Wprowadzenie

Model i notacja procesów biznesowych (BPMN) to potężne narzędzie, które pozwala organizacjom wizualnie przedstawiać i analizować swoje procesy biznesowe. W tym artykule omówimy BPMN na przykładzie – procesu dostaw wody destylowanej firmy The True Aqua Distilled Water Company.

Zrozumienie obecnego procesu:

Firma The True Aqua Distilled Water Company chce zwiększyć swoją share rynkową poprzez optymalizację procesu zamówienia wody destylowanej. Obecnie klienci mogą składać zamówienia przez hotline lub e-mailem, przy czym 90% zamówień pochodzi z połączeń telefonicznych, a 10% z e-maili.

Po otrzymaniu zamówienia asystent obsługi klienta wykonuje kluczowy krok: sprawdza, czy klient jest istniejącym lub nowym. Dla nowych klientów tworzony jest konta klienta przed przetworzeniem zamówienia. Dostawa wody destylowanej odbywa się co środę, a dział logistyki zarządza planowaniem i przyporządkowaniem pracowników do realizacji zamówień.

Kluczowe elementy BPMN w procesie:

1. Zdarzenia startowe i końcowe:
   • Proces zaczyna się od zdarzenia startowego, które reprezentuje rozpoczęcie procesu zamówienia wody destylowanej.
   • Zakończenie procesu następuje z zdarzeniem końcowym, oznaczającym pomyślną dostawę wody destylowanej.
2. Zadania:
   • Zadania to zadania lub działania w ramach procesu. W tym przypadku zadania obejmują odbieranie zamówień, sprawdzanie statusu klienta, tworzenie kont klienta, przekazywanie zamówień do działu logistyki, planowanie dostaw i dostarczanie wody klientom.
3. Bramki:
   • Bramki wyłączne służą do reprezentowania punktów decyzyjnych. Na przykład po otrzymaniu zamówienia proces rozgałęzia się w zależności od tego, czy klient jest nowym czy istniejącym.
   • 
4. Przepływ sekwencyjny:
   • Przepływy sekwencyjne przedstawiają kolejność wykonywania działań. Na przykład po sprawdzeniu statusu klienta proces rozgrywa się inaczej dla nowych i istniejących klientów.
   • 
5. Płynne strefy (swimlanes):
   • Płynne strefy pomagają organizować zadania w oparciu o odpowiedzialne role lub działy. W tym przypadku istnieją strefy dla obsługi klienta i logistyki, jasno wyznaczające ich odpowiedzialności.
   • 

Optymalizacja procesu:

Aby zwiększyć efektywność i satysfakcję klientów, firma The True Aqua Distilled Water Company może rozważyć następujące optymalizacje oparte na BPMN:

1. Automatyzacja tworzenia kont klienta:
   • Wdrożenie systemu automatycznego tworzenia kont klienta w celu zmniejszenia wysiłku ręcznego i poprawy dokładności.
2. Integracja kanałów komunikacji:
   • Zbadaj sposoby bezproblemowej integracji połączeń telefonicznych i zamówień e-mailowych do jednolitego systemu w celu lepszej obsługi zamówień.
3. Śledzenie zamówień w czasie rzeczywistym:
   • Wdrożenie systemu, który pozwala klientom śledzić swoje zamówienia w czasie rzeczywistym, zapewniając przejrzystość i poprawiając satysfakcję.
4. Dynamiczne planowanie:
   • Wprowadzenie możliwości dynamicznego planowania w celu optymalizacji tras dostaw na podstawie lokalizacji zamówień, co zmniejsza czas i koszty dostawy.

Wnioski:

BPMN działa jako potężne narzędzie do wizualizacji, analizy i optymalizacji procesów biznesowych. W przypadku firmy The True Aqua Distilled Water Company wykorzystanie zasad BPMN może prowadzić do zoptymalizowanego i efektywnego procesu zamawiania wody destylowanej, co w końcu przyczynia się do celu firmy polegającego na zwiększeniu udziału na rynku i satysfakcji klientów. W miarę jak firmy się rozwijają, BPMN pozostaje niezastąpionym zasobem w poprawie procesów i innowacjach.