Các phương pháp Agile đã thu hút được sự quan tâm lớn trong những năm gần đây nhờ khả năng cung cấp sản phẩm nhanh chóng và linh hoạt thích ứng với các yêu cầu thay đổi. Tuy nhiên, không phải mọi dự án nào cũng khả thi, và điều quan trọng là phải đưa ra các quyết định có thông tin về việc có nên tiếp tục thực hiện một dự án hay không. Bảng kiểm tra Đi/Không Đi kết hợp với phương pháp điểm số có trọng số có thể cung cấp một khung để đánh giá tính khả thi của một dự án Agile. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về tầm quan trọng của bảng kiểm tra Đi/Không Đi và cách phương pháp điểm số có trọng số có thể hỗ trợ đưa ra các quyết định có thông tin.
Tại sao cần có bảng kiểm tra Đi/Không Đi cho các dự án Agile
Các nghiên cứu khả thi là một thành phần thiết yếu trong quy trình phát triển dự án Agile. Các nghiên cứu này được thực hiện để đánh giá tính khả thi của dự án đề xuất và xác định xem dự án có khả thi về phạm vi, ngân sách và thời gian hay không. Một trong những thành phần then chốt của nghiên cứu khả thi là bảng kiểm tra Đi/Không Đi, được sử dụng để xác định xem dự án có nên được khởi động, tạm dừng hay dừng lại hay không. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về quy trình trước và sau khi sử dụng bảng kiểm tra Đi/Không Đi trong nghiên cứu khả thi của một dự án Agile.
Trước khi thực hiện nghiên cứu khả thi
Trước khi bắt đầu nghiên cứu khả thi, điều quan trọng là phải hiểu rõ mục tiêu, phạm vi và yêu cầu của các bên liên quan đến dự án. Nghiên cứu khả thi của dự án thường bao gồm việc đánh giá tính khả thi về mặt kỹ thuật, tài chính, vận hành và thị trường. Rất cần thiết phải có một kế hoạch chi tiết cho nghiên cứu khả thi và phải tham gia tất cả các bên liên quan vào quá trình này.
Bảng kiểm tra Đi/Không Đi là một công cụ thiết yếu được sử dụng trong quá trình nghiên cứu khả thi. Nó nêu rõ các tiêu chí cần đạt được để dự án có thể tiếp tục. Các tiêu chí thường bao gồm tính khả thi về kỹ thuật, tính khả thi tài chính, nhu cầu thị trường và sự sẵn có của nguồn lực. Bảng kiểm tra Đi/Không Đi giúp đảm bảo rằng tất cả các yếu tố then chốt đều được xem xét, và tiềm năng thành công của dự án được đánh giá trước khi tiến hành.
Sau khi hoàn thành nghiên cứu khả thi
Sau khi hoàn thành nghiên cứu khả thi, bảng kiểm tra Đi/Không Đi được sử dụng để xác định xem dự án có nên được khởi động, tạm dừng hay dừng lại hay không. Nếu dự án đáp ứng tất cả các tiêu chí được nêu trong bảng kiểm tra, thì được coi là khả thi và có thể tiếp tục. Nếu dự án không đáp ứng bất kỳ tiêu chí nào, có thể cần tạm dừng hoặc dừng dự án cho đến khi vấn đề được giải quyết.
Bảng kiểm tra Đi/Không Đi là một công cụ quý giá để đảm bảo rằng tính khả thi của dự án được đánh giá kỹ lưỡng trước khi tiến hành. Nó giúp phát hiện các rủi ro và vấn đề tiềm tàng có thể ảnh hưởng đến thành công của dự án. Bằng cách sử dụng bảng kiểm tra này, các bên liên quan có thể đưa ra các quyết định có thông tin về việc có nên tiếp tục thực hiện dự án hay không.
Lợi ích của việc sử dụng bảng kiểm tra Đi/Không Đi
Có nhiều lợi ích khi sử dụng bảng kiểm tra Đi/Không Đi trong nghiên cứu khả thi của một dự án Agile. Những lợi ích đó bao gồm:
- Tiêu chí rõ ràng: Bảng kiểm tra cung cấp các tiêu chí rõ ràng mà dự án phải đáp ứng để tiếp tục. Điều này đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ mục tiêu của dự án và các tiêu chí để đạt thành công.
- Quản lý rủi ro: Bảng kiểm tra giúp xác định các rủi ro và vấn đề tiềm tàng có thể ảnh hưởng đến thành công của dự án. Điều này giúp các bên liên quan có thể thực hiện các biện pháp phù hợp để giảm thiểu rủi ro trước khi khởi động dự án.
- Quyết định có thông tin: Bảng kiểm tra giúp các bên liên quan đưa ra quyết định có thông tin về việc có nên tiếp tục dự án hay không. Bằng cách đánh giá tính khả thi của dự án dựa trên các tiêu chí rõ ràng, các bên liên quan có thể đưa ra quyết định có thông tin hơn về tiềm năng thành công của dự án.
Ví dụ
Dưới đây là một vài ví dụ về các mục có thể được bao gồm trong bảng kiểm tra Đi/Không Đi cho nghiên cứu khả thi của một dự án Agile:
- Tính khả thi về kỹ thuật:
- Công nghệ cần thiết để phát triển dự án có sẵn không?
- Dự án có thể được phát triển trong các giới hạn kỹ thuật đã cho không?
- Đội phát triển có đủ kỹ năng và chuyên môn cần thiết để hoàn thành dự án không?
- Tính khả thi tài chính:
- Dự án có tính khả thi về tài chính không?
- Ngân sách ước tính có phù hợp với mục tiêu và mục đích của dự án không?
- Có rủi ro vượt ngân sách tiềm tàng nào có thể ảnh hưởng đến tính khả thi của dự án không?
- Nhu cầu thị trường:
- Có nhu cầu về dự án trên thị trường không?
- Có các dự án tương tự đã có sẵn trên thị trường không?
- Dự án có phù hợp với xu hướng và nhu cầu thị trường hiện tại không?
- Sự sẵn có của nguồn lực:
- Các nguồn lực cần thiết có sẵn cho dự án không?
- Dự án có thể hoàn thành trong thời gian đã cho với các nguồn lực sẵn có không?
- Có những hạn chế về nguồn lực tiềm tàng nào có thể ảnh hưởng đến tính khả thi của dự án không?
Nếu dự án đáp ứng tất cả các tiêu chí được liệt kê trong bảng kiểm tra đi/tiếp tục, nó có thể tiến hành sang giai đoạn phát triển tiếp theo. Nếu không đáp ứng được bất kỳ tiêu chí nào, dự án có thể cần tạm dừng hoặc ngừng lại cho đến khi các vấn đề được giải quyết.
Ví dụ thực tế
Dựa trên bảng kiểm tra đi/tiếp tục này, dự án dường như khả thi và có thể tiến hành sang giai đoạn phát triển tiếp theo. Tuy nhiên, đội phát triển sẽ cần theo dõi dự án sát sao để đảm bảo rằng nó tuân thủ các giới hạn đã xác định và mọi vấn đề tiềm tàng được xử lý kịp thời.
Trong các cột ‘Có’ và ‘Không’, bạn có thể đánh dấu xem dự án có đáp ứng tiêu chí hay không. Trong cột ‘Ghi chú’, bạn có thể cung cấp thêm thông tin hoặc ghi chú về từng tiêu chí, chẳng hạn như các vấn đề tiềm tàng hoặc lo ngại cần được giải quyết.
Dưới đây là một mẫu cho bảng kiểm tra đi/tiếp tục dưới dạng bảng cho nghiên cứu khả thi của một dự án Agile:
| Tiêu chí | Có | Không | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Khả năng kỹ thuật | |||
| Công nghệ cần thiết để phát triển dự án có sẵn không? | Có | Công ty có kinh nghiệm với các ứng dụng dựa trên web và quen thuộc với bộ công nghệ cần thiết cho dự án. | |
| Dự án có thể được phát triển trong các giới hạn kỹ thuật đã cho không? | Có | Yêu cầu kỹ thuật của dự án nằm trong khả năng của đội phát triển. | |
| Đội phát triển có kỹ năng và chuyên môn cần thiết để hoàn thành dự án không? | Có | Đội có kinh nghiệm phát triển các dự án tương tự và có kỹ năng cần thiết để hoàn thành dự án. | |
| Khả năng tài chính | |||
| Dự án có khả năng tài chính không? | Có | Doanh thu dự kiến từ dự án được kỳ vọng sẽ vượt quá chi phí phát triển. | |
| Ngân sách dự kiến có phù hợp với mục tiêu và mục đích của dự án không? | Có | Ngân sách của dự án phù hợp với nguồn lực tài chính và mục tiêu của công ty. | |
| Có những rủi ro vượt ngân sách tiềm tàng nào có thể ảnh hưởng đến tính khả thi của dự án không? | Không | Đội phát triển đã xác định được các rủi ro về chi phí vượt quá và đã thực hiện các bước để giảm thiểu chúng. | |
| Nhu cầu thị trường | |||
| Có nhu cầu về dự án này trên thị trường không? | Có | Nghiên cứu thị trường đã cho thấy có nhu cầu về một công cụ quản lý dự án dành cho các doanh nghiệp nhỏ. | |
| Có những dự án tương tự đã có sẵn trên thị trường không? | Có | Có một số công cụ quản lý dự án sẵn có trên thị trường, nhưng không có công cụ nào cụ thể phục vụ nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ. | |
| Dự án có phù hợp với xu hướng và nhu cầu thị trường hiện tại không? | Có | Dự án phù hợp với xu hướng và nhu cầu thị trường hiện tại về các giải pháp phần mềm dựa trên đám mây. | |
| Khả năng sẵn có nguồn lực | |||
| Các nguồn lực cần thiết có sẵn cho dự án không? | Có | Các thiết bị phần cứng, phần mềm và các nguồn lực khác cần thiết đều sẵn có cho dự án. | |
| Dự án có thể hoàn thành trong thời gian đã định với các nguồn lực sẵn có không? | Có | Thời gian thực hiện dự án là hợp lý và có thể đạt được với các nguồn lực hiện có. | |
| Có những hạn chế về nguồn lực tiềm tàng nào có thể ảnh hưởng đến tính khả thi của dự án không? | Không | Đội phát triển đã xác định được các hạn chế về nguồn lực tiềm tàng và đã thực hiện các bước để giảm thiểu chúng. |
Việc sử dụng mẫu bảng này có thể giúp bạn ghi chép quá trình ra quyết định và cung cấp một bản ghi rõ ràng về lý do dự án được chấp thuận để tiếp tục hoặc bị dừng lại.
Điểm số đơn giản cho danh sách kiểm tra đi/từ chối
Trong ví dụ này, mỗi tiêu chí đáp ứng yêu cầu của dự án được gán điểm 1, và tiêu chí được đáp ứng một phần được gán điểm 0,5. Điểm cuối cùng được tính bằng cách cộng các điểm của từng tiêu chí, và dự án được coi là khả thi nếu điểm số vượt ngưỡng nhất định (ví dụ: 8/11).
| Tiêu chí | Có | Không | Điểm | Nhận xét |
|---|---|---|---|---|
| Khả thi về kỹ thuật | ||||
| Công nghệ cần thiết để phát triển dự án có sẵn không? | Có | 1 | Công ty có kinh nghiệm với các ứng dụng dựa trên web và quen thuộc với các công nghệ cần thiết cho dự án. | |
| Dự án có thể được phát triển trong các giới hạn kỹ thuật đã cho không? | Có | 1 | Yêu cầu kỹ thuật của dự án nằm trong khả năng của đội phát triển. | |
| Đội phát triển có kỹ năng và chuyên môn cần thiết để hoàn thành dự án không? | Có | 1 | Đội ngũ có kinh nghiệm phát triển các dự án tương tự và có kỹ năng cần thiết để hoàn thành dự án. | |
| Khả thi tài chính | ||||
| Dự án có khả thi về tài chính không? | Có | 1 | Doanh thu dự kiến từ dự án được kỳ vọng sẽ vượt quá chi phí phát triển. | |
| Ngân sách dự kiến có phù hợp với mục tiêu và mục đích của dự án không? | Có | 1 | Ngân sách của dự án phù hợp với nguồn lực tài chính và mục tiêu của công ty. | |
| Có những rủi ro chi phí vượt quá tiềm tàng nào có thể ảnh hưởng đến khả thi của dự án không? | Không | 1 | Đội phát triển đã xác định được các rủi ro chi phí vượt quá và đã thực hiện các bước để giảm thiểu chúng. | |
| Nhu cầu thị trường | ||||
| Có nhu cầu về dự án trên thị trường không? | Có | 1 | Nghiên cứu thị trường đã chỉ ra rằng có nhu cầu về một công cụ quản lý dự án dành cho các doanh nghiệp nhỏ. | |
| Có những dự án tương tự đã có sẵn trên thị trường chưa? | Có | 0.5 | Có một số công cụ quản lý dự án sẵn có trên thị trường, nhưng không có công cụ nào cụ thể phục vụ nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ. | |
| Dự án có phù hợp với xu hướng và nhu cầu thị trường hiện tại không? | Có | 1 | Dự án phù hợp với xu hướng và nhu cầu thị trường hiện tại về các giải pháp phần mềm dựa trên đám mây. | |
| Khả năng sẵn có nguồn lực | ||||
| Các nguồn lực cần thiết có sẵn cho dự án không? | Có | 1 | Các thiết bị phần cứng, phần mềm và các nguồn lực khác cần thiết đều sẵn có cho dự án. | |
| Dự án có thể hoàn thành trong thời gian đã định với các nguồn lực sẵn có không? | Có | 1 | Thời gian thực hiện dự án là hợp lý và có thể đạt được với các nguồn lực hiện có. | |
| Có những hạn chế về nguồn lực tiềm tàng nào có thể ảnh hưởng đến tính khả thi của dự án không? | Không | 1 | Đội phát triển đã xác định được những hạn chế tiềm tàng về nguồn lực và đã thực hiện các bước để giảm thiểu chúng. | |
| Tổng cộng | 9.5/11 |
Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là việc gán điểm cho từng tiêu chí có thể mang tính chủ quan và không phải lúc nào cũng phản ánh chính xác tính khả thi của dự án. Rất cần thiết phải xem xét bối cảnh và đặc điểm riêng biệt của từng dự án khi sử dụng hệ thống điểm để đánh giá tính khả thi của nó.
Hệ thống điểm có trọng số kèm theo danh sách kiểm tra đi/đừng
Hệ thống điểm và các giá trị có trọng số là những thành phần quan trọng của danh sách kiểm tra đi/đừng, và chúng cung cấp một cách thức đánh giá định lượng tính khả thi của một dự án dựa trên một tập hợp các tiêu chí đã được xác định trước.
Hệ thống điểm gán giá trị là Có hoặc Không cho mỗi tiêu chí trong danh sách kiểm tra, dựa trên việc tiêu chí đó có được đáp ứng hay không. Ví dụ, một tiêu chí liên quan đến khả thi về kỹ thuật có thể hỏi liệu công nghệ cần thiết để phát triển dự án có sẵn hay không. Nếu công nghệ có sẵn, câu trả lời cho tiêu chí đó sẽ là Có, và nếu không có sẵn, câu trả lời sẽ là Không.
Sau khi mỗi tiêu chí được đánh giá và gán điểm, các giá trị có trọng số sẽ được áp dụng. Mỗi tiêu chí được gán một mức độ trọng số, đại diện cho mức độ quan trọng tương đối của tiêu chí đó trong việc đánh giá tổng thể tính khả thi của dự án. Mức độ trọng số thường được biểu diễn dưới dạng phần trăm, với tổng các mức độ trọng số bằng 100%.
Ví dụ
Dưới đây là một ví dụ về bảng kiểm tra đi/không đi có giá trị trọng số:
| Tiêu chí | Trọng số | Có | Không | Điểm số | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| Khả năng kỹ thuật | 40% | ||||
| Công nghệ cần thiết để phát triển dự án có sẵn không? | 20% | Có | 0.2 | Công ty có kinh nghiệm với các ứng dụng dựa trên web và quen thuộc với bộ công nghệ cần thiết cho dự án. | |
| Dự án có thể được phát triển trong các giới hạn kỹ thuật đã cho không? | 10% | Có | 0.1 | Yêu cầu kỹ thuật của dự án nằm trong khả năng của đội phát triển. | |
| Đội phát triển có kỹ năng và chuyên môn cần thiết để hoàn thành dự án không? | 10% | Có | 0.1 | Đội ngũ có kinh nghiệm phát triển các dự án tương tự và có kỹ năng cần thiết để hoàn thành dự án. | |
| Khả năng tài chính | 30% | ||||
| Dự án có khả năng tài chính không? | 20% | Có | 0.2 | Doanh thu dự kiến từ dự án được kỳ vọng sẽ vượt quá chi phí phát triển. | |
| Ngân sách dự kiến có phù hợp với mục tiêu và mục đích của dự án không? | 5% | Có | 0.05 | Ngân sách của dự án phù hợp với nguồn lực tài chính và mục tiêu của công ty. | |
| Có những khoản chi vượt dự toán tiềm tàng nào có thể ảnh hưởng đến tính khả thi của dự án không? | 5% | Không | 0.05 | Đội ngũ phát triển đã xác định được các khoản chi vượt dự toán tiềm tàng và đã thực hiện các bước để giảm thiểu chúng. | |
| Nhu cầu thị trường | 20% | ||||
| Có nhu cầu về dự án này trên thị trường không? | 10% | Có | 0.1 | Nghiên cứu thị trường cho thấy có nhu cầu về một công cụ quản lý dự án dành cho các doanh nghiệp nhỏ. | |
| Có những dự án tương tự đã có sẵn trên thị trường không? | 5% | Có | 0.025 | Có một số công cụ quản lý dự án sẵn có trên thị trường, nhưng không có công cụ nào cụ thể phục vụ nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ. | |
| Dự án có phù hợp với xu hướng và nhu cầu thị trường hiện tại không? | 5% | Có | 0.025 | Dự án phù hợp với xu hướng và nhu cầu thị trường hiện tại về các giải pháp phần mềm dựa trên đám mây. | |
| Khả năng sẵn có nguồn lực | 10% | ||||
| Các nguồn lực cần thiết có sẵn cho dự án không? | 5% | Có | 0.05 | Các thiết bị phần cứng, phần mềm và các nguồn lực khác cần thiết đều sẵn có cho dự án. | |
| Dự án có thể hoàn thành trong thời gian đã cho với các nguồn lực sẵn có không? | 3% | Có | 0.03 | Thời gian thực hiện của dự án là hợp lý và khả thi với các nguồn lực sẵn có. | |
| Có tồn tại các hạn chế về nguồn lực tiềm tàng nào có thể ảnh hưởng đến tính khả thi của dự án không? | 2% | Không | 0.02 | Đội phát triển đã xác định được các hạn chế tiềm tàng về nguồn lực và đã thực hiện các bước để giảm thiểu chúng. | |
| Tổng cộng | 100% | 0.605 |
Trong ví dụ này, trọng số của mỗi tiêu chí dựa trên các yêu cầu và ưu tiên cụ thể của dự án. Điểm cuối cùng được tính bằng cách nhân điểm của mỗi tiêu chí với trọng số tương ứng, sau đó cộng các điểm đã được trọng số hóa lại với nhau. Điểm cuối cùng là một thước đo định lượng về tính khả thi của dự án dựa trên các tiêu chí được đánh giá trong danh sách kiểm tra.
Rất quan trọng cần lưu ý rằng trọng số được gán cho mỗi tiêu chí là mang tính chủ quan và có thể thay đổi tùy theo bối cảnh cụ thể của dự án. Do đó, việc tham khảo ý kiến của các bên liên quan và các chuyên gia trong lĩnh vực là rất cần thiết để xác định trọng số phù hợp cho mỗi tiêu chí.
Sau khi điểm cuối cùng được tính toán, nó có thể được sử dụng làm cơ sở để đưa ra quyết định đi tiếp hoặc dừng lại. Ví dụ, nếu điểm cuối cùng vượt quá ngưỡng đã xác định trước, dự án có thể được chấp thuận để tiếp tục; ngược lại, nếu điểm thấp hơn ngưỡng đó, dự án có thể bị coi là không khả thi và bị từ bỏ.
Kết luận lại, một hệ thống điểm có trọng số có thể cung cấp một đánh giá tinh tế và phù hợp với bối cảnh hơn về tính khả thi của một dự án bằng cách gán các trọng số khác nhau cho các tiêu chí khác nhau. Danh sách kiểm tra Go/No-Go, kết hợp với hệ thống điểm có trọng số, có thể trở thành một công cụ hữu ích để đưa ra quyết định có thông tin về việc có nên tiếp tục thực hiện một dự án Agile hay không.
Tóm tắt
Danh sách kiểm tra Go/No-Go là một công cụ hữu ích để đánh giá tính khả thi của các dự án Agile. Bằng cách gán trọng số cho từng tiêu chí trong danh sách kiểm tra, có thể thực hiện một đánh giá tinh tế và phù hợp với bối cảnh hơn. Hệ thống điểm gán giá trị Có hoặc Không cho từng tiêu chí dựa trên việc tiêu chí đó có được đáp ứng hay không, và giá trị có trọng số phản ánh mức độ quan trọng tương đối của tiêu chí đó trong đánh giá tổng thể. Sau khi tính toán điểm có trọng số cho từng tiêu chí, điểm cuối cùng được thu được bằng cách cộng tất cả các điểm có trọng số lại với nhau. Điểm cuối cùng này là một thước đo định lượng về tính khả thi của dự án, và có thể được sử dụng làm cơ sở để đưa ra quyết định có thông tin về việc có nên tiếp tục thực hiện một dự án Agile hay không. Với danh sách kiểm tra Go/No-Go và phương pháp điểm có trọng số, các tổ chức có thể đưa ra quyết định có thông tin và tăng cơ hội thành công của dự án.