xây dựng một kế hoạch chuyển đổi toàn diện, xem xét tất cả các yếu tố liên quan và đảm bảo việc triển khai Kiến trúc Doanh nghiệp thành công.

Ma trận Đánh giá và Suy luận Yếu tố Triển khai TOGAF ADM

Ma trận Đánh giá và Suy luận Yếu tố Triển khai TOGAF ADM là một công cụ được sử dụng để xác định và đánh giá các yếu tố có thể ảnh hưởng đến việc triển khai kế hoạch Kiến trúc Doanh nghiệp. Ma trận thường bao gồm ba cột, đó là:

1. Yếu tố: Cột này liệt kê các yếu tố khác nhau có thể ảnh hưởng đến việc triển khai kế hoạch kiến trúc. Các yếu tố này có thể bao gồm Rủi ro, Vấn đề, Giả định, Phụ thuộc, Hành động, Tác động, hoặc bất kỳ yếu tố liên quan nào khác.
2. Mô tả: Cột này cung cấp mô tả ngắn gọn về từng yếu tố, giải thích nó là gì và tại sao cần xem xét khi xây dựng kế hoạch.
3. Suy luận: Cột này nêu rõ các suy luận cần được thực hiện dựa trên từng yếu tố. Các suy luận này chỉ ra các hành động hoặc giới hạn cần được xem xét khi xây dựng kế hoạch triển khai.

Ví dụ, giả sử một trong các yếu tố được liệt kê trong ma trận là “Rủi ro”. Trong cột mô tả, yếu tố này có thể được định nghĩa là “những sự kiện hoặc tình huống tiêu cực tiềm tàng có thể ảnh hưởng đến thành công của kế hoạch triển khai”. Trong cột suy luận, ma trận có thể chỉ ra rằng mọi rủi ro được xác định cần được đánh giá và ưu tiên, đồng thời cần triển khai các chiến lược giảm thiểu rủi ro phù hợp.

Tổng quan, ma trận Đánh giá và Suy luận Yếu tố Triển khai là một công cụ hữu ích để đảm bảo rằng tất cả các yếu tố liên quan đều được xem xét khi xây dựng kế hoạch triển khai, và các hành động phù hợp được thực hiện để giải quyết bất kỳ vấn đề hoặc giới hạn tiềm tàng nào.

—

dưới đây là một khả năng tái cấu trúc ma trận dựa trên sự thay đổi sang tin nhắn tức thời:

Yếu tố	Mô tả	Suy luận
Thay đổi về Công nghệ
Việc đóng cửa các trung tâm tin nhắn	Quyết định đóng cửa các trung tâm tin nhắn và chuyển sang tin nhắn tức thời là kênh giao tiếp chính	Đánh giá tác động của việc đóng cửa đối với nhân sự và quy trình Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân sự sử dụng tin nhắn tức thời một cách hiệu quả Xem xét các khoản tiết kiệm tiềm năng từ việc đóng cửa và ưu tiên phù hợp
Nhân sự	Những người tham gia triển khai kế hoạch và/hoặc bị ảnh hưởng bởi các thay đổi	Xác định vai trò và trách nhiệm của nhân sự tham gia triển khai Đánh giá tác động của các thay đổi đối với nhân sự Xây dựng kế hoạch đào tạo hoặc điều chuyển nhân sự khi cần thiết
Tin nhắn tức thời	Công nghệ mới được giới thiệu như một phần của kế hoạch triển khai	Đánh giá lợi ích và nhược điểm khi sử dụng tin nhắn tức thời là kênh giao tiếp chính Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân viên sử dụng tin nhắn tức thời một cách hiệu quả Ưu tiên tin nhắn tức thời như một biện pháp tiết kiệm chi phí
Chi phí	Tác động tài chính của kế hoạch triển khai	Đánh giá các chi phí liên quan đến việc triển khai kế hoạch Xem xét các biện pháp tiết kiệm chi phí như việc sử dụng tin nhắn tức thời Xây dựng kế hoạch để theo dõi và quản lý chi phí trong suốt quá trình triển khai

Một lần nữa, đây chỉ là một cách khả thi để tái tạo ma trận dựa trên công nghệ cập nhật, và các yếu tố thực tế, mô tả và suy luận được sử dụng trong ma trận sẽ phụ thuộc vào tình huống kinh doanh cụ thể đang được xử lý.

 

Ma trận các khoảng trống, giải pháp và phụ thuộc đã được tổng hợp

Ma trận các khoảng trống, giải pháp và phụ thuộc đã được tổng hợp là một kỹ thuật được sử dụng trong quá trình phát triển kiến trúc TOGAF để xác định và nhóm các khoảng trống trong lĩnh vực kiến trúc, đánh giá các giải pháp tiềm năng và các phụ thuộc liên quan đến các khoảng trống đó.

Kỹ thuật này giúp các kiến trúc sư ưu tiên công việc của họ và xác định các khu vực mà các giải pháp có thể tạo ra tác động lớn nhất. Bằng cách nhóm các khoảng trống lại với nhau, các kiến trúc sư có thể hiểu rõ hơn về mối quan hệ giữa chúng và xác định các giải pháp có thể giải quyết đồng thời nhiều khoảng trống.

Ma trận này cũng hữu ích trong việc lập kế hoạch và tạo các gói công việc. Các phụ thuộc đã xác định có thể hỗ trợ thúc đẩy việc tạo các dự án và cung cấp thông tin cho kế hoạch chuyển đổi trong các giai đoạn E và F của quá trình phát triển kiến trúc. Điều này đảm bảo rằng các dự án được ưu tiên đúng mức và phù hợp với mục tiêu kinh doanh.

Tổng quan lại, ma trận các khoảng trống, giải pháp và phụ thuộc đã được tổng hợp là một công cụ quý giá để các kiến trúc sư sử dụng trong suốt quá trình phát triển kiến trúc, giúp họ xác định các khoảng trống, giải pháp và phụ thuộc, ưu tiên công việc và thúc đẩy lập kế hoạch và thực hiện dự án một cách hiệu quả.

Ví dụ

Dưới đây là một ví dụ về cách sử dụng ma trận các khoảng trống, giải pháp và phụ thuộc đã được tổng hợp:

Giả sử rằng trong giai đoạn phân tích khoảng trống của quá trình phát triển kiến trúc, đội kiến trúc đã xác định được một số khoảng trống trong kiến trúc trạng thái hiện tại. Những khoảng trống này bao gồm:

1. Thiếu một kho dữ liệu tập trung cho dữ liệu khách hàng
2. Các định nghĩa dữ liệu không nhất quán giữa các đơn vị kinh doanh
3. Tích hợp hạn chế giữa hệ thống CRM và hệ thống xử lý đơn hàng

Để tạo ra một ma trận các khoảng trống, giải pháp và phụ thuộc đã được tổng hợp, đội kiến trúc sẽ nhóm các khoảng trống này lại với nhau và đánh giá các giải pháp và phụ thuộc tiềm năng. Ví dụ:

Dưới đây là ví dụ một lần nữa với số thứ tự được thêm vào cột đầu tiên:

#	Khoảng trống	Giải pháp tiềm năng	Phụ thuộc
1	Thiếu một kho dữ liệu tập trung cho dữ liệu khách hàng	Thực hiện một kho dữ liệu (data lake) cho dữ liệu khách hàng	Phụ thuộc vào việc giải quyết các định nghĩa dữ liệu không nhất quán
2	Các định nghĩa dữ liệu không nhất quán giữa các đơn vị kinh doanh	Xây dựng khung quản lý dữ liệu và mô hình dữ liệu chung	Phụ thuộc vào việc triển khai một hồ dữ liệu
3	Tích hợp hạn chế giữa hệ thống CRM và hệ thống thực hiện đơn hàng	Triển khai một bus dịch vụ doanh nghiệp (ESB) để cho phép trao đổi dữ liệu thời gian thực	Phụ thuộc vào việc triển khai khung quản lý dữ liệu và mô hình dữ liệu chung

Trong ví dụ này, ma trận cho thấy việc khắc phục các khoảng trống trong dữ liệu khách hàng đòi hỏi một phương pháp nhiều bước, bao gồm giải quyết các bất nhất dữ liệu, triển khai một hồ dữ liệu, xây dựng khung quản lý dữ liệu và mô hình dữ liệu chung, và cuối cùng là triển khai một ESB để cho phép trao đổi dữ liệu thời gian thực.

Ma trận này có thể được sử dụng để lập kế hoạch các gói công việc, xác định các mối phụ thuộc và ưu tiên các dự án ở các giai đoạn E và F. Ví dụ, nhóm kiến trúc có thể ưu tiên triển khai khung quản lý dữ liệu và mô hình dữ liệu chung như bước đầu tiên để giải quyết các khoảng trống được xác định, vì đây là yếu tố phụ thuộc đối với cả việc triển khai hồ dữ liệu và ESB.

Bảng các bước tăng trưởng định nghĩa kiến trúc

Bảng các bước tăng trưởng định nghĩa kiến trúc là một kỹ thuật được sử dụng trong Khung kiến trúc của The Open Group (TOGAF), cho phép các kiến trúc sư lập kế hoạch và theo dõi quá trình phát triển kiến trúc doanh nghiệp theo thời gian. Bảng này liệt kê các dự án khác nhau sẽ góp phần vào việc phát triển kiến trúc, và gán các sản phẩm cụ thể cho từng dự án, sẽ được hoàn thành theo từng giai đoạn theo thời gian.

Mục đích của bảng này là tạo ra một lộ trình nêu rõ trình tự được lên kế hoạch của các kiến trúc chuyển tiếp, là những trạng thái trung gian của kiến trúc sẽ đạt được vào các thời điểm xác định trong quá trình phát triển. Mỗi kiến trúc chuyển tiếp đại diện cho một giai đoạn của kiến trúc, hoàn chỉnh hơn và gần với trạng thái cuối cùng hơn giai đoạn trước đó.

Bằng cách chia nhỏ quá trình phát triển thành các sản phẩm tăng dần và phân bổ chúng vào các dự án và khung thời gian cụ thể, Bảng các bước tăng trưởng định nghĩa kiến trúc giúp các kiến trúc sư:

1. Lập kế hoạch phát triển kiến trúc doanh nghiệp theo cách có cấu trúc và dễ quản lý
2. Đảm bảo rằng mỗi dự án được sắp xếp đúng thứ tự và mỗi giai đoạn được hoàn thành đúng thời hạn
3. Xác định các mối phụ thuộc và xung đột tiềm tàng giữa các dự án khác nhau
4. Cung cấp cái nhìn rõ ràng về quá trình phát triển, có thể chia sẻ với các bên liên quan để đảm bảo mọi người đều thống nhất về mục tiêu và tiến độ của dự án.

Tổng quan, Bảng các bước tăng trưởng định nghĩa kiến trúc là một công cụ mạnh mẽ giúp các kiến trúc sư quản lý các dự án kiến trúc doanh nghiệp phức tạp và đảm bảo chúng được hoàn thành thành công và đúng tiến độ.

Dưới đây là Bảng các bước tăng trưởng định nghĩa kiến trúc được cập nhật, tích hợp cả thông tin về giai đoạn và thời điểm bắt đầu:

Tên dự án	Giai đoạn 1 – Thời điểm bắt đầu	Giai đoạn 1	Giai đoạn 2 – Thời điểm bắt đầu	Giai đoạn 2	Giai đoạn 3 – Thời điểm bắt đầu	Giai đoạn 3	Giai đoạn 4 – Thời điểm bắt đầu	Giai đoạn 4
Hệ thống CRM	Q1 2023	Kiến trúc khái niệm	Q2 2023	Kiến trúc logic	Q3 2023	Kiến trúc vật lý	Q4 2023	Hệ thống hoạt động đầy đủ
Kho dữ liệu	Q1 2023	Kiến trúc khái niệm	Q2 2023	Kiến trúc logic	Q3 2023	Kiến trúc vật lý	Q4 2023	Hệ thống hoạt động đầy đủ
Nền tảng thương mại điện tử	Q2 2023	Kiến trúc khái niệm	Q3 2023	Kiến trúc logic	Q4 2023	Kiến trúc vật lý	Q1 2024	Hệ thống hoạt động đầy đủ
Ứng dụng di động	Q2 2023	Kiến trúc khái niệm	Q3 2023	Kiến trúc logic	Q4 2023	Kiến trúc Vật lý	Q1 2024	Hệ thống Hoạt động Toàn diện

Trong bảng cập nhật này, mỗi dự án có bốn giai đoạn, và mỗi giai đoạn có thời điểm bắt đầu được biểu diễn dưới dạng quý và năm. Điều này giúp kiến trúc sư lập kế hoạch một loạt các kiến trúc chuyển tiếp và theo dõi tiến độ hướng tới việc đạt được hệ thống hoạt động toàn diện cho mỗi dự án.

Ví dụ, dự án Hệ thống CRM bắt đầu từ Q1 2023, và mỗi giai đoạn tiếp theo bắt đầu vào quý tiếp theo. Bảng cho thấy giai đoạn Hệ thống Hoạt động Toàn diện được lên lịch vào Q4 2023. Điều này giúp kiến trúc sư lập kế hoạch và theo dõi tiến độ hướng tới việc đạt được hệ thống hoạt động toàn diện cho dự án Hệ thống CRM.

Tương tự, bảng hiển thị thời điểm bắt đầu cho mỗi giai đoạn của ba dự án còn lại. Điều này giúp kiến trúc sư lập kế hoạch và theo dõi tiến độ hướng tới việc đạt được hệ thống hoạt động toàn diện cho mỗi dự án, đồng thời xác định các xung đột hoặc phụ thuộc tiềm tàng giữa các dự án khác nhau.

Bảng tiến hóa trạng thái kiến trúc chuyển tiếp

Bảng tiến hóa trạng thái kiến trúc chuyển tiếp là một kỹ thuật được sử dụng trong Khung Kiến trúc của Tổ chức Mở (TOGAF) để minh họa trạng thái đề xuất của các kiến trúc tổ chức ở nhiều cấp độ bằng cách sử dụng một hệ thống phân loại được xác định như Mô hình Tham chiếu Kỹ thuật của TOGAF (TRM). Bảng này là một công cụ trực quan giúp các kiến trúc sư xác định các dịch vụ trong hệ thống phân loại được sử dụng trong doanh nghiệp, sau đó liệt kê các kiến trúc chuyển tiếp và các chuyển đổi đề xuất cho các dịch vụ đó.

Bảng nên bao gồm danh sách tất cả các khối xây dựng giải pháp (SBBs) và mô tả cách chúng sẽ ảnh hưởng và thực hiện các dịch vụ được liệt kê. Các SBBs cũng nên được đánh dấu để thể hiện cách chúng sẽ thúc đẩy kiến trúc doanh nghiệp. Ví dụ, nếu một khả năng mới được giới thiệu, nó sẽ được đánh dấu là “mới” hoặc “giữ nguyên” trong bảng. Nếu một khả năng đang được chuyển đổi sang một giải pháp mới, nó sẽ được đánh dấu là “chuyển tiếp.” Và nếu một khả năng đang bị thay thế, nó sẽ được đánh dấu là “thay thế.”

Bảng tiến hóa trạng thái kiến trúc chuyển tiếp cung cấp một bức tranh rõ ràng về những thay đổi sẽ xảy ra trong kiến trúc tổ chức theo thời gian. Nó giúp các kiến trúc sư thấy được cách các thay đổi đề xuất của họ sẽ ảnh hưởng đến các dịch vụ của tổ chức và cách chúng sẽ đưa tổ chức tiến gần hơn đến trạng thái mục tiêu. Bằng cách sử dụng bảng này, các kiến trúc sư có thể đảm bảo rằng các thay đổi đề xuất phù hợp với mục tiêu và mục đích của tổ chức và có thể được triển khai một cách hiệu quả.

Ví dụ

Dưới đây là một ví dụ về cách bảng tiến hóa trạng thái kiến trúc chuyển tiếp có thể trông như thế nào dựa trên các cột bạn đã nêu:

Phạm vi phụ	Dịch vụ	Kiến trúc chuyển tiếp 1	Kiến trúc chuyển tiếp 2	Kiến trúc chuyển tiếp 3
Bán hàng	Quản lý đơn hàng	Trạng thái hiện tại	Trạng thái chuyển tiếp	Trạng thái mục tiêu
Bán hàng	Quản lý khách hàng	Trạng thái hiện tại	Trạng thái chuyển tiếp	Trạng thái mục tiêu
Tài chính	Nợ phải trả	Trạng thái hiện tại	Trạng thái chuyển đổi	Trạng thái mục tiêu
Tài chính	Các khoản phải thu	Trạng thái hiện tại	Trạng thái chuyển đổi	Trạng thái mục tiêu
Nhân sự	Lương	Trạng thái hiện tại	Trạng thái chuyển đổi	Trạng thái mục tiêu
Nhân sự	Quản lý phúc lợi	Trạng thái hiện tại	Trạng thái chuyển đổi	Trạng thái mục tiêu

Trong ví dụ này, cột đầu tiên liệt kê các lĩnh vực con trong tổ chức, chẳng hạn như Bán hàng, Tài chính và Nhân sự. Cột thứ hai liệt kê các dịch vụ cụ thể trong từng lĩnh vực con, chẳng hạn như Quản lý đơn hàng, Thanh toán phải trả và Lương. Các cột còn lại đại diện cho các kiến trúc chuyển đổi khác nhau, có thể bao gồm Trạng thái hiện tại, Trạng thái chuyển đổi và Trạng thái mục tiêu.

Mỗi ô trong bảng sau đó sẽ được điền thông tin phù hợp cho dịch vụ và kiến trúc đó. Ví dụ, ô cho Quản lý đơn hàng và cột Trạng thái hiện tại có thể chứa mô tả về kiến trúc hiện tại được sử dụng để quản lý đơn hàng, trong khi ô cho Quản lý đơn hàng và cột Trạng thái mục tiêu có thể mô tả kiến trúc đề xuất để quản lý đơn hàng trong tương lai.

Phương pháp đánh giá giá trị kinh doanh

Phương pháp đánh giá giá trị kinh doanh mà bạn mô tả là một phương pháp hữu ích để đánh giá và ưu tiên các sáng kiến hoặc dự án kinh doanh khác nhau. Bằng cách sử dụng ma trận với các chiều đo giá trị và rủi ro, các doanh nghiệp có thể đánh giá các lựa chọn của mình dựa trên các tiêu chí khách quan phù hợp với mục tiêu và mục đích chiến lược của họ.

Chiều đo chỉ số giá trị, bao gồm tuân thủ nguyên tắc, đóng góp tài chính, sự phù hợp chiến lược và vị thế cạnh tranh, giúp xác định các lợi ích và cơ hội tiềm năng mà một dự án có thể mang lại cho doanh nghiệp. Chiều đo chỉ số rủi ro, bao gồm quy mô và độ phức tạp, công nghệ, năng lực tổ chức và tác động của một thất bại, giúp xác định các rủi ro và thách thức tiềm tàng mà một dự án có thể phải đối mặt.

Ví dụ

Bằng cách gán trọng số riêng lẻ cho từng tiêu chí, các doanh nghiệp có thể xác định mức độ quan trọng tương đối của từng tiêu chí trong quá trình ra quyết định. Điều này giúp đảm bảo rằng các yếu tố quan trọng nhất được ưu tiên hơn trong quá trình đánh giá.

 

Cuối cùng, điều quan trọng là phải xác định các tiêu chí ra quyết định trước khi biết các lựa chọn. Điều này đảm bảo quá trình đánh giá duy trì tính khách quan và nhất quán, và tất cả các lựa chọn đều được đánh giá dựa trên cùng một tiêu chí. Nó cũng giúp ngăn ngừa các thiên kiến và sở thích cá nhân ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định.

Tóm tắt