在敏捷專案管理的世界中，可行性研究是專案成功至關重要的一步。敏捷方法強調靈活性、合作與持續改進，而可行性研究在確保專案在這些參數內具有可行性與可實現性方面發揮著關鍵作用。
可行性研究涉及評估專案的技術、經濟與營運方面，以判斷其是否值得且可行。這包括評估技術需求、可用資源、潛在風險與限制，並估算專案的成本與時程。透過進行可行性研究，專案經理可以識別可能影響專案成功的潛在障礙與挑戰，並制定策略以降低這些風險。
在本文中，我們將探討敏捷專案的典型可行性流程，並概述進行可行性研究的一些最佳實務。我們將討論需求收集與優先順序排序、成本估算、時程規劃與風險管理在可行性流程中的重要性。我們還將探討一些取得使用者批准的策略，包括明確定義專案範圍與時程、列出交付成果與里程碑，以及建立開放的溝通管道。透過遵循這些最佳實務，專案經理可以提高獲得使用者批准的可能性，並在敏捷架構內實現專案成功。
起點 – 可行性研究範本
為了提高獲得使用者批准的可能性，專案經理可以採用多種策略，包括明確定義專案範圍與時程、列出交付成果與里程碑，以及建立開放的溝通管道。透過遵循這些策略，專案經理可以向客戶展現專案的價值，並建立對專案團隊的信任與信心。
一個您可以作為使用用例方法與客戶會談之敏捷開發起點的基本範本。以下是該範本可能的樣貌：
- 會議日期與時間：
- 會議參與者：
- 會議目的：
- 專案概覽：
- 簡要描述專案及其目標。
- 描述專案旨在解決的商業需求或問題。
- 專案範圍：
- 識別專案的範圍，包括任何限制或限制條件。
- 提供需求與交付成果的概覽。
- 利害關係人：
- 識別關鍵利害關係人及其在專案中的角色。
- 用例：
- 描述將用於推動開發流程的使用者故事與用例。
- 專案時程：
- 提供專案時程的高階概覽，包括主要里程碑與交付成果。
- 專案風險：
- 識別可能影響專案的潛在風險，並描述如何進行緩解。
- 下一步：
- 總結會議的重點收穫。
- 識別所需的後續行動，包括任何額外資訊或文件需求。
此範本僅作為起點，您可以根據自身需求與專案要求進行客製化。保持範本簡潔並聚焦於客戶評估專案可行性所需的核心資訊至關重要。
可行性研究範例
以下是一個範本如何應用於實際專案的範例：
- 會議日期和時間： 3月31日，2023年，上午10:00
- 會議出席人員： 約翰·史密斯（客戶），珍·多（IT顧問公司）
- 會議目的：討論為新電子商務網站進行敏捷開發專案的可行性。
- 專案概覽：
- 專案的目標是為客戶的業務建立一個新的電子商務網站，該業務在線銷售服裝和配件。
- 企業需要一個新網站來取代現有的網站，因為現有網站已過時且不友善使用者。
- 專案範圍：
- 專案將包括設計和開發一個具有現代化、使用者友善介面的新網站，以吸引更多客戶到客戶的業務。
- 網站將包含產品頁面、購物車、結帳流程以及客戶帳戶管理系統等功能。
- 利害關係人:
- 客戶約翰·史密斯是主要利害關係人，將負責提供反饋並批准最終產品。
- IT顧問公司珍·多將負責網站的設計與開發。
- 使用案例／使用者故事：
- 使用案例將包括瀏覽產品、將商品加入購物車以及完成結帳流程等情境。
- 專案時程：
- 專案將分為三個階段完成：設計、開發與測試。
- 設計階段約需兩週，開發階段需四週，測試階段需兩週。
- 專案風險：
- 專案的主要風險包括因未預期問題（例如技術困難或需求變更）導致的延遲。
- 為降低這些風險，IT顧問公司將提供定期進度更新，並迅速向客戶通報任何問題或變更。
- 下一步：
- 專案的下一步是確定需求，並取得客戶的批准以繼續進行專案。
- IT顧問公司將根據會議中討論的需求，提供一份詳細的提案，說明專案的範圍、時程與成本。
下一步是什麼？第一次會議後
以下是一個範本：
-
確定需求：
- 收集有關專案需求的所有相關資訊。
- 使用敏捷方法定義並優先處理需求。
- 以清晰且簡明的格式記錄需求。
以下是針對完成專案需求的三個步驟的詳細說明：
- 收集有關專案需求的所有相關資訊：為了收集有關專案需求的所有相關資訊，您需要與客戶及其他利害關係人互動，以了解他們對專案的需求與目標。這可能包括進行訪談、問卷調查、焦點小組或工作坊，以引出需求。您也應審閱任何現有的文件，例如客戶的商業計畫、市場研究或先前專案的成果，以更深入理解專案的背景與目標。
- 使用敏捷方法定義並優先處理需求：在收集完所有有關專案需求的相關資訊後，下一步是使用敏捷方法定義並優先處理需求。這意味著將需求分解為更小、更易管理的部分，例如使用者故事或大型功能模組，並組織成優先順序排列的待辦事項清單。敏捷方法強調合作，因此讓客戶及其他利害關係人參與此過程至關重要，以確保需求被準確捕捉並正確排序。
- 以清晰且簡明的格式記錄需求：最後，必須以清晰且簡明的格式記錄需求，以便開發團隊及其他利害關係人能夠輕鬆理解。這可能包括建立包含使用者故事、接受標準及其他相關資訊的產品待辦事項清單。確保需求可追溯至關重要，以便開發團隊能輕鬆將其與專案的商業目標連結。您也可能需要使用流程圖或線框圖等視覺輔助工具，以幫助說明需求，並確保所有人對專案範圍有共同的理解。
範例
以下是您如何將這三個步驟應用於完成電子商務網站專案需求的範例：
收集有關專案需求的所有相關資訊：
針對電子商務網站專案，您可能與客戶及其他利害關係人舉辦工作坊，以進一步了解他們的需求與目標。在工作坊期間，您可能會提出以下問題：
- 新網站的主要目標是什麼？
- 網站將銷售哪些類型的商品？
- 網站的目標客戶是誰？
- 對客戶與顧客而言，哪些功能與特性最重要？
您也可能審閱現有的文件，例如客戶的商業計畫或市場研究，以更深入理解專案的背景與目標。
使用敏捷方法定義並優先處理需求：根據工作坊中收集的資訊以及您對現有文件的審閱，您可能定義並優先處理電子商務網站專案的需求。您可能將需求分解為使用者故事，例如：
- 作為一位顧客，我希望能夠按類別瀏覽商品，以便輕鬆找到我想要的產品。
- 作為一位顧客，我希望能夠查看商品詳情，包括價格、描述與評論，以便做出明智的購買決策。
- 作為一位顧客，我希望能夠將商品加入購物車並從購物車中移除商品，以便輕鬆管理我的訂單。
- 作為一位顧客，我希望能夠安全且輕鬆地結帳，並有付款與配送選項，以便快速完成購買。
接著，您將這些使用者故事根據商業價值、風險與所需努力等因素，組織成優先順序排列的待辦事項清單。
以清晰且簡明的格式記錄需求：最後，您可能以清晰且簡明的格式記錄電子商務網站專案的需求，以便開發團隊及其他利害關係人能夠輕鬆理解。您可能建立一個包含每個使用者故事及其接受標準的產品待辦事項清單，以描述每個故事的具體需求。您也可能使用線框圖或原型等視覺輔助工具來說明需求，並確保所有人對專案範圍有共同的理解。此外，您也可能考慮使用 Jira 或 Trello 等工具來追蹤專案進度並管理產品待辦事項清單。
-
取得客戶的批准：
- 準備一份詳細的提案，說明專案的範圍、時程與成本。
- 包含交付成果、里程碑與付款時程的細項說明。
- 與客戶審查提案並取得其批准。
範例
準備一份詳細的提案，概述項目的範圍、時間表和成本：在項目需求確定後，下一步是準備一份詳細的提案，概述項目的範圍、時間表和成本。提案應提供項目的全面概覽，包括業務目標、需求和預期成果。還應包含對各階段工作範圍、時間表和里程碑的詳細分解，以及對將產生的交付成果的清晰描述。此外，提案還應包含詳細的成本估算，將項目各個組成部分的成本（如開發、設計和測試）進行分解。
包含交付成果、里程碑和付款時間表的細分：在提案中包含交付成果、里程碑和付款時間表的細分非常重要，以確保各方對將交付的內容及時間達成一致。交付成果應明確定義，並在時間表中清晰標示每項交付成果的完成時間。里程碑也應明確界定，突出項目時間表中關鍵節點，標示特定交付成果預計完成的時間。最後，提案中應包含付款時間表，說明每個里程碑的發票時間及金額。
與客戶審查提案並取得其批准：提案準備完成後，重要的是與客戶審查並取得其批准後再繼續項目。此審查過程應包括對提案的詳細討論，內容涵蓋工作範圍、時間表、交付成果和成本估算。客戶應有機會提出問題並對提案提供反饋，然後再給予批准。同時也應確保客戶理解其在提案下的責任，例如及時提供反饋與批准，並按協議時間表支付費用。一旦提案獲得批准，即可作為項目計劃的基礎，並開始項目工作。
如何準備詳細的敏捷專案提案
以下是一個您可記錄客戶批准流程的範例：
- 準備一份詳細的提案，概述項目的範圍、時間表和成本：
提案文件範例：
專案提案：[客戶名稱] 專案名稱：[專案名稱] 專案經理：[您的姓名]
簡介：本提案的目的是概述[專案名稱]專案的範圍、時間表和成本。本提案基於與[客戶名稱]初步諮詢期間收集的需求，旨在提供對專案及其交付成果的清晰理解。
工作範圍：[專案名稱]專案的工作範圍如下：
- [專案需求清單]
時間表：[專案名稱]專案的時間表如下：
- 第一階段：[起始日期] 至 [結束日期]
- [交付成果與里程碑清單]
- 第二階段：[起始日期] 至 [結束日期]
- [交付成果與里程碑清單]
- 第三階段：[起始日期] 至 [結束日期]
- [交付成果與里程碑清單]
成本估算：[專案名稱]專案的成本估算如下：
- 開發：[成本細項]
- 設計：[成本細項]
- 測試：[成本細項]
- 總成本：[專案總金額]
- 包含交付成果、里程碑和付款時間表的細分：
交付成果與里程碑文件範例：
項目名稱第1階段的交付成果與里程碑：[開始日期] 至 [結束日期]
- 交付成果1：[交付成果描述]
- 交付成果2：[交付成果描述]
- 交付成果3：[交付成果描述]
- 里程碑1：[里程碑描述]
- 里程碑2：[里程碑描述]
- 里程碑3：[里程碑描述]
第二階段：[開始日期] 至 [結束日期]
- 交付成果4：[交付成果描述]
- 交付成果5：[交付成果描述]
- 交付成果6：[交付成果描述]
- 里程碑4：[里程碑描述]
- 里程碑5：[里程碑描述]
- 里程碑6：[里程碑描述]
第三階段：[開始日期] 至 [結束日期]
- 交付成果7：[交付成果描述]
- 交付成果8：[交付成果描述]
- 交付成果9：[交付成果描述]
- 里程碑7：[里程碑描述]
- 里程碑8：[里程碑描述]
- 里程碑9：[里程碑描述]
付款時程表範例文件：
[項目名稱] 的付款時程表
- 里程碑1：[付款金額] 於[日期]到期
- 里程碑2：[付款金額] 於[日期]到期
- 里程碑3：[付款金額] 於[日期]到期
- 里程碑4：[付款金額] 於[日期]到期
- 里程碑5：[付款金額] 於[日期]到期
- 里程碑6：[付款金額] 於[日期]到期
- 里程碑7：[付款金額] 於[日期]到期
- 里程碑 8：[付款金額] 請於[日期]支付
- 里程碑 9：[付款金額] 請於[日期]支付
- 與客戶審查提案並取得其同意：
會議記錄範例文件：
關於[客戶名稱]的會議記錄 – [日期]
- 出席人員：[出席人員名單]
- 討論內容：[提案討論摘要]
- 待辦事項：[待辦事項清單]
- 取得客戶在提案文件上的簽署：
同意書範例：
[專案名稱] 的同意書
- 客戶名稱：[客戶名稱]
- 專案經理：[您的名字]
- 提案日期：[日期]
- 提案摘要：[提案摘要]
- 同意日期：[日期]
- 客戶簽署：[客戶簽署]
客戶簽署同意書後，應妥善存檔以供未來參考。
- 安排專案啟動會議：
會議議程範例文件：
[專案名稱] 專案啟動會議議程
- 日期：[日期]
- 時間：[時間]
- 地點：[地點]
議程：
- 自我介紹
- 專案概覽
- 工作範圍
- 交付成果與里程碑
- 時間表
- 角色與職責
- 溝通計劃
- 專案管理工具
- 下一步
在啟動會議期間，您應與客戶審查提案與交付成果，討論專案時程與溝通計劃，並為團隊成員分配角色與職責。您也應討論將用於追蹤進度與管理專案的專案管理工具。
- 開始專案：
一旦啟動會議完成，且各方對專案計畫達成共識，專案即可開始進行。在專案進行期間，與客戶保持開放溝通並定期提供進度更新及任何專案計畫的變更資訊至關重要。這將有助於確保專案按計畫進行，並符合客戶的期望。
範例 – 詳細專案提案
以下是一個敏捷開發專案的詳細提案範例：
敏捷開發專案提案
專案名稱：線上商店開發專案 專案經理：John Smith 提案日期：2023年1月1日
摘要：本提案專案旨在為一家零售公司開發一個線上商店。網站將讓客戶瀏覽商品、下單購買並追蹤訂單。開發將採用敏捷方法論，包含迭代開發、每日站會及持續交付。
工作範圍：
- 開發網站線框圖與使用者介面設計
- 建立一個功能完整的線上商店，讓客戶可瀏覽商品、將商品加入購物車並完成購買
- 建置支付網關以確保交易安全
- 建立客戶帳戶管理系統，讓客戶可建立並管理個人帳戶
- 開發訂單追蹤系統，讓客戶能即時獲知訂單狀態
- 整合社群媒體分享功能，讓客戶可將商品分享給朋友
- 測試網站的功能性與易用性
交付成果與里程碑：
- 網站線框圖與使用者介面設計 – 第1週
- 具備支付網關的功能性線上商店 – 第3週
- 帳戶管理系統 – 第5週
- 訂單追蹤系統 – 第7週
- 社群媒體分享功能 – 第9週
- 最終測試與部署 – 第10週
時程：專案預計於10週內完成，自2023年1月15日開始，至2023年3月19日結束。
角色與職責：
- John Smith – 專案經理
- 簡·多 – 首席開發人員
- 鮑勃·瓊斯 – 開發人員
- 李莎拉 – 設計師
- 山姆·瓊斯 – 質量保證
溝通計劃：
- 每日站會，用於審查進度並識別任何障礙
- 每周專案進度報告需與客戶分享
- 每月專案審查會議，用以評估進度並進行必要的調整
專案管理工具：
- Jira 用於追蹤任務與迭代
- Slack 用於團隊溝通與檔案共享
- GitHub 用於版本控制與程式碼管理
成本：專案的預估成本為 10 萬美元，付款方式為每兩週一次。
付款時程：
- 25% 在專案啟動時支付（2023 年 1 月 15 日）
- 25% 在線上商店完成時支付（2023 年 2 月 5 日）
- 25% 在帳戶管理與訂單追蹤系統完成時支付（2023 年 2 月 26 日）
- 25% 在最終測試與部署完成時支付（2023 年 3 月 19 日）
審查與批准：所提出的專案計畫與預估成本已獲得客戶審查並批准。簽署下方，即表示客戶同意本提案中所列之專案範圍、時程與付款時程。
客戶簽名：________________________ 日期：________________________
下一步：
- 專案啟動會議將於 2023 年 1 月 15 日舉行
- 約翰·史密斯負責發送會議議程，並與團隊成員及客戶確認出席情況
- 開發工作將於 2023 年 1 月 16 日開始
在專案啟動會議期間，專案經理將與客戶審查提案，討論專案計畫與時程，並為團隊成員分配角色與職責。會議也將是建立開放溝通管道，並討論專案期間可能出現的潛在風險或障礙的機會。
會議完成後，開發工作可依照專案計畫與時程展開。在整個專案期間，專案經理與開發團隊將提供定期進度更新，確保專案按預期進行，以滿足客戶期望。
總結
取得使用者批准是專案成功的重要步驟，因為若無此批准，專案可能無法繼續推進。然而，在進行可行性研究之前就尋求批准可能具有風險，因為這可能導致不切實際的期望、專案延遲，甚至專案失敗。
在尋求批准之前進行可行性研究非常重要，因為這有助於識別可能影響專案成功的潛在障礙與挑戰。這包括評估技術需求、可用資源、潛在風險與限制，以及估算專案的成本與時程。透過進行可行性研究，專案經理可以更清楚地了解專案的範圍與需求，並制定策略以降低風險，確保專案成功。
敏捷專案的可行性流程包含一系列重要步驟，包括專案啟動、可行性研究、需求收集、成本估算、時程規劃與風險管理。透過遵循這些最佳實務，專案經理可以識別潛在障礙與挑戰，並制定策略以降低風險，確保專案成功。
為了提高獲得用戶批准的可能性，專案經理可以採用多種策略，包括明確界定專案範圍和時間表、列出交付成果和里程碑，並建立開放的溝通渠道。透過遵循這些策略，專案經理可以向客戶展示專案的價值，並在專案團隊中建立信任與信心。
總體而言，可行性流程對於敏捷專案的成功至關重要，因為它有助於確保專案在敏捷框架內具有可行性且可實現。透過進行全面的可行性研究並遵循獲取用戶批准的最佳實踐，專案經理可以提高專案成功的可能性，並為客戶創造價值。