Introduction
L’analyse « actuel / futur » constitue une technique fondamentale et indispensable dans le domaine de l’amélioration des processus métiers (BPI). Son objectif principal est d’analyser, évaluer et améliorer de manière minutieuse les processus métiers existants, afin de favoriser une efficacité opérationnelle et une productivité accrues. Composée de deux phases clés, « actuel » et « futur », ce cadre analytique joue un rôle essentiel dans la mise en œuvre systématique des initiatives de BPI. À travers ces phases distinctes, les organisations entament un parcours d’auto-examen et de transformation, dans le but principal de repérer les domaines propices à l’amélioration et de concevoir un plan directeur pour des états futurs de processus plus fluides et plus efficaces.
Qu’est-ce que l’analyse « actuel / futur »
- Analyse « actuel » :
- La phase « actuel » consiste à documenter et analyser en profondeur l’état actuel d’un processus métier. Cette étape vise à offrir une compréhension claire et complète de la manière dont le processus fonctionne actuellement.
- Les activités clés de cette phase incluent :
- Cartographie des processus :Création de diagrammes ou de schémas détaillés qui illustrent la séquence étape par étape des activités du processus actuel.
- Collecte de données :Recueil de données sur les indicateurs de performance du processus, tels que les temps de cycle, les taux d’erreur et l’utilisation des ressources.
- Entrevues avec les parties prenantes :Parler avec les personnes impliquées dans le processus afin de recueillir des informations et identifier les points de blocage.
- Identification des goulets d’étranglement et des inefficacités :Repérer les zones où le processus pourrait être lent, sujet aux erreurs ou intensif en ressources.
- Analyse « futur » :
- La phase « futur » est celle où les organisations imaginent et conçoivent une version améliorée ou optimisée du processus. Cette phase est orientée vers l’avenir et se concentre sur la création d’un état futur qui résout les problèmes et les inefficacités identifiés lors de l’analyse « actuel ».
- Les activités clés de cette phase incluent :
- Redesign du processus :Développement d’un nouveau flux de processus qui élimine les goulets d’étranglement, réduit les erreurs et améliore l’efficacité.
- Définition des rôles et responsabilités :Préciser clairement qui fait quoi dans le nouveau processus et s’assurer que les rôles sont bien définis et efficaces.
- Sélection des outils et technologies :Déterminer si de nouvelles technologies ou outils peuvent être intégrés pour améliorer le processus.
- Définition des indicateurs de performance :Établir des indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer le succès du nouveau processus.
En quoi cela est-il lié à l’amélioration des processus métiers (BPI) :
- L’analyse « actuel / futur » est une composante fondamentale du BPI. Voici comment elle se rapporte au processus plus large de BPI :
- Identification des opportunités d’amélioration :L’analyse « actuel » aide à identifier les domaines du processus actuel qui nécessitent une amélioration. En analysant en profondeur le processus existant, les organisations peuvent repérer les inefficacités, les redondances et les goulets d’étranglement.
- Conception de processus efficaces : L’analyse du « à venir » consiste à créer un état futur plus efficace, simplifié et aligné sur les objectifs organisationnels. C’est à cette étape que des solutions innovantes sont développées pour résoudre les problèmes identifiés.
- Gestion du changement : La mise en œuvre du processus « à venir » exige souvent des changements dans les rôles, les responsabilités et la technologie. Des stratégies de gestion du changement sont élaborées pendant la phase « à venir » afin d’assurer une transition fluide du processus ancien vers le nouveau.
- Amélioration continue : L’amélioration des processus d’entreprise est un processus itératif. Une fois le nouveau processus mis en œuvre, les organisations continuent à surveiller et à mesurer ses performances. Si des améliorations supplémentaires sont nécessaires, le cycle recommence avec une nouvelle analyse « actuel/à venir ».
En résumé, l’analyse « actuel/à venir » est une méthodologie essentielle dans l’amélioration des processus d’entreprise, qui aide les organisations à évaluer leurs processus actuels et à concevoir des états futurs plus efficaces et performants. C’est une approche structurée pour identifier et mettre en œuvre des changements positifs dans les opérations commerciales.
Étude de cas sur l’analyse « actuel/à venir »
Titre : Rationalisation du processus d’intégration des nouveaux employés
Énoncé du problème : La société ABC fait face à des défis importants concernant son processus actuel d’intégration des nouveaux employés. Le processus existant est long, sujet aux erreurs et manque d’efficacité, entraînant des retards dans la mise à niveau des nouveaux employés et affectant la productivité globale. Afin de résoudre ces problèmes et d’optimiser l’expérience d’intégration des employés, l’entreprise a lancé un projet d’amélioration des processus d’entreprise pour passer de l’état « actuel » à l’état « à venir ».
Description du processus actuel : Le processus actuel d’intégration des employés implique plusieurs étapes manuelles, notamment :
- Les ressources humaines lancent le processus d’intégration en envoyant les documents par courriel.
- Les nouveaux employés remplissent des formulaires imprimés et les renvoient aux ressources humaines.
- Les ressources humaines saisissent manuellement les données des formulaires dans le système d’information des ressources humaines (HRIS).
- Les services informatiques attribuent l’accès aux systèmes et outils nécessaires en fonction des informations fournies.
- Les sessions de formation et d’orientation sont planifiées manuellement.
- Différents départements fournissent des conseils et un soutien ponctuels aux nouveaux employés, ce qui crée une incohérence dans l’expérience d’intégration.
- Les retours et l’évaluation du processus sont rares et non structurés.
Problèmes liés au processus actuel :
- Charge administrative élevée pour les ressources humaines en raison de la saisie manuelle des données.
- Période d’intégration longue entraînant une baisse de l’engagement des employés.
- Expériences incohérentes pour les nouveaux employés.
- Risque d’erreurs dans la saisie des données et la documentation de conformité.
- Absence de suivi et de rapports en temps réel sur l’avancement de l’intégration.
Objectifs du processus « à venir » : L’objectif du projet d’amélioration des processus d’entreprise est de créer un processus d’intégration simplifié, efficace et centré sur l’employé. Le processus « à venir » vise à atteindre les objectifs suivants :
- Réduire le délai d’intégration de 50 % pour améliorer la productivité des employés.
- Éliminer la saisie manuelle des données en automatisant les soumissions de formulaires et l’intégration des données.
- Standardiser l’expérience d’intégration pour assurer une cohérence.
- Améliorer la précision des données et la conformité grâce à des vérifications automatisées.
- Mettre en place un portail centralisé d’intégration pour un suivi et des rapports en temps réel.
- Activer le service autonome pour les nouveaux employés afin qu’ils puissent accéder aux informations et aux ressources.
- Établir des mécanismes réguliers de retour d’information pour une amélioration continue.
Tâches clés pour l’analyse « As-Is / To-Be » :
- Mener une analyse détaillée du processus actuel d’intégration « As-Is ».
- Identifier les goulets d’étranglement, les points de difficulté et les domaines d’amélioration.
- Impliquer les parties prenantes issues des ressources humaines, du service informatique, des départements et des nouveaux employés pour recueillir leurs retours.
- Concevoir le processus d’intégration souhaité « To-Be », en intégrant l’automatisation et les meilleures pratiques.
- Élaborer un plan de mise en œuvre comprenant des jalons et des délais.
- Estimer les coûts et les ressources nécessaires pour la transition.
- Élaborer une stratégie de gestion du changement pour assurer une transition fluide.
- Surveiller et mesurer l’efficacité du processus « To-Be » après mise en œuvre.
En résolvant ces problèmes et en mettant en œuvre le processus « To-Be », la société ABC vise à optimiser l’expérience d’intégration des employés, à améliorer l’efficacité et, en fin de compte, à renforcer la productivité globale de l’organisation.
Synthèse des résultats du scénario « As-Is »
Création d’une représentation textuelle d’un tableau de processus « As-Is » basé sur la description du problème fournie :
| Étape | Description de l’étape | Partie responsable | Entrée | Sortie | Problèmes/Enjeux |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Les RH lancent l’intégration | Ressources humaines | Informations sur le nouveau salarié | Documents d’intégration envoyés par courriel | Processus manuel, risque de retards |
| 2 | Le nouveau salarié remplit les formulaires | Nouveau salarié | Formulaires d’intégration | Formulaires complétés | Formulaires physiques, saisie de données requise |
| 3 | RH saisit manuellement les données | RH | Formulaires complétés | Données saisies dans le système RH | Sujet aux erreurs, chronophage |
| 4 | IT fournit l’accès aux systèmes | IT | Détails des employés fournis par la RH | Accès utilisateur aux systèmes/outils nécessaires | Provisionnement manuel |
| 5 | Planifier la formation et l’orientation | RH/Responsables de département | Détails du nouvel employé | Planning de la formation/orientation | Planification manuelle, incohérences |
| 6 | Support et orientation ponctuels | Divers départements | N/D | Orientation et soutien informels | Manque de soutien standardisé |
| 7 | Retours et évaluation | RH | Retours des employés et évaluation du processus | Retours périodiques et efforts d’amélioration | Retours peu fréquents et non structurés |
Ce tableau décrit le processus actuel d’intégration des employés « Tel qu’il est », incluant les étapes impliquées, les personnes responsables, les entrées, les sorties et les principaux problèmes ou défis associés à chaque étape. Cela sert de base pour analyser et améliorer le processus dans l’état futur « À faire ».
Représentation du scénario « Tel qu’il est » à l’aide d’un diagramme de séquence
Synthèse des résultats du scénario « À faire »
Création d’une représentation textuelle d’un tableau de processus « À faire » basée sur la description du problème fournie :
| Étape | Description de l’étape | Partie responsable | Entrée | Sortie | Améliorations/modifications |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | L’employé démarre l’intégration | Nouvel employé | Portail d’intégration | Confirmation du démarrage | Transférer la responsabilité du démarrage aux employés, auto-service |
| 2 | Soumission automatique du formulaire | Système | Détails du nouvel employé | Formulaires complets intégrés automatiquement | Éliminer la saisie manuelle des formulaires |
| 3 | Intégration et validation des données | Système | Formulaires complets | Données précises sur les employés dans le système RH | Éliminer la saisie manuelle des données |
| 4 | Provisionnement automatisé de l’accès aux systèmes | TI | Données HRIS | Accès utilisateur aux systèmes/outils nécessaires | Simplifier et automatiser le provisionnement |
| 5 | Formation et orientation standardisées | RH/Responsables de département | Détails du salarié | Sessions planifiées et standardisées | Planification et contenu cohérents |
| 6 | Soutien et orientation structurés | Divers départements | N/D | Soutien et orientation formalisés | Cohérence et orientation claire |
| 7 | Retours continus et amélioration | RH | Retours des employés et évaluation du processus | Améliorations continues du processus | Retours réguliers et amélioration |
Ce tableau décrit le processus souhaité de mise en place des nouveaux employés, y compris les étapes impliquées, les responsables, les entrées, les sorties et les principales améliorations ou modifications par rapport au processus actuel « En cours ». Le processus « À venir » met l’accent sur l’automatisation, la standardisation, le service autonome et l’amélioration continue afin de répondre aux problèmes et défis identifiés.
Représentation du scénario « À venir » à l’aide d’un diagramme de séquence
Création du plan de mise en œuvre
Élaboration d’un plan de mise en œuvre pour le processus de mise en place des nouveaux employés « À venir », qui doit être achevé en trois mois :
Plan de mise en œuvre pour le processus optimisé de mise en place des nouveaux employés
Objectif :Simplifiez et optimisez le processus d’intégration des nouveaux employés, en passant de l’état « Tel qu’il est » à l’état « À venir » en trois mois afin d’améliorer l’efficacité, la cohérence et la satisfaction des employés.
Mois 1 : Analyse et planification (Semaines 1 à 4)
- Semaines 1 à 2 : Lancement du projet et constitution de l’équipe
- Identifiez les membres de l’équipe du projet, y compris les représentants des ressources humaines, des technologies de l’information et des départements concernés.
- Organisez une réunion de lancement du projet pour communiquer les objectifs, les attentes et les délais.
- Semaine 3 : Analyse du processus actuel
- Documentez en détail le processus actuel d’intégration des nouveaux employés « Tel qu’il est ».
- Identifiez les points critiques, les goulets d’étranglement et les domaines d’amélioration.
- Semaine 4 : Implémentation des parties prenantes et collecte de retours
- Recueillez les retours des parties prenantes, y compris les ressources humaines, les technologies de l’information, les responsables de département et les nouveaux employés potentiels.
- Utilisez les retours pour affiner la conception du processus « À venir ».
Mois 2 : Conception et développement du processus (Semaines 5 à 8)
- Semaine 5 : Conception du processus « À venir »
- Élaborez un plan détaillé pour le processus d’intégration des nouveaux employés « À venir », intégrant l’automatisation et les meilleures pratiques.
- Définissez les rôles et responsabilités dans le nouveau processus.
- Semaines 6 à 7 : Développement et intégration du système
- Développez et testez les systèmes et outils d’automatisation nécessaires pour la soumission de formulaires, l’intégration des données et la mise en place des accès.
- Assurez la précision et la sécurité des données dans le nouveau système.
- Semaine 8 : Communication et formation
- Élaborez un plan de communication pour informer les employés et les parties prenantes des changements à venir.
- Commencez les sessions de formation pour les ressources humaines, les technologies de l’information et le personnel concerné sur le nouveau processus et les outils.
Mois 3 : Mise en œuvre et suivi (Semaines 9 à 12)
- Semaine 9 : Test pilote
- Menez un test pilote du processus « À venir » avec un petit groupe de nouveaux employés.
- Recueillez les retours et apportez les ajustements nécessaires.
- Semaines 10 à 11 : Mise en œuvre complète
- Déployez le nouveau processus d’intégration des nouveaux employés à l’ensemble de l’organisation.
- Surveillez étroitement la transition et apportez un soutien lorsque nécessaire.
- Semaine 12 : Suivi des performances et recueil de retours
- Mettez en place un système de suivi continu et de reporting sur le nouveau processus.
- Recueillir les retours tant des employés que des parties prenantes pour apporter des améliorations.
Post-implémentation (en cours)
- Mois 4 et au-delà : amélioration continue
- Établir une boucle régulière de retour d’information pour identifier et résoudre tout problème ou tout goulot d’étranglement dans le processus « À venir ».
- Surveiller les indicateurs clés de performance (KPI) tels que le temps d’intégration, la précision des données et la satisfaction des employés.
- Apporter des améliorations continues fondées sur les retours et l’analyse des données.
Conclusion
Ce plan d’implémentation sur trois mois décrit les activités clés et les délais pour passer du processus actuel d’intégration des employés au processus futur. Une communication régulière, des retours et un suivi sont essentiels pour assurer une transition fluide et une optimisation continue du processus.