Di dunia bisnis yang bergerak cepat saat ini, organisasi menghadapi berbagai tantangan dan peluang yang mengharuskan mereka untuk tangkas dan responsif terhadap perubahan kondisi pasar. Untuk mencapai hal ini, sangat penting bagi organisasi untuk memiliki pemahaman yang jelas mengenai penggerak, tujuan, dan objektif mereka, serta bagaimana hal tersebut selaras dengan strategi bisnis secara keseluruhan. Di sinilah katalog Driver/Tujuan/Objektif berperan. Dalam katalog ini, organisasi dapat mendefinisikan penggerak, tujuan, dan objektif mereka, serta menetapkan ukuran untuk melacak kemajuan menuju pencapaian tujuan tersebut. Ini memberikan acuan lintas organisasi mengenai bagaimana organisasi memenuhi penggeraknya secara praktis, sehingga inisiatif perubahan dapat mengidentifikasi sinergi dan menyelaraskan atau menggabungkan inisiatif perubahan yang terkait.
Apa itu Katalog Driver/Tujuan/Objektif
Katalog Driver/Tujuan/Objektif adalah kerangka kerja yang digunakan organisasi untuk mencapai tujuan mereka dengan memecahnya menjadi objektif yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Tujuan dari katalog ini adalah untuk menyediakan acuan lintas organisasi mengenai bagaimana organisasi memenuhi penggeraknya (yaitu, apa yang memotivasi organisasi untuk bertindak) melalui tujuan, objektif, dan (secara opsional) ukuran.
Katalog ini dirancang sebagai repositori informasi yang mencantumkan dan mendefinisikan penggerak, tujuan, dan objektif organisasi, yang membantu mengidentifikasi pemangku kepentingan yang terlibat dan menyelaraskan inisiatif perubahan di seluruh organisasi. Sebagai contoh, jika beberapa organisasi berusaha mencapai objektif yang serupa, katalog ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi sinergi di antara mereka dan menggabungkan inisiatif perubahan yang terkait.
Katalog Driver/Tujuan/Objektif berisi entitas metamodel berikut:
- Unit Organisasi: Ini mewakili sebuah departemen, tim, atau unit organisasi lainnya yang bertanggung jawab untuk mencapai objektif tertentu.
- Penggerak: Ini mewakili motivasi atau alasan di balik mengapa organisasi mengejar tujuan tertentu. Contoh penggerak bisa mencakup peningkatan pendapatan, peningkatan kepuasan pelanggan, atau pengurangan biaya.
- Tujuan: Ini mewakili hasil yang spesifik dan dapat diukur yang sedang dituju oleh organisasi. Tujuan biasanya bersifat luas dan sering kali memerlukan beberapa objektif untuk dicapai.
- Objektif: Ini mewakili tindakan yang spesifik dan dapat diukur yang diambil organisasi untuk mencapai tujuan tertentu. Objektif biasanya lebih spesifik dan dapat dijalankan dibandingkan tujuan, dan digunakan untuk memecah tujuan besar menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan dapat dicapai.
Secara keseluruhan, katalog Driver/Tujuan/Objektif merupakan alat yang bermanfaat bagi organisasi untuk mengelola dan mencapai tujuan mereka dengan memecahnya menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Alat ini dapat membantu menyelaraskan inisiatif perubahan, mengidentifikasi pemangku kepentingan, serta melacak kemajuan menuju pencapaian tujuan strategis.
Panduan Langkah demi Langkah untuk Mengembangkan Katalog Driver/Tujuan/Objektif
Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat katalog Driver/Tujuan/Objektif:
- Identifikasi penggerak: Mulailah dengan mengidentifikasi penggerak utama atau motivasi bagi organisasi. Ini bisa mencakup peningkatan pendapatan, peningkatan kepuasan pelanggan, pengurangan biaya, atau ekspansi ke pasar baru.
- Tentukan tujuan: Setelah penggerak diidentifikasi, tentukan tujuan tingkat tinggi yang ingin dicapai organisasi untuk memenuhi penggerak tersebut. Tujuan harus spesifik, dapat diukur, dapat dicapai, relevan, dan terbatas waktu (SMART).
- Pecah tujuan menjadi objektif: Pecah setiap tujuan menjadi serangkaian objektif yang spesifik dan dapat diukur yang akan membantu organisasi mencapai tujuan tersebut. Setiap objektif harus selaras dengan tujuan keseluruhan dan berkontribusi terhadap pencapaiannya.
- Tetapkan objektif ke unit organisasi: Tetapkan setiap objektif ke unit organisasi yang bertanggung jawab untuk mencapainya. Ini bisa berupa departemen, tim, atau individu yang bertanggung jawab atas objektif tertentu.
- Tentukan ukuran: Identifikasi ukuran atau indikator kinerja utama (KPI) yang akan digunakan untuk melacak kemajuan menuju pencapaian setiap objektif. Ukuran ini harus spesifik, dapat diukur, dan relevan terhadap objektif.
- Buat katalog: Susun objektif dan ukuran ke dalam katalog yang dapat dengan mudah dirujuk dan diperbarui. Katalog ini bisa berupa spreadsheet, database, atau alat lain yang memungkinkan pencarian dan pemfilteran yang mudah.
- Secara berkala tinjau dan perbarui katalog: Secara berkala tinjau katalog untuk memastikan bahwa katalog tersebut tetap selaras dengan tujuan dan sasaran keseluruhan organisasi. Perbarui katalog sesuai kebutuhan untuk mencerminkan perubahan dalam prioritas, strategi, atau sasaran organisasi.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, suatu organisasi dapat membuat katalog Driver/Tujuan/Sasaran yang membantu menyelaraskan inisiatif perubahan, mengidentifikasi pemangku kepentingan, dan melacak kemajuan menuju pencapaian sasaran strategis.
Contoh
Berikut adalah contoh katalog Driver/Tujuan/Sasaran untuk perusahaan hipotetis yang berfokus pada peningkatan kepuasan pelanggan:
| Unit Organisasi | Pendorong | Tujuan | Sasaran |
|---|---|---|---|
| Penjualan | Tingkatkan kepuasan pelanggan | Tingkatkan retensi pelanggan | Tingkatkan jumlah pelanggan yang memperbarui kontrak mereka sebesar 10% |
| Pemasaran | Tingkatkan fitur produk | Tingkatkan kepuasan pelanggan terhadap fitur produk | Lakukan survei pelanggan untuk mengidentifikasi fitur produk yang paling penting dan prioritaskan perbaikan berdasarkan umpan balik pelanggan |
| Layanan Pelanggan | Kurangi waktu tanggapan | Tingkatkan kepuasan pelanggan terhadap dukungan | Kurangi waktu tanggapan rata-rata terhadap pertanyaan pelanggan dari 24 jam menjadi 12 jam |
| Pengembangan Produk | Tingkatkan kemudahan penggunaan | Tingkatkan kepuasan pelanggan terhadap kemudahan penggunaan produk | Lakukan pengujian kemudahan penggunaan dan lakukan perbaikan berdasarkan umpan balik dari setidaknya 50% pengguna |
Dalam contoh ini, perusahaan telah mengidentifikasi empat unit organisasi yang berbeda, masing-masing dengan serangkaian sasaran yang ditujukan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Pendorong yang diidentifikasi meliputi peningkatan kepuasan pelanggan, peningkatan fitur produk, dan pengurangan waktu tanggapan. Tujuan-tujuan tersebut merupakan hasil spesifik yang terkait dengan setiap pendorong, seperti peningkatan retensi pelanggan atau peningkatan kemudahan penggunaan, dan sasaran-sasaran tersebut merepresentasikan tindakan spesifik yang akan diambil organisasi untuk mencapai setiap tujuan, seperti melakukan survei pelanggan atau mengurangi waktu tanggapan. Dengan memecah tujuan keseluruhan meningkatkan kepuasan pelanggan menjadi sasaran-sasaran yang lebih kecil dan lebih spesifik, perusahaan dapat lebih baik menyelaraskan inisiatif perubahannya dan melacak kemajuan menuju pencapaian sasaran strategisnya.
Cara Mengukur
Berikut adalah contoh yang sama dengan tambahan kolom untuk pengukuran:
| Unit Organisasi | Pendorong | Tujuan | Tujuan | Pengukuran |
|---|---|---|---|---|
| Penjualan | Tingkatkan kepuasan pelanggan | Tingkatkan retensi pelanggan | Tingkatkan jumlah pelanggan yang memperbarui kontrak mereka sebesar 10% | Tingkat perpanjangan |
| Pemasaran | Tingkatkan fitur produk | Tingkatkan kepuasan pelanggan terhadap fitur produk | Lakukan survei pelanggan untuk mengidentifikasi fitur produk yang paling penting dan prioritaskan perbaikan berdasarkan umpan balik pelanggan | Skor kepuasan pelanggan |
| Layanan Pelanggan | Kurangi waktu tanggapan | Tingkatkan kepuasan pelanggan terhadap dukungan | Kurangi waktu tanggapan rata-rata terhadap pertanyaan pelanggan dari 24 jam menjadi 12 jam | Waktu tanggapan rata-rata |
| Pengembangan Produk | Tingkatkan kemudahan penggunaan | Tingkatkan kepuasan pelanggan terhadap kemudahan penggunaan produk | Lakukan pengujian kemudahan penggunaan dan lakukan perbaikan berdasarkan umpan balik dari setidaknya 50% pengguna | Skor kemudahan penggunaan |
Dalam contoh yang diperbarui ini, kolom baru untuk pengukuran telah ditambahkan untuk melacak kemajuan menuju pencapaian setiap tujuan. Pengukuran tersebut adalah metrik spesifik atau indikator kinerja utama (KPI) yang akan digunakan organisasi untuk menilai efektivitas setiap tujuan. Sebagai contoh, pada departemen Penjualan, pengukurannya adalah tingkat perpanjangan, yang mencatat persentase pelanggan yang memperbarui kontrak mereka setelah masa awal. Pada departemen Pemasaran, pengukurannya adalah skor kepuasan pelanggan, yang akan dikumpulkan melalui survei. Pada departemen Layanan Pelanggan, pengukurannya adalah waktu tanggapan rata-rata, yang akan dipantau dan dibandingkan dengan tujuan mengurangi waktu tanggapan menjadi 12 jam. Pada departemen Pengembangan Produk, pengukurannya adalah skor kemudahan penggunaan, yang akan berdasarkan umpan balik dari pengujian kemudahan penggunaan. Dengan memantau pengukuran-pengukuran ini, organisasi dapat menilai efektivitas setiap tujuan dan melakukan penyesuaian sebagaimana diperlukan untuk memastikan kemajuan menuju pencapaian tujuan keseluruhan yaitu meningkatkan kepuasan pelanggan.
Studi Kasus
Masalah:Departemen pemasaran di sebuah perusahaan hipotetis kesulitan meningkatkan keterlibatan pelanggan. Mereka telah mengidentifikasi beberapa pendorong untuk meningkatkan keterlibatan pelanggan, termasuk meningkatkan retensi pelanggan, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan meningkatkan pendapatan dari pelanggan yang sudah ada. Namun, mereka belum mampu menerjemahkan pendorong-pendorong ini menjadi tujuan dan objektif yang spesifik, sehingga upaya mereka untuk meningkatkan keterlibatan pelanggan menjadi tidak terarah dan tidak efektif.
Solusi:Untuk mengatasi masalah ini, departemen pemasaran memutuskan untuk membuat katalog Driver/Tujuan/Objektif. Katalog ini akan memberikan referensi lintas organisasi tentang bagaimana departemen pemasaran memenuhi pendorongnya secara praktis melalui tujuan, objektif, dan pengukuran.
Departemen pemasaran mulai dengan mengidentifikasi pendorong untuk meningkatkan keterlibatan pelanggan, yang mencakup peningkatan retensi pelanggan, peningkatan kepuasan pelanggan, dan peningkatan pendapatan dari pelanggan yang sudah ada. Kemudian mereka menetapkan tujuan-tujuan spesifik untuk mencapai pendorong-pendorong ini, seperti meningkatkan keterlibatan pelanggan melalui kampanye email, posting media sosial, dan konten situs web. Mereka memecah setiap tujuan menjadi objektif-objektif spesifik dan menugaskan setiap objektif kepada anggota tim tertentu yang bertanggung jawab untuk mencapainya. Mereka juga mengidentifikasi pengukuran untuk melacak kemajuan menuju pencapaian setiap objektif, seperti tingkat pembukaan email, jumlah pengikut media sosial, dan waktu rata-rata di situs.
Setelah mereka membuat katalog tersebut, departemen pemasaran secara rutin meninjau dan memperbarui katalog tersebut untuk melacak kemajuan menuju pencapaian tujuan mereka, mengidentifikasi perubahan pada pendorong atau tujuan, serta menyesuaikan strategi sebagaimana diperlukan. Mereka juga membagikan katalog tersebut dengan departemen lain di perusahaan untuk mengidentifikasi sinergi atau area di mana inisiatif perubahan dapat diselaraskan atau digabungkan.
Dengan membuat katalog Driver/Tujuan/Objektif, departemen pemasaran dapat menyelaraskan tujuan mereka dengan penggerak dan tujuan keseluruhan perusahaan, melacak kemajuan menuju pencapaian tujuan mereka, dan mengidentifikasi area mana saja yang perlu mereka sesuaikan strateginya untuk mencapai tujuan mereka. Ini membantu mereka meningkatkan keterlibatan pelanggan dan mencapai tujuan bisnis mereka.
Berikut adalah contoh bagaimana departemen pemasaran di perusahaan hipotetis mungkin membuat katalog Driver/Tujuan/Objektif untuk meningkatkan keterlibatan pelanggan:
Langkah 1:Identifikasi penggerak Departemen pemasaran mengidentifikasi penggerak berikut untuk meningkatkan keterlibatan pelanggan:
- Tingkatkan retensi pelanggan
- Tingkatkan kepuasan pelanggan
- Tingkatkan pendapatan dari pelanggan yang sudah ada
Langkah 2:Tentukan tujuan Departemen pemasaran menentukan tujuan berikut untuk mencapai penggerak ini:
- Tingkatkan keterlibatan pelanggan dengan kampanye email sebesar 20%
- Tingkatkan keterlibatan pelanggan dengan posting media sosial sebesar 25%
- Tingkatkan keterlibatan pelanggan dengan konten situs web sebesar 30%
Langkah 3:Uraikan tujuan menjadi objektif Departemen pemasaran menguraikan setiap tujuan menjadi objektif spesifik:
Tujuan: Tingkatkan keterlibatan pelanggan dengan kampanye email sebesar 20% Objektif:
- Tingkatkan tingkat pembukaan email sebesar 10%
- Tingkatkan tingkat klik sebesar 10%
Tujuan: Tingkatkan keterlibatan pelanggan dengan posting media sosial sebesar 25% Objektif:
- Tingkatkan jumlah pengikut media sosial sebesar 15%
- Tingkatkan tingkat keterlibatan pada posting media sosial sebesar 10%
Tujuan: Tingkatkan keterlibatan pelanggan dengan konten situs web sebesar 30% Objektif:
- Tingkatkan waktu yang dihabiskan di situs web sebesar 15%
- Turunkan tingkat tinggalkan situs sebesar 10%
Langkah 4:Tetapkan objektif ke unit organisasi Departemen pemasaran menetapkan setiap objektif ke anggota tim tertentu yang bertanggung jawab untuk mencapainya:
- Tingkatkan tingkat pembukaan email sebesar 10%: Manajer Pemasaran Email
- Tingkatkan tingkat klik sebesar 10%: Manajer Pemasaran Email
- Tingkatkan jumlah pengikut media sosial sebesar 15%: Manajer Media Sosial
- Tingkatkan tingkat keterlibatan pada posting media sosial sebesar 10%: Manajer Media Sosial
- Tingkatkan waktu yang dihabiskan di situs web sebesar 15%: Manajer Situs Web
- Turunkan tingkat bounce sebesar 10%: Manajer Website
Langkah 5:Tentukan ukuran Departemen pemasaran mengidentifikasi ukuran-ukuran berikut untuk melacak kemajuan menuju pencapaian setiap tujuan:
Tujuan: Tingkatkan tingkat pembukaan email sebesar 10% Ukuran: Tingkat pembukaan email
Tujuan: Tingkatkan tingkat klik sebesar 10% Ukuran: Tingkat klik
Tujuan: Tingkatkan jumlah pengikut media sosial sebesar 15% Ukuran: Jumlah pengikut media sosial
Tujuan: Tingkatkan tingkat keterlibatan pada postingan media sosial sebesar 10% Ukuran: Tingkat keterlibatan pada postingan media sosial
Tujuan: Tingkatkan waktu yang dihabiskan di situs web sebesar 15% Ukuran: Rata-rata waktu di situs
Tujuan: Turunkan tingkat bounce sebesar 10% Ukuran: Tingkat bounce
Langkah 6:Buat katalog Departemen pemasaran membuat katalog Driver/Tujuan/Tujuan menggunakan spreadsheet:
| Pendorong | Tujuan | Tujuan | Anggota Tim yang Bertanggung Jawab | Ukuran |
|---|---|---|---|---|
| Tingkatkan retensi pelanggan | Tingkatkan keterlibatan pelanggan dengan kampanye email sebesar 20% | Tingkatkan tingkat pembukaan email sebesar 10% | Manajer Pemasaran Email | Tingkat pembukaan email |
| Tingkatkan retensi pelanggan | Tingkatkan keterlibatan pelanggan dengan kampanye email sebesar 20% | Tingkatkan tingkat klik sebesar 10% | Manajer Pemasaran Email | Tingkat klik |
| Tingkatkan kepuasan pelanggan | Tingkatkan keterlibatan pelanggan dengan postingan media sosial sebesar 25% | Tingkatkan jumlah pengikut media sosial sebesar 15% | Manajer Media Sosial | Jumlah pengikut media sosial |
| Tingkatkan kepuasan pelanggan | Tingkatkan keterlibatan pelanggan dengan posting media sosial sebesar 25% | Tingkatkan tingkat keterlibatan pada posting media sosial sebesar 10% | Manajer Media Sosial | Tingkat keterlibatan pada posting media sosial |
| Tingkatkan pendapatan dari pelanggan yang ada | Tingkatkan keterlibatan pelanggan dengan konten situs web sebesar 30% | Tingkatkan waktu yang dihabiskan di situs web sebesar 15% | Manajer Situs Web | Waktu rata-rata di situs |
| Tingkatkan pendapatan dari pelanggan yang ada | Tingkatkan keterlibatan pelanggan dengan konten situs web sebesar 30% | Turunkan tingkat bounce sebesar 10% | Manajer Situs Web | Tingkat bounce |
Berikut adalah diagram ArchiMate yang sesuai:
Langkah 7:Secara berkala tinjau dan perbarui katalog Departemen pemasaran meninjau katalog secara berkala setiap tiga bulan untuk melacak kemajuan menuju pencapaian tujuan dan ukuran, mengidentifikasi perubahan pada pendorong atau tujuan, serta menyesuaikan katalog sesuai kebutuhan. Mereka juga membagikan katalog dengan departemen lain di perusahaan untuk mengidentifikasi sinergi atau area di mana inisiatif perubahan dapat diselaraskan atau dikonsolidasikan.
Dengan membuat dan secara berkala memperbarui katalog Pendorong/Tujuan/Objektif, departemen pemasaran mampu meningkatkan keterlibatan pelanggan dengan menyelaraskan tujuan mereka dengan pendorong dan tujuan keseluruhan perusahaan. Mereka juga mampu melacak kemajuan menuju pencapaian tujuan dan mengidentifikasi area di mana mereka perlu menyesuaikan strategi untuk mencapai tujuan mereka.
Ringkasan
Katalog Pendorong/Tujuan/Objektif merupakan alat yang kuat bagi organisasi yang berusaha meningkatkan daya tanggap dan responsivitas di dunia bisnis yang serba cepat saat ini. Dengan mendefinisikan pendorong, tujuan, dan objektif mereka, serta menetapkan ukuran untuk melacak kemajuan menuju pencapaian tujuan tersebut, organisasi dapat menyelaraskan tujuan mereka dengan strategi bisnis keseluruhan dan melacak kemajuan menuju pencapaian tujuan mereka. Hal ini memungkinkan mereka mengidentifikasi sinergi di seluruh organisasi dan menyelaraskan atau mengkonsolidasikan inisiatif perubahan yang terkait. Dengan secara berkala meninjau dan memperbarui katalog, organisasi dapat memastikan bahwa mereka tetap gesit dan responsif terhadap perubahan kondisi pasar, sambil mencapai tujuan bisnis mereka.