W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu organizacje napotykają wiele wyzwań i możliwości, które wymagają od nich elastyczności i szybkiej reakcji na zmieniające się warunki rynkowe. Aby tego dokonać, organizacje muszą mieć jasne zrozumienie swoich przyczyn, celów i celów operacyjnych oraz ich zgodności z ogólną strategią biznesową. Tutaj pojawia się katalog Przyczyn/Celów/Obiektów. W tym katalogu organizacje mogą definiować swoje przyczyny, cele i cele operacyjne, a także przypisywać miary do śledzenia postępów w ich osiąganiu. Daje to przekrojowy odniesienie do tego, jak organizacja w praktyce spełnia swoje przyczyny, umożliwiając inicjatywom zmiany identyfikację synergii i zharmonizowanie lub połączenie powiązanych inicjatyw zmiany.
Co to jest katalog Przyczyn/Celów/Obiektów
Katalog Przyczyn/Celów/Obiektów to framework używany przez organizacje do osiągania swoich celów poprzez rozkładanie ich na mniejsze, bardziej zarządzalne cele operacyjne. Celem tego katalogu jest zapewnienie przekrojowego odniesienia do tego, jak organizacja spełnia swoje przyczyny (tj. co motywuje organizację do działania) poprzez cele, cele operacyjne i (opcjonalnie) miary.
Katalog został zaprojektowany jako repozytorium informacji, które zawiera i definiuje przyczyny, cele i cele operacyjne organizacji, co pomaga w identyfikacji zaangażowanych stakeholderów oraz w zharmonizowaniu inicjatyw zmian w całej organizacji. Na przykład, jeśli wiele organizacji próbuje osiągnąć podobne cele, katalog może służyć do identyfikacji synergii między nimi i połączenia powiązanych inicjatyw zmiany.
Katalog Przyczyn/Celów/Obiektów zawiera następujące jednostki metamodelu:
- Jednostka organizacyjna: Reprezentuje departament, zespół lub inną jednostkę organizacyjną odpowiedzialną za osiągnięcie określonych celów operacyjnych.
- Przyczyna: Reprezentuje motywację lub powód, dla którego organizacja dąży do osiągnięcia konkretnego celu. Przykłady przyczyn mogą obejmować zwiększenie przychodów, poprawę satysfakcji klientów lub zmniejszenie kosztów.
- Cel: Reprezentuje konkretny, mierzalny wynik, którego organizacja dąży do osiągnięcia. Cele są zazwyczaj szerokie i często wymagają realizacji wielu celów operacyjnych, aby je osiągnąć.
- Cel operacyjny: Reprezentuje konkretną, mierzalną czynność, którą organizacja podejmuje w celu osiągnięcia konkretnego celu. Cele operacyjne są zazwyczaj bardziej szczegółowe i realizowalne niż cele, a służą do rozkładania większych celów na mniejsze, bardziej osiągalne kroki.
Ogólnie rzecz biorąc, katalog Przyczyn/Celów/Obiektów to przydatny narzędzie dla organizacji do zarządzania i osiągania swoich celów poprzez rozkładanie ich na mniejsze, bardziej zarządzalne elementy. Może pomóc w zharmonizowaniu inicjatyw zmian, identyfikacji stakeholderów i śledzeniu postępów w kierunku osiągnięcia celów strategicznych.
Poradnik krok po kroku do tworzenia katalogu Przyczyn/Celów/Obiektów
Oto poradnik krok po kroku do stworzenia katalogu Przyczyn/Celów/Obiektów:
- Zidentyfikuj przyczyny: Zacznij od zidentyfikowania kluczowych przyczyn lub motywacji organizacji. Mogą to być poprawa przychodów, zwiększenie satysfakcji klientów, zmniejszenie kosztów lub rozszerzenie działalności na nowe rynki.
- Zdefiniuj cele: Po zidentyfikowaniu przyczyn zdefiniuj cele najwyższego poziomu, które organizacja chce osiągnąć w celu spełnienia tych przyczyn. Cele powinny być konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i ograniczone czasowo (SMART).
- Rozłóż cele na cele operacyjne: Rozłóż każdy cel na zestaw konkretnych, mierzalnych celów operacyjnych, które pomogą organizacji osiągnąć ten cel. Każdy cel operacyjny powinien być zgodny z ogólnym celem i przyczyniać się do jego osiągnięcia.
- Przydziel cele operacyjne jednostkom organizacyjnym: Przydziel każdy cel operacyjny jednostce organizacyjnej odpowiedzialnej za jego osiągnięcie. Może to być departament, zespół lub osoba odpowiedzialna za konkretny cel operacyjny.
- Zdefiniuj miary: Zidentyfikuj miary lub kluczowe wskaźniki efektywności (KWE), które będą używane do śledzenia postępów w kierunku osiągnięcia każdego celu operacyjnego. Te miary powinny być konkretne, mierzalne i istotne dla celu.
- Stwórz katalog: Zorganizuj cele operacyjne i miary w katalog, który można łatwo odnajdywać i aktualizować. Katalog może być arkuszem kalkulacyjnym, bazą danych lub innym narzędziem umożliwiającym łatwe wyszukiwanie i filtrowanie.
- Regularnie przeglądaj i aktualizuj katalog: Regularnie przeglądaj katalog, aby upewnić się, że nadal jest zgodny z ogólnymi celami i celami organizacji. Aktualizuj katalog, gdy to konieczne, aby odzwierciedlać zmiany w priorytetach, strategiach lub celach organizacji.
Śledząc te kroki, organizacja może stworzyć katalog Przyczyn/CELÓW/CELÓW, który pomaga w wyrównaniu inicjatyw zmian, identyfikacji stakeholderów i śledzeniu postępów w kierunku osiągnięcia celów strategicznych.
Przykład
Oto przykład katalogu Przyczyn/CELÓW/CELÓW dla hipotetycznej firmy skupionej na poprawie satysfakcji klientów:
| Jednostka organizacyjna | Przyczyna | Cel | Osiągnięcie |
|---|---|---|---|
| Sprzedaż | Zwiększenie satysfakcji klientów | Zwiększenie utrzymywania klientów | Zwiększenie liczby klientów, którzy przedłużają umowy o 10% |
| Marketing | Ulepszanie funkcji produktu | Zwiększenie satysfakcji klientów w zakresie funkcji produktu | Przeprowadź ankiety klientów, aby określić najważniejsze cechy produktu i priorytetyzować ulepszenia na podstawie opinii klientów |
| Obsługa klienta | Zmniejszenie czasu odpowiedzi | Poprawa satysfakcji klientów w zakresie obsługi | Zmniejszenie średniego czasu odpowiedzi na zgłoszenia klientów z 24 godzin do 12 godzin |
| Rozwój produktu | Ulepszalność | Zwiększenie satysfakcji klientów w zakresie użyteczności produktu | Przeprowadź testy użyteczności i wprowadź ulepszenia na podstawie opinii co najmniej 50% użytkowników |
W tym przykładzie firma zidentyfikowała cztery różne jednostki organizacyjne, każda z własnym zestawem celów skierowanych na poprawę satysfakcji klientów. Przyczyny wyznaczone obejmują zwiększenie satysfakcji klientów, ulepszenie funkcji produktu oraz zmniejszenie czasu odpowiedzi. Cele to konkretne wyniki związane z każdą przyczyną, takie jak zwiększenie utrzymywania klientów lub poprawa użyteczności, a cele reprezentują konkretne działania, które organizacja podjęcie, aby osiągnąć każdy cel, takie jak przeprowadzenie ankiety klientów lub zmniejszenie czasu odpowiedzi. Poprzez rozłożenie ogólnego celu poprawy satysfakcji klientów na mniejsze, bardziej konkretne cele, firma może lepiej wyrównać swoje inicjatywy zmian i śledzić postępy w kierunku osiągnięcia celów strategicznych.
Jak mierzyć
Oto ten sam przykład z dodatkową kolumną do pomiarów:
| Jednostka organizacyjna | Przyczyna | Cel | Cel | Miara |
|---|---|---|---|---|
| Sprzedaż | Zwiększenie satysfakcji klientów | Zwiększenie utrzymywania klientów | Zwiększenie liczby klientów, którzy przedłużają umowy o 10% | Wskaźnik przedłużania umów |
| Marketing | Udoskonalenie funkcji produktu | Zwiększenie satysfakcji klientów w zakresie funkcji produktu | Przeprowadzenie ankiety wśród klientów w celu identyfikacji najważniejszych cech produktu i priorytetyzacji ulepszeń na podstawie opinii klientów | Wyniki satysfakcji klientów |
| Obsługa klienta | Zmniejszenie czasu odpowiedzi | Poprawa satysfakcji klientów w zakresie obsługi | Zmniejszenie średniego czasu odpowiedzi na zgłoszenia klientów z 24 godzin do 12 godzin | Średni czas odpowiedzi |
| Rozwój produktu | Udoskonalenie użyteczności | Zwiększenie satysfakcji klientów w zakresie użyteczności produktu | Przeprowadzenie testów użyteczności i wprowadzenie ulepszeń na podstawie opinii co najmniej 50% użytkowników | Wynik użyteczności |
W tym zaktualizowanym przykładzie dodano nową kolumnę do śledzenia postępów w realizacji każdego celu. Miary to konkretne metryki lub wskaźniki kluczowych wyników (KPI), które organizacja będzie używać do oceny skuteczności każdego celu. Na przykład w dziale Sprzedaży miarą jest wskaźnik przedłużania umów, który śledzi procent klientów, którzy przedłużają umowy po pierwszym okresie. W dziale Marketingu miarą są wyniki satysfakcji klientów, które będą zbierane za pomocą ankiet. W dziale Obsługi klienta miarą jest średni czas odpowiedzi, który będzie monitorowany i porównywany z celem zmniejszenia czasu odpowiedzi do 12 godzin. W dziale Rozwoju produktu miarą jest wynik użyteczności, który będzie oparty na opinii z testów użyteczności. Śledzenie tych miar pozwala organizacji ocenić skuteczność każdego celu i dokonywać odpowiednich korekt, aby zapewnić postępy w kierunku osiągnięcia ogólnego celu polepszania satysfakcji klientów.
Przykład przypadku
Problem:Dział marketingu w hipotetycznej firmie ma trudności z poprawą zaangażowania klientów. Zidentyfikowali kilka czynników wpływających na poprawę zaangażowania klientów, w tym zwiększenie utrzymywania klientów, zwiększenie satysfakcji klientów oraz zwiększenie przychodów z istniejących klientów. Jednak nie potrafili przekształcić tych czynników w konkretne cele i cele, co skutkuje niecelowymi i nieefektywnymi działaniami mającymi na celu poprawę zaangażowania klientów.
Rozwiązanie: Aby rozwiązać ten problem, dział marketingu decyduje się stworzyć katalog Czynniki/Cele/Cele. Ten katalog będzie stanowił przekrojowy punkt odniesienia, w jaki sposób dział marketingu realizuje swoje czynniki w praktyce poprzez cele, cele i miary.
Dział marketingu zaczyna od identyfikacji czynników wpływających na poprawę zaangażowania klientów, które obejmują zwiększenie utrzymywania klientów, zwiększenie satysfakcji klientów oraz zwiększenie przychodów z istniejących klientów. Następnie definiują konkretne cele, które mają na celu osiągnięcie tych czynników, takie jak zwiększenie zaangażowania klientów poprzez kampanie e-mailowe, posty na mediach społecznościowych i treści na stronie internetowej. Dzielą każdy cel na konkretne cele i przypisują każdy cel konkretnemu członkowi zespołu odpowiedzialnemu za jego realizację. Określają również miary do śledzenia postępów w realizacji każdego celu, takie jak wskaźnik otwierania e-maili, liczba obserwujących na mediach społecznościowych oraz średni czas spędzony na stronie.
Po stworzeniu katalogu dział marketingu regularnie go przegląda i aktualizuje, aby śledzić postępy w realizacji swoich celów, identyfikować zmiany w czynnikach lub celach oraz dostosować strategie w razie potrzeby. Udzielają również katalogu innym działom w firmie, aby wykryć potencjalne synergie lub obszary, w których inicjatywy zmian mogą być skoordynowane lub połączone.
Tworząc katalog Przyczyn/Celów/Obiektów, dział marketingowy może dopasować swoje cele do ogólnych przyczyn i celów firmy, śledzić postępy w osiąganiu swoich celów oraz identyfikować obszary, w których należy dostosować strategie w celu osiągnięcia celów. Pomaga to poprawić zaangażowanie klientów i osiągnąć cele biznesowe.
Oto przykład, jak dział marketingowy w hipotetycznej firmie może stworzyć katalog Przyczyn/Celów/Obiektów w celu poprawy zaangażowania klientów:
Krok 1:Zidentyfikuj przyczyny Dział marketingowy identyfikuje następujące przyczyny poprawy zaangażowania klientów:
- Zwiększenie utrzymania klientów
- Zwiększenie satysfakcji klientów
- Zwiększenie przychodów od istniejących klientów
Krok 2:Zdefiniuj cele Dział marketingowy definiuje następujące cele w celu osiągnięcia tych przyczyn:
- Zwiększenie zaangażowania klientów w kampanie e-mailowe o 20%
- Zwiększenie zaangażowania klientów w posty na mediach społecznościowych o 25%
- Zwiększenie zaangażowania klientów w treści strony internetowej o 30%
Krok 3:Rozbij cele na obiekty Dział marketingowy rozkłada każdy cel na konkretne obiekty:
Cel: Zwiększenie zaangażowania klientów w kampanie e-mailowe o 20% Obiekty:
- Zwiększenie wskaźnika otwierania e-maili o 10%
- Zwiększenie wskaźnika kliknięć o 10%
Cel: Zwiększenie zaangażowania klientów w posty na mediach społecznościowych o 25% Obiekty:
- Zwiększenie liczby obserwujących mediów społecznościowych o 15%
- Zwiększenie wskaźnika zaangażowania w posty na mediach społecznościowych o 10%
Cel: Zwiększenie zaangażowania klientów w treści strony internetowej o 30% Obiekty:
- Zwiększenie czasu spędzania na stronie internetowej o 15%
- Zmniejszenie wskaźnika odrzucenia strony o 10%
Krok 4:Przydziel cele do jednostek organizacyjnych Dział marketingowy przypisuje każdy cel konkretnemu członkowi zespołu odpowiedzialnemu za jego osiągnięcie:
- Zwiększenie wskaźnika otwierania e-maili o 10%: Menadżer marketingu e-mailowego
- Zwiększenie wskaźnika kliknięć o 10%: Menadżer marketingu e-mailowego
- Zwiększenie liczby obserwujących mediów społecznościowych o 15%: Menadżer mediów społecznościowych
- Zwiększenie wskaźnika zaangażowania w posty na mediach społecznościowych o 10%: Menadżer mediów społecznościowych
- Zwiększenie czasu spędzania na stronie internetowej o 15%: Menadżer strony internetowej
- Zmniejsz wskaźnik odrzucenia o 10%: Menadżer strony internetowej
Krok 5:Zdefiniuj miary Departament marketingowy identyfikuje następujące miary do śledzenia postępów w kierunku osiągnięcia każdego celu:
Cel: Zwiększenie wskaźnika otwierania e-maili o 10% Miara: Wskaźnik otwierania e-maili
Cel: Zwiększenie wskaźnika kliknięć o 10% Miara: Wskaźnik kliknięć
Cel: Zwiększenie liczby obserwujących na mediach społecznościowych o 15% Miara: Liczba obserwujących na mediach społecznościowych
Cel: Zwiększenie wskaźnika zaangażowania w postach na mediach społecznościowych o 10% Miara: Wskaźnik zaangażowania w postach na mediach społecznościowych
Cel: Zwiększenie czasu spędzania na stronie o 15% Miara: Średni czas przebywania na stronie
Cel: Zmniejszenie wskaźnika odrzucenia o 10% Miara: Wskaźnik odrzucenia
Krok 6:Stwórz katalog Departament marketingowy tworzy katalog Przyczyna/Cel/Cel przy użyciu arkusza kalkulacyjnego:
| Przyczyna | Cel | Cel | Odpowiedzialny członek zespołu | Miara |
|---|---|---|---|---|
| Zwiększenie utrzymania klientów | Zwiększenie zaangażowania klientów w kampanie e-mailowe o 20% | Zwiększenie wskaźnika otwierania e-maili o 10% | Menadżer marketingu e-mailowego | Wskaźnik otwierania e-maili |
| Zwiększenie utrzymania klientów | Zwiększenie zaangażowania klientów w kampanie e-mailowe o 20% | Zwiększenie wskaźnika kliknięć o 10% | Menadżer marketingu e-mailowego | Wskaźnik kliknięć |
| Zwiększenie satysfakcji klientów | Zwiększenie zaangażowania klientów w posty na mediach społecznościowych o 25% | Zwiększenie liczby obserwujących na mediach społecznościowych o 15% | Menadżer mediów społecznościowych | Liczba obserwujących na mediach społecznościowych |
| Zwiększ satysfakcję klientów | Zwiększ zaangażowanie klientów w posty na mediach społecznościowych o 25% | Zwiększ tempo zaangażowania w postach na mediach społecznościowych o 10% | Menadżer mediów społecznościowych | Wskaźnik zaangażowania w postach na mediach społecznościowych |
| Zwiększ przychód z istniejących klientów | Zwiększ zaangażowanie klientów w treści stron internetowych o 30% | Zwiększ czas spędzony na stronie internetowej o 15% | Menadżer strony internetowej | Średni czas przebywania na stronie |
| Zwiększ przychód z istniejących klientów | Zwiększ zaangażowanie klientów w treści stron internetowych o 30% | Zmniejsz wskaźnik odrzucenia o 10% | Menadżer strony internetowej | Wskaźnik odrzucenia |
Oto odpowiadający diagram ArchiMate:
Krok 7:Regularnie przeglądarka i aktualizuj katalog. Departament marketingu przegląda katalog kwartalnie, aby śledzić postępy w osiąganiu celów i miar, identyfikować zmiany w motywatorach lub celach oraz dostosować katalog, jeśli to konieczne. Udostępniają również katalog innym działom w firmie, aby zidentyfikować potencjalne synergie lub obszary, w których inicjatywy zmian mogą być skoordynowane lub połączone.
Tworząc i regularnie aktualizując katalog Motywatorów/Celów/Celów, departament marketingu może poprawić zaangażowanie klientów, koordynując swoje cele z ogólnymi motywatorami i celami firmy. Mogą również śledzić postępy w osiąganiu swoich celów i identyfikować obszary, w których należy dostosować strategie, aby osiągnąć cele.
Podsumowanie
Katalog Motywatorów/Celów/Celów to potężny narzędzie dla organizacji dążących do poprawy swojej zwinności i reaktywności w szybko zmieniającym się świecie biznesu. Definiując swoje motywatory, cele i cele oraz przypisując miary do śledzenia postępów w ich osiąganiu, organizacje mogą dopasować swoje cele do ogólnego planu biznesowego i śledzić postępy w ich osiąganiu. Pozwala to na identyfikację synergii w obrębie organizacji oraz koordynację lub połączenie powiązanych inicjatyw zmian. Regularne przeglądanie i aktualizowanie katalogu pozwala organizacjom na utrzymanie zwinności i reaktywności wobec zmieniających się warunków rynkowych, jednocześnie osiągając cele biznesowe.