Đánh giá khả năng sẵn sàng cho chuyển đổi doanh nghiệp
Việc triển khai thành công chuyển đổi kiến trúc đòi hỏi sự hiểu biết toàn diện về mức độ sẵn sàng thay đổi của tổ chức. Quá trình đánh giá sẵn sàng này bao gồm việc xác định và đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng thích ứng của tổ chức với công nghệ, quy trình và luồng công việc mới.
Dưới đây là các hoạt động được khuyến nghị trong việc đánh giá mức độ sẵn sàng của tổ chức để đối phó với chuyển đổi doanh nghiệp:
- Xác định các yếu tố sẵn sàng sẽ ảnh hưởng đến tổ chức:Điều này bao gồm việc xác định các yếu tố khác nhau ảnh hưởng đến mức độ sẵn sàng thay đổi của tổ chức, chẳng hạn như văn hóa, phong cách lãnh đạo, cấu trúc, quy trình và cơ sở hạ tầng công nghệ. Các yếu tố này có thể được phân loại vào các lĩnh vực khác nhau như con người, quy trình, công nghệ, quản trị và văn hóa.
- Trình bày các yếu tố sẵn sàng bằng mô hình chín muồi:Các mô hình chín muồi là các khung tham chiếu giúp đánh giá mức độ chín muồi của tổ chức trong một lĩnh vực cụ thể. Chúng giúp tạo ra một ngôn ngữ chung và sự hiểu biết về mức độ sẵn sàng của tổ chức trong việc đối phó với chuyển đổi doanh nghiệp. Một mô hình chín muồi thường bao gồm các cấp độ phản ánh mức độ năng lực ngày càng tăng, với mỗi cấp độ xây dựng trên cấp độ trước đó.
- Đánh giá các yếu tố sẵn sàng, bao gồm xác định mức điểm cho các yếu tố sẵn sàng:Sau khi các yếu tố sẵn sàng đã được xác định và trình bày bằng các mô hình chín muồi, tổ chức có thể đánh giá mức độ chín muồi hiện tại trong từng lĩnh vực. Điều này bao gồm việc xác định mức điểm cho từng yếu tố sẵn sàng, dựa trên mức độ năng lực mà tổ chức đã đạt được trong lĩnh vực đó.
- Đánh giá rủi ro đối với từng yếu tố sẵn sàng và xác định các hành động cải thiện để giảm thiểu rủi ro:Sau khi đánh giá các yếu tố sẵn sàng của tổ chức, bước tiếp theo là đánh giá các rủi ro liên quan đến từng yếu tố. Điều này bao gồm việc xác định các rào cản tiềm tàng đối với sự thay đổi và phát triển các chiến lược để giảm thiểu các rủi ro này. Các hành động cải thiện có thể bao gồm các chương trình đào tạo, kế hoạch truyền thông, tái thiết kế quy trình và nâng cấp công nghệ.
- Lồng ghép các hành động này vào Kế hoạch Triển khai và Kế hoạch Di chuyển ở các Giai đoạn E và F:Bước cuối cùng là tích hợp kết quả đánh giá sẵn sàng vào kế hoạch triển khai và kế hoạch di chuyển. Điều này bao gồm việc xây dựng bản đồ hành trình chi tiết để triển khai các thay đổi cần thiết, xác định các mốc quan trọng và phân công trách nhiệm cho các bên liên quan.
Quy trình đánh giá sẵn sàng giúp tổ chức xác định các rào cản tiềm tàng và phát triển các chiến lược để vượt qua chúng, từ đó tăng khả năng thành công trong chuyển đổi kiến trúc. Quy trình này đòi hỏi sự hợp tác giữa nhân viên công ty, các bộ phận kinh doanh và các nhà lập kế hoạch CNTT để đảm bảo tất cả các khía cạnh của tổ chức được xem xét.
Xác định các yếu tố sẵn sàng
Bước đầu tiên là xác định những yếu tố nào sẽ ảnh hưởng đến chuyển đổi doanh nghiệp liên quan đến việc di chuyển từ Kiến trúc Cơ sở đến Kiến trúc Mục tiêu. Điều này có thể đạt được tốt nhất thông qua việc tổ chức một buổi hội thảo định hướng với các cá nhân đến từ các bộ phận khác nhau trong tổ chức. Rất quan trọng là phải thu thập được mọi góc nhìn vì các vấn đề sẽ đa dạng. Trong buổi hội thảo này, rất hữu ích khi bắt đầu bằng một danh sách tạm thời các yếu tố mà người tham gia có thể tái sử dụng, từ chối, bổ sung hoặc thay thế. vui lòng đề xuất một danh sách các yếu tố sẵn sàng cho kiến trúc doanh nghiệp.
Không có danh sách yếu tố ưu tiên nào áp dụng được cho tất cả các tổ chức, vì các yếu tố sẵn sàng ảnh hưởng đến chuyển đổi doanh nghiệp sẽ khác nhau tùy theo bối cảnh và hoàn cảnh riêng biệt của từng tổ chức. Một số tổ chức có thể đặt trọng tâm hơn vào các yếu tố như cơ sở hạ tầng công nghệ, trong khi những tổ chức khác có thể ưu tiên nhân lực hoặc các yếu tố pháp lý. Rất quan trọng là phải xác định các yếu tố phù hợp nhất với tình hình cụ thể của tổ chức. Tuy nhiên, có một số yếu tố sẵn sàng phổ biến mà các tổ chức có thể muốn xem xét khi thực hiện đánh giá sẵn sàng.
Dưới đây là một vài ví dụ khác:
- Văn hóa tổ chức: mức độ tổ chức coi trọng đổi mới, đón nhận thay đổi và thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục.
- Lãnh đạo và quản trị: mức độ hiệu quả của lãnh đạo tổ chức trong việc thúc đẩy thay đổi, và mức độ mà các cấu trúc quản trị hỗ trợ quá trình chuyển đổi.
- Quy trình kinh doanh: mức độ chuẩn hóa, tự động hóa và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh hiện tại, và khả năng thích ứng của tổ chức với các quy trình mới.
- Cơ sở hạ tầng công nghệ: mức độ phù hợp, linh hoạt và khả năng mở rộng của cơ sở hạ tầng công nghệ tổ chức để hỗ trợ chuyển đổi doanh nghiệp.
- Quản lý dữ liệu: chất lượng, khả năng tiếp cận và quản trị dữ liệu trên toàn tổ chức, và khả năng tận dụng dữ liệu để hỗ trợ ra quyết định kinh doanh.
- Nguồn nhân lực: mức độ tham gia và sẵn sàng thay đổi của nhân viên, và sự sẵn có các kỹ năng và nguồn lực cần thiết để hỗ trợ chuyển đổi.
- Nguồn lực tài chính: sự sẵn có của các khoản tài chính để hỗ trợ chi phí liên quan đến chuyển đổi doanh nghiệp.
- Các yếu tố pháp lý và quy định: khả năng của tổ chức tuân thủ các quy định và yêu cầu pháp lý trong bối cảnh chuyển đổi doanh nghiệp.
- Sự tham gia của các bên liên quan: mức độ các bên liên quan trong tổ chức, bao gồm khách hàng, đối tác và nhà cung cấp, tham gia và ủng hộ chuyển đổi doanh nghiệp.
- Truyền thông và quản lý thay đổi: mức độ hiệu quả của các chiến lược truyền thông và quản lý thay đổi trong việc hỗ trợ việc áp dụng các kiến trúc và công nghệ mới.
- Quản lý nhà cung cấp: khả năng của tổ chức trong việc quản lý hiệu quả các mối quan hệ với nhà cung cấp và đối tác bên ngoài trong bối cảnh chuyển đổi.
- Trải nghiệm khách hàng: tác động của quá trình chuyển đổi đối với trải nghiệm khách hàng, và khả năng của tổ chức trong việc quản lý hiệu quả tác động này.
- An ninh mạng: mức độ phù hợp của các biện pháp an ninh mạng của tổ chức trong bối cảnh chuyển đổi.
Rất quan trọng cần lưu ý rằng đây không phải là danh sách đầy đủ, và các yếu tố sẵn sàng sẽ khác nhau tùy thuộc vào tổ chức và bối cảnh cụ thể của nó. Một lần nữa, rất quan trọng là phải điều chỉnh đánh giá mức độ sẵn sàng phù hợp với bối cảnh cụ thể của tổ chức và xác định những yếu tố phù hợp nhất với mục tiêu và mục đích của tổ chức.
Dưới đây là một ví dụ – Đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi kinh doanh – Mô hình chín muồi MMa trận:
| Các yếu tố sẵn sàng | Cấp độ 1: Ngẫu nhiên | Cấp độ 2: Đang phát triển | Cấp độ 3: Đã xác định | Cấp độ 4: Đã quản lý | Cấp độ 5: Đã tối ưu | Trạng thái mục tiêu |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Quản lý thay đổi | Các thay đổi được thực hiện một cách ngẫu nhiên, với ít tài liệu hoặc kiểm soát. | Các quy trình quản lý thay đổi đang được phát triển, nhưng chưa được chuẩn hóa hoặc ghi chép đầy đủ. | Các quy trình chuẩn hóa để quản lý thay đổi đã được xác định và ghi chép, nhưng chưa được tuân thủ nhất quán. | Các quy trình quản lý thay đổi được tuân thủ nhất quán và hiệu suất được đo lường, nhưng việc phân tích dữ liệu hiệu suất còn hạn chế. | Hiệu suất của các quy trình quản lý thay đổi được phân tích và tối ưu hóa liên tục để nâng cao hiệu quả và hiệu suất. | Cấp độ 4: Đã quản lý |
| Quản trị CNTT | Quản trị CNTT chưa được xác định rõ ràng hoặc hiểu rõ, và các quyết định được đưa ra một cách ngẫu nhiên. | Quản trị CNTT đang được phát triển, nhưng vẫn còn hạn chế về sự phù hợp với mục tiêu và mục đích kinh doanh. | Các chính sách và quy trình quản trị CNTT đã được xác định và phù hợp với mục tiêu và mục đích kinh doanh, nhưng việc tuân thủ chưa được giám sát nhất quán. | Các chính sách và quy trình quản trị CNTT được tuân thủ nhất quán và việc tuân thủ được giám sát, nhưng việc phân tích dữ liệu hiệu suất còn hạn chế. | Các quy trình quản trị CNTT được phân tích và tối ưu hóa liên tục để cải thiện sự phù hợp với mục tiêu và mục đích kinh doanh. | Cấp độ 5: Đã tối ưu |
| Kỹ năng và đào tạo | Kỹ năng và đào tạo chưa được xác định rõ ràng hoặc tổ chức tốt, và có ít đầu tư vào phát triển nhân viên. | Các chương trình kỹ năng và đào tạo đang được phát triển, nhưng chưa được chuẩn hóa hoặc ghi chép đầy đủ. | Các kỹ năng và chương trình đào tạo chuẩn hóa đã được xác định và ghi chép lại, nhưng không được tuân theo một cách nhất quán. | Các kỹ năng và chương trình đào tạo được tuân theo nhất quán và hiệu suất được đo lường, nhưng việc phân tích dữ liệu hiệu suất còn hạn chế. | Hiệu suất của các kỹ năng và chương trình đào tạo được phân tích và tối ưu hóa liên tục nhằm cải thiện sự phát triển và giữ chân nhân viên. | Cấp độ 5: Tối ưu hóa |
| Cơ sở hạ tầng công nghệ | Cơ sở hạ tầng công nghệ chưa được xác định rõ ràng hoặc tổ chức tốt, và có ít đầu tư vào công nghệ. | Cơ sở hạ tầng công nghệ đang được phát triển, nhưng vẫn còn hạn chế về sự phù hợp với các mục tiêu và mục đích kinh doanh. | Các chính sách và quy trình về cơ sở hạ tầng công nghệ đã được xác định và phù hợp với mục tiêu và mục đích kinh doanh, nhưng việc giám sát tuân thủ chưa được thực hiện nhất quán. | Các chính sách và quy trình về cơ sở hạ tầng công nghệ được tuân theo nhất quán và việc tuân thủ được giám sát, nhưng việc phân tích dữ liệu hiệu suất còn hạn chế. | Các quy trình về cơ sở hạ tầng công nghệ được phân tích và tối ưu hóa liên tục nhằm cải thiện sự phù hợp với mục tiêu và mục đích kinh doanh. | Cấp độ 5: Tối ưu hóa |
Ở cột cuối cùng, trạng thái mục tiêu được chỉ ra cho từng yếu tố sẵn sàng, có thể dựa trên các mục tiêu và mục đích của tổ chức trong quá trình chuyển đổi. Điều này giúp làm rõ những gì tổ chức đang nỗ lực đạt được và có thể đóng vai trò là định hướng để ưu tiên các hành động cải thiện.
Đánh giá các yếu tố sẵn sàng
Việc đánh giá các yếu tố sẵn sàng là một bước quan trọng trong chuyển đổi doanh nghiệp, và tốt nhất nên thực hiện thông qua một buổi hội thảo đa ngành sử dụng các mô hình chín muồi. Việc sử dụng các mẫu có thể giúp đẩy nhanh quá trình đánh giá và đảm bảo tính nhất quán trên nhiều yếu tố khác nhau.
Việc đánh giá cần bao gồm ba khía cạnh, cụ thể là,
- tầm nhìn về yếu tố sẵn sàng,
- điểm đánh giá về yếu tố sẵn sàng, và
- rủi ro và hành động liên quan đến yếu tố sẵn sàng.
Tầm nhìn về yếu tố sẵn sàng bao gồm việc xác định nơi doanh nghiệp cần phát triển để giải quyết yếu tố đó, với trạng thái cơ sở và trạng thái mục tiêu. Việc đánh giá yếu tố sẵn sàng bao gồm xác định mức độ quan trọng của từng yếu tố đối với việc đạt được kiến trúc mục tiêu và mức độ khó khăn khi chuyển đổi yếu tố đó sang trạng thái tầm nhìn chấp nhận được.
Ví dụ
dưới đây là một ví dụ về Ma trận Đánh giá Sẵn sàng Chuyển đổi Doanh nghiệp sử dụng các yếu tố sẵn sàng mà chúng ta đã xác định trước đó:
| Không. | Yếu tố sẵn sàng | Tính cấp bách | Trạng thái sẵn sàng | Mức độ khó khăn để khắc phục |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Sự hỗ trợ và lãnh đạo cấp cao | Cao | Tốt | Không cần hành động |
| 2 | Cơ cấu tổ chức và quản trị | Công bằng | Chấp nhận được | Trung bình |
| 3 | Chiến lược kinh doanh và mục tiêu | Cấp bách | Công bằng | Khó khăn |
| 4 | Quy trình kinh doanh và hoạt động | Cấp bách | Thấp | Khó khăn |
| 5 | Quản lý thông tin và dữ liệu | Cao | Chấp nhận được | Trung bình |
| 6 | Cơ sở hạ tầng công nghệ và ứng dụng | Công bằng | Chấp nhận được | Dễ dàng |
| 7 | Quản lý nguồn nhân lực | Cao | Công bằng | Khó khăn |
| 8 | Nguồn lực tài chính và ngân sách | Khẩn cấp | Ổn | Khó khăn |
| 9 | Tuân thủ pháp lý và quy định | Ổn | Tốt | Không cần hành động |
| 10 | Sự tham gia của khách hàng và các bên liên quan | Cao | Chấp nhận được | Trung bình |
Ghi chú: Đây chỉ là một ví dụ, và các yếu tố sẵn sàng cùng với mức điểm đánh giá sẽ thay đổi tùy theo bối cảnh cụ thể của tổ chức và sáng kiến chuyển đổi.
Tóm tắt
Bài viết thảo luận về tầm quan trọng của việc đánh giá mức độ sẵn sàng của tổ chức cho chuyển đổi kinh doanh khi di chuyển từ Kiến trúc Cơ sở đến Kiến trúc Mục tiêu. Bước đầu tiên là xác định các yếu tố sẽ ảnh hưởng đến quá trình chuyển đổi, điều này có thể đạt được thông qua một buổi làm việc có hướng dẫn. Các yếu tố này có thể được đánh giá bằng mô hình chín muồi, với một ma trận được tạo ra để đánh giá mức độ sẵn sàng của từng yếu tố theo ba khía cạnh: mức độ khẩn cấp, trạng thái sẵn sàng và mức độ khó khăn khi khắc phục. Đánh giá cần bao gồm ba khía cạnh, cụ thể là tầm nhìn về yếu tố sẵn sàng, điểm đánh giá yếu tố sẵn sàng và rủi ro & hành động liên quan đến yếu tố sẵn sàng. Bài viết nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tiếp cận đa ngành trong đánh giá và việc sử dụng các mẫu chuẩn để đảm bảo tính nhất quán.
Tổng quan, việc đánh giá mức độ sẵn sàng một cách kỹ lưỡng là yếu tố then chốt cho thành công của chuyển đổi kinh doanh và có thể giúp xác định và giảm thiểu các rủi ro liên quan đến quá trình di chuyển.