Pemodelan Proses Bisnis Menggunakan BPMN

Apa itu BPMN

Pemodelan Bisnis menggali konsep dasar dan komponen-komponen BPMN (Pemodelan Proses Bisnis dan Notasi), sebuah kerangka kerja yang banyak diadopsi untuk merepresentasikan secara visual dan mendokumentasikan proses bisnis. Dalam eksplorasi komprehensif ini, kita menelusuri aspek-aspek utama, dimulai dari definisi tujuan bisnis dan kaitannya yang rumit dengan proses bisnis terkait. Memahami bahwa suatu proses bisnis terdiri dari serangkaian aktivitas yang terkoordinasi yang dilakukan dalam kerangka kerja yang ditentukan sangat penting untuk menghargai signifikansi BPMN.

BPMN diperkenalkan dengan tujuan utama: memberikan sistem notasi universal yang menambal celah antara berbagai pemangku kepentingan yang terlibat dalam pemodelan proses. Baik itu analis bisnis yang memulai kerangka kerja proses, pengembang teknis yang bertanggung jawab atas menerjemahkan model-model ini menjadi solusi teknologi, atau pemimpin bisnis yang mengawasi dan mengelola proses-proses ini, BPMN menyediakan bahasa visual bersama yang memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi yang jelas.

Menentukan Tujuan BisnisTujuan bisnis merepresentasikan tujuan khusus yang ingin dicapai suatu organisasi melalui pelaksanaan efektif proses bisnis terkaitnya.

Memahami Proses BisnisSuatu proses bisnis terdiri dari serangkaian aktivitas yang terkoordinasi yang dilakukan dalam kerangka organisasi dan teknis yang ditentukan. Aktivitas-aktivitas ini bekerja secara kolektif untuk mencapai tujuan bisnis tertentu.

Tujuan BPMNTujuan utama BPMN (Pemodelan Proses Bisnis dan Notasi) adalah menyediakan sistem notasi yang dapat dipahami secara universal. Sistem ini melayani berbagai audiens, termasuk analis bisnis yang memulai kerangka kerja proses, pengembang teknis yang bertanggung jawab atas penerapan teknologi dasar, dan pemangku kepentingan bisnis yang mengelola dan mengawasi proses-proses ini.

Elemen-elemen BPD dalam BPMNDalam BPMN, sebuah Diagram Proses Bisnis (BPD) terdiri dari elemen-elemen grafis yang dirancang untuk memfasilitasi pembuatan model visual untuk operasi proses bisnis. Objek-objek grafis ini mencakup aktivitas (merepresentasikan pekerjaan) dan kontrol aliran yang menentukan urutan pelaksanaan aktivitas-aktivitas tersebut. BPMN pada dasarnya merupakan teknik flowchart yang disesuaikan untuk membuat representasi grafis proses bisnis.

Komponen-komponen Model Proses BisnisSuatu Model Proses Bisnis adalah jaringan terhubung dari elemen-elemen grafis, mencakup aktivitas (pekerjaan) dan kontrol aliran yang menentukan urutan pelaksanaannya. Komponen-komponen grafis ini memungkinkan pengembangan diagram secara langsung yang akrab bagi sebagian besar analis bisnis, serupa dengan diagram flowchart tradisional. Pemilihan elemen-elemen grafis ini disengaja, memastikan bahwa mereka dapat dibedakan satu sama lain dan menggunakan bentuk-bentuk yang dikenal oleh para pembuat model.

Versatilitas BPMNBPMN juga dapat dilengkapi dengan model internal, memungkinkan pembuatan proses Business Process Execution Language (BPEL) yang dapat dieksekusi. Hal ini mengubah BPMN menjadi jembatan standar yang menghubungkan desain proses bisnis dengan implementasi praktisnya. Akibatnya, BPMN dapat diterapkan secara efektif di tiga tingkatan yang berbeda:

Model Proses Deskriptif: Cocok untuk pemodelan tingkat tinggi dan akrab bagi analis yang terbiasa dengan flowchart.
Model Proses Analitik: Mencakup konsep-konsep BPMN yang paling umum digunakan, sehingga cocok untuk pelatihan BPMN.
Model Proses Eksekusi Umum: Berfokus pada elemen-elemen penting untuk membuat model proses yang dapat dieksekusi.

Perkembangan BPMNAwalnya dikembangkan oleh Inisiatif Manajemen Proses Bisnis (BPMI), BPMN telah mengalami pertumbuhan dan perkembangan yang signifikan:

Spesifikasi BPMN 1.0 dirilis untuk umum pada bulan Mei 2004, setelah lebih dari dua tahun kerja sama oleh Kelompok Kerja Notasi BPMI.
OMG (Kelompok Manajemen Objek) merilis dokumen Spesifikasi BPMN pada bulan Februari 2006.
BPMN 2.0 diperkenalkan pada tahun 2010, dengan spesifikasi akhir dirilis pada bulan Desember 2013.
Versi terbaru, BPMN 2.0.2, telah menerima pengakuan resmi sebagai standar edisi 2013 oleh Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO) di bawah ISO/IEC 19510.

Elemen Inti dalam BPMN

Suatu Diagram Proses Bisnis (BPD) dalam BPMN dibangun menggunakan serangkaian elemen grafis yang dirancang untuk kesederhanaan dan kenyamanan, menyerupai diagram flowchart tradisional. Elemen-elemen ini dipilih secara cermat untuk memastikan bahwa mereka dapat dibedakan satu sama lain dan menggunakan bentuk-bentuk yang umum dikenal oleh para pembuat model.

Simbol-Simbol yang Intuitif Sebagai contoh, aktivitas direpresentasikan oleh persegi panjang, dan keputusan berbentuk belah ketupat. Penting untuk menekankan bahwa pengembangan BPMN bertujuan menciptakan metode yang sederhana untuk membuat model proses bisnis sambil tetap mempertimbangkan kompleksitas inheren dari proses bisnis.

Menyeimbangkan Kesederhanaan dan Kompleksitas Pendekatan yang diadopsi untuk menyeimbangkan kesederhanaan dan kompleksitas melibatkan:

Mengelompokkan Elemen Grafis: Mengorganisasi aspek grafis notasi ke dalam kategori-kategori yang berbeda untuk memberikan sekumpulan kategori yang ringkas. Ini memungkinkan pembaca BPD dengan mudah mengidentifikasi jenis elemen dasar dan memahami diagram.
Variasi dalam Kategori: Dalam kategori elemen dasar ini, notasi memungkinkan variasi dan informasi tambahan. Ini memenuhi kebutuhan proses yang kompleks tanpa mengubah tampilan dasar diagram secara mendasar.

Empat Kategori Dasar BPMN mendefinisikan empat kategori inti elemen, masing-masing memiliki tujuan yang unik:

Objek Aliran
Objek Penghubung
Lintasan
Artifak

Objek Aliran Dalam BPD, elemen inti yang dikenal sebagai Objek Aliran secara sengaja dibatasi hanya pada tiga jenis utama. Pembatasan ini menyederhanakan proses pemodelan, menghindarkan modeler dari kebutuhan mempelajari dan mengenali berbagai bentuk. Tiga Objek Aliran meliputi:

Kejadian: Direpresentasikan oleh bentuk melingkar, Kejadian menandakan kejadian atau insiden yang terjadi dalam proses bisnis. Kejadian ini memengaruhi aliran proses dan biasanya memiliki penyebab (pemicu) atau konsekuensi (hasil). Kejadian memiliki bagian tengah terbuka untuk menampung penanda internal yang membedakan berbagai pemicu atau hasil. Kejadian dikategorikan menjadi tiga jenis berdasarkan kapan mereka memengaruhi aliran: Kejadian Awal, Kejadian Menengah, dan Kejadian Akhir.
Aktivitas: Ditampilkan sebagai persegi panjang dengan sudut membulat, Aktivitas berfungsi sebagai istilah umum untuk pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan. Aktivitas dapat bersifat atomik (tak terbagi) atau non-atomik (komposit). Mereka mencakup dua jenis utama: Tugas dan Sub-Proses. Sub-Proses dapat dibedakan oleh tanda tambah kecil yang terletak di tengah bawah bentuk.
Gerbang: Dikenali sebagai simbol berbentuk belah ketupat, Gerbang sangat penting dalam mengatur cabang dan penyatuan aliran urutan. Gerbang menentukan keputusan konvensional, serta pemisahan, penyatuan, dan penggabungan jalur dalam proses. Penanda internal digunakan untuk menunjukkan jenis kendali perilaku yang diberlakukan oleh Gerbang.

Dengan mematuhi elemen-elemen dasar ini, BPMN menyediakan kerangka kerja yang jelas dan terstruktur untuk memodelkan proses bisnis yang kompleks, sehingga memudahkan akses bagi analis bisnis maupun ahli teknis.

Gerbang Eksklusif

Ikuti hanya satu jalur

Inklusif

Ikuti satu atau lebih jalur

Paralel

Ikuti semua jalur

Ringkasan Objek Aliran

Kejadian

Aktivitas

Gerbang

Elemen Koneksi dalam BPMN

Untuk membangun kerangka dasar proses bisnis dalam BPMN, objek aliran saling terhubung dalam sebuah diagram. Konektivitas ini difasilitasi oleh tiga objek koneksi penting:

Aliran UrutanAliran Urutan secara visual direpresentasikan oleh garis padat yang dihiasi dengan panah padat (lihat gambar di sebelah kanan). Peran utamanya adalah menggambarkan urutan atau urutan pelaksanaan aktivitas dalam suatu proses. Penting untuk dicatat bahwa BPMN biasanya menghindari penggunaan istilah ‘aliran kontrol’.

Aliran PesanAliran Pesan berfungsi sebagai simbol pertukaran informasi di antara batas organisasi. Aliran ini dapat terhubung ke pool, aktivitas, atau peristiwa pesan. Aliran Pesan merupakan penghubung yang fleksibel, dapat disesuaikan dengan berbagai elemen dalam diagram. Selain itu, Aliran Pesan dapat diperkaya dengan ikon amplop, yang melambangkan isi pesan yang dikirimkan.

AsosiasiAnotasi merupakan bagian integral dari BPMN, memungkinkan penyertaan informasi tambahan yang penting untuk mendokumentasikan proses. Asosiasi berfungsi sebagai penghubung yang memungkinkan tampilan konteks tambahan atau detail relevan langsung pada diagram, meningkatkan daya pemahaman.

Ketiga objek koneksi ini memainkan peran penting dalam membentuk struktur diagram BPMN, memfasilitasi representasi yang jelas mengenai urutan proses, pertukaran informasi, dan dokumentasi kontekstual.

BPMN connectors

Layar Renang dalam BPMN

Dalam lingkup metodologi pemodelan proses, layar renang muncul sebagai konsep bernilai tinggi untuk mengkategorikan aktivitas secara sistematis dalam sebuah diagram. Kategorisasi ini membantu membedakan kemampuan fungsional atau tanggung jawab yang berbeda. BPMN secara mulus mengintegrasikan konsep layar renang, menawarkan dua konstruksi utama untuk tujuan ini.

Dua objek layar renang BPD (Diagram Proses Bisnis) yang penting ini mencakup:

PoolPool memiliki dua fungsi, yaitu mewakili Peserta dalam suatu Proses sekaligus berfungsi sebagai wadah grafis untuk memisahkan sekelompok aktivitas dari pool lainnya (seperti yang ditampilkan dalam gambar di sebelah kanan). Pemisahan ini sering digunakan dalam skenario yang melibatkan interaksi Bisnis ke Bisnis (B2B).

LayarLayar berfungsi sebagai sub-partisi yang berada di dalam Pool, membentang sepanjang seluruh panjang Pool baik secara vertikal maupun horizontal (seperti yang digambarkan dalam gambar di sebelah kanan). Perannya adalah mengorganisasi dan mengkategorikan aktivitas secara cermat, memberikan kerangka visual terstruktur untuk representasi proses.

Mengintegrasikan layar renang dalam BPMN memfasilitasi pengorganisasian dan representasi proses secara sistematis, meningkatkan kejelasan dengan membagi secara efektif berbagai aspek kemampuan fungsional atau tanggung jawab proses.

Arsip dalam BPMN

BPMN dirancang secara cermat untuk memberikan fleksibilitas kepada pemodel dan alat pemodelan, memungkinkan ekstensi terhadap notasi inti. Fleksibilitas ini memenuhi kebutuhan penyesuaian konteks, terutama dalam skenario pemodelan yang disesuaikan dengan pasar vertikal tertentu (misalnya, asuransi atau perbankan). Tergantung pada konteks proses bisnis yang digambarkan, sejumlah tak terbatas arsip dapat diintegrasikan secara mulus ke dalam diagram.

Iterasi terkini dari spesifikasi BPMN memperkenalkan tiga jenis arsip BPD (Diagram Proses Bisnis) yang telah ditentukan sebelumnya, yang mencakup:

Objek DataObjek Data berfungsi sebagai mekanisme bernilai tinggi untuk menggambarkan bagaimana data dibutuhkan atau dihasilkan oleh berbagai aktivitas dalam proses. Mereka membentuk koneksi ke aktivitas melalui penggunaan Asosiasi, meningkatkan kejelasan aliran data dan ketergantungan.

Arsip dalam BPMN

Iterasi terkini dari spesifikasi BPMN memperkenalkan tiga jenis arsip BPD (Diagram Proses Bisnis) yang telah ditentukan sebelumnya, yang mencakup:

Penyimpanan Data

Penyimpanan data merepresentasikan suatu repositori di mana suatu proses dapat mengambil atau menyimpan data, dan data tersebut tetap ada di luar lingkup langsung proses.

BPMN data store

Kelompok

Kelompok digambarkan secara visual sebagai persegi panjang sudut membulat yang dikelilingi oleh garis putus-putus (seperti yang ditunjukkan pada gambar di sebelah kanan). Pengelompokan ini berfungsi untuk dokumentasi atau analisis, tanpa memengaruhi aliran urutan.

Anotasi

Anotasi berfungsi sebagai alat bagi pembuat model untuk menyediakan informasi teks tambahan bagi pembaca diagram BPMN (seperti yang ditampilkan pada gambar di sebelah kanan). Dalam contoh berikut, anotasi digunakan untuk menjelaskan elemen-elemen BPMN:

Anotasi BPMN

Notasi BPMN: Sederhana atau Rinci?Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, bahkan dalam kategori dasar elemen, masih ada ruang untuk memperkenalkan variasi dan informasi tambahan. Ini memenuhi kebutuhan akan kompleksitas sambil mempertahankan karakteristik visual penting dari diagram.

BPMN annotation

Tabel acara di bawah ini menyediakan berbagai representasi lengkap untuk acara dalam BPMN. Ini menunjukkan integrasi elemen dasar dengan variasi tambahan, memberdayakan acara BPMN untuk mengelola kompleksitas tanpa perubahan signifikan terhadap estetika visual notasi inti:

BPMN events table

Ringkasan

Artikel ini memperkenalkan pembaca pada prinsip-prinsip dasar dan konstruksi BPMN, memberi mereka pengetahuan yang diperlukan untuk membuat model proses bisnis yang jelas dan efektif. BPMN tidak hanya berfungsi sebagai alat praktis untuk pemodelan proses, tetapi juga mendorong kolaborasi dan pemahaman yang mulus di antara berbagai pemangku kepentingan, menjadikannya aset yang tak ternilai bagi organisasi yang berusaha mencapai keunggulan operasional dan perbaikan berkelanjutan.

BPMN mencapai keseimbangan halus antara kesederhanaan dan kompleksitas. Dengan mengelompokkan elemen grafis ke dalam jenis tertentu dan memungkinkan variasi dalam kategori-kategori tersebut, BPMN memungkinkan pembuat model untuk menangkap detail proses yang rumit tanpa mengorbankan kejelasan dan familiaritas notasi. Diskusi ini berakhir dengan eksplorasi tentang bagaimana acara BPMN dapat disesuaikan untuk mendukung kompleksitas sambil mempertahankan estetika visual dasar notasi.