Giới thiệu
Phân tích trạng thái hiện tại/trạng thái tương lai là một kỹ thuật nền tảng và không thể thiếu trong lĩnh vực cải tiến quy trình kinh doanh (BPI). Mục đích chính của nó là xem xét, đánh giá và cải thiện cẩn thận các quy trình kinh doanh hiện tại, từ đó thúc đẩy hiệu quả và năng suất hoạt động được nâng cao. Gồm hai giai đoạn then chốt là “trạng thái hiện tại” và “trạng thái tương lai”, khung phân tích này đóng vai trò then chốt trong việc thực hiện hệ thống các sáng kiến cải tiến quy trình kinh doanh. Thông qua hai giai đoạn riêng biệt này, các tổ chức bắt đầu hành trình tự đánh giá và chuyển đổi, với mục tiêu lớn nhất là xác định những khu vực tiềm năng để cải thiện và xây dựng bản đồ hành trình cho các trạng thái quy trình tương lai hiệu quả và trơn tru hơn.
Phân tích trạng thái hiện tại/trạng thái tương lai là gì
- Phân tích trạng thái hiện tại:
- Giai đoạn “trạng thái hiện tại” bao gồm việc ghi chép và phân tích cặn kẽ trạng thái hiện tại của một quy trình kinh doanh. Bước này nhằm mục đích cung cấp cái nhìn rõ ràng và toàn diện về cách thức quy trình đang vận hành hiện nay.
- Các hoạt động chính trong giai đoạn này bao gồm:
- Sơ đồ hóa quy trình:Tạo các sơ đồ luồng chi tiết hoặc biểu đồ minh họa trình tự từng bước hoạt động trong quy trình hiện tại.
- Thu thập dữ liệu:Thu thập dữ liệu về các chỉ số quy trình, chẳng hạn như thời gian chu kỳ, tỷ lệ lỗi và mức độ sử dụng nguồn lực.
- Phỏng vấn các bên liên quan:Trò chuyện với những người tham gia vào quy trình để thu thập thông tin và xác định các điểm khó khăn.
- Xác định các điểm nghẽn và bất hiệu quả:Xác định các khu vực mà quy trình có thể chậm trễ, dễ xảy ra lỗi hoặc tốn nhiều nguồn lực.
- Phân tích trạng thái tương lai:
- Giai đoạn “trạng thái tương lai” là nơi các tổ chức hình dung và thiết kế một phiên bản cải tiến hoặc tối ưu hóa của quy trình. Giai đoạn này mang tính hướng tới tương lai và tập trung vào việc tạo ra một trạng thái tương lai giải quyết các vấn đề và bất hiệu quả được xác định trong phân tích trạng thái hiện tại.
- Các hoạt động chính trong giai đoạn này bao gồm:
- Thiết kế lại quy trình:Xây dựng một luồng quy trình mới giúp loại bỏ các điểm nghẽn, giảm lỗi và nâng cao hiệu quả.
- Xác định vai trò và trách nhiệm:Xác định rõ ai làm gì trong quy trình mới và đảm bảo rằng các vai trò được định nghĩa rõ ràng và hiệu quả.
- Chọn lựa công cụ và công nghệ:Xác định xem các công nghệ hoặc công cụ mới có thể được tích hợp để nâng cao quy trình hay không.
- Đặt các chỉ số hiệu suất:Thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đo lường mức độ thành công của quy trình mới.
Nó liên quan đến cải tiến quy trình kinh doanh (BPI) như thế nào:
- Phân tích trạng thái hiện tại/trạng thái tương lai là một thành phần nền tảng của BPI. Dưới đây là cách nó liên quan đến toàn bộ quy trình BPI:
- Xác định cơ hội cải tiến:Phân tích trạng thái hiện tại giúp xác định các khu vực trong quy trình hiện tại cần được cải tiến. Bằng cách phân tích kỹ lưỡng quy trình hiện tại, các tổ chức có thể xác định được các điểm bất hiệu quả, dư thừa và điểm nghẽn.
- Thiết kế các quy trình hiệu quả:Phân tích trạng thái tương lai bao gồm việc tạo ra một trạng thái tương lai hiệu quả hơn, được tối ưu hóa và phù hợp với các mục tiêu tổ chức. Đây là giai đoạn phát triển các giải pháp sáng tạo để giải quyết các vấn đề đã được xác định.
- Quản lý thay đổi:Việc triển khai quy trình “tương lai” thường đòi hỏi sự thay đổi về vai trò, trách nhiệm và công nghệ. Các chiến lược quản lý thay đổi được phát triển trong giai đoạn “tương lai” để đảm bảo quá trình chuyển đổi từ quy trình cũ sang quy trình mới diễn ra suôn sẻ.
- Cải tiến liên tục:BPI là một quá trình lặp lại. Sau khi quy trình mới được triển khai, các tổ chức tiếp tục theo dõi và đo lường hiệu suất của nó. Nếu cần cải tiến thêm, chu kỳ sẽ bắt đầu lại với một phân tích “hiện trạng/tương lai” khác.
Tóm lại, phân tích hiện trạng/tương lai là một phương pháp quan trọng trong cải tiến quy trình kinh doanh, giúp các tổ chức đánh giá quy trình hiện tại và thiết kế các trạng thái tương lai hiệu quả và hiệu suất hơn. Đây là một cách tiếp cận có cấu trúc để xác định và triển khai những thay đổi tích cực trong hoạt động kinh doanh.
Nghiên cứu trường hợp về phân tích hiện trạng / tương lai
Tiêu đề: Tối ưu hóa quy trình đưa nhân viên mới vào làm việc
Tình huống vấn đề: Công ty ABC đang đối mặt với những thách thức lớn trong quy trình đưa nhân viên mới vào làm việc hiện tại. Quy trình hiện tại tốn nhiều thời gian, dễ xảy ra lỗi và thiếu hiệu quả, dẫn đến việc chậm trễ trong việc làm quen và bắt kịp công việc của nhân viên mới, ảnh hưởng đến năng suất tổng thể. Để giải quyết những vấn đề này và tối ưu hóa trải nghiệm đưa nhân viên mới vào làm việc, công ty đã khởi động một dự án cải tiến quy trình kinh doanh nhằm chuyển đổi từ trạng thái “Hiện tại” sang trạng thái “Tương lai”.
Mô tả quy trình hiện tại: Quy trình đưa nhân viên mới vào làm việc hiện tại bao gồm nhiều bước thủ công, bao gồm:
- Nhân sự khởi động quy trình đưa nhân viên mới vào làm việc bằng cách gửi giấy tờ qua email.
- Nhân viên mới điền vào các mẫu giấy tờ bằng tay và gửi lại cho bộ phận nhân sự.
- Nhân sự nhập dữ liệu từ các mẫu giấy tờ vào hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) một cách thủ công.
- Bộ phận CNTT cấp quyền truy cập vào các hệ thống và công cụ cần thiết dựa trên thông tin được cung cấp.
- Các buổi đào tạo và hướng dẫn được lên lịch thủ công.
- Các phòng ban khác nhau cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ theo tình huống cho nhân viên mới, tạo ra sự không đồng nhất trong trải nghiệm đưa nhân viên mới vào làm việc.
- Phản hồi và đánh giá quy trình diễn ra thưa thớt và không có cấu trúc.
Các vấn đề với quy trình hiện tại:
- Gánh nặng hành chính lớn đối với nhân sự do phải nhập dữ liệu thủ công.
- Thời gian đưa nhân viên mới vào làm việc kéo dài, dẫn đến giảm sự tham gia của nhân viên.
- Trải nghiệm không đồng nhất đối với nhân viên mới.
- Rủi ro xảy ra lỗi trong việc nhập dữ liệu và tài liệu tuân thủ.
- Thiếu khả năng theo dõi và báo cáo theo thời gian thực về tiến độ đưa nhân viên mới vào làm việc.
Mục tiêu quy trình tương lai: Mục tiêu của dự án cải tiến quy trình kinh doanh là tạo ra một quy trình đưa nhân viên mới vào làm việc được tối ưu hóa, hiệu quả và lấy nhân viên làm trung tâm. Quy trình “Tương lai” nhằm đạt được các mục tiêu sau:
- Giảm thời gian đưa nhân viên mới vào làm việc xuống 50% để nâng cao năng suất của nhân viên.
- Loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công bằng cách tự động hóa việc gửi mẫu và tích hợp dữ liệu.
- Tiêu chuẩn hóa trải nghiệm đưa nhân viên mới vào làm việc để đảm bảo tính nhất quán.
- Nâng cao độ chính xác của dữ liệu và tuân thủ với các kiểm tra xác thực tự động.
- Triển khai một cổng thông tin tập trung để theo dõi và báo cáo theo thời gian thực.
- Cho phép tự phục vụ cho nhân viên mới để truy cập thông tin và nguồn lực.
- Thiết lập cơ chế phản hồi định kỳ nhằm cải tiến liên tục.
Các nhiệm vụ chính cho phân tích Hiện tại/Tương lai:
- Thực hiện phân tích chi tiết quy trình tiếp nhận nhân viên hiện tại “Hiện tại”.
- Xác định các điểm nghẽn, điểm khó khăn và các khu vực cần cải thiện.
- Tham gia các bên liên quan từ nhân sự, CNTT, các phòng ban và nhân viên mới để lấy phản hồi.
- Thiết kế quy trình tiếp nhận nhân viên mong muốn “Tương lai”, tích hợp tự động hóa và các phương pháp tốt nhất.
- Xây dựng kế hoạch triển khai với các mốc thời gian và tiến độ.
- Ước tính chi phí và nguồn lực cần thiết cho quá trình chuyển đổi.
- Tạo chiến lược quản lý thay đổi để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.
- Theo dõi và đo lường hiệu quả của quy trình “Tương lai” sau khi triển khai.
Bằng cách giải quyết những vấn đề này và triển khai quy trình “Tương lai”, công ty ABC hướng đến việc tối ưu hóa trải nghiệm tiếp nhận nhân viên, nâng cao hiệu quả và cuối cùng cải thiện năng suất tổ chức tổng thể.
Tóm tắt các phát hiện từ tình huống Hiện tại
Tạo biểu diễn văn bản của bảng quy trình Hiện tại dựa trên mô tả vấn đề được cung cấp:
| Bước | Mô tả bước | Đơn vị chịu trách nhiệm | Đầu vào | Đầu ra | Vấn đề/Thách thức |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Nhân sự khởi động quá trình tiếp nhận | Nhân sự | Thông tin nhân viên mới | Hồ sơ tiếp nhận được gửi qua email | Quy trình thủ công, tiềm ẩn nguy cơ chậm trễ |
| 2 | Nhân viên mới điền vào mẫu | Nhân viên mới | Mẫu hồ sơ tiếp nhận | Các mẫu đã hoàn tất | Các mẫu giấy, cần nhập dữ liệu |
| 3 | Nhân viên HR nhập dữ liệu thủ công | Nhân sự | Các mẫu đã hoàn tất | Dữ liệu được nhập vào hệ thống HRIS | Dễ sai sót, tốn thời gian |
| 4 | IT cung cấp quyền truy cập vào hệ thống | Công nghệ thông tin | Thông tin nhân viên do HR cung cấp | Truy cập người dùng vào các hệ thống/công cụ cần thiết | Cấp quyền thủ công |
| 5 | Lên lịch đào tạo và hướng dẫn | Nhân sự/Trưởng phòng | Thông tin nhân viên mới | Lịch đào tạo/hướng dẫn | Lên lịch thủ công, thiếu nhất quán |
| 6 | Hỗ trợ và hướng dẫn theo yêu cầu | Các phòng ban khác nhau | Không áp dụng | Hướng dẫn và hỗ trợ không chính thức | Thiếu hỗ trợ chuẩn hóa |
| 7 | Phản hồi và đánh giá | Nhân sự | Phản hồi của nhân viên và đánh giá quy trình | Các nỗ lực phản hồi định kỳ và cải tiến | Phản hồi thưa thớt và không có cấu trúc |
Bảng này trình bày quy trình tiếp nhận nhân viên hiện tại “As-Is”, bao gồm các bước thực hiện, các bên chịu trách nhiệm, đầu vào, đầu ra và các vấn đề hoặc thách thức chính liên quan đến từng bước. Điều này làm nền tảng để phân tích và cải tiến quy trình cho trạng thái “To-Be”.
Biểu diễn tình huống “As-Is” bằng sơ đồ tuần tự
Tóm tắt các phát hiện của tình huống “To-Be”
Tạo biểu diễn văn bản của bảng quy trình “To-Be” dựa trên mô tả vấn đề được cung cấp:
| Bước | Mô tả bước | Đơn vị chịu trách nhiệm | Đầu vào | Đầu ra | Cải tiến/Thay đổi |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Nhân viên bắt đầu quá trình tiếp nhận | Nhân viên mới | Cổng tiếp nhận | Xác nhận bắt đầu | Chuyển trách nhiệm khởi tạo cho nhân viên, tự phục vụ |
| 2 | Gửi biểu mẫu tự động | Hệ thống | Thông tin nhân viên mới | Biểu mẫu đã hoàn thành được tích hợp tự động | Loại bỏ việc điền biểu mẫu thủ công |
| 3 | Tích hợp và xác thực dữ liệu | Hệ thống | Biểu mẫu đã hoàn thành | Dữ liệu nhân viên chính xác trong hệ thống HRIS | Loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công |
| 4 | Cấp quyền truy cập hệ thống tự động | Công nghệ thông tin | Dữ liệu HRIS | Truy cập người dùng vào các hệ thống/công cụ cần thiết | Tối ưu hóa và tự động hóa việc cấp phát |
| 5 | Đào tạo và hướng dẫn chuẩn hóa | Nhân sự/Trưởng phòng | Thông tin nhân viên | Các buổi đào tạo được lên lịch và chuẩn hóa | Lịch trình và nội dung nhất quán |
| 6 | Hỗ trợ và hướng dẫn có cấu trúc | Nhiều phòng ban khác nhau | Không áp dụng | Hỗ trợ và hướng dẫn được chính thức hóa | Tính nhất quán và hướng dẫn rõ ràng |
| 7 | Phản hồi liên tục và cải tiến | Nhân sự | Phản hồi của nhân viên và đánh giá quy trình | Cải tiến quy trình liên tục | Phản hồi định kỳ và cải tiến |
Bảng này trình bày quy trình tiếp nhận nhân viên mong muốn “Tương lai” (To-Be), bao gồm các bước thực hiện, các bên chịu trách nhiệm, đầu vào, đầu ra và những cải tiến hoặc thay đổi chính so với quy trình hiện tại “Hiện tại” (As-Is). Quy trình “Tương lai” tập trung vào tự động hóa, chuẩn hóa, tự phục vụ và cải tiến liên tục nhằm giải quyết các vấn đề và thách thức đã được xác định.
Biểu diễn tình huống “Tương lai” bằng sơ đồ tuần tự
Tạo kế hoạch triển khai
Tạo kế hoạch triển khai cho quy trình tiếp nhận nhân viên “Tương lai” cần được hoàn thành trong vòng ba tháng:
Kế hoạch triển khai cho quy trình tiếp nhận nhân viên được tối ưu hóa
Mục tiêu:Tối ưu hóa và cải thiện quy trình đưa nhân viên mới vào làm việc, chuyển đổi từ trạng thái hiện tại “As-Is” sang trạng thái mong muốn “To-Be” trong vòng ba tháng để nâng cao hiệu quả, tính nhất quán và sự hài lòng của nhân viên.
Tháng 1: Phân tích và lập kế hoạch (Tuần 1-4)
- Tuần 1-2: Khởi động dự án và thành lập đội ngũ
- Xác định thành viên đội dự án, bao gồm các đại diện từ nhân sự, CNTT và các bộ phận liên quan.
- Tổ chức cuộc họp khởi động dự án để truyền đạt mục tiêu, kỳ vọng và tiến độ.
- Tuần 3: Phân tích quy trình hiện tại
- Tài liệu hóa chi tiết quy trình đưa nhân viên mới vào làm việc hiện tại “As-Is”.
- Xác định các điểm đau đầu chính, các điểm nghẽn và các khu vực cần cải thiện.
- Tuần 4: Tham gia và thu thập phản hồi từ các bên liên quan
- Thu thập phản hồi từ các bên liên quan, bao gồm nhân sự, CNTT, trưởng phòng và các ứng viên nhân viên mới tiềm năng.
- Sử dụng phản hồi để tinh chỉnh thiết kế quy trình “To-Be”.
Tháng 2: Thiết kế và phát triển quy trình (Tuần 5-8)
- Tuần 5: Thiết kế quy trình “To-Be”
- Xây dựng kế hoạch chi tiết cho quy trình đưa nhân viên mới vào làm việc “To-Be”, tích hợp tự động hóa và các phương pháp tốt nhất.
- Xác định vai trò và trách nhiệm trong quy trình mới.
- Tuần 6-7: Phát triển hệ thống và tích hợp
- Phát triển và kiểm thử các hệ thống và công cụ tự động hóa cần thiết cho việc nộp biểu mẫu, tích hợp dữ liệu và cấp quyền truy cập.
- Đảm bảo độ chính xác và an toàn dữ liệu trong hệ thống mới.
- Tuần 8: Truyền thông và đào tạo
- Xây dựng kế hoạch truyền thông để thông báo cho nhân viên và các bên liên quan về những thay đổi sắp tới.
- Bắt đầu các buổi đào tạo cho nhân sự, CNTT và nhân viên liên quan về quy trình và công cụ mới.
Tháng 3: Triển khai và giám sát (Tuần 9-12)
- Tuần 9: Kiểm thử mô hình
- Thực hiện kiểm thử mô hình quy trình “To-Be” với một nhóm nhỏ nhân viên mới.
- Thu thập phản hồi và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
- Tuần 10-11: Triển khai toàn diện
- Triển khai quy trình đưa nhân viên mới vào làm việc mới cho toàn bộ tổ chức.
- Giám sát quá trình chuyển đổi sát sao và cung cấp hỗ trợ khi cần thiết.
- Tuần 12: Giám sát hiệu suất và thu thập phản hồi
- Thiết lập hệ thống giám sát liên tục và báo cáo về quy trình mới.
- Thu thập phản hồi từ cả nhân viên và các bên liên quan để cải thiện.
Sau khi triển khai (liên tục)
- Tháng thứ 4 trở đi: Cải tiến liên tục
- Xây dựng vòng phản hồi định kỳ để xác định và giải quyết bất kỳ vấn đề hay điểm nghẽn nào trong quy trình “Sẽ có”.
- Theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) như thời gian hòa nhập, độ chính xác của dữ liệu và mức độ hài lòng của nhân viên.
- Thực hiện cải tiến liên tục dựa trên phản hồi và phân tích dữ liệu.
Kết luận
Kế hoạch triển khai ba tháng này nêu rõ các hoạt động chính và thời hạn để chuyển đổi từ quy trình hòa nhập nhân viên “Hiện tại” sang quy trình “Sẽ có”. Việc giao tiếp định kỳ, thu thập phản hồi và giám sát là thiết yếu để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra trơn tru và tối ưu hóa quy trình liên tục.