Beherrschung des Projektmanagements: Ein umfassender Leitfaden zu PMBOK-Prinzipien mit praktischen Beispielen

Das Projektmanagement-Wissen (PMBOK) ist ein weit verbreiteter und umfassender Leitfaden für Projektmanagement. Entwickelt vom Project Management Institute (PMI), bietet PMBOK einen strukturierten Rahmen für die effektive Projektsteuerung. In diesem Tutorial werden wir die zentralen Konzepte von PMBOK mit Beispielen erläutern, um Ihnen zu helfen, Projektmanagement-Prinzipien in praktischen Situationen zu verstehen und anzuwenden.

1. Einführung in PMBOK

PMBOK ist in zwei Hauptkomponenten unterteilt: Prozessgruppen und Wissensbereiche. Es legt einen systematischen Ansatz für die Projektsteuerung dar und betont die Bedeutung standardisierter Prozesse und Wissensbereiche.

2. Projektmanagement-Prozessgruppen

In PMBOK gibt es fünf Projektmanagement-Prozessgruppen:

• Initiierung: Diese Gruppe konzentriert sich auf die Definition des Projektzwecks und der Ziele. Beispiele für Tätigkeiten sind die Erstellung eines Projekt-Charter und die Identifizierung von Stakeholdern.
• Planung: In dieser Gruppe finden detaillierte Planungsaktivitäten statt. Sie erstellen einen Projektmanagementplan, der beschreibt, wie Sie das Projekt durchführen werden. Beispiele sind die Definition des Umfangs, die Erstellung eines Zeitplans und die Festlegung eines Budgets.
• Ausführung: Hier führt das Projektteam den Plan aus. Aufgaben umfassen die Koordination von Personen und Ressourcen, die Steuerung von Erwartungen der Stakeholder und die Gewährleistung der Qualitätssicherung.
• Überwachung und Steuerung: Während des gesamten Projekts überwachen und überprüfen Sie die Leistung. Falls Abweichungen vom Plan auftreten, werden Korrekturmaßnahmen ergriffen. Beispiele sind Leistungsüberwachung, Qualitätssicherung und Problemlösung.
• Abschluss: Wenn das Projekt abgeschlossen ist, sorgt diese Gruppe dafür, dass alle Arbeiten abgeschlossen sind, die Stakeholder zufrieden sind und das Projekt formell abgeschlossen wird. Tätigkeiten umfassen die Erhaltung der Zustimmung, die Freigabe von Ressourcen und die Durchführung von Nachbesprechungen zur Erfahrungsauswertung.

3. Wissensbereiche des Projektmanagements

In PMBOK gibt es zehn Wissensbereiche:

• Projektintegrationsmanagement: Sicherstellen, dass alle Projektbestandteile zusammenarbeiten. Beispiel: Erstellen eines Projektmanagementplans, der mit den Zielen und Absichten des Projekts übereinstimmt.
• Projektumfangsmanagement: Definieren, Überprüfen und Steuern des Projektumfangs. Beispiel: Erstellen einer detaillierten Projektumfangsbeschreibung.
• Projektzeitplanung: Entwicklung und Steuerung des Projektzeitplans. Beispiel: Erstellen eines Gantt-Diagramms zur Darstellung der Projektzeitpläne.
• Projekt-Kostenmanagement: Schätzen, Budgetieren und Kontrollieren der Projektkosten. Beispiel: Erstellen eines Projektbudgets.
• Projektqualitätsmanagement: Sicherstellen, dass das Projekt die Qualitätsstandards erfüllt. Beispiel: Durchführung von Qualitätsprüfungen.
• Projekt-Ressourcenmanagement: Verwaltung von menschlichen und physischen Ressourcen. Beispiel: Zuweisung von Teammitgliedern zu Projektarbeiten.
• Projektkommunikationsmanagement: Sicherstellung einer effektiven Projektkommunikation. Beispiel: Erstellen eines Kommunikationsplans.
• Projektrisikomanagement: Identifizieren und Verwalten von Projektrisiken. Beispiel: Durchführung einer Risikoanalyse.
• Projekterwerbsmanagement: Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen von externen Quellen. Beispiel: Auswahl eines Lieferanten über einen Beschaffungsprozess.
• Projektinteressentenmanagement: Verwaltung der Erwartungen und Einbindung von Interessenten. Beispiel: Durchführung regelmäßiger Treffen mit Interessenten.

4. PMBOK-Prozesse

PMBOK definiert 49 Prozesse, die in die oben genannten Prozessgruppen und Wissensbereiche fallen. Diese Prozesse bieten eine schrittweise Anleitung zur Projektsteuerung. Hier einige Beispiele:

• Projektcharter erstellen (Initiierung): Dieser Prozess beinhaltet die Erstellung eines Projektcharters, der die formelle Genehmigung des Projekts darstellt. Dazu gehört die Identifizierung von Interessenten und das Verständnis ihrer Bedürfnisse.
• Planung des Umfangsmanagements (Planung): In diesem Prozess definieren Sie, wie der Projektumfang verwaltet werden soll, einschließlich der Erstellung einer detaillierten Umfangsbeschreibung und einer Arbeitsaufteilungsstruktur (WBS).
• Projektarbeit direkt steuern und verwalten (Ausführung): Dieser Prozess beinhaltet die Koordination von Personen und Ressourcen, um die Projektarbeit gemäß dem Projektmanagementplan durchzuführen.
• Projektarbeit überwachen und steuern (Überwachung und Steuerung): Hier verfolgen, überprüfen und regulieren Sie die Leistung des Projekts, um sicherzustellen, dass sie dem Projektmanagementplan entspricht.
• Projekt oder Phase abschließen (Abschluss): Dieser Prozess formalisiert die Projektabschluss, einschließlich der Erhaltung der formellen Akzeptanz, der Freigabe von Projektressourcen und der Durchführung einer Projektüberprüfung.

5. Beispielprojekt nach PMBOK

Lassen Sie uns ein Beispielprojekt unter Verwendung von PMBOK-Prinzipien durchgehen:

Projekt: Erstellung einer Website für ein kleines Unternehmen

Initiierung: Erstellen des Projektcharters, Identifizierung der Interessenten (z. B. Unternehmensinhaber, Webentwickler).

Planung:

• Planung des Umfangsmanagements: Definieren des Projektumfangs und Erstellen einer Arbeitsaufteilungsstruktur (WBS).
• Planung der Zeitplanung: Erstellen eines Projektzeitplans.
• Planung der Kostensteuerung: Erstellen Sie ein Budget für das Projekt.
• Planung der Qualitätssteuerung: Identifizieren Sie Qualitätsstandards für die Website.
• Planung der Ressourcensteuerung: Weisen Sie Aufgaben an Teammitglieder zu.
• Planung der Kommunikationssteuerung: Erstellen Sie einen Kommunikationsplan.
• Planung der Risikosteuerung: Identifizieren Sie potenzielle Risiken und entwickeln Sie einen Risikominderungsplan.
• Planung der Beschaffungssteuerung: Entscheiden Sie, ob externe Webentwickler eingestellt oder interne Ressourcen eingesetzt werden sollen.
• Planung der Stakeholder-Steuerung: Bestimmen Sie, wie mit Stakeholdern engagiert werden soll.

Ausführen: Entwickeln Sie die Website gemäß dem Projektplan, verwalten Sie die Teammitglieder und informieren Sie die Stakeholder über den Fortschritt.

Überwachung und Steuerung:

• Projektarbeit überwachen und steuern: Verfolgen Sie den Fortschritt der Website-Entwicklung und vergleichen Sie ihn mit dem Projektzeitplan.
• Qualitätskontrolle durchführen: Stellen Sie sicher, dass die Website den Qualitätsstandards entspricht.
• Kosten kontrollieren: Überwachen Sie die Projektausgaben und treffen Sie bei Bedarf Anpassungen.
• Risiken kontrollieren: Beurteilen und behandeln Sie Projektrisiken kontinuierlich.
• Beschaffungen kontrollieren: Überwachen Sie externe Webentwickler, falls eingestellt.
• Stakeholder-Engagement überwachen: Informieren Sie die Stakeholder und behandeln Sie eventuelle Bedenken.

Abschluss: Erhalten Sie die formelle Zustimmung des Geschäftsinhabers, setzen Sie Projektressourcen frei und führen Sie eine Projektprüfung durch, um Lernergebnisse zu identifizieren.

Verwendung des Visual Paradigm Just-in-Time PMBOK-Tools

Das Just-in-Time PMBOK-Tool von Visual Paradigm ist eine leistungsstarke Lösung, die darauf abzielt, Projektmanagementprozesse zu vereinfachen und sie flexibler, effizienter und an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen. Mit anpassbaren PMBOK-Prozesskarten und einer Vielzahl von Funktionen ermöglicht dieses Tool die einfache Einführung von Projekten jeder Größe. In dieser Übersicht werden wir die wichtigsten Funktionen und Vorteile dieses Tools erläutern.

Wichtige Funktionen

1. Just-in-Time-Prozessanpassung

• Übersicht: Starten Sie Projekte schnell, indem Sie PMBOK-basierte Prozesse just-in-time anpassen.
• Vorteile: Reduzieren Sie Anfangsinvestitionen, Schulungsaufwand und Ressourcenbedarf, während Sie branchenüblichen Standards folgen.

2. Arbeitselement-Composer

• Übersicht: Erstellen Sie wiederverwendbare Arbeitselemente, einschließlich Formulare, Meeting-Vorlagen, Diagramme und mehr.
• Vorteile: Vereinfachen Sie die Prozessanpassung und stellen Sie Konsistenz über alle Projekte hinweg sicher.

3. Automatisierung der Lieferungen

• Übersicht: Erzeugen Sie Lieferungen mühelos mit vorgefertigten Vorlagen oder erstellen Sie Ihre eigenen mit dem Just-in-Time-Dokumenten-Composer.
• Vorteile: Beseitigen Sie zeitaufwändige manuelle Dokumenterstellung und stellen Sie Genauigkeit und Effizienz sicher.

4. Prozess-Repository

• Übersicht: Pflegen Sie ein klares und strukturiertes Projektmanagement-Repository.
• Vorteile: Greifen Sie einfach auf projektbezogene Informationen und Vorlagen zu und referenzieren Sie diese.

Lösung Ihrer Herausforderungen

Herausforderung 1: Einstieg in die Unternehmensarchitektur

• Lösung: Der Just-in-Time-Prozess von Visual Paradigm beseitigt Investitionshürden von vornherein und ermöglicht einen schnellen Start der Entwicklung mit minimalen Ressourcen.

Herausforderung 2: Anpassung standardisierter Prozesse

• Lösung: Passen Sie standardisierte Prozesse wie PMBOK, PRINCE2 oder ITIL an Ihre individuellen Anforderungen an, indem Sie die Drag-and-Drop-Funktion nutzen.

Herausforderung 3: Erstellung wiederverwendbarer Arbeitsaufgaben

• Lösung: Erstellen und speichern Sie Ihre eigenen Arbeitsaufgaben, Formulare, Vorlagen und Diagramme, um sicherzustellen, dass sie in zukünftigen Projekten leicht wiederverwendet werden können.

Herausforderung 4: Aufwändige Erstellung von Lieferungen

• Lösung: Automatisieren Sie die Erstellung von Projekt-Lieferungen, sparen Sie Zeit und reduzieren Sie Fehler.

Herausforderung 5: Vereinfachung der Projektplanung

• Lösung: Implementieren Sie einen automatisierten Workflow, der die Projektplanung vereinfacht, schnelle Reaktionen auf Veränderungen ermöglicht und die Wettbewerbsfähigkeit sichert.

Fazit

 

 

6. Fazit